Читать книгу: «Удаленка. Экспресс-курс по работе из дома», страница 3

4. Если вы работаете из дома – у вас обязательно должно быть очень тщательно оборудовано и настроено под вас рабочее место.

5. Все техническое оборудование и все программы/приложения нужно задублировать. Важно всегда в критические для ваших партнеров/коллег/руководителей моменты быть на связи, и еще важнее со связи не пропадать неожиданно.

6. Если вы живете в маленьком городе, современные коммуникации позволяют повысить уровень включенности в «большую» бизнес-среду. Это актуально и для наемных работников, и для владельцев бизнеса.

ПРОВЕРЬТЕ СЕБЯ!

Чек-лист полной боевой готовности к удаленной работе:

Полный тест «Тайм-менеджерская эффективность онлайн» вы можете пройти здесь: www.gleb.school/tmtest

Глава 2
Укрощение мессенджеров

• Онлайн-инструменты для удаленной работы

• Иерархия и выбор каналов коммуникации

• Эффективная организация работы команды в мессенджере

Мировой кризис, в разгар которого пишется эта книга, – очень важный и полезный опыт. В такие моменты люди и компании вспоминают, что они напрямую зависят от тех, кто им платит деньги, то есть от заказчиков, клиентов, работодателей и руководства. Заискивание перед ленивыми сотрудниками или нерадивыми поставщиками снова не актуально. Все собираются с силами и начинают работать на совесть. Компании уходят с конвейера создания рабочих мест и становятся предприятиями, которые по-настоящему сражаются за прибыль. Соответственно, на онлайн-коммуникацию начинает влиять здравый смысл и бизнес-логика, а не личное удобство.

Эффективные коммуникации – основа социального успеха. То, что общение людей друг с другом все больше переходит в онлайн – что особенно заметно в профессиональной жизни, – не избавляет нас от необходимости устанавливать комфортные и продуктивные отношения с окружающими. Меняются только инструменты.

Если в прошлом веке коммивояжеры шли от двери до двери, разговаривая с людьми, то сегодня мы стучимся к нашим клиентам в мессенджеры, используем видеосвязь для «утепления» контакта, перекидываем друг другу презентации товаров и услуг через облачные хранилища.

В этой главе мы рассмотрим, как сделать ваш контакт с теми людьми, от которых зависит финансовое благополучие вашего бизнеса, более плотным, активным и результативным с помощью онлайн-технологий. При этом не забывая о сокращении временных и денежных расходов на поддержание этого контакта.

Плотность контакта

Практика подсказывает, что для достижения результатов в деловом общении необходима определенная, скажем так, близость и теплота контакта. Степень этой близости при использовании различных онлайн-инструментов по возрастанию примерно такова:

– электронное письмо – спокойный дистанцированный контакт, есть возможность проигнорировать обращение;

– мессенджеры (WhatsApp, Telegram, Facebook и др.) – добавилась «одновременность» контакта, есть возможность мгновенно реагировать и видеть, прочел ли твое сообщение собеседник;

– телефонный разговор – добавился живой голос, интонации, энергия;

– видеоконференция (в простейшем варианте программа Skype, в более сложных вариантах программа Zoom) – добавился визуальный контакт;

– вебинар (то есть онлайн-семинар) – добавились одновременная работа с документами, голосование, возможность показать друг другу рабочий стол и т. п.;

– личная встреча в офисе – добавился полноценный визуальный, звуковой, телесный, энергетический и эмоциональный контакт;

– личная встреча в непринужденной обстановке – еще древние римляне, проводившие в банях значительную часть рабочего дня, хорошо понимали, что расслабленные и воспарившие душой над обыденностью деловые партнеры способны на гораздо большую степень понимания и контакта, чем одетые и настороженные.

Известно, что в случае сложных переговоров с высокими ставками «выслать коммерческое предложение» в ответ на запрос – верный способ провалить продажу, упустить заказ. Правильный путь – встреча, а часто и серия встреч. То же самое можно сказать и о любых деловых переговорах.

Однако личные встречи в современных условиях далеко не всегда возможны. У руководителей высокого ранга нет ни времени, ни желания впускать в круг личного общения новых людей. Очень часто мы разделены расстояниями, и тратить время на перелет в другой город или страну просто нерентабельно. Иногда случаются форс-мажоры типа карантина по коронавирусу, например.

Таким образом, приучая себя и своих деловых партнеров, клиентов и контрагентов к более продвинутым и технологичным формам удаленного общения, мы создаем возможность более насыщенного и теплого контакта. Соответственно, добиваемся более эффективного продвижения важных для нас проектов и достижения значимых для нас целей.

Технические способы онлайн-контакта

Чтобы понять, как можно усилить контакт с клиентами, коллегами, руководителями с помощью онлайн-технологий, давайте разберем, какие, собственно, технические решения для этого нужны.

