Читать книгу: «Учебно-методическое пособие по дисциплине «Цифровизация управления персоналом». Конспект лекций», страница 4

Полезные ссылки:

Российский рынок HR-tech https://www.tadviser.ru/

2.4. Цифровизация процессов документооборота связанного с персоналом

Документооборот – это кровеносная система любой организации. С точки зрения его регламентации и дальнейшей цифровизации необходимо отдельно рассмотреть две составляющие:

1. Внешний

2. Внутренний

Современные информационные решения для внешнего документооборота. Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства. Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи». Внедрение ЭДО позволит удобно и просто представлять электронные документы через интернет по требованию налоговых органов. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным предприятиям и холдингам.

Современные информационные решения для внутреннего документооборота. С точки зрения управления персоналом гораздо важнее цифровизация именно внутреннего документооборота. В цифровизации данного процесса следует выделить следующие этапы:

– разработка и утверждение порядка электронного документооборота;

– назначение ответственных за его ведение;

– организация электронного архива получаемых и отправляемых документов;

– закрепление в учетной политике правил создания, получения и хранения электронных документов, назначение ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Преимущества цифровизации процессов документооборота:

– уменьшение количества бумажных документов в офисе;

– сокращение финансовых и трудозатрат на содержание архива;

– снижение расходов на печать, канцтовары, отправку документов;

– уменьшение трудозатрат за счет исключения ручных действий и автоматизации процесса;

– избавление от потерь документов и необходимости выставлять их заново.

Основные функции системы электронного документооборота. При выборе информационной системы как инструмента цифровизации следует учитывать наличие следующих функций:

– регистрация документов;

– контроль исполнения документов;

– создание справочников и работа с ними;

– контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

– создание и редактирование реквизитов документов;

– формирование отчетов по документообороту предприятия;

– импорт документов из файловой системы и Интернета;

– создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

– работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

– электронное распространение документов;

– работа с документами в папках;

– получение документов посредством сканирования и распознавания.

– уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Полезные ссылки:

Учетные системы https://www.tadviser.ru/

Системы электронного документооборота https://www.tadviser.ru/

2.5. Цифровизация процессов адаптации, обучения и развития персонала

Адаптация – один из самых интересных для изучения и обобщения опыта областей управления человеческими ресурсами, поскольку данный аспект включает в себя не только конкретные методы работы с человеческими ресурсами, но и аспекты совместной работы с линейными руководителями сотрудников других отделов организации. В целом, основная функция кадровой службы предприятия – уделять должное внимание развитию компетенций и навыков сотрудников, их профессиональному продвижению и поддержанию в соответствующих сферах деятельности. Как цифровизовывать процесс адаптации?

Методы применяемые в цифровизации процесса адаптации:

Представление цифрового процесса адаптации сотрудника как проекта. В этом случае адаптация берет в себя основы методов Scrum, Kanban и Agile. Подробнее о данных методах слушателям предлагается изучить самостоятельно. Цифровизация адаптации может быть представлена в следующем виде:

1. Менеджер по персоналу вместе с руководителем и подчиненными нового сотрудника составляют список потенциальных функций или видов деятельности, которые необходимо изучить в процессе адаптации. Этот список должен иметь наивысший приоритет.

2. Ознакомительные встречи с другими отделами и другими заинтересованными сторонами (клиентами, контрагентами, собственниками и т.д.) должны быть собраны в качестве второго списка приоритетов для целей «спринтов».

3. Каждый пункт этого списка должен быть целью для scrum-команды проекта, в которую включается сотрудник, менеджер по персоналу и человек, который отвечает за эту область бизнеса и может помочь в достижении цели.

4. Цель каждого спринта – адаптировать сотрудника к текущему процессу посредством удаленного общения и под контролем менеджера по персоналу.

5. Менеджер по персоналу должен оценить прогресс сотрудника и решить, проведен ли конкретный спринт или нет.

