Читать книгу: «Спринт: Как разработать и протестировать новый продукт всего за пять дней», страница 4

Назначьте Модератора

В фильме «Одиннадцать друзей Оушена» в роли координатора выступал Расти Райан, персонаж Брэда Питта. Такой специалист – назовем его Модератором – нужен и вам. Именно он будет управлять временем, руководить дискуссиями и организовывать процесс в целом. Идеальный кандидат на эту роль должен уметь держать себя на людях, вести беседу, подводить итоги и решительно останавливать не в меру затянувшиеся споры. Это очень важная работа. И вполне вероятно, что вы, прочитав эту книгу, сможете взять ее на себя.

Модератор должен держаться над дискуссией, быть объективным и относиться к принимаемым решениям непредвзято, а потому идея доверить его обязанности Распорядителю заранее обречена на провал. Обычно с этой ролью хорошо справляется человек со стороны – кто-то, кто не работает с членами вашей команды на регулярной основе. Впрочем, это лишь рекомендация, а не обязательное требование.

Наша книга будет одинаково полезна как Модератору, так и вообще каждому, кто интересуется методом под названием «спринт». Некоторые советы предназначены специально для будущих Модераторов: мы подробно описали все, чем предстоит заниматься вашей команде с утра понедельника до вечера пятницы, и рассказали, как этим «всем» руководить. Впрочем, даже если вы не собираетесь быть Модератором, наши рекомендации все равно вам пригодятся.

* * *

Фильм «Одиннадцать друзей Оушена» так интересно смотреть в том числе и потому, что там показано, как члены команды используют свои уникальные навыки ради достижения общей цели. Зритель знает, что каждое действие предусмотрено заранее намеченным планом, но что именно будет происходить – неизвестно до самого последнего момента.

«Спринт» работает точно так же. Каждый специалист, присутствующий в комнате, вносит в общее дело свой индивидуальный вклад, будь то информация общего характера, оригинальная идея или тонкое наблюдение, касающееся предпочтений будущих потребителей. При этом угадать, кто, что и когда именно скажет, абсолютно невозможно. Можно быть уверенным лишь в одном: правильно подобранная команда способна найти удивительные в своей непредсказуемости решения.

3. Время и место

Вот как проходит обычный рабочий день в обычном офисе:

Да, он долгий и насыщенный. Но продуктивный ли? Каждая встреча, каждое электронное письмо, каждый телефонный звонок требуют внимания, а значит, отвлекают от настоящей работы. Собранные вместе эти так называемые «дела» – все равно что осиное гнездо, брошенное на скатерть с едой в самый разгар пикника.

Существует множество исследований, посвященных влиянию отвлекающих факторов на эффективность трудовой деятельности. Так, в Университете Джорджа Мейсона установили, что, если в процессе написания эссе студентам приходится переключать внимание на что-либо еще, это отрицательно сказывается на его объеме и качестве. Сотрудники же Калифорнийского университета в Ирвайне выяснили, что возвращение к основной работе после вынужденного перерыва занимает в среднем 23 минуты. (Мы обязательно почитаем еще что-нибудь о подобных исследованиях, вот только сперва ответим на одну эсэмэску.)

Нет никаких сомнений: чем чаще вы отвлекаетесь от своей основной деятельности, тем больший вред ей наносите. Конечно же, вы делаете это неосознанно. Как и все люди, вы хотите, чтобы важная работа была сделана. Но чем больше умственных и творческих усилий от вас требуется, тем длиннее и монолитнее должны быть посвященные этой работе отрезки времени.

И это один из главных бонусов, которые дает вам «спринт». Благодаря ему вы сможете работать именно так, как нужно: по четко определенному графику, имея одну конкретно сформулированную – и, что более важно, достойную – цель. Вам не придется метаться от проекта к проекту, не нужно будет отвлекаться на случайные дела. Ваш рабочий день на время «спринта» будет выглядеть вот так:

Вы начинаете в 10:00 и заканчиваете в 17:00; один час отводится на обеденный перерыв. Да-да: во время «спринта» вам придется трудиться всего-то по 6 часов в день. Дольше не значит лучше. Весь наш опыт подсказывает: собрав нужную команду, правильно распределив время между разными видами деятельности и сведя на нет возможные отвлекающие факторы, вы сможете добиться стремительного прогресса, работая при этом по вполне щадящему расписанию.

