Читать книгу: «Как превратить посетителя в покупателя. Настольная книга директора магазина», страница 3

Первый вариант – краткий. Принятый на работу директор магазина усвоит его содержание в течение трех минут, но информации для качественного исполнения им должностных функций явно недостаточно.

Второй вариант – модный. Составлен подробно, с применением большого количества современных и сложных терминов. Возможно, пригоден для супермаркета, где на директора возлагается огромный объем задач, но для среднестатистического магазина площадью до 400 метров и персоналом до 30 человек это «слишком заумно». Первая мысль, которая приходит в голову: как бы из этого огромного перечня функций составить чек-лист для директора, ежедневную шпаргалку для самоконтроля? И ведь это только часть, касающаяся управлении персоналом!

Третий вариант – оптимальный. Инструкция применяется в салонах «Магия Золота» и подтвердила свою жизнеспособность. На мой взгляд, найдена золотая середина, кратко и емко прописаны все требования по работе с персоналом.

Важно помнить: каждый регламентирующий документ пишется для конкретного магазина и для выполнения определенных задач, К тому же личность владельца бизнеса всегда влияет на форму и объем регламентов работы. Выбирать между краткостью и полнотой изложения, простыми или сложными формулировками придется вам самим.

Документ может быть представлен в виде текста или схемы. Возможен и смешанный вариант, когда текстовый регламент дополняют схемами.

Выдержка из «Правил приема товара в магазин и возврата на склад»

Товар в магазин поступает со следующей документацией:

1. Товарная накладная (ТОРГ – 12) – 2 экз.

2. Расходная накладная – 1 экз.

3. Реестр – 2 экз.

4. Штрих-код (с наименованием торгового предприятия и розничной ценой).

5. Ценники в двух экземплярах.

При приеме товара продавец:

1. Приходует товар по количеству в день поступления в салон. Сверяет фактическое количество изделий с единицами, указанными в приходной накладной, и ставит свою подпись. Если выявлено несоответствие, по электронной почте сообщает на склад.

2. Принимает изделия по качеству, поступившие по этой накладной, ставит свою подпись на бирке изделий.

3. Если выявлен брак (нерабочие замки, отсутствие камней, сколы или трещины вставок и другое), отсутствует проба, именник, оформляет возврат этого товара на склад. Сообщает по электронной почте на склад № накладной, код, описание брака. Один продавец проверяет количество и качество товара, заверяет факт приемки подписью в накладной и на бирке и берет на себя ответственность за принятый по накладной товар.

4. Наклеивает бирку со штрих-кодом на каждое изделие. При подборке штрих-кода обязательно сверяет код, наименование, артикул, вес, название и количество вставок, цену.

5. Рассортировывает товар по группам и коллекциям.

6. Выставляет в прилавки в соответствии с требованиями правил выкладки.

Вам выбирать, в каком виде удобнее довести информацию до продавцов и директоров магазина. В одном я уверена на 100 %: этот бизнес-процесс магазина должен быть прописан обязательно.

Приемка изделий со склада в магазин

Возможно, вы обратили внимание на то, что в тексте инструкции есть фраза «Один продавец принимает по количеству и качеству товар по одной накладной». Эта фраза в регламент добавлена после следующего происшествия. В магазине была выявлена недостача при пересчете товара. Стали разбираться, кто принимал изделия, кто виноват в недостаче. Посмотрели, чья подпись стоит в приходной накладной, задали вопрос продавцу, уверена ли она в том, что весь товар был при приемке со склада на месте. На что продавец совершенно спокойно ответила: «Принимала Маша, а не я. Я подшивала накладные в папку, увидела, что нет подписи, и поставила ее». В результате виновника не нашли. Недостачу выплачивали все сотрудники магазина.

Еще один нюанс. Есть инструкции, при составлении которых нужно не только подробно, пошагово расписывать все действия, но и обязательно подкреплять их картинками, фотографиями или скриншотами. К таким регламентам относятся, например, «Стандарты выкладки товара» или инструкции, описывающие, как пользоваться компьютерными программами. Когда я работала в «Арбат Престиже», все уважающие себя поставщики обязательно присылали вместе с товаром схемы или визуализацию (фотографии, рисунки) выкладки. Супервайзерам и продавцам это очень облегчало жизнь: получалось красиво, быстро и единообразно во всех магазинах сети.

