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Bonitätsprüfung

Auch die Bonitätsdaten sind im allgemeinen Teil des Kreditpartners hinterlegt und somit unabhängig vom Kreditsegment, also universell gültig. »Kreditpartner« bezeichnet hier den Geschäftspartner oder Kunden in seiner Rolle für das Kreditmanagement. In den Abschnitten 3.1 und 3.2 sehen Sie Beispiele zum Aufbau der Geschäftspartnerstammdaten.

Der Prozess zur Bonitätsprüfung wird von vielen Firmen ausgelagert. Die Daten werden von Dienstleistern bezogen, periodisch eingespielt und in das firmeninterne Schema gemappt. Sie sehen diese Daten dann im Geschäftspartnerstammsatz. Wenn Sie die Bonitätsprüfung in Eigenregie durchführen, erfolgt eine Berechnung auf Basis dieser Ergebnisse extern durchgeführter Aktivitäten. Dieser Vorgang findet automatisch statt oder wird bei Bedarf manuell angestoßen. Die Ergebnisse werden in die Felder auf der Registerkarte Bonitätsdaten geschrieben. Im Standard von SAP Credit Management verfügen Sie jetzt über mehr Felder und Möglichkeiten zur Berechnung (siehe Abschnitt 3.1 und Kapitel 7). Die Formeln werden im Customizing hinterlegt. Im unteren Bereich der Registerkarte kann Ihre juristische Abteilung Daten einpflegen. Sie finden folgende Felder im Standard vor:

 Bonität mit einer Feldauswahl aus den im Customizing hinterlegten Stufen

 Datum der letzten Bonitätsänderung

 Stand der Bonitätsauskunft

 Ein Feld für den Freitext oder den mitgelieferten Text Ihres Anbieters

 Name des liefernden Bonitätsanbieters

 Rating, das Sie selbst ermittelt oder von extern übernommen haben

 zusätzliche Merker für notleidende Geschäftspartner wie Insolvenz, eidesstattliche Versicherung

 Daten zum gerichtlichen Verfahren

Bei einem sehr großen Kundenbestand beziehen Sie die Werte oder Informationen für Felder wie Insolvenzen aus amtlichen Quellen, z.B. dem Bundesanzeiger.

Kreditlimit und Steuerung

Die Felder und Prozesse für das Kreditlimit und die Steuerung in der Kreditrisikoüberwachung sind wie die folgenden Angaben zum Zahlungsverhalten immer auf das jeweilige Kreditsegment bezogen. Sie finden zwei Gruppen von Informationen: zum Kreditlimit und zur Steuerung. In den Stammdaten des Geschäftspartners im oberen Bereich des Bildschirms finden Sie unter Kreditlimit Felder zu Ihrem Verfahren für das Kreditlimit, z.B. Neukunde privat. Die Vorauswahl treffen Sie bei der Erstellung des Geschäftspartners im jeweiligen Kreditsegment. Dazu versehen Sie die Festlegung des Kreditlimits und Angaben zur Ausschöpfung des Kreditlimits durch offene Posten/Obligo mit Datumsangaben. Für eine Gesamtübersicht zum Geschäftspartner wählen Sie das Hauptkreditsegment.

Kennzahlen zum Zahlungsverhalten

Das Zahlungsverhalten ist bei fast allen Geschäftspartnern unauffällig. Für die Geschäftspartner, denen in der Kreditüberwachung erhöhte Aufmerksamkeit geschenkt wird, stehen Ihnen im Stammsatz des Geschäftspartners die bewährten Mahnstufen und Sperren, die erweiterte Mahnhistorie und die Daten aus dem FSCM Collections Management für Länder zur Verfügung, in denen Mahnen nicht üblich ist. Auf der Registerkarte Kennzahlen zum Zahlungsverhalten gibt es im Standard vier Gruppen:

1. Höchste Mahnstufe mit Angaben zum offenen Betrag und der Währung, der Belegkennung aus der Buchhaltung oder einem externen System und der Anzahl der Mahnungen