«Спринт» потребует от каждого члена команды максимальной самоотдачи и концентрации. Справедливо ли требовать этого от человека уставшего и измотанного? Начиная в 10 часов утра, вы даете своим сотрудникам возможность проверить электронную почту и настроиться на работу. А заканчивая в 5 часов вечера – до того, как все окончательно устанут, – вы позволяете им сохранить энергию до самого конца «спринт» – недели.

Освободите в своем расписании полных 5 дней

Шаг вполне очевидный, но от этого он не становится менее важным. Все члены «спринт» – команды должны находиться в одном и том же месте в одно и то же время: с понедельника по четверг – с 10:00 до 17:00; а в пятницу, день «полевых» испытаний, придется собраться чуть пораньше – в 9:00.

Так почему же именно 5 дней? Мы пробовали меньшее количество дней: такие «спринты» выжимали из команды все соки, не оставляя к тому же времени на создание и испытание прототипа. Экспериментировали мы и с бóльшими сроками, растягивая процесс до 10 дней, 1 месяца и даже 6 недель, но не смогли достичь той степени сосредоточенности, которая сопровождает «спринт» длительностью одна неделя. Выходные ломали процесс и сбивали рабочий настрой. Отвлекающие моменты и тяжелые приступы лени постепенно брали свое. К тому же с течением времени мы все больше «прикипали» к своим идеям и все с меньшей охотой прислушивались к мнениям коллег и клиентов.

Ограничение же в 5 дней заставляет волей-неволей сфокусироваться на решении главной задачи, отказаться от бесплодных дискуссий. При этом у вас останется достаточно времени, чтобы создать и испытать прототип, не свалившись в конце концов от изнеможения. А так как в большинстве компаний принята именно пятидневка, «спринт» должен вписаться в рабочий график просто идеально.

Помимо часового перерыва на обед (скажем, с 13:00 до 14:00) обязательно дайте своей команде несколько минут на отдых утром (около 11:30) и днем (приблизительно в 15:30). Подобные короткие перерывы помогают выпустить пар: и мозги отдыхают, и люди лишний раз могут убедиться, что за пределами «спринт» – комнаты продолжается жизнь с ее каждодневной работой, за которой нужно хотя бы следить.

В остальное же время команда должна выкладываться на 100 %, сосредоточив все свои усилия на решении стоящей перед вами проблемы. А для этого понадобится закрыть ноутбуки и убрать подальше телефоны.

Никаких гаджетов!

На период «спринта» самым драгоценным вашим ресурсом станет время, а значит, все возможные отвлекающие факторы должны остаться за дверью помещения, где проходит «спринт». Это требование привело нас к простому правилу: никаких ноутбуков, телефонов и планшетов. Никаких шлемов виртуальной реальности, голографов (для читателей из будущего) и геймбоев (для читателей из прошлого).

Все эти гаджеты только тормозят «спринт», забирают на себя его инерцию и высасывают энергию из участников. Один взгляд на экран – и вы тут же перестаете обращать внимание на происходящее, становясь абсолютно бесполезным для собственной команды. Хуже того, вы тем самым словно говорите себе и окружающим: «Мы занимаемся чем-то неинтересным».

Вполне вероятно, что поначалу вам будет непривычно. Но отсутствие в руках гаджетов освобождает разум. К тому же вы ведь не навсегда от них избавляетесь – так стоит ли вообще переживать? Тем более что из этого правила существует два исключения – на случай, если кто-то боится упустить что-то важное и срочное:

1. Можно пользоваться гаджетами во время перерывов.

