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Lección 3. Crear un nuevo documento

Como hemos comprobado en el primer ejercicio al abrir InDesign su interfaz no muestra ningún documento en blanco. A pesar de que en otro tipo de aplicaciones suele ser muy frecuente el hecho de que la apertura del programa abra de forma automática un documento en blanco, InDesign no realiza esta acción ya que es preciso especificar las características del nuevo documento antes de abrirlo. Además, de este modo el usuario puede decidir si desea iniciar un proyecto nuevo o continuar trabajando con uno ya iniciado.

1 En este ejercicio aprenderemos a crear un nuevo documento y configurar sus principales características. Éstas variarán en función del tipo de documento y del uso que se le vaya a dar. Para empezar despliegue el menú Archivo, seleccione el comando Nuevo y haga clic sobre la opción Documento. (1)

2 Antes de mostrar el nuevo documento en blanco se abre el cuadro de diálogo Nuevo documento, en el que usted debe configurar el tipo de documento con el que desea trabajar. Dependerá de si quiere crear un libro, una revista o periódico, una carta o postal, un tríptico o cualquier otro tipo de documento. Imagine ahora que el documento que va a crear se trata de un nuevo libro cuyo destino será la impresión y encuadernación. En primer lugar deberá seleccionar la calidad del documento. Despliegue el menú del campo Calidad haciendo clic sobre su botón de punta de flecha y seleccione la opción Imprimir. (2)

Por defecto, los nuevos documentos se crean con orientación horizontal. Sepa que puede cambiar en cualquier momento la orientación de la página usando la opción Ajustar documento del menú Archivo, que da paso al cuadro del mismo nombre.

3 A continuación debe definir la cantidad de páginas con las que quiere que cuente su documento. Los desarrolladores del programa han sido muy conscientes de que a menudo resulta imposible conocer este dato con exactitud, de modo que es posible añadir o eliminar páginas en cualquier momento de la creación del documento. Sería posible comenzar un documento con una sola página e ir añadiendo tantas como quisiera a lo largo del desarrollo del proyecto. De momento fijaremos en 2 la cantidad de páginas de nuestro nuevo documento. Haga doble clic en el campo Número de páginas, pulse la tecla suprimir e introduzca el valor 2. (3)

4 La opción Páginas opuestas hará que las páginas se visualicen de dos en dos, como pliegos o dos páginas de un libro abierto. Si el nuevo documento fuese una carta o una nota no sería necesario marcar esta opción, pero teniendo en cuenta que, como ya hemos dicho antes, se trata de un libro, el hecho de mostrar las páginas por pliegos facilitará mucho el trabajo y su visualización. Mantenga por tanto la opción Páginas opuestas marcada.

5 Habitualmente, la primera página de un libro es la que se encuentra en la derecha y suele ser la número 1. Es decir, la numeración empieza por la primera página de la derecha de forma que todas las páginas que se sitúan a la derecha llevan número impares y las de la izquierda pares. Si indica que la numeración de página inicie por el número 1 la primera página aparecerá de forma individual en la derecha del primer pliego. Deje el valor del campo Número de página inicial tal y como está y haga clic en el botón de punta de flecha del campo Tamaño de página para desplegar su menú.

6 En este menú desplegable encontraremos distintas opciones sobre los tamaños de página estándar que ofrece InDesign. Por defecto aparecerá seleccionada la opción A4, que es el tamaño de un folio de uso habitual. En la parte inferior podrá ver el tamaño concreto en milímetros de este tipo de hojas. En la parte superior del panel están los formatos de página específicos para tipos concretos de documentos, como pueden ser cartas, documentos legales o tabloides. El tamaño de tabloide es el de algunos de los diarios más frecuentes. Además de los formatos estándar también encontrará, en la parte inferior del panel, varias combinaciones de tamaños que pueden ser más útiles para documentos como postales o tarjetas. En este caso seleccionaremos el tamaño A5, que es exactamente la mitad de un folio y será un tamaño adecuado para las páginas de un libro. Haga clic sobre dicha opción para seleccionarla. (4)

7 La siguiente opción a tener en cuenta respecto a la configuración de páginas es la orientación de las mismas. Las páginas pueden colocarse tanto horizontal como verticalmente. En los libros tradicionales la orientación de las páginas suele ser vertical, pero es posible encontrar libros ilustrados u otro tipo de publicaciones con páginas en posición horizontal. Haga clic en el icono Apaisado, el segundo de la categoría Orientación, y compruebe que los valores de los campos Anchura y Altura se invierten. (5)

8 Vuelva a seleccionar la opción Vertical, ya que será ésta la que utilizaremos en nuestro documento.

9 En principio no dividiremos las páginas en columnas aunque probablemente más adelante, en alguna sección determinada del libro tengamos la necesidad de hacerlo. En ese caso, será posible modificarlo. Deje los valores referentes a Columnas tal y como se encuentran.