2. Ältester offener Posten mit Angaben zum Betrag sowie zu der Währung, Nettofälligkeit, Belegkennung und den Verzugstagen

3. Letzte Zahlung mit den Angaben Datum der letzten Zahlung, Betrag und Währung sowie Belegkennung

4. Days Sales Outstanding (DSO) als Kennzahl (oder Formel) aus der Buchhaltung oder einem Fremdsystem, Angaben zu Betrag und Währung, ohne Skonto, mit Skonto sowie jeweils Währung und Verzugstage, Umsatz, maximaler Umsatz und Inkassobetrag mit Währung absolut und relativ

Kennzahl »Kapitalbedarf«

Die Kennzahl DSO kann in Kombination mit dem Gegenstück Days Payments Outstanding (DPO) zu einer Berechnung der Kapitaldeckung herangezogen werden. Lagerdauer plus DSO ergeben den Gesamtzahlungszyklus. Davon ziehen Sie wiederum DPO ab und erhalten den Nettozahlungszyklus in Tagen. Für diese Zeit muss Ihre Firma finanzielle Mittel vorhalten, um den Kapitalbedarf zu decken.

Oft werden diese Kennzahlen mittels SAP BI oder SAP Analytics Cloud ermittelt und wieder in das Kreditsegment zurückgeschrieben. Meine Empfehlung für Ihr Berichtswesen ist die Nutzung des Hauptkreditsegments. Kreditmanager erhalten auf diese Weise einen Überblick über das gesamte Unternehmen.

KPI zum Zahlungsverhalten

Üblicherweise werden aus anderen Systemen und Komponenten Kennzahlen fortgeschrieben, die im Kreditsegment sichtbar werden. Eine häufige Integration findet sich etwa zu SAP BI oder zu den Cloudlösungen. Die Aktualisierung dieser Fortschreibung erfolgt nach Ihrer Vorgabe.

Die Art der Anbindung zu SAP BI, in die Cloudlösung oder in Ihr favorisiertes Analysetool hängt von den festgelegten Kennzahlen, den Key Performance Indicators (KPI), und Ihren Unternehmensanforderungen ab. Beim Kreditvektor handelt es sich um Kennzahlen zum Zahlungsverhalten des Geschäftspartners und um Analyseergebnisse aus Business Intelligence (BI). Diese Kennzahlen können berechnet bzw. fertig aus Ihrem Analysetool in die Felder für die KPI zum Zahlungsverhalten der Geschäftspartner geliefert werden. Die KPI zum Zahlungsverhalten werden je Kreditsegment zugeordnet. Im Standard sind die folgenden Gruppierungen vorgesehen:

 MahnungenWerte für Betrag und Währung, Anzahl der Mahnungen mit Datum und Mahnstufe mit der zugehörigen ID

 Ältester offener PostenBetrag und die Währung je Kreditsegment, die Verzugstage und Nettofälligkeit sowie die zugehörige (mitgegebene) ID

 ZahlungenBeträge und Währungen, das Datum im Feld Zahlung und eine mitgegebene ID

 VerkaufWerte für Beträge und Währung, Verzugstage, Beträge mit und ohne Skonto, den maximalen Umsatz, den Umsatz, DSO sowie die zum Inkasso gegebenen Beträge absolut und relativ zum Umsatz

Auf der Registerkarte KPI erhalten Sie so eine schnelle Übersicht zum Verhalten und zur Wertigkeit Ihres Geschäftspartners. Das soll helfen, die Kreditentscheidung schneller herbeizuführen. Die Daten auf der Registerkarte KPI können aus Analysesystemen wie dem BI gespeist werden. Für das Senden der Debitorendaten in SAP Credit Management steht Ihnen der Report UKM_TRANSFER_VECTOR (Kennzahlen zum Zahlungsverhalten senden) zur Verfügung. Den Report führen Sie mittels Transaktion SA38 aus. Sie erreichen ihn alternativ über den Menüpfad SAP Easy Access • SAP Menü • Rechnungswesen • Financial Supply Chain Management • Credit Management • Integration Credit Management mit FI-AR • UKM_TRANSFER_VECTOR – Fortschreibung von Kennzahlen zum Zahlungsverhalten.