2. В случае крайней необходимости можно выйти из комнаты. В любое время. И никто вас не осудит. Выйдите, ответьте на звонок, проверьте почту, запостите ссылку в Twitter… – словом, делайте все что угодно, но только за дверью.

Впрочем, гаджетами мы все-таки пользуемся, но исключительно по делу – например, чтобы показать что-нибудь всей команде или создать прототип. Так что не такие уж мы и изверги.

Заранее предупредите всех членов команды, что на время «спринта» им придется обходиться без гаджетов, но при этом у них есть возможность в любой момент выйти из комнаты. Этот «аварийный люк» позволит занятым людям спокойно заниматься делом, не боясь упустить из виду свою основную работу. Отказ от гаджетов вкупе с четким расписанием позволит участникам «спринта» собраться с мыслями и сосредоточиться на главной задаче. Однако, чтобы достичь максимального эффекта, не меньше внимания придется уделить и рабочему месту. Ничего сверхъестественного приобретать не потребуется, но вот что вам действительно нужно – доски, на которых можно писать маркерами.

Маркерные доски делают вас умнее

У компании BadgerCo (еще одно вымышленное название) один из самых замечательных офисов, которые мы только видели в Сан-Франциско. Он расположен в очень престижном месте, недалеко от Саут-оф-Маркет, в недавно отреставрированном здании. Деревянные балки здесь соседствуют со шлифованным бетоном и большим количеством стекла. Единственная проблема – магнитно-маркерная доска.

Начнем с того, что она маленькая, от силы метр длиной. Поверхность у нее от постоянного использования уже совсем не белая – скорее, серо-розовая, и чем бы мы ее ни оттирали, избавиться от этой грязищи нам так и не удалось. А еще офис BadgerCo страдает от того же недуга, что и офисы большинства компаний: маркеры для доски высохли настолько, что писать ими решительно невозможно. Все, что у нас получалось, – серые буквы на сером фоне… Какая уж тут наглядность?

Доска была такая маленькая, что это мешало нам работать. Бóльшая часть поверхности ушла на графическое представление того, как пользователь находит новое мобильное приложение от BadgerCo – а ведь мы только начали «спринт». Остался совсем маленький кусочек, где Брейден попытался изобразить схему планов подписки, о которых взялся рассказывать руководитель отдела разработки.

Разумеется, ничего у него не вышло. Как только бедняга ни изощрялся: писал по вертикали и по диагонали, сокращал и изгибал слова, пытаясь уместить их на полях, и даже клеил на стену листочки из тетрадки. Эта мука продолжалась до тех пор, пока мы не объявили перерыв и не отправились в ближайший магазин канцтоваров за бумагой для флипчартов. На это у нас ушло без малого полтора часа, зато мы усвоили очень важный урок: еще перед началом «спринта» нужно убедиться, что в вашем распоряжении будут большие и чистые магнитно-маркерные доски.

Настолько ли необходимо было тратить целых 90 минут, чтобы решить проблему с нехваткой пространства для письма? Да. Как подсказывает опыт, чем больше доска, тем сильнее ее магия. Все мы люди, а значит, наша кратковременная память совсем коротка. То ли дело память пространственная. Помещение для «спринта», все стены которого увешаны рукописными заметками, схемами, распечатками и прочими подобными вещами, – для нее отличное подспорье, ведь оно становится своего рода коллективным сознанием для всех, кто там присутствует. Как писал в своей книге «Дизайн-мышление в бизнесе» (Change by Design) глава дизайнерской компании IDEO и наш хороший друг Тим Браун: «Одновременная видимость всех проектных материалов помогает определять паттерны и способствует тому, что креативный синтез происходит быстрее, чем если бы ресурсы были разложены по пяти различным папкам, записным книжкам или презентациям PowerPoint»⁴.