10 Los márgenes son “el espacio que queda en blanco a cada uno de los cuatro lados de una página manuscrita, imprenta o grabada.” InDesign por defecto, e independientemente del tamaño de página que seleccionemos, tiene fijado el valor de los márgenes a 12,7 milímetros. Para nuestro libro reduciremos este margen a 12 milímetros. En primer lugar haga clic una vez en la flecha con dirección ascendente del campo Superior. (6)

Recuerde que también puede crear un nuevo documento desde la Ventana de bienvenida, que puede mostrar desde el menú Ayuda.

11 Fíjese en que al modificar uno de los campos de la sección Márgenes, de forma automática se modifican los tres restantes y el valor de todos ellos es el mismo. Pulse ahora el botón Unificar todas las configuraciones, representado con varios eslabones de una cadena, para desactivarlo. (7)

12 Al desactivar este botón la cadena que lo identifica queda ahora rota, lo que significa que los valores no se actualizarán automáticamente al cambiar uno de ellos. Compruébelo haciendo clic en la flecha descendente de alguno de los campos de Márgenes. (8)

13 Para acabar vuelva a activar la opción Unificar todas las configuraciones y establezca el número 12 como valor para todos ellos. (9)

14 Puesto que del sangrado nos ocuparemos en lecciones posteriores, daremos por acabada la configuración de nuestro nuevo documento. Pulse el botón OK para proceder a la creación del documento en blanco.

15 Un nuevo documento en blanco aparecerá en pantalla. Este nuevo documento es denominado por defecto Sin-Título-1, como puede comprobar en su barra de título. (10)

Cuando el botón Unificar todas las configuraciones está activado y cambia el valor de uno de los campos, los demás valores de los campos vinculados se actualizarán de forma automática mostrando el mismo valor.

Lección 4. Guardar un documento

Cuando trabajamos con un proyecto en InDesign es poco frecuente empezarlo y acabarlo en una misma sesión. Por eso es imprescindible guardar los documentos, e ir guardando los cambios que se van realizando en los mismos, para poder volverlos a recuperar en siguientes sesiones. Las últimas versiones de InDesign and mejorado notablemente las cuestiones de recuperación de documento.

1InDesign cuenta con los dos comandos de almacenamiento más habituales: Guardar y Guardar como. La diferencia entre los dos comandos es que Guardar como guarda y nombra el documento mientras que Guardar simplemente lo guarda, aunque éste último solamente funciona si anteriormente ha dado ya un nombre al documento. Con un nuevo documento que aún no ha sido almacenado en el equipo puede utilizar tanto Guardar como Guardar como para guardarlo por primera vez pero serpa que las dos opciones le llevarán al cuadro Guardar como, ya que no es posible guardar un documento sin darle un nombre identificativo y una ubicación concreta para localizarlo. En el documento que hemos creado en el ejercicio anterior despliegue el menú Archivo y seleccione la opción Guardar. (1)

2 Como ya hemos indicado, la opción Guardar abrirá el cuadro Guardar como. En este cuadro deberá indicar el nombre que quiere dar al documento y la ubicación en la que lo almacenará para que así sea fácil localizarlo la próxima vez desee abrirlo. Haga clic en el icono de Bibliotecas del panel lateral izquierdo del cuadro y seleccione la biblioteca de Documentos haciendo doble clic sobre ella para abrirla. (2)

3 Una vez seleccionada la ubicación del documento debemos darle un nombre con el que nos resulte fácil identificar su contenido. En este caso podemos ponerle por ejemplo el nombre Libro. Haga doble clic en el texto del campo Nombre para seleccionarlo, elimínelos con la tecla suprimir y escriba la palabra Libro. (3)

4 La extensión de los documentos creados en InDesign es habitualmente .indd. Haga clic en algún punto fuera del campo Nombre y verá como de forma automática se añade dicha extensión al nombre del documento. (4)

La opción Guardar una copia del menú Archivo permite crear rápidamente un duplicado del documento.

5 Mantenga la opción del campo Tipo tal y como está por defecto y pulse el botón Guardar para guardar el documento en la carpeta de documentos de su equipo.

6 Fíjese ahora en la pestaña del documento, en la que antes veíamos el texto Sin-Título1. El nuevo nombre del documento, Libro.indd. (5) Ahora veremos cómo podemos cambiar el nombre o la ubicación de este documento. Vuelva a desplegar el menú Archivo y seleccione la opción Guardar como.

