Гонка на миллион. Как выстроить финансовую стратегию, которая приведет ваш бизнес к победе

Куда уходят деньги и откуда они приходят?

Каждый день в компании проходят десятки, а то и сотни операций с деньгами. И если взять траты за месяц и просто собрать их в кучу, то мы получим одно число: расходов у нас было, скажем, на миллион рублей.

Можно ли что-то из этого понять? Ну, мы можем по такому же принципу посчитать поступления денег и сделать вывод: мы тратим больше, чем зарабатываем. Или меньше.

А вот дальше уже начинается ступор: допустим, мы тратим больше, чем зарабатываем. А почему? Непонятно. Ведь такой подход дает нам итоговую цифру трат, но не показывает, из чего она складывается.

Было бы намного информативнее, если бы данные о тратах выглядели так, как в таблице 2.1.

Так уже понятнее. Как минимум при необходимости сократить траты предприниматель вряд ли побежит передоговариваться по арендной плате за цех или снижать объем рекламы. Даже если и там и там суммы каким-то образом снизятся на 30 %, то экономия составит всего 34 000 руб. Конечно, никакая копейка не лишняя, но вряд ли в такой ситуации игра стоит свеч. А вот закупка сырья и зарплата рабочих – достаточно крупные расходы, над ними можно поработать и извлечь хорошую выгоду.

Распределив траты и поступления денег по категориям, вы получите ценную информацию для принятия управленческих решений.

Составьте список статей трат и поступлений, чтобы видеть корни каждой денежной операции. Такой список будем называть справочником статей.

Детализация статей должна быть такой, чтобы их в итоге получилось 30–40 шт. Не нужно делать отдельную статью под каждую трату, иначе список раздуется и с ним будет неудобно работать. Скажем, у вас есть офис, и туда нужно покупать еду и канцтовары, заказывать там уборку, платить за него аренду. Объедините все эти траты в статью «Офисные расходы» – и сможете из месяца в месяц отслеживать, сколько тратите на офис. И так со всеми областями бизнеса.

Денежные потоки бывают разными

Уйти в минус по кеш-флоу можно по разным причинам. Например, в июле это произошло из-за того, что компания слишком много потратила на закупки и зарплаты, а в августе – потому что купила в цех новый дорогостоящий станок. Вроде бы и там и там получился минус, хотя к августу как будто меньше претензий. Станок дорогой, но без него никак нельзя, плюс он же будет генерировать нам прибыль еще много месяцев. А в июле деньги просто растранжирили.

Возьмем другую ситуацию: в сентябре компания потратила столько же, сколько и в июле, и тоже ушла бы в минус, если бы не одно «но» – кредит. Взяли деньги у банка и фактически оставили компанию в плюсе.

В итоге компания с точки зрения денежного потока прожила три разных месяца – настолько разных, что сравнивать их как-то неправильно (табл. 2.2).

Сравнивая эти три месяца между собой, легко попасть в ловушку «Ну, это другое…». То есть предприниматель будет смотреть на эти три месяца, видеть объективную итоговую цифру, но отказываться от каких-то выводов. Потому что действительно, как сравнить такой июль с таким августом? Это необъективно.

Ситуация проясняется, если разделить все поступления и траты на три вида деятельности: операционный, инвестиционный, финансовый. То есть на уровне операционки мы дополнительно делим денежные потоки на три области принятия решений, чтобы все стало прозрачно.

Операционная деятельность – это все, что напрямую связано с основной работой бизнеса: производство товара, получение денег от клиентов, продвижение, уплата налогов, транспорт и так далее. Причина, почему компания ушла в минус по деньгам в июле, в операционной деятельности: слишком много потратили на закупки и зарплаты.

Инвестиционная деятельность – это все, что связано с инвестициями в развитие бизнеса. Сюда относятся траты на оборудование, ценные бумаги, имущество. Если инвестиционные проекты приносят доход, значит, эти деньги тоже пойдут на инвестиционную деятельность. Например, у бизнеса есть свободные деньги, на них купили акции (трата по инвестдеятельности), а через два месяца получили дивиденды (поступление по инвестдеятельности). Или компания купила станок (трата по инвестдеятельности), а спустя два года продала его (поступление по инвестдеятельности).