В инструкцию о том, как пользоваться компьютерной программой, обязательно нужно вставлять скриншот – компьютерный фотоснимок рабочего экрана. Для наглядности рассмотрим инструкцию о том, как сделать скриншот (ScreenShot), например, из программы по архивированию файла.

1. Нажать кнопку PrtScr один раз.

2. Пуск → Все программы → Стандартные → Paint (запуск графического редактора).

3. После открытия программы выбрать «Правка → Вставить».

4. Выбрать «Файл → Сохранить».

Все очень удобно. Не нужно подробно расписывать последовательность действий по архивированию файла: скопировал из программы картинку, и все очень наглядно и понятно.

Оформление регламента

Регламент представляет собой свод правил и норм принятия решений исполнителями в разных ситуациях. Регламентация обеспечивает информационную поддержку управления.

Стандарты и регламенты бывают:

• типовые, разрабатываемые государственными или отраслевыми органами, например «Инструкция по соблюдению Правил пожарной безопасности»;

• индивидуальные, разрабатываемые для конкретного предприятия. Подразделяются на необходимые (основные) и вспомогательные.

Структура регламента, применимая при составлении любого основного документа:

Общие правила составления текста регламентов

Какой бы регламентирующий документ вы ни составляли, существуют общие правила, которые делают работу с ним удобной, гарантируют полноту требующихся сведений и позволяют избежать ошибок.

1. Описание требований, процессов, функциональных обязанностей и методов работы разбивается на пункты, предпочтительно их нумеровать.

2. Общепонятность и однозначность описания означает, что регламент будет правильно понят продавцом.

3. Информация должна быть изложена так, чтобы она воспринималась всеми читающими одинаково.

4. Чем короче изложены требования, тем лучше они воспринимаются и запоминаются. Каждый пункт описывает только одно действие или задание.

5. Документ должен восприниматься как единое целое.

6. Все предложения должны начинаться с глагола.

7. Все глаголы в документе ставятся в одинаковом наклонении («знать», «обеспечивать», «уметь» и т. д.).

8. Документ должен быть достоверным.

9. По необходимости используйте цифры, схемы, рисунки, скриншоты для подтверждения написанного.

10. Прежде чем принять документ, обсудите его со всеми заинтересованными лицами и учтите их мнения.

После составления регламента:

1. Обсудите документ со своими коллегами, сотрудниками смежных отделов, внесите дополнения и изменения.

2. Отправьте проект регламента в магазины, предложите директорам внести свои поправки и предложения.

3. Окончательно доработайте документ с учетом всех замечаний.

4. При необходимости получите визы руководителей отделов-партнеров.

5. Отдайте документ на утверждения руководителю.

6. Отправьте регламент в магазины для изучения и исполнения.

7. Контролируйте исполнение документа.

Нужно помнить, что любой стандарт – это «живой» документ. Его можно и нужно дополнять, обновлять, совершенствовать. Регламенты составляются для того, чтобы координировать работу персонала, а не ограничивать его деятельность. Оставляйте им поле для свободы и творчества.

Итак, теперь у нас есть стандарты и регламенты. Мы знаем куда, зачем, с помощью каких способов и методов будем двигаться вперед, достигая новых управленческих и профессиональных высот. В следующих главах мы рассмотрим все аспекты деятельности директора магазина.

2. Администратор

Даже самый лучший менеджер порой оказывается в положении мальчика с огромной собакой на поводке. Он смотрит, куда она тянет поводок, и ведет ее в эту сторону.

Ли Якокка, автор книги «Карьера менеджера»

Лидерство – это испытываемое ответственным эгоистом ощущение удовольствия от владения собственной игрой.

Ирина Хакамада, российский политик

Развитие и совершенствование управленческих навыков руководителя

По образованию я товаровед. Диплом получила еще в советские времена и по распределению поехала работать в универмаг на краю земли – в Чукотском автономном округе. Опыта работы у меня тогда не было никакого, однако особенных трудностей я не испытала. Все было просто и понятно. Я все делала так, как учили в вузе и как подсказывали старшие коллеги. Потом я вышла замуж, родила ребенка, и тут мужа перевели служить на материк, в Хабаровск. Придя на первое после декрета собеседование, я поняла, что живу в другой стране, в другом времени и в другом измерении.