Найдите две большие доски

Вам понадобятся по меньшей мере две большие доски: только так у вас окажется достаточно пространства для всего, чем вы станете заниматься во время «спринта» (и все равно вам придется фотографировать, что-то стирать, переписывать и перерисовывать), в том числе и для самых важных заметок, которые будут нужны на протяжении всей недели. Если стены вашей «спринт» – комнаты заняты чем-то другим, воспользуйтесь одним из следующих вариантов.

Напольная доска

Можно взять маленькую, можно большую. На маленькой доске неудобно писать внизу, к тому же ее придется постоянно придерживать рукой, чтобы она не тряслась. В этом отношении большая доска куда удобнее, хотя стоит она намного дороже.

Маркерная краска IdeaPaint

IdeaPaint позволит вам превратить в маркерную доску самую обычную стену. Конечно, чем глаже и ровнее стена, тем лучше. Небольшой совет: если вы выберете этот вариант, то покрасьте краской все стены – рано или поздно кому-нибудь обязательно не хватит пространства, и тогда неминуемо пострадает обычная стена.

Бумага

Если у вас по какой-то причине не получается раздобыть маркерные доски, воспользуйтесь бумагой – это лучше, чем ничего. Советуем бумагу для флипчартов, которую делает компания Post-it: стоит она, конечно, недешево, зато листы можно клеить прямо на стену, а значит, вы сможете легко поменять их местами или заменить испорченный лист на новый. В качестве альтернативы можно рассмотреть пергаментную бумагу. Она, во-первых, стоит дешевле, а во-вторых, продается в рулонах – стало быть, рабочего пространства у вас будет гораздо больше. Однако ее не очень удобно фиксировать на стене – придется запастись терпением и призвать на помощь смекалку.

В идеале «спринт» должен проходить в одной и той же комнате. К сожалению, это не всегда возможно. Удивительно, но в основной массе своей компании, занимающиеся высокими технологиями, почему-то не могут выделить постоянное помещение для работы над самыми важными проектами. И это при том, что у них почти в обязательном порядке есть комнаты отдыха, где сотрудники могут поиграть в настольный футбол или видеоигры и даже помузицировать – это все, конечно, хорошо и весело, но так ли уж часто используются эти помещения? Если вы знаете, что в «спринт» – комнату после вас придет кто-то еще, позаботьтесь о том, чтобы у ваших досок имелись колесики – если вы не увезете их в надежное место после окончания рабочего дня, то наутро ваше «коллективное сознание» будет абсолютно чистым.

Мобильные доски пригодятся и в том случае, когда приходится постоянно делить пространство с другими сотрудниками – просто отгородитесь ими от окружающих. Вспомните детство: вы же строили замки из стульев, подушек и одеял? Так и здесь: обклеивайте стены своими заметками, двигайте мебель – делайте что угодно, лишь бы у вас было обособленное рабочее место.

Запаситесь всем необходимым

Перед началом «спринта» убедитесь, что вам не грозит дефицит стандартных офисных принадлежностей, будь то стикеры, маркеры, ручки, тайм-таймеры (о них мы поговорим чуть позже) или старая добрая писчая бумага. Не забудьте о вкусных и полезных для здоровья закусках – благодаря им члены вашей команды будут всегда в тонусе. Лично у нас уже успели сформироваться определенные предпочтения, если интересно – загляните в конец книги, там есть подробный «список покупок».

Модератору на заметку

Волшебные часы

«Долго еще?» На протяжении всей осени 1983 года этот вопрос жительнице Цинциннати Йен Роджерс приходилось слышать по двадцать раз на дню: ее дочке Лоран как раз исполнилось четыре, и девчушка заинтересовалась всем, что было связано со временем и временными промежутками. Какие только ответы ни перепробовала Йен: и «Пока маленькая стрелочка не окажется вот здесь», и «Пока не зазвонит будильник», и даже «Через две серии "Улицы Сезам"».

Но что бы мама ни отвечала, Лоран все равно не понимала. А потому Йен взялась за поиски устройства, которое сделало бы такое абстрактное понятие, как «время», доступным для четырехлетнего ребенка. Перепробовала механические и электронные часы, кухонные таймеры и будильники. Обыскала все магазины в Цинциннати. Всё напрасно. «Нет уж, я не сдамся, – подумала Йен. – Если таких часов не существует, я их сама изобрету». И изобрела.