Финансовая деятельность – это все, что связано с финансированием бизнеса. К этому виду деятельности относятся кредиты, дивиденды, которые собственник выводит из компании себе, а также деньги собственника, которые он вносит в компанию.

Итак, на прошлом этапе у вас появился справочник статей. На следующем шаге эти статьи нужно отнести к одному из видов деятельности. И теперь, когда вы соберете сводку по тратам денег, то сможете понять, как бизнес прожил месяц по каждому виду деятельности (табл. 2.3).

Фокус внимания в любом случае будет на общем результате: в плюсе или в минусе компания по результатам месяца. Но появляется намного больше информации, чтобы сделать правильные выводы.

Если компания в минусе от операционной деятельности, это очень тревожный звонок. Получается, бизнес не может сам себя обеспечить деньгами. Выбытий больше, чем поступлений. Мы проедаем деньги, заработанные ранее. И наоборот: если по операционной деятельности плюс – значит, ситуация с денежным потоком в целом здоровая.

Если компания в минусе по инвестиционной деятельности, то это нормально. Сам вид деятельности такой, что, как правило, плюс тут и не подразумевается. Все-таки ситуация, когда бизнес вкладывается в ценные бумаги и получает с них дивиденды или продает основные средства – довольно редкая. Здесь важно другое: если инвестиционная деятельность регулярно приводит к тому, что компания в минусе и попадает в кассовый разрыв, значит, вы развиваетесь не по средствам.

В финансовой деятельности важно следить за тем, чтобы компания справлялась с выплатой по кредитам и чтобы их не накопилось слишком много. Также стоит быть внимательным к дивидендам: если из-за них компания в минусе, значит, опять же, вы действуете не по средствам.

Фиксировать нужно каждый день. Сделать список статей поступлений и трат, распределить статьи по видам деятельности – это настройка отчета, она обычно занимает около двух часов. Но помните, что справочник статей надо вести по всем отчетам и далее. Отнеситесь к нему очень тщательно и кропотливо. И не забудьте разделить все статьи на три вида деятельности.

Дальше все одновременно легко и сложно.

Легко: нужно просто вписывать в отчет все денежные операции. Никаких заморочек: ушли деньги – записали, пришли деньги – записали.

Сложно: делать это нужно каждый день, чтобы в любой момент была актуальная информация о количестве денег на счетах.

Запаситесь терпением. Первые пару месяцев лучше вести отчет самостоятельно, чтобы понять бизнес-процесс его заполнения и, возможно, скорректировать справочник статей. Далее можно делегировать ведение записей или автоматизировать их с помощью одного из сервисов учета финансов.

В итоге у вас получится отчет о движении денежных средств (ДДС). Как он выглядит в упрощенном виде, показывает таблица 2.4.

Когда вы соберете отчет в первый раз, по нему уже можно будет сделать некоторые выводы, как мы делали раньше в этой главе. Но по-настоящему отчет ДДС расправляет крылья, когда появляются показатели в динамике (табл. 2.5).

Можно сравнить данные этого отчета с предыдущими результатами компании. Так мы получим дополнительную информацию:

● Увидим, что общая сумма трат выросла на 246 000 руб. Если это не было запланировано и нет четкого понимания, почему так произошло, то нужно крепко задуматься.

● Почти на 20 % выросли траты на закупку сырья. В чем дело: мы увеличиваем продажи и потому больше закупаем – или упустили цены из-под контроля и платим больше за тот же объем?

● Почему так резко выросли зарплаты в мае: наняли новых сотрудников и больше продаем – или пообещали бонусы работникам, не подумав?

● Сколько денег нужно компании в месяц? Хорошо, чтобы в бизнесе со временем появился резервный фонд, в котором будут деньги на два-три месяца работы. Узнать эту цифру поможет ранее собранная в ДДС статистика.

Как я сказала выше, необходимо фиксировать все операции, которые каждый день происходят в бизнесе, будь то поступления или выбытия. Для бизнеса на этапе стартапа подойдет Excel или любой шаблон для учета денег. Блокнот я не советую использовать, так как с ростом бизнеса эти данные все равно придется переносить в таблицу. Подходящий шаблон вы можете скачать, например, на нашем сайте fin-race.ru.

