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Capítulo 3
Gestión de stocks

3.1. Parámetros de entrada de la gestión de stocks

3.2. Modelos utilizados para la gestión de stocks

3.3. Clasificación de los productos en los inventarios (Método ABC)

Existen diferentes conceptos acerca de la Gestión de Stocks.

Arturo Ferrín Gutiérrez, en su libro Gestión de Stocks. Optimización de Almacenes, expresa la siguiente definición: «La gestión de stocks consiste en una proyección de la evolución futura de los stocks que nos permite establecer un programa de compra, controlando los pedidos a los proveedores».

El Ingeniero Horacio Durán, en la introducción a su curso sobre «Gestión de Inventarios de Almacenes», la expresa de la siguiente manera: «El principal objetivo de la Gestión de Stocks es lograr un nivel de servicio al cliente razonablemente alto, asociado a una inversión de inventario razonablemente baja, con lo que se plantea un conflicto entre disponibilidad e inventario y se torna necesario encontrar un equilibrio entre estos factores conflictivos».

De acuerdo a estas definiciones expresadas es necesario:

 Establecer las previsiones del consumo.

 Estudiar los plazos de entrega de los proveedores.

 Determinar los niveles de servicio que se le deben ofrecer a los clientes.

 Utilizar modelos matemáticos para determinar los niveles de existencias óptimos.

 Controlar cómo se comporta realmente el sistema, analizando permanentemente las desviaciones y tomando las medidas correctoras.

Cabe destacar que otras definiciones observadas resultaron muy limitadas, pues enmarcan la gestión de stocks solo al proceso de almacenamiento de las existencias y no tienen en cuenta todo el resto de los elementos que inciden directamente en el comportamiento de los inventarios.

De acuerdo a las definiciones expresadas, la necesidad de disponer inventarios viene dada por la dificultad de coordinar y gestionar en el tiempo las necesidades y requerimientos de los clientes con el sistema productivo y las necesidades de producción con la habilidad de los proveedores de suministrar los materiales en el plazo acordado.

La constitución de inventarios comporta dos tipos de factores: Positivos, ya que dota a la empresa de flexibilidad operativa, permitiéndole producir a un ritmo distinto al de adquisición y ofrece la posibilidad de emitir pedidos de mayor volumen; y Negativos, ya que aparecen una serie de costes financieros y de gestión que resultan nocivos para la economía de la organización.

La tarea fundamental que debe acometer un gestor de stock es reducir al mínimo posible los niveles de existencias, asegurar el suministro de producto (materia prima, producto en proceso o producto terminado) en el momento adecuado al área de producción o al cliente, garantizando el nivel de servicio que el mismo exija al menor coste posible.

Cabe destacar que en esta materia no existen recetas únicas que conduzcan al investigador a la aplicación directa de uno u otro modelo; más bien el procedimiento planteado persigue una adecuación lógica de los aspectos tratados a las condiciones particulares de cada organización.

3.1. Parámetros de entrada de la gestión de stocks

Los parámetros de entrada de la gestión del stock son los siguientes y los desarrollaremos a continuación:

 Ritmo de venta o de consumo (tipo de demanda).

 Plazo de entrega (lead time).

 Nivel de servicio (calidad).

 Costos asociados a la gestión de stocks.

3.1.1. Ritmo de venta o de consumo (tipo de demanda)

Clasificación de la Demanda

La demanda puede ser clasificada atendiendo a diferentes criterios; dentro de estos se consideran tres de vital importancia. En primer lugar, se clasificarán según su nivel de dependencia.

Se considera demanda independiente a aquella que se ve influenciada directamente por las condiciones del mercado y por tanto es autónoma de la demanda de cualquier otro artículo. Por lo general aquí agrupamos a los productos terminados.

Por el contrario, se considera demanda dependiente a aquella que obedece a la demanda de otro artículo, y se relaciona con la demanda de partes o piezas de ensamble, así como de productos en proceso por lo que la misma es generada mediante un programa de producción o venta.