Für die Kreditrisikoüberwachung mit der dokumentierten Kreditentscheidung oder den Kreditlimitantrag zur Anpassung des Kreditlimits liefern Ihnen die Kennzahlen schnelle Informationen zum Zahlungsverhalten.

1.4 Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung des neuen Kreditmanagements

In Abschnitt 1.1 wurde aufgezeigt, dass das fachliche Projekt dem IT-Projekt zur Einführung des neuen Kreditmanagements vorangeht. »Mit dem Business zusammenarbeiten« heißt, zielgerichtet an die Verantwortlichen heranzutreten und ihnen vorab Arbeitsmittel an die Hand zu geben, die sie später zur Implementierung der Prozesse im neuen Kreditmanagement mit SAP Credit Management nutzen. Ein Vorteil dieser Verfahrensweise, die ich Ihnen in diesem Abschnitt vorstellen möchte, ist die Möglichkeit zur parallelen Arbeit an den fachlichen und IT-Themen im Projekt. Zur Einleitung sind hier die Phasen für ein vorbildliches Kreditmanagement zusammengefasst:

 Phase 1: Kundenakquise

 Phase 2: Kreditwürdigkeitsprüfung

 Phase 3: Kreditentscheidung

 Phase 4: Kreditsicherung

 Phase 5: Kreditüberwachung

 Phase 6: Inkasso

Diese Phasen entsprechen den Prozessen in SAP Credit Management und sind den »IT-Lösungen für das Credit Management« des BvCM entnommen [3]. Sie lassen sich für Ihr FSCM-Projekt passgenau umsetzen. Mit dieser Prozesskette haben Sie für das Kreditmanagement an alles gedacht.

Vorbetrachtung für das SAP Credit Management

Bevor Ihr Projekt startet, sollten Sie sich einige allgemeine Fragen beantworten:

1. Wie wollen Sie zukünftig arbeiten? Nutzen Sie Mobilgeräte und damit SAP-Fiori-Apps? Ein S/4HANA-System muss selbstverständlich immer zugrunde liegen. Für einen optionalen Einsatz von SAP-Fiori-Apps lesen Sie zusätzlich Kapitel 2.

2. Wie sieht Ihre zukünftige Softwarelandschaft mit dem neuen SAP Credit Management aus? Nutzen Sie zusätzlich Cloudlösungen und SAP CRM oder weitere Premiumsoftware? Deren Integration wird an vielen Punkten im Buch beschrieben.

3. Welche Dienstleister für Wirtschaftsinformationen werden Sie zukünftig beliefern, welche Informationen im Kreditmanagement generieren Sie selbst?

4. Gibt es in Ihrem FSCM-System Prozesse, die mithilfe des SAP Dispute Management geklärt oder über das SAP Collections Management eingefordert werden müssen?

Die Einrichtung des SAP Credit Management ist auch ein fachliches Projekt zum Kreditmanagement. Die Personen in den Fachbereichen Kundenbuchhaltung, Treasury, Vertrieb/Sales usw. wissen noch nicht, was für die Einrichtung der Prozesse mit SAP vorausgesetzt wird. Das Ziel ist die Verlagerung aller Arbeiten in SAP, keine Arbeit am System vorbei. Früher gab es Laufmappen mit Laufwegen, dann E-Mails und jetzt kommt der Kreditmanagement-Workflow mit Dokumenten und Notizen.