Эта книга написана для людей, заинтересованных в результатах, а не для IТ-энтузиастов, обожающих перебирать многочисленные «фишки» все новых и новых цифровых решений: программ, веб-сервисов, приложений и т. п. Поэтому мы приведем лишь несколько основных каналов коммуникаций, необходимых и достаточных для онлайн-работы сегодня.

1. Мессенджеры

Самым популярным средством коммуникации в настоящее время являются мессенджеры. Судя по нашим наблюдениям, в деловой среде наибольшей популярностью пользуется WhatsApp. Пишите деловому человеку в WhatsApp – не ошибетесь. Увидели его в Telegram, написали, он не отвечает – весьма вероятно, что в Telegram он заходит только изредка, чтобы прочитать пару-тройку каналов.

Мессенджеры практически полностью вытеснили связь по электронной почте, то есть, с одной стороны, сделали контакт людей в рамках профессионального и делового общения более легким, стремительным, моментальным, живым, но, с другой стороны, увеличили уровень отвлекаемости во время работы, сильно запутали поиск по сообщениям и отменили привычку их структурирования. Мессенджеры дают очень хороший контакт «в моменте», но почти полностью отшибают память после него.

Также WhatsApp и другие подобные приложения существенно потеснили телефонное общение, потому что позволяют передавать аудиосообщения в записи. Эта практика вызывает массу нареканий у активных защитников современного этикета. Многие считают, что звонить по телефону, не списавшись заранее, не спросив на это разрешение и не согласовав время и продолжительность «живого разговора голосом» (о ужас!), абсолютно неприлично. Аудиосообщения, которые так удобно записывать, когда заняты руки, или ты бежишь по улице, или просто пребываешь в остром цейтноте, стали считаться величайшим нарушением личных границ и прочих либерально-гуманистических устоев.

Как бы мы к этому ни относились, каковы бы ни были наши личные предпочтения, очевидно, что классическое общение по телефону «ухом к уху» и обстоятельная переписка по электронной почте существенно редуцировались.

Глеб Архангельский:

– Время сформулировать ТМ-ЭТИКЕТ этого аспекта жизни:

1. Звуковое сообщение удобнее отправителю и неудобнее получателю; текстовое – наоборот.

2. Поэтому начальник, клиент, более высокий по социальному статусу человек может «по умолчанию» отправлять звуковое сообщение «сверху вниз»: подчиненному, поставщику, более низкому по социальному статусу человеку.

3. Отправлять звуковое сообщение «снизу вверх», особенно в ответ на текстовое, является проявлением неуважения и должно пресекаться, если в правилах тайм-менеджмента и традициях в явном виде не оговорено иное.

4. При общении «по горизонтали» равных по статусу или должностному положению людей, ответ звуковым сообщением на текстовое является проявлением неуважения ко времени собеседника. Такой ответ может быть приемлем в частных случаях в духе: «Извини, я за рулем, отвечу звуком, чтобы быстрее тебя уведомить».

5. В процессе взаимоотношений внутри сообществ и организаций, где возможно установление формальных или неформальных, письменных или устных правил коммуникации, рекомендую оговаривать и фиксировать этикет использования текстовых и звуковых сообщений.

2. Электронная почта

Иногда нам кажется, что внятную переписку по электронной почте сохранили только авторы этой книги друг с другом, федеральные органы государственной власти, лучшие издательства страны и крупные аудиторские и консалтинговые компании типа McKinsey&Co, EY, PWC. Если нулевые годы XXI века были расцветом развернутого эпистолярного жанра – сплошные лонгриды везде: и в переписке по email, и на онлайн-площадках, – то сегодня электронная почта воспринимается как махровое ретро или тайная коммуникационная система для посвященных в нее жрецов.

Несмотря на модные тренды и веяния, электронная почта была и остается главным каналом формальной коммуникации. Любые значимые документы, договоренности и материалы удобнее и эффективнее передавать по этому каналу. Хорошо сохраняется история переписки, письма можно группировать удобными выборками, вложения не только вкладываются, но и легко отыскиваются впоследствии. Но главное – есть возможность написать внятное, осмысленное, хорошо структурированное и выверенное письмо. Идеальный канал для программных заявлений, важных деловых и личных писем, который подходит интеллектуально развитым и хорошо образованным собеседникам.