Тем вечером она взяла несколько листов бумаги и картона, вооружилась ножницами, села за кухонный стол и начала экспериментировать.

– Первый вариант был очень простым, – вспоминает Йен. – Все делалось вручную: я взяла две бумажные полоски – красную и белую, – и постепенно, отрезок за отрезком, двигала красную вдоль белой.

Когда Лоран увидела мамино изобретение и все наконец поняла, Йен вдруг осознала, что ей удалось придумать нечто интересное и важное. Изобретение получило название тайм-таймер. Поначалу Йен собирала эти устройства вручную в подвале собственного дома, используя для соединения элементов обычный двусторонний скотч. Но прошло время – пусть и немало, – идея усовершенствовалась, и постепенно самодельная детская игрушка превратилась в полноценный продукт. Сегодня Йен Роджерс – глава огромной компании с многомиллионным доходом, а ее тайм-таймеры знает весь мир: их можно найти в любом образовательном учреждении, будь то обычный детский сад в Амстердаме или Стэнфордский университет.

Тайм-таймер – устройство, идеальное в своей простоте. За тридцать с лишним лет принцип его действия, равно как и внешний вид, практически не изменились: оставшееся время показывается на нем с помощью красного диска. Благодаря этому абстрактное представление о времени становится ясным и конкретным. Джейк влюбился в тайм-таймер с первого взгляда – когда увидел в классной комнате детского сада, в который ходил его сын.

– Скажите, пожалуйста, а где можно купить такую штуку? – тут же спросил он у воспитательницы.

«Уж если она подходит дошколятам, – подумал Джейк, – то наверняка сгодится и для менеджеров и директоров». И действительно сгодилась.

В ходе «спринта» мы используем тайм-таймеры, чтобы измерять небольшие – от трех минут до одного часа – промежутки времени. Такие «маленькие дедлайны» позволяют сосредоточиться на задаче и лишний раз напоминают о необходимости делать все быстро. Конечно, существует множество способов следить за временем, не прибегая к помощи специальных устройств, и все же мы советуем вам пользоваться именно тайм-таймером. Это большое механическое устройство, а значит, его смогут увидеть все присутствующие – преимущество, которое не дадут вам ни телефон, ни iPad. Если вы хотите узнать, сколько времени осталось в вашем распоряжении, достаточно просто посмотреть на тайм-таймер – не нужно ничего считать или запоминать, как это бывает с обычными часами. Визуализация времени упрощает процессы понимания и обсуждения. Поверьте, для команды профессионалов это не менее важно, чем для четырехлетней Лоран.

Модератору использование тайм-таймера дает целых два дополнительных преимущества. Во-первых, это создает впечатление, будто вы знаете, что делаете – вон какую штуковину притащили! Во-вторых, людям, пусть они в этом и не признаются, нравится работать в жестких временных рамках. И с этой точки зрения тайм-таймер лишь укрепит их веру как в сам «спринт», так и в ваши способности Модератора.

Желая подбодрить команду (а ведь очень многие начинают переживать, когда приходится озвучивать свои идеи в условиях лимита времени), Джейк предпочитает сначала «представить» им тайм-таймер. Вот что он обычно говорит:

– Этот прибор нужен, чтобы отслеживать процесс. Его сигнал – знак того, что нам следовало бы двигаться дальше. Но это вовсе не означает, что вы должны замолчать на середине предложения. Просто продолжайте говорить, я добавлю немного времени. Это всего лишь напоминание, а не сигнал пожарной тревоги.

Будьте готовы к тому, что, когда вы впервые водрузите тайм-таймер на стол, глаза у членов вашей команды станут круглыми от удивления, а кровяное давление немного подскочит. И все же, сколь бы негативной ни была реакция, оно того стоит. Уже к обеду все привыкнут к тайм-таймеру, а к концу «спринта», скорее всего, влюбятся в него настолько, что захотят унести домой.