7 De nuevo se abre el ya conocido cuadro Guardar como. Esta vez vemos el nombre y ubicación que le hemos dado ya seleccionados. Sepa que ahora puede volver a guardar el mismo documento con otro nombre y otra ubicación aunque entonces tendrá dos documentos diferentes. Comprobémoslo. Mantenga la ubicación y cambie el nombre, puede denominarlo por ejemplo Segundo Libro, (6) y pulse el botón Guardar.

8 Para comprobarlo despliegue el menú Archivo y seleccione la opción Abrir. (7)

La opción Guardar siempre imágenes de previsualización con documentos del cuadro Guardar como crea una vista previa en miniatura de los documentos para facilitar su identificación sin tener que abrirlos.

9 En el cuadro abrir verá que efectivamente la carpeta de documentos cuenta con los dos documentos. Haga doble clic sobre Libro para abrirlo. (8)

10 Comprobemos ahora cómo guardar las modificaciones que se van realizando en un documento ya almacenado. En el documento Libro seleccione la herramienta Línea, la sexta del panel de herramientas y mediante la técnica de arrastre trace una pequeña línea en algún punto del documento. (9)

11 Despliegue ahora de nuevo el menú Archivo y seleccione esta vez la opción Guardar. (10)

Para guardar un documento por primera vez, puede utilizar tanto la opción Guardar como la opción Guardar como. En ambos casos se abrirá el cuadro Guardar como, en el que debe establecer la ubicación y nombre del documento.

12 InDesign guarda así todos los cambios realizados en el documento hasta el momento. Por último veremos cómo guardar un documento como plantilla. Las plantillas se utilizan como punto de partida o base para la creación de nuevos documentos con características similares. Las plantillas son muy útiles, por ejemplo, para publicaciones mensuales en las que sólo cambia el contenido. De modo que podría guardar un documento como plantilla y cada mes modificar solamente el contenido sin tener que realizar todo el diseño y maquetación de nuevo ahorrando así mucho tiempo y esfuerzo innecesario. Veamos ahora cómo se guarda un documento como plantilla. Vuelva a desplegar el menú Archivo y seleccione de nuevo la opción Guardar como.

13 Pulse el botón de punta de flecha del campo Tipo para desplegar las opciones relativas al tipo de archivo y seleccione Plantilla de InDesign CS5. (11)

14 Observe que al cambiar el tipo de archivo también ha cambiado la extensión del mismo. La extensión de las plantillas de InDesign es indt. Aunque al tratarse de un tipo de documento diferente podemos guardarlo en la misma ubicación y con el mismo nombre pero para que haya ningún tipo de confusión entre los archivos, a la plantilla de cambiaremos el nombre. Sitúe el cursor al inicio del nombre del archivo y añada la palabra Plantilla para que el nombre final se PlantillaLibro.indt. (12)

15 Pulse el botón Guardar para guardar el documento como plantilla y dar por acabado el ejercicio.

Lección 5. Cerrar y abrir documentos

Trabajando con InDesign a menudo puede tener la necesidad de trabajar con más de un documento abierto durante alguna tarea concreta como copiar algún elemento de un documento a otro. Para poder trabajar con varios documentos, una de las acciones básicas e imprescindibles para poder trabajar con uno o varios documentos, en InDesign u otros programas, son la apertura y el cierre. Aunque estos procesos sean parecidos en muchos de los programas que probablemente ya debe conocer, nos detendremos un instante a ejercitar abriendo y cerrando documentos conociendo varias formas de llevar a cabo estas acciones.

1 En estos momentos disponemos de dos documentos abiertos en pantalla: la plantilla que hemos creado a partir del documento Libro y la segunda copia de este mismo documento que hemos guardado. Para poder cerrar un documento puede utilizar el botón Cerrar de su pestaña, representado con un aspa, o bien la opción Cerrar del menú Archivo. También es posible cerrar un documento utilizando la combinación de teclas Ctrl + W. Con el documento PlantillaLibro.indt situado en primer plano, haga clic con el botón derecho sobre su pestaña y del menú contextual que se despliega pulse sobre la opción Cerrar. (1)

2 Si no hubiésemos guardado el documento en el ejercicio anterior, o si tras guardarlo hubiéramos realizado algún cambio en él, antes de cerrarlos el programa nos habría preguntado si deseábamos guardar ese cambio. Para comprobarlo realizaremos un pequeño cambio en el documento SegundoLibro.indd, que está ahora abierto en primer plano. En el panel de herramientas active la herramienta Texto, la quinta herramienta, representada con una T. (2)