En segundo lugar, se clasificarán en función del grado de conocimiento que se tenga de la demanda en deterministas o aleatorias.

Se dice que la demanda es determinista cuando se conoce exactamente la cantidad y el momento en que va a ser necesitado. Entre ellos podemos encontrar:

 Artículos destinados a una promoción que cesará con el agotamiento de la cantidad especificada, sin generar otra demanda posterior.

 Artículos que son requeridos sobre la base de un programa sin experimentar variaciones ni en cantidad ni en plazo respecto al plan inicial.

Debe quedar claro que entre estos artículos no se puede encontrar ninguno cuya demanda pueda generar un mínimo grado de incertidumbre, pues aunque estos generalmente presenten una demanda idéntica durante todo el tiempo, el hecho de que puedan variar los incluyen dentro del grupo de artículos con demanda aleatoria. Debe destacarse que si, en un momento determinado, un artículo presenta una demanda determinista, no excluye la posibilidad de que llegue a convertirse en uno cuya demanda sea aleatoria.

Se dice que la demanda es aleatoria cuando no se conoce con certeza la cantidad y el momento en que van a ser necesitados los artículos, pero sí es posible conocer la distribución de probabilidades que sigue el comportamiento de la misma.

En tercer lugar, se clasifican según la frecuencia con que es demandado el producto a lo largo del tiempo en movimiento rápido y movimiento lento.

Se considera movimiento rápido cuando un producto es demandado con regularidad independientemente de la cantidad que se solicite, y por tanto, si un determinado producto es demandado frecuentemente, aunque cada vez que se demande sea solo una unidad, se puede afirmar que es de movimiento rápido.

Se consideran de movimiento lento aquellos productos que no se demandan frecuentemente con independencia de la cantidad que se solicite, por lo que si un determinado producto es demandado en un período y no es demandado regularmente en los períodos que siguen, aunque cada vez que se necesite sea en cantidades enormes, se dice que es de movimiento lento.

Proyección de la Demanda

Una forma de garantizar que no existan excesos de inventario, que luego repercutan en elevados costes de conservación de los productos en los almacenes, o niveles muy bajos que provoquen rupturas de stocks, es prever las necesidades a través de las proyecciones de la demanda. Esto incluye dos elementos importantes que desarrollaremos en el apartado dedicado a los Pronósticos:

 Estimación de las ventas futuras mediante el uso de modelos de pronóstico.

 Ajuste de la estimación que refleje los cambios en las expectativas de las ventas futuras (corrección del pronóstico).

3.1.2. Plazo de Entrega (Lead Time)

Este constituye un elemento muy importante en el proceso de gestión de stocks y de producción. Al igual que la demanda, este parámetro puede ser determinista o aleatorio, pudiendo provocar rupturas de stocks cuando no se establece un control estricto de la aleatoriedad del mismo.

Lead Time de Aprovisionamiento: Es el tiempo que transcurre desde el instante en que se hace un pedido a un proveedor externo hasta que lo recibe el almacén.

Lead Time de Producción: Es el tiempo que transcurre desde que se inicia un proceso de producción hasta que se completa, incluyendo normalmente el tiempo requerido para entregar ese producto al cliente (el cliente puede ser externo o interno si el producto es un semielaborado que es un componente de otro producto).

3.1.3. Nivel de Servicio (calidad)

En condiciones de demanda y tiempo de entrega (lead time) aleatorios, como se ha planteado con anterioridad, existe la posibilidad de incurrir en ruptura de stocks, con sus incidencias negativas tanto en la calidad del servicio prestado como en los incrementos innecesarios de costos, que pueden presentarse por este concepto.

En consecuencia, es necesario disponer de cantidades adicionales de productos almacenados. Este inventario se denomina stock de seguridad y su determinación está ligada al grado de fiabilidad o nivel de servicio que la empresa está dispuesta a ofrecer a sus clientes, y no solo tendrá en cuenta los requerimientos del mercado, sino las implicaciones que en términos de costes traería para la entidad.