На работу я все же устроилась, меня взяли директором в маленькую частную компанию. Но некоторое время спустя я оценила себя как руководителя и пришла к печальным выводам. Мои знания безнадежно устарели. Я не понимала сути современного управленческого труда: не имела понятия о том, что такое тайм-менеджмент и принцип распределения дел по срочности и важности. Я не умела в нужной мере влиять на людей и находить компромиссы. У меня не было опыта обучения персонала, и я не знала, как мотивировать подчиненных к самообучению. Я не смогла бы объяснить, как правильно выявлять покупательские потребности и презентовать товар.

И я вновь пошла учиться, отправилась в филиал Аляскинского института менеджмента. Это был очень полезный опыт. Американские преподаватели заставляют думать и умеют вовремя дать студенту Волшебный Ускоряющий Пинок. Я поняла и другое: в США принципиально другой опыт управления. Знания, которые американские преподаватели менеджмента дают российским студентам, можно принять только за основу. Находить конкретные решения российскому директору придется самому.

К примеру, я задаю преподавателю такой вопрос: «Мы открываем магазин, но рабочие, закончив ремонт, ушли, оставив жуткий беспорядок. Работали они по договору с предоплатой услуг, вернуться и убрать отказались. Денег нанять уборщиков нет. Попросили будущий персонал магазина, директора и продавцов, сделать генеральную уборку. Все отказались. Как убедить их продемонстрировать лояльность компании?». Преподаватель отвечает исчерпывающе кратко: «Никак». А затем следует длинная нравоучительная речь о том, что менеджер должен предвидеть возможность форс-мажорного развития событий, договоры должен заключать юрист, а когда нет денег, нужно брать банковский кредит.

Конечно, мы нашли свой, русский выход из ситуации, предложив немногочисленным сотрудникам офиса и директору будущего магазина выйти «на субботник», а потом, как водится, отметить завершение ремонта в магазине. Кстати, продавцы тоже присоединились к нам, и получился маленький трудовой праздник. Учредитель даже выдал нам скромные премии.

Из этого забавного эпизода можно сделать следующий вывод: умение находить общий язык с коллегами и достигать компромисса – один из основополагающих принципов лидерства.

Автор книги «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови предлагает настоящим лидерам в любой ситуации действовать с позиции «выиграл – выиграл», то есть с особым настроем, направленным на постоянный поиск взаимной выгоды при всех взаимодействиях людей друг с другом.

На практике же для многих из нас внеплановые ситуации оборачиваются сильнейшим стрессом. Задача руководителя – адаптировать сотрудников к изменениям и повести за собой, увлекая позитивным примером. Эффективный человек, по мнению Стивена Кови, должен обладать семью навыками⁴:

1. Быть проактивным. Быть инициативным. Искать возможности сделать, а не причины не сделать. Брать на себя обязательства и выполнять их, расширять свой круг влияния.

2. Представлять конечную цель.

3. Делать сначала то, что необходимо делать сначала.

4. Думать в духе «выиграл – выиграл».

5. Стремиться сначала понять других, потом быть понятым.

6. Достигать синергии, творческого сотрудничества.

7. Быть способным к самообновлению.

Однако вернемся к реалиям работы директора магазина. Управление магазином – это процесс постановки целей, планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для достижения результатов, которые ставит перед собой компания.

Главная цель любого торгового предприятия – высокие продажи, в результате которых владельцы бизнеса получат максимальную прибыль.

Сегодня на рынке наиболее успешны и востребованы директора, умеющие продавать сами. Чтобы объяснить продавцу, как он должен работать, необходимо самому быть компетентным во всех аспектах торгового процесса, и в первую очередь – в продажах. Продажа – это главный и очень интересный процесс, требующий владения основами психологии, товароведения, аналитики.

Мне приходилось наблюдать множество по-настоящему успешных директоров магазинов. Они были совершенно разными и в то же время в чем-то очень похожими. Опишу несколько типов директоров по моей собственной классификации.

«Капитан на мостике» – серьезный и опытный. Все видит, все слышит, все знает; отдает распоряжения с позиции наставника. Находясь в торговом зале, всегда следит, кто сколько и чего продал, не позволяет оставлять без внимания посетителя, контролирует, чтобы у всех продавцов было примерно равное количество продаж и нагрузок. Персонал понимает «капитана» с полувзгляда, все его распоряжения выполняются беспрекословно: принять, выставить товар, сделать заказ, помыть прилавок и т. д. Как удалось этого добиться? Директор имеет огромный опыт и стаж работы, всегда и со всеми справедлив, не боится обсуждать производственные вопросы с коллективом на собраниях, хотя окончательное решение всегда оставляет за собой. Фаворитов в коллективе нет, делегирует полномочия всем по очереди, добиваясь, чтобы в коллективе все были взаимозаменяемыми.