3. Индивидуальная видеосвязь

Самой удобной для онлайн-встреч двух-трех человек «лицом к лицу» традиционно считалась программа Skype (Skype скачивается бесплатно на skype.com), которой пользуются десятки миллионов людей по всему миру. В последние годы ее сильно потеснил Zoom, о котором читайте дальше. Skype позволяет:

– бесплатно делать аудио- и видеозвонки пользователям Skype;

– платно (но заметно дешевле, чем по обычным тарифам телефонных компаний) делать звонки на городские и мобильные телефоны по всему миру. (Именно на этом зарабатывает компания Skype, поскольку сама программа бесплатна);

– организовывать небольшие (до десятка участников) телефонные конференции;

– посылать короткие текстовые сообщения;

– в современных версиях – показывать рабочий стол своего компьютера и, соответственно, рабочие окна любых программ – с документами, слайдами, интеллект-картами и т. п.

Хотя Skype уже прошел свой пик популярности, этот способ по-прежнему остается наиболее популярным и удобным для всех видов онлайн-консультаций. Большинство психологов, преподавателей, консультантов всех мастей, репетиторов и прочих людей, работа которых связана с образованием и консалтингом, работают именно по Skype. На основе Skype создана динамично развивающаяся онлайн-школа английского языка Skyeng, которая практически обрушила рынок, перетянув на себя огромный процент клиентов из офлайн-школ.

Ольга Стрелкова:

– Я стала пользоваться услугами Skyeng несколько лет назад, когда компания была еще стартапом, а не главным игроком рынка языкового онлайн-образования. Они сразу начали действовать очень грамотно и масштабно. Полностью легальная онлайн-оплата, идеальный учет всего в личном кабинете, отзывчивый кол-центр.

Мой английский был к тому моменту вполне хорошего уровня, крепкий advanced, но в условиях жизни и работы вне англоязычной среды, конечно, немного «заржавел». В Skyeng было можно подобрать и составить себе расписание полностью по вкусу: рано утром, когда все еще спят, по пути на работу или с работы в машине, в середине дня.

Мой лайфхак был в том, чтобы комбинировать сразу нескольких преподавателей носителей языка и просто с ними разговаривать на разные темы. В сети есть довольно много британцев и американцев с интересными биографиями, которые подрабатывают преподаванием. Канадский профессор-правозащитник, кембриджский лингвист, американский юрист на пенсии…

Меня тогда очень удивило, насколько эффективен личный контакт по такой видеосвязи для режима преподавания и «учебного» общения. В целом я недолюбливаю видеосвязь, мне кажется, что камера «съедает» обаяние людей и скорее ухудшает личный контакт, чем наоборот, но для преподавания иностранного языка формат оказался суперудобным.

4. Групповая видеосвязь

Есть и более профессиональные системы онлайн-общения. В настоящее время существуют два высоковостребованных и хорошо апробированных пользователями онлайн-сервиса: Webinar.ru (аналог всемирно известного Webex.com) и Zoom.com

Webinar.ru позволяет:

• Показывать презентации и видео;

• Проводить тесты и голосования;

• Быстро создавать вебинары и подключаться без лишних кликов;

• Приглашать участников из адресной книги;

• Управлять файлами, так как есть собственный файловый менеджер;

• Отслеживать активность участников;

• Редактировать видео;

• Принимать платежи от участников;

• Интерактивно работать с аудиторией (есть доска на экране);

• Создавать landing page;

• Проводить видеосовещания с большим количеством спикеров;

• Подключать участников с любых устройств;

• Автоматически напоминать участникам, чтобы не пропустили встречу;

• Получить удобный доступ к записи встречи (по ссылке).

Особенностью сервиса для группового видео-общения Zoom.com является возможность проведения виртуальной встречи равноценных участников. Существенное преимущество: участники не должны регистрироваться в сервисе и скачивать программу, достаточно пройти по ссылке в браузере.

Zoom.com позволяет:

• Проводить запланированные, повторяющиеся или оперативные онлайн-встречи;

• Организовывать конференции на сто и более человек до 40 минут (платная версия – до 24 часов);

• Писать в чат;

• «Поднимать руку» для привлечения внимания;

• Просить слова и выступать наравне с организатором конференции;

• Делать запись;

• Передавать качественную картинку (видео высокого разрешения);

• Организовать селекторные совещания в формате голосового обсуждения;

• Рисовать на интерактивном аналоге «школьной доски»;

• Организовывать обсуждение в нескольких небольших группах участников (делить участников на пары, тройки и т. д.);

• Голосовать;

• Автоматически переключаться между докладчиками;

• Показывать экран;

• Подключаться через обычный телефонный звонок;

• Включать/выключать видео/микрофон у любого участника;

• Заменять однотонный задний фон на картинку;

• Не просто демонстрировать экран, но и передавать управление мышкой (то есть управлять компьютером докладчика).

Эти решения, отличаясь во многих аспектах, в целом позволяют:

– проводить видеоконференции с большим количеством участников, включающие изображения с веб-камер, чат, голосования, опросы, показ слайдов, обмен файлами, модерирование (возможность управлять последовательностью выступлений);