Für die beiden Prozesse »Kreditlimitantrag« und »dokumentierte Kreditentscheidung« zeichnen Sie alles auf. Dazu gehört der komplette Durchlauf mit allen Entscheidungen, reduziert auf Ja/Nein, mit einem Durchlaufplan. Benutzen Sie für die Prozessabbildung eine Software wie MS Visio, Aris oder ein anderes Prozessmodellierungstool; stellen Sie damit den Laufweg nach: Alles wird von Hand zu Hand gegeben oder per E-Mail weitergeleitet und dokumentiert. Jede Person im Prozess dokumentiert, was Sie erhalten hat, was sie in welcher Reihenfolge getan und was sie weitergereicht oder -geschickt hat. Beide Prozesse finden sich im Standard von SAP S/4HANA. Die Workflows lassen sich in einer grafischen Variante ausgeben, in der jede Änderung sofort berücksichtigt wird. Die Darstellung dient Ihnen als Basis für die genaue Beschreibung Ihres Kreditmanagement-Projektes. Für alle weiteren Teilprozesse können Sie Ihre betrieblichen Prozesshandbücher verwenden.

Damit Ihnen das fachliche Projekt und dessen Abbildung mit SAP Credit Management gut gelingen, finden Sie im Weiteren wichtige Aspekte für Ihr Konzept. Darin stellen Sie die Fragen an den Fachbereich, deren Antworten Sie für die Implementierung benötigen. So, wie Sie für eine Zahlungsträgerimplementierung genau zwei Unterlagen brauchen: ein Zahlträgermuster in minimaler und maximaler Formatversion und die Regeln für die Belegung der Felder. Anschließend haben Sie ein Gerüst für das vorgelagerte Konzept und die Einrichtung von SAP Credit Management (siehe Customizing in Kapitel 7).

Zuarbeiten für das Customizing und die Anwendungsvorbereitung

Für die fachliche Einrichtung im Customizing und in der Anwendung des SAP Credit Management erheben Sie vorher oder parallel zur Einrichtung Ihres Projektes die im Folgenden beschriebenen Daten und Informationen. Wir orientieren uns dabei an der Gliederung, die das Customizing von SAP Credit Management mit den verbundenen Komponenten vorgibt. Es existiert ein weiterer Ansatz, der sich für Aufwandsschätzungen sehr bewährt hat: Die zu füllenden Felder und ihre Verwendung werden ermittelt und danach dokumentiert. Dieser Ansatz wird hier nicht verfolgt, weil es sich dabei nicht um ein reines IT-Projekt handelt und vor dem Projektstart noch keine Klarheit über den endgültigen Aufgabenumfang herrscht. Für spätere, detaillierte Erweiterungen gemäß Kundenwunsch wird der »Felder-Ansatz« jedoch präferiert.

Das Customizing erfolgt in den Komponenten SAP Records Management (RM) und Case Management (CM), den anwendungsübergreifenden Funktionen, z.B. für SAP Business Partner, sowie in der Komponente SAP Credit Management in der Lösung SAP Financial Supply Chain Management (SAP FSCM).

Schneller bei der Projektarbeit

Sie sparen durch die parallele Einrichtung der Geschäftspartner in SAP Business Partner, der Fälle im Case Management, der Angabe der gewünschten Kommunikation und Nachrichtensteuerung, der Basisangaben für den Workflow und das Kreditmanagement viel Zeit. Die zentral verwaltete Dokumentation steht allen Projektmitgliedern zur Verfügung, sodass Abfragen aus den Fachbereichen nur einmalig erfolgen.

Sie starten mit dem Einrichten in SAP Records Management, gefolgt vom Case Management. Dazu benötigen Sie folgende Informationen:

1. Zur Einrichtung des SAP-Records-Management-Systems (RMS) treffen Sie die Entscheidung, wie viele unabhängige RMS Sie betreiben möchten. Fast alle Kunden betreiben nur ein RMS, damit das neue Kreditmanagement zentral gesteuert werden kann. Wir gehen in diesem Buch daher auch von genau einem RMS aus, da eine RMS-übergreifende Suche nicht möglich ist. Wenn Sie sich aus Sicherheitsgründen für eine Variante mit mehreren RMS entscheiden, dann erfolgt die Einrichtung für alle Systeme gleich. Branchenspezifische Anforderungen werden nicht vorausgesetzt, daher empfehle ich die Nutzung im Standard. Sie müssen dafür keine weiteren Vorbedingungen erfüllen. Ihnen stehen direkt die in Kapitel 7 beschriebenen Funktionalitäten zur Verfügung: ein RMS mit den Fallarten »Kreditlimitantrag« und »dokumentierte Kreditentscheidung« für Konto und Beleg, die Nutzung der Fallarten mit der Standardsuche, Dokumente und Notizen sowie die Standardverwaltung. Für Erweiterungen können Sie nach einer kurzen Laufzeit ein Folgeprojekt aufsetzen.

2. Für die Bearbeitung von Kreditstammdaten der Geschäftspartner (GP) ist im Standard die Rolle UKM000 vorgesehen. Die Einrichtung des Geschäftspartners ist in Abschnitt 7.2.2 beschrieben. Für dessen Nutzung in der Rolle UKM000 benötigen Sie keine weiteren Informationen.

3. Für die Einrichtung der Berechtigungen zu den Objekten sind sehr umfangreiche Zuarbeiten notwendig, die von den firmenspezifischen Anforderungen abhängen. Alle Mitarbeiter im Vertrieb, in der Kundenbuchhaltung und dem Kreditmanagement sind ihren neuen Aufgaben zuzuordnen. Sie benötigen die neuen Rollen Kreditsachbearbeiter und Kreditentscheider im Kreditmanagement. Zu deren Einrichtung verwenden Sie Ihren firmeninternen Nutzerantrag für Berechtigungen. In Abschnitt 3.3 sind die neuen SAP-Berechtigungsobjekte für das Kreditmanagement aufgeführt. Sofern Sie SAP Fiori für Mobilgeräte und PC einsetzen, müssen Sie ein komplett neues Berechtigungskonzept erarbeiten. Hinweise hierzu finden Sie in Kapitel 2 und in Abschnitt 7.5.

Fassen wir die fachlichen Vorgaben für das Kreditmanagement mit SAP Credit Management in der abschließenden Übersicht noch einmal zusammen:

1. Sie starten mit der Kreditrisikoüberwachung:

 Dazu müssen Sie zunächst die Kreditsegmente festlegen. Der Standard geht von einem hierarchischen Aufbau aus. Die oberste Einheit ist das Hauptkreditsegment. Es überwacht das Kreditrisiko für die gesamte Firma. Es kann nur ein einziges Hauptkreditsegment geben. Alle weiteren Kreditsegmente sind gleich strukturiert. Die Vorgaben sollten zentral erfolgen, z.B. nach Vertragsarten, Kundensegmenten usw. Hier sind Vertrieb und Kreditmanagement bis hin zur kaufmännischen Geschäftsführung gefragt.

 Nächster Punkt ist die Angabe der Bewertungsverfahren und Bonitätsstufen. Wenn sich die bisherigen Verfahren zur Bewertung bewährt haben, übernehmen Sie diese. Sie hinterlegen alle aktuell genutzten Berechnungsverfahren und bestimmen entsprechende Bonitätsstufen oder geben Ihre bisherigen Bonitätsstufen an. Bei Nutzung externer Dienstleister tragen Sie die Namen der externen Bewertungsverfahren ein und ordnen diese wie bisher internen Bonitäten zu, damit firmeneinheitliche Zuordnungen existieren. Sollten noch keine Bewertungsverfahren vorliegen, ist der Kreditmanager für deren Entwicklung zuständig. Er entscheidet auch über die Nutzung oder Archivierung von Altverfahren.

 Die nächste Zuordnung ist die Kundenkreditgruppe als ergänzendes Merkmal für die Bewertung. Kunden werden z.B. nach der Größe des Unternehmens geordnet. Die Einstufung erfolgt vom Kreditmanager gemeinsam mit dem Vertrieb. Bisherige Kundenkreditgruppen können Sie übernehmen, insbesondere für Neukunden.