«Душа коллектива» – руководитель жизнерадостный и трудолюбивый. Для персонала старается делать больше, чем все остальные, следит за комфортной атмосферой в коллективе, умеет пошутить и поднять настроение. Любит продавать лично и, если видит в торговом зале сложного покупателя, помогает продавцу. Каждый сотрудник магазина с радостью готов выполнить его любое распоряжение. Проводит общие собрания коллектива, но все сложные задания и распоряжения из офиса обсуждает с каждым продавцом индивидуально. Не всегда успевает выполнить свои обязанности в рабочее время и остается в магазине сверхурочно. Умеет будни превращать в праздники, заражает своей жизнерадостностью коллектив.

«Человек-инструкция» – честный, справедливый, добросовестный, инициативный. С персоналом всегда подчеркнуто вежлив, демонстрирует уважение к каждому сотруднику. Добивается четкого выполнения всех распоряжений, знакомит персонал с регламентами работы и всегда только под подпись. Контролирует пошаговое исполнение инструкций. Не приемлет самодеятельности. В торговом зале следит, чтобы все были заняты делом, ни минуты не оставались без работы. Дотошно изучает все инструкции, всегда дает в офис обратную связь. Предлагает вносить изменения и дополнения.

Чем они похожи? Результатами своей работы.

• Выполняют план товарооборота.

• Соблюдают бюджет магазина.

• Сохраняют товарно-материальные ценности.

• Организуют бесперебойную работу магазина.

• Обеспечивают качественное обслуживание покупателей.

• Поддерживают моральный климат в коллективе, низкий уровень текучки кадров, профессионально подготавливают сотрудников салона к аттестации.

• Отсутствуют замечания в ходе внутренних и внешних проверок работы магазина.

О методах руководства написано множество статей, брошюр, книг. У успешного директора есть свой стиль, он выражается в том, какими приемами управленец побуждает коллектив к инициативному и творческому выполнению их обязанностей, как он контролирует результаты их деятельности, насколько способен делегировать свои полномочия.

Выдающийся психолог Курт Левин, автор популярной теории структуры личности, считал, что в любой области деятельности руководители делятся на три типа – автократы, демократы и либералы. Моя практика показывает, что автократов, демократов и либералов не бывает в «чистом» виде. И не всегда правильно удачливые и эффективные директора применяют популярную ситуационную теорию руководства Кена Бланшара.

Стили управления по Бланшару

Директивный: много указаний и инструкций, мало поддержки. Целесообразен при работе с сотрудниками, которые только пришли в магазин и еще не уверены, хотят ли они здесь работать, или к сотрудникам, которые не хотят и не могут трудиться, собираются увольняться.

Наставнический: много инструкций, много поддержки. Эффективен при работе с новичками либо с персоналом, желающим подняться на новую карьерную ступень.

Поддерживающий: мало инструкций, много поддержки. Используется при работе со специалистами, которые все знают и умеют, давно работают, но им «все надоело». Начинается «эмоциональное выгорание».

Делегирующий: мало инструкций, мало поддержки. От сотрудника требуют только доклада об исполнении. Такой стиль управления эффективен при работе с компетентными продавцами, готовыми взять на себя ответственность, желающими подниматься по карьерной лестнице⁵.

Эффективные руководители умеют применять свой личный стиль таким образом, чтобы обеспечить успешную работу каждого подчиненного.

Лучшие профессионалы-директора могут с новичками применять командный стиль, а в общении с опытными и надежными сотрудниками использовать поддерживающую манеру общения. И каждый день со всеми, даже когда в этом нет необходимости, демонстрировать в своей практике обучающий стиль. Результаты работы при этом замечательные.

Роль личности директора в успешной работе магазина

Мы хорошо знаем, что успех любого магазина зависит от:

• удачного месторасположения магазина;

• широкого ассортимента качественного товара, удобно и красиво представленного в чистом и комфортном торговом зале;

• оптимального соотношения цен к качеству товара.