Понедельник

Дискуссия, организованная вами в понедельник, задаст тон всему «спринту». Утром вам предстоит начать с конца, определиться с основной долгосрочной целью, а затем создать карту проблемы. После обеда – опросить экспертов, работающих в вашей компании, выяснить их мнение и, наконец, выбрать точку приложения усилий – то есть выделить серьезную, но при этом сравнительно легкую часть проблемы, которую получится решить за одну рабочую неделю.

4. Начните с конца

История «Аполлона-13» известна, конечно, всем без исключения. Но мы все же ее вспомним, просто на всякий случай: пилотируемая экспедиция на Луну, авария на корабле и исполненное драматизма возвращение на Землю. В фильме 1995 года, режиссером которого выступил Рон Ховард, есть такая сцена: команда специалистов из Центра управления полетом (ЦУП) собирается у грифельной доски, чтобы найти выход из положения.

На лице ведущего руководителя проекта Джина Кранца, одетого в белую жилетку и подстриженного под «бобрик», застыло угрюмое выражение. Он хватает кусочек мела и чертит на доске незамысловатую схему – своего рода карту, на которой показан путь поврежденного корабля через открытый космос, вокруг Луны и (при благоприятном раскладе) обратно на Землю. На все путешествие должно уйти два дня. Цель абсолютно ясна: чтобы доставить астронавтов домой в целости и сохранности, ЦУПу предстоит проложить для них единственно правильный курс, определив, где именно должен находиться корабль в каждую минуту путешествия.

На протяжении всего фильма Кранц снова и снова возвращается к доске с нарисованной на ней схемой. Посреди царящего в ЦУПе хаоса она становится тем единственным фактором, который позволяет команде сосредоточиться на решении главных задач: сначала скорректировать курс корабля, чтобы тот не затерялся в открытом космосе, потом заменить сломавшийся воздушный фильтр, чтобы астронавты могли дышать, и лишь затем заняться безопасным приземлением.

Когда перед вами вдруг встает серьезная проблема вроде той, которую вы выбрали для «спринта», то вполне естественно, что вам хочется решить ее как можно быстрее. Часы тикают, команда остервенело рвется в бой, а головы превращаются в микроволновки, в которых, подобно попкорну, жарятся идеи. Осторожнее! Если на этом этапе не притормозить, не поделиться друг с другом имеющимися знаниями и не расставить приоритеты, то вы рискуете зря потратить уйму времени и сил, решая совсем не те задачи, которые нужно решать.

Если бы в ЦУПе сперва озаботились заменой воздушного фильтра, возможность откорректировать траекторию движения корабля была бы упущена, и «Аполлон-13» улетел бы в направлении Плутона⁵. Но специалисты NASA предпочли сперва расставить приоритеты и лишь потом искать решения. Умно, не правда ли? Точно так же и вы должны начинать свой «спринт».

По сути, именно планированию следует посвятить весь первый день (тем более что в вашем распоряжении окажется такая роскошь, как неограниченный запас кислорода).

Понедельник начинается с упражнения, которое мы называем «Начни с конца». Попытайтесь заглянуть в будущее – в последний день «спринта», а может, и еще дальше. Подобно Джину Кранцу, нарисовавшему схему возвращения «Аполлона» на Землю, вам с вашей командой нужно наметить свой основной путь к долгосрочной цели через достижение целей промежуточных.

Начать с конца – все равно что получить ключи от машины времени. Если бы вы действительно могли переместиться в будущее на неделю вперед, то на какие вопросы вы бы сумели найти ответы? А если на полгода или на год? Какие доказательства успешности своего «спринт» – проекта вы стали бы искать? Даже если будущее кажется абсолютно предсказуемым, все равно посвятите понедельник конкретизации этой предсказуемости. Обязательно все запишите, в мельчайших деталях. И начните с долгосрочной цели.