3 Haga clic en cualquier punto de la página y sin soltar el botón del ratón, arrástrelo hasta crear un pequeño cuadro de texto. Una vez creado haga clic dentro de él y escriba algún texto o palabra de ejemplo. (3)

4 Observe que en la pestaña del documento aparece ahora un asterisco. (4) Éste indica que el documento contiene cambios que no han sido guardados aún, por tanto siempre que quiera cerrar un documento en cuya pestaña haya un asterisco, InDesing le preguntará si antes de cerrar quiere guardar o no lo últimos cambios realizados en el documento. Para comprobarlo despliegue el menú Archivo y seleccione la opción Cerrar. (5)

No debe confundir la acción de cerrar un documentos con la de cerrar el programa. Esta última acción, se lleva a cabo pulsando el botón de aspa de la barra de aplicación o el comando Salir del menú Archivo.

5 Efectivamente, un cuadro de diálogo le pregunta si desde guardar los cambios en el documento antes de cerrarlo. En este caso no nos interesa conservar el último cambio realizado, por tanto haga clic sobre el botón No. (6)

Si no guarda los cambios realizados en un documento con la función Guardar, al cerrarlo InDesign muestra un cuadro de advertencia.

6 Se han cerrado ya los dos documentos que se encontraban abiertos en el área de trabajo y ahora ésta se encuentra vacía. Procederemos ahora a abrir uno de los documentos que tenemos almacenados en nuestro equipo. Despliegue el menú Archivo y seleccione la opción Abrir. (7)

7 Se abre así el cuadro Abrir un archivo, con la ubicación en la que hemos guardado el último documento seleccionada. El hecho de que Indesign recuerde la última ubicación agilita mucho el proceso de localizar un documento. En este caso seleccione el documento de plantilla de InDesign PlantillaLibro.indt y pulse el botón Abrir. (8)

8 Fíjese atentamente en el nombre que aparece en la pestaña del documento que acabamos de abrir. (9) Si se tratase de un documento indd en dicha pestaña aparecería el nombre del documento guardado, pero al tratarse de una plantilla no es exactamente la plantilla la que se abre, sino un nuevo documento basado en ella. Ahora abriremos otro documento utilizando otro procedimiento. Pulse la combinación de teclas Ctrl + O.

9 Verá que esta combinación de teclas lleva a cabo exactamente la misma función que la opción Abrir del menú Archivo, es decir, abre el cuadro Abrir un archivo. En esta ocasión seleccione el documento Libro.indd y haga doble clic sobre él para abrirlo.

10 Pulse el botón guardar para guardar el documento como plantilla y dar por acabado el ejercicio. (10) Ahora comprobaremos qué ocurre cuando intentamos abrir con InDesig un archivo creado con algún formato que no sea original de este programa como .indd o .indt. Vuelva a acceder al cuadro Abrir un archivo usando una de las dos formas de hacerlo que ha aprendido en este ejercicio y una vez tenga el cuadro abierto pulse sobre el botón de flecha del campo Tipo para desplegar el panel de opciones.

11 Verá que hay varias opciones de tipos de archivos diferentes que se pueden abrir con InDesign CS5. Como ve es posible abrir documentos creados en versiones anteriores, así como los creados en otros programas de maquetación como el QuarkXPress o el PageMaker. En este caso seleccione la opción Todos los archivos para visualizar en el cuadro todos los archivos que se encuentran en la carpeta seleccionada, independientemente del formato que tengan. (11)

12 Al activar la opción Todos los archivos se mostrarán todos los archivos que haya en la carpeta documentos. Seleccione algún documento de texto que tenga almacenado en su equipo, los reconocerá por su extensión doc o docx. Si no dispone de ninguno seleccione cualquier otro tipo de documento que no sea de InDesign. Una vez seleccionado el documento pulse el botón Abrir. (12)

13 Verá que un cuadro de Alerta le indica que InDesign no puede abrir el archivo seleccionado ya que no reconoce el formato. Haga clic sobre el botón Aceptar para cerrar este cuadro. (13)

14 para acabar con este ejercicio, en el que hemos aprendido a abrir y cerrar documentos, cerraremos el nuevo documento que hemos creado a partir de la plantilla. Haga clic sobre la pestaña del documento Sin-Título y pulse sobre el botón de aspa para cerrarlo. (14)

Para que los documentos que vaya creando no se muestren organizados en fichas, sino a modo de ventanas independientes, debe desactivar la opción Abrir documentos como fichas del apartado Interfaz de las preferencias del programa.