 Die Folgeaufgabe ist das Hinterlegen der Formeln für die Bonitätsbestimmung. Die Formeln dienen dem Scoring. Ihre eigenen Formeln müssen Sie in der SAP-Logik definieren. Dazu steht Ihnen ein Formeleditor zur Verfügung, der von erfahrenen Nutzern und Beratern leicht zu bedienen ist. Der formalen Logik und mathematischen Kreativität sind dabei wenig Grenzen gesetzt. Im Bedarfsfall erledigt diese Aufgabe ein Programmierer für Sie. Die Formeln werden nach der Entwicklung umfangreich getestet.

 Zur Risikobewertung nutzen Sie neue Risikoklassen für Ihre Kunden oder migrieren die bisherigen.

 Mit der Darstellung der Attribute definieren Sie alle Kennzahlen zum Zahlungsverhalten (KPI), die Sie im Kreditmanagement nutzen wollen. Eine Ergänzung ist jederzeit möglich. Als Startoption übernehmen Sie die Angaben aus Ihren bisherigen Listen und Berichten.

 Zum Schluss der Kreditrisikodefinition benötigen Sie die Zuarbeit vom Basisteam für die Web- oder Cloudanbindung an externe Auskunfteien und Wirtschaftsdienste. Diese übernehmen Sie in das Customizing.

2. Es folgt die Einrichtung der Geschäftspartner, sie ist Standard und kann wie in Kapitel 7 gezeigt übernommen werden.

3. Für die Feldauswahl benötigen Sie folgende Angaben aus dem Kreditmanagement:

 Sperrgründe in der Kreditlimitprüfung

 Infotypen und Infokategorien in der Kreditlimitprüfung

 Prüfregeln für die Kreditlimitprüfung als Schrittverfahren

 Verfahren zur Kreditlimitprüfung

Diese Informationen stellt der Kreditmanager bereit. Sollte der Kreditmanager seine Arbeit erst mit diesem Projekt aufnehmen, ist die Kundenbuchhaltung der geeignete Ansprechpartner.

4. Sie benötigen weiterhin vollumfängliche Informationen zur Statusgestaltung (Schrittfolge) der Genehmigung und zur Bearbeitung der Fälle im Workflow. Hier reichen jeweils die Bezeichnungen der Positionen. Für Vorgänger und Nachfolger müssen keine strikten Einträge hinterlegt werden. Die Bearbeitung sollte aufsteigend erfolgen. Ich empfehle Zehnerschritte für spätere Ergänzungen.

5. Zum Schluss benötigen Sie für die Momentaufnahme zur dokumentierten Kreditentscheidung ein Formular zur Korrespondenz. Die Vorgabe kommt vom KAbbildungreditmanager in Abstimmung mit dem Formularverantwortlichen. Für viele Einträge finden Sie Anregungen in Kapitel 7.

Sie haben bisher viele Hinweise zu Personen, Aufgaben und Rollen für das neue Kreditmanagement erhalten. Hier nochmals die Aufstellung, wer im Projekt zur Einführung des neuen Kreditmanagements mitarbeiten sollte:

 Projektleiter

 Projektmanagement

 Basisberater

 Programmierer

 Kreditmanager

 Vertrieb

 Kundenbuchhaltung

 Geschäftsbuchhaltung

 Formularverantwortlicher

 Workflowprogrammierer oder Berater

 FIN-FSCM-CR-Berater

 Berechtigungen

 Administrator

 Tester

Alle Personen werden in Teilzeit mit unterschiedlichen Anteilen geplant. Nur der Berater für SAP Credit Management ist in Vollzeit vorzusehen. Die Ressourcenplanung für einen Entwickler richtet sich nach dem Umfang gewünschter Kundenerweiterungen. Das Projekt kann unterjährig umgesetzt werden und startet nach dem Jahresabschluss. Die Laufzeit ist mit sechs Monaten gut bemessen.