Existen diferentes definiciones con relación al nivel de servicio, pero en lo que la mayoría de los autores coinciden es que dicho concepto está asociado a la disponibilidad de un producto o la confiabilidad del cumplimiento de un plazo, dado que son estos los elementos de mayor impacto en la apreciación que hace el cliente del servicio que recibe. En dependencia de ello el nivel de servicio puede expresarse como:

 El porcentaje de veces que se satisfacen las solicitudes de los clientes sin presentarse ruptura de stocks. En este caso el concepto está asociado a disponibilidad.

 El porcentaje de veces que los plazos acordados con los clientes son cumplidos.

Corresponde a la dirección de la empresa, siguiendo sus estrategias, establecer el nivel de servicio. Una vez fijado, el gestor de stocks lo toma como directriz y lo incorpora a sus métodos de cálculo como elemento de gestión.

Ejemplo 2. Este sencillo ejemplo ilustra el concepto básico del stock de seguridad, sin utilizar complejos cálculos, sino basándose en el manejo de datos históricos de los que dispone la empresa para estimar un stock de seguridad que le permita no incurrir en rupturas en el 90% de los períodos (meses en nuestro caso). Así pues, a continuación mostramos los datos de partida:

Figura 3.1

A partir de aquí, calculamos el consumo medio, tal que si fijásemos ese valor como el nivel máximo de existencias, nos permitirá no incurrir en rupturas de stock en el 50% de los meses.

Figura 3.2

Si la empresa quiere asegurarse de que en el 90% de los meses no va a incurrir en rupturas de stock, entonces lo que debe hacer es ordenar los datos de entrada de la siguiente manera:

La tabla anterior muestra los consumos con sus frecuencias a lo largo de los 10 meses estudiados. En la fila de abajo colocamos el acumulado, que nos muestra de forma clara que si hubiésemos pedido cada mes la cantidad necesaria para llegar a 2700 uds. del artículo en cuestión, no hubiésemos incurrido en rupturas en 9 de los 10 meses. Si suponemos que el ritmo de demanda seguirá en ese patrón, podemos fijar ese valor de 2700 uds. de stock máximo. La gráfica siguiente ilustra el ejemplo.

Figura 3.3

Como se observa, el stock de seguridad es la cantidad extra a almacenar para no incurrir en rupturas en el 90% de los meses, y en nuestro caso particular, sería la diferencia entre el stock máximo fijado (2700 uds.) y la media de consumo (1980 uds.), o sea 720 uds. de stock de seguridad.

Utilizaremos la tabla de distribución normal para el cálculo del stock de seguridad, de acuerdo al nivel de servicio fijado. Es decir, lo que obtenemos de esta tabla es un valor adimensional necesario para el cálculo que surge del valor del nivel de servicio que fije la empresa. Si, por ejemplo, la empresa establece un nivel de servicio del 95%; debemos obtener el valor de δ que corresponda a dicho nivel de servicio; para ello, buscamos en la tabla de la distribución normal el número que más se aproxime al 95% fijado y, una vez allí, observamos el valor de δ que corresponde a la izquierda de la tabla (δ = 1,6) y el valor de δ correspondiente en la fila superior de la tabla (δ = 0,05). Finalmente, sumamos ambos y obtenemos el valor de δ que corresponde a un nivel de servicio del 95%, que es igual a δ = 1,65. Se sombrean los valores nombrados para su rápida localización en la tabla.

Esta tabla se utilizará para el cálculo de stock de seguridad en ejercicios posteriores.

3.1.4. Costos asociados a la Gestión de Stocks

El principal reto que enfrenta la empresa cuando gestiona sus inventarios es el de mantener en equilibrio la relación entre el servicio prestado al cliente y los costos asociados al sistema. De ahí la necesidad de una buena estimación de los mismos.