• высокой культуры обслуживания, доброжелательного и компетентного персонала;

• эксклюзивных рекламных акций и привлекательных программ лояльности.

На своем опыте я убедилась, что есть еще один архиважный фактор, который влияет на успешную работу магазина. Это – директор. Главные его двигатели к успеху, по моему мнению, – харизматичность, активность, желание заработать высокую зарплату для себя и всего коллектива, трудолюбие, любовь к своему делу и умение ловить кайф, получать удовольствие от самых маленьких трудовых побед.

Насколько велика роль личности директора в магазине, я впервые по-настоящему поняла, работая в компании «ЦентрОбувь». Там было принято ротировать директоров магазинов каждые полгода. Сначала я была смущена и даже возмущена такой практикой. Я проработала в магазине всего пять месяцев. За это время мне удалось создать настоящий коллектив, мы стали действовать как единая команда, выручки росли из месяца в месяц. Я не понимала, почему руководство приняло решение о переводе. Зачем меня переводить в другой магазин, где директор также полностью справлялся со своими обязанностями

Но делать было нечего, пришлось согласиться. Придя в новый магазин, я поняла значение выражения «глаз замыливается». Моя предшественница, несомненно, была сильным директором, но при приемке магазина всплывали такие «мелочи», как отсутствие ценников на товаре – а это не только неудобно для покупателей, но и нарушает законодательство. Были выявлены и другие факторы, понижавшие продажи, – отступления от правил выкладки товара, некачественная подготовка к текущей акции. Получилось, что при передаче новому директору был проведен внутренний аудит магазина, очень тщательный и совершенно бесплатный для компании.

Как у большинства директоров, у меня имелись здоровые профессиональные амбиции. Когда принимаешь новый магазин, всегда хочется в нем что-то улучшить, усовершенствовать. Персоналу поневоле приходится быть в тонусе, работать более дисциплинированно. И для самого директора это своеобразный «горизонтальный» карьерный рост, перемещали обычно в магазины более высокой категории. Нет застоя.

В «новом» магазине выручка увеличивалась в первый месяц работы. Произошло это благодаря более ответственному соблюдению элементарных правил торговли. В вывеске не горели лампы, сделала заявку, заменили. Уборщица отмыла фасадные стены. Вход в магазин стал выглядеть опрятнее, заметнее, привлекательнее для прохожих. Подтянула дисциплину персонала: все сотрудники в торговом зале, а не в подсобном помещении пьют чай с баранками. Потребовала от продавцов быть вежливыми и предупредительными со всеми посетителями, запретила ранжировать их по внешнему виду. Провела беседы и мини-тренинги с персоналом, прошлись по этапам продаж. На ежедневных утренних собраниях стали разбирать успехи за вчерашний день и строить планы на сегодня. Сделали небольшую перестановку в магазине, выделили зону с детской обувью, немного раздвинули стеллажи и увеличили примерочную зону, она стала более удобной для покупателей. Главная борьба была за наличие ценников на всех товарах. Покупатели при примерке обуви отстегивали их, а продавцы не считали большой проблемой отсутствие ценников. Прошлись на «утренниках» по основам законодательства и штрафным санкциям за несоблюдение Правил торговли. Появилась сознательность у продавцов, а вместе с ней и ценники на товаре. И в результате стеснительные посетители, те, кто не любит задавать вопросы продавцам и предпочитает выбирать товар самостоятельно, стали превращаться в покупателей. В общем ничего особенного сделано не было, все действия и мероприятия заурядные. А выручка выросла на 30 %. Сила в простоте.

Правильность этой тактики подтвердилась и в «Арбат Престиже». Там редко брали директоров со стороны, предпочитая выращивать свои кадры. Продавец становился супервайзером, потом заместителем директора по товару и наконец директором магазина. При этом должность супервайзера, как правило, предлагали занять не в своем магазине. И сотрудник, придя на новое место работы, старался проявить себя с лучшей стороны. Самореализовываясь, молодой супервайзер доказывал себе и всем вокруг, что не зря ему доверяют руководители и уважают коллеги и подчиненные. Повышалась его производительность труда, «вырастали крылья», все это было только на пользу компании.

Я убедилась на собственном опыте: если двух сильных директоров самых лучших магазинов сети поменять местами, показатели увеличиваются, выручки растут в обоих магазинах. Роль личности директора в успешной работе магазина действительно велика, но нельзя почивать на лаврах. Застой недопустим.