Если в день проходит более 100 операций, рекомендую заносить их не вручную, а прямо из банковской выписки. Для этого у бухгалтера необходимо запросить карточку 51 счета в формате Excel и, выделив все операции, одной кнопкой с помощью макроса перенести в шаблон учета денег. Такой робот-макрос тоже можно скачать на нашем сайте.

Можно сказать «бизнес неэффективный», а можно сказать «бизнес неэффективный в рамках существующей финансовой модели». Выбор лучшей комбинации между тремя уровнями принятия решений (в операционной, инвестиционной и финансовой областях) и есть финансовая стратегия. Потому я так подробно это и рассказываю.

Планирование денежного потока

Когда научились считать деньги, можно планировать их использование. Планирование помогает избавиться от кассовых разрывов – ситуаций, когда бизнес остается без денег. Бывает, что у компании в целом положительный поток, но деньги заканчиваются – как правило, из-за того, что в начале месяца идут только траты, а поступления приходят ближе к концу. В итоге бизнес оказывается в кассовом разрыве на неделю-другую.

Обычно такие ситуации случаются неожиданно. Сегодня денег на счетах много, направляешь их на правильные вещи. А потом наступает время очередной траты – скажем, налоги надо заплатить, – а денег нет. Чтобы таких ситуаций не допускать, нужно планировать денежный поток.

Для планирования используется таблица под названием «Платежный календарь». Выше мы разбирали отчет о движении денежных средств, куда вписываются все поступления и выбытия. Так вот, платежный календарь – это как ДДС, только для будущего. В него нужно вносить планируемые поступления на неделю, две недели или месяц вперед, чтобы увидеть, хватит ли компании денег на все.

Платежный календарь – это как ДДС, только на будущее.

Давайте для примера посмотрим на платежный календарь небольшой производственной компании (табл. 2.6).

Мы видим, что 3 июля не хватит денег на зарплаты, а 5 июля ситуация станет еще хуже из-за необходимости купить партию лака в цех. Кассовый разрыв составит 100 000 руб. и продлится до 6 июля, когда придет оплата от одного из клиентов.

Если бы предприниматель не составил платежный календарь, то о кассовом разрыве он мог бы догадаться интуитивно или узнать по факту 3 июля, когда не сможет полностью выплатить зарплаты. Но наш предприниматель платежный календарь все-таки составил, а потому увидел кассовый разрыв заранее.

В этом случае решение простое: повременить с покупкой компьютеров. Тогда календарь компании будет выглядеть так, как показано в таблице 2.7.

Конечно, для примера я специально взяла довольно простую ситуацию. В реальности проблемы сложнее, но суть не меняется: платежный календарь в случае кассового разрыва дает предпринимателю время и пространство для маневра.

Как и в гонках, когда пилот находится один на один с машиной, которая реагирует на каждое движение, едва заметный рывок руля, подергивание ноги на педали – и ты наверстываешь или теряешь драгоценные секунды.

Если предприниматель знает о кассовом разрыве заранее, у него появляется много вариантов, как решить проблему:

● договориться с поставщиком о переносе срока оплаты на несколько дней вперед;

● договориться с клиентом, чтобы тот заплатил раньше;

● временно отказаться от трат, которые компания пока не может себе позволить;

● если кассовый разрыв неизбежен, заранее запросить заемное финансирование на комфортных для себя условиях.

Отсутствие планирования, пожалуй, самая очевидная причина кассовых разрывов, от которой легко избавиться с помощью платежного календаря. Бывают и более сложные ситуации: затоваренный склад, отсрочки, перебор основных средств. Об этом позже.

* * *

В следующих главах вы постепенно сместите фокус внимания с денег и перейдете к мышлению через более высокоранговые показатели: чистую прибыль, эффективность компании, рентабельность собственного капитала. Но на начальных этапах развития бизнеса эти вещи не имеют такого значения. А вот без денег компания умрет, толком не начав работать. Поэтому первым делом нужно научиться грамотно управлять деньгами бизнеса.