6. Процесс адаптации завершается, когда все необходимые пункты списков считаются выполненными.

Современные информационные решения для коммуникации в процессе цифровизации адаптации персонала

Приложения для совместной работы. Приложения для совместной работы служат в основном для наблюдения за ходом выполнения задачи. В этом случае они должны поддерживать в основном список спринтов адаптации, который был описан выше. Большинство специальных приложений scrum-досок слишком сложны, чтобы использовать их для хранения и мониторинга выполнения задач адаптации.

Для целей адаптации и управления вовлеченностью удобнее использовать более простые приложения для совместной работы, такие как Trello, или приложения «интеллектуальные-карты» (также известные как «ассоциативные карты»), такие как MindMup, Lucidchart, Coggle и другие. Сами по себе подобные приложения предоставляют способ сотрудничества и помогают проводить мозговые штурмы и находить связи между идеями. В рамках удаленной адаптации оцифровка этого процесса может сделать его более удобным и гибким.

Коммуникационные приложения во время адаптации:

– для специальных видеоконференций во время специальных встреч, посвященных теме каждого адаптационного спринта;

– для обмена сообщениями и, возможно, голосовой связи для имитации обычного офисного общения.

Выводы по цифровизации процесса адаптации.

Специалисты по персоналу должны участвовать на всех этапах процесса удаленной адаптации. Но это не означает, что они должны сами осуществлять весь процесс. Другие заинтересованные стороны также должны поддерживать процесс.

Внедрение технологии управления проектами «scrum» в процесс удаленной адаптации показывает отличные результаты. Этот метод должен поддерживаться соответствующими технологиями IT-коммуникации, такими как технологии совместной работы и коммуникации.

Системы дистанционного обучения (Learning management systems) как инструмент цифровизации обучения персонала.

Говоря о дистанционном образовании, большинство из нас сегодня представляет себе исключительно интернет-обучение. Между тем, на заре становления технологии определенное хождение имели и другие формы дистанционного обучения. Так, среди средств технологической поддержки дистанционного обучения выделяют три основные группы: кейс-технологии, ТВ-технологии, IT-технологии.

Кейс-технология. Предполагает комплектацию учебно-методических материалов в специальный набор – кейс, который пересылается учащемуся для самостоятельного изучения. По мере появления вопросов, предполагается периодическое обращение к преподавателям-консультантам в соответствующие учебные центры.

TV-технология. Более экстравагантна: речь идет о телевизионных лекция. Сегодня это направление наименее популярно и похоже окончательно уступило позиции бурно развивающимся информационным технологиям. Теперь все это реализуется с помощью онлайн видеохостингов.

IT-технологии. Наиболее актуальным направлением в области разработки СДО сейчас являются IT-технологии, которые подразумевают использование широких возможностей интернет-технологий и последних достижений в области мультимедиа. Интернет обеспечивает доступ к учебно-методическими материалами, а также интерактивное взаимодействие между преподавателями и студентами, гарантирует постоянный контакт с учебным центром.

На сегодняшний день существует огромное количество программных продуктов, позволяющих полностью автоматизировать весь процесс обучения. Для того чтобы система соответствовала необходимому уровню разработки процесса электронного обучения, она должна соответствовать целому ряду характеристик:

1. Функциональность. Обозначает наличие в системе набора функций различного уровня, обеспечивающих поддержку процесса обучения в полном объеме.

2. Надежность. Данный параметр характеризует удобство администрирования в системе и простоту обновления контента на базе существующих шаблонов.

3. Стабильность. Означает степень устойчивости работы системы по отношению к различным режимам работы и степени активности пользователей.

4. Стоимость. Складывается из стоимости самой системы, а также из затрат на ее внедрение, разработку курсов и сопровождение, наличие или отсутствие ограничений по количеству лицензий на слушателей.

5. Наличие средств разработки контента. Встроенный редактор учебного контента не только облегчает разработку курсов, но и позволяет интегрировать в едином представлении образовательные материалы различного назначения.