Como indica la Enciclopedia «Of Operations Research and Management Science», en la práctica los costos asociados a los sistemas de inventario no son fáciles de estimar y solo los costos significativos deben ser tenidos en cuenta.

Costos de lanzamiento de pedido o emisión de orden

Se entiende por costos de lanzamiento de los pedidos al conjunto de gastos en que incurre la empresa al recibir o solicitar un pedido. A continuación se relacionan los principales elementos que intervienen en la formación de dicho costo.

 Personal del área de compras: Dentro de este concepto se incluyen todos los costos relacionados con las personas que trabajan en dicha área, directamente relacionados con la función de reaprovisionamiento de los productos en el almacén. Las partidas fundamentales que lo conforman son: salario, seguridad social y otros gastos de personal.

 Gastos generales: Dentro de este concepto se incluyen todos aquellos gastos imputables al área de compras por la gestión de los pedidos, como por ejemplo material de oficina, informática, administración general, etc.

 Correspondencia y comunicaciones: Aquí se incluirá el gasto producido por las comunicaciones (emisiones, envíos y control de pedidos) necesarias para realizar los pedidos a los proveedores. Este coste se expresará por pedido y nunca por unidad de producto.

 Coste de preparación de máquinas: Surge cuando se trata de pedidos que debe servir la misma empresa, y es el coste de set up o preparación de máquinas para el lanzamiento de una nueva orden de producción.

 Coste de transporte: todos los costos asociados al transporte del pedido que deban ser asumidos por la empresa que los adquiere.

Costos de Almacenamiento

Se entiende por este costo a todo el conjunto de gastos en que incurre la empresa por la manipulación, mantenimiento y conservación de los productos en el almacén.

Debe tenerse muy presente que como este costo está referido a la conservación de los productos en el Almacén, si queremos optimizar el sistema de inventario de la empresa, debe expresarse por unidad de producto, es decir se debe conocer cuál será el costo por cada unidad de producto almacenado.

A continuación se relacionan los principales conceptos que intervienen en la formación de dicho costo:

 Costo del Espacio: Se entiende por costo de espacio al conjunto de gastos derivados de la utilización de un local donde se almacenan los productos. La empresa puede tener un local propio destinado al almacenamiento o puede alquilar un local con este fin; según sea el caso, la estructura de costos por este concepto adquirirá configuraciones diferentes.

 Costos de las Instalaciones: Se entiende por costos de las instalaciones al conjunto de gastos relacionados con las distintas inversiones realizadas en el almacén, con el objetivo de mejorar su capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de las cargas. Este costo se encuentra directamente ligado al costo del espacio, por lo que en muchos casos es considerado como otro de sus componentes. Las inversiones más comunes en instalaciones fijas suelen ser: estanterías, muelles, etc. También se incluirán las instalaciones fijas de gran volumen de inversión que estén directamente relacionadas con el almacenaje, como por ejemplo los elevadores de un almacén automático, sistemas automatizados de extracción, etc.

 Costos de Manipulación: Se entiende por costos de manipulación los que corresponden a los recursos empleados, tanto humanos como técnicos destinados a cubrir esta labor en el almacén. Dentro de los medios técnicos se incluyen las carretillas elevadoras, carretillas de preparación de pedidos, así como cualquier otro equipo que incida directamente en una mejora de resultados en la manipulación y conservación de los productos en el Almacén. La utilización de estos medios tiene por objetivo mejorar y racionalizar el proceso de manipulación en el tiempo.

 Costos Financieros de Tenencias de Stock: La forma más común de valorar el Costo de Oportunidad o Costo Financiero es aplicar a los capitales invertidos en stock el interés financiero que se le aplica a la empresa cuando pretende conseguir capitales ajenos o aplicar las tasas de rendimientos de otras inversiones que la empresa hubiera podido ejecutar con esos capitales.

 Otros costos de almacenamiento: Impuestos, seguros sobre inventarios e inmueble, deterioro y obsolescencia de la mercadería, robo, etc.