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FORMULARE & BEHÖRDENGÄNGE
PAPIERKRIEG ZU ENDE GEDACHT

DAS KAPITEL IN DREI SÄTZEN

•Bevor du offiziell selbstständig bist, musst du noch ein paar wirklich unangenehme Formulare ausfüllen.

•Die meisten Antworten sind bei allen Yogalehrer:innen identisch – du kannst sie also direkt aus einer Vorlage übernehmen.

•Eine gute Sache ist eineRegistrierung zur elektronischen Kommunikation mit dem Finanzamt (ELSTER in Deutschland, FinanzOnline in Österreich oder, abhängig vom Kanton, eTax in der Schweiz)

HÄTTE ICH DAS MAL VORHER GEWUSST…

Du hast die „Krähe“ gemeistert (einhändig!). Du hast die Namen von 108 Yogahaltungen auf Sanskrit gelernt. Du hast dich vor 20 wildfremde Menschen gestellt und in der Abschiedsvorstellung deines Teacher Trainings ein verdammtes Lied gesungen. Aber jetzt kommt der schwierigste Teil. Eine der vielleicht letzten Herausforderungen unserer Zeit, eine Prüfung, beinahe so hart wie das Leben selbst. Es ist der unheilige Dreiklang, der Fluch derer, die in ihrem Leben nach einem höheren Ziel suchen: Das Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung und gegebenenfalls die Antragstellung für die Umsatzsteuer-Identnummer. Und wenn du schon dabei bist, solltest du gleich den Antrag auf Feststellung des sozialversicherungsrechtlichen Status erledigen. Bääm! Was bringt dir deine Krähe jetzt?

Dieser unendliche Schrecken aus Formularfeldern ist die letzte Prüfung, bevor dein Leben als Yogalehrende:r beginnen kann. Und damit diese Hürde für dich möglichst niedrig liegt, kannst du den Inhalt für die notwendigen Formulare weitestgehend hier nachschlagen. Wichtig: Bitte verwende die Formulare deiner zuständigen Behörden (im Web suchen und als PDF herunterladen) und setze natürlich deine eigenen Angaben (Name, Adresse etc) ein.

1.FRAGEBOGEN ZUR STEUERLICHEN ERFASSUNG

In Deutschland wurde dieses wunderschöne Papierformular ab 2021 quasi abgeschafft und ersetzt durch das super-hippe ELSTER-Portal. Zur Nutzung des Portals und damit der Anmeldung beim Finanzamt benötigst du ein sogenanntes Software-Zertifikat (das ist eine freakig-nerdige Spezialdatei, die du auf deinem Rechner speicherst). Für die Anmeldung zu ELSTER (Elektronische Steuererklärung) brauchst du außerdem etwas Zeit (wie für eigentlich alles, was mit dem Finanzamt zu tun hat). Hast du den ersten Schritt der Online-Registrierung durchgeführt, erhältst du anschließend ein Schreiben mit der Post, um die Registrierung abzuschließen. Das Gute: Das so gewonnene Zertifikat lässt sich danach auch zum Versand von Steuervoranmeldungen und -erklärungen etc. nutzen. Praktisch, oder?

Inhaltlich geht es im Fragebogen hauptsächlich um deine Basisdaten:

•Name

•Adresse

•Ggf. Familienstand und Ehepartner:in

•Steuer-Identifikationsummer

•Art der Tätigkeit (= Yogaunterricht)

•Gründungsart (= Neugründung) und -datum

•Deine voraussichtlichen Einkünfte (im Zweifelsfall lieber eher niedrig schätzen)

•Die Art der Gewinnermittlung (= Einnahmenüberschussrechnung).

•Dein Wirtschaftsjahr (weicht normalerweise nicht vom Kalenderjahr ab; wenn doch, wüsstest du es).

•Anwendung der Kleinunternehmer-Regelung (das kannst du höchstwahrscheinlich machen, es spart dir Stress; mehr dazu im Kapitel „Umsatzsteuer“)

In den allermeisten Fällen kannst du alle anderen Fragen mit „Nein“ beantworten oder ignorieren. Im Zweifelsfall solltest du natürlich deine:n Steuerberater:in fragen. Aber auch, wenn du versehentlich etwas vergisst oder offensichtlich falsch ausfüllst, ist es nicht schlimm: Das Finanzamt meldet sich dann bei dir und du hast die Möglichkeit, deinen Fehler zu korrigieren.

2.ANTRAGSTELLUNG FÜR DIE UMSATZSTEUER-IDENTNUMMER

Es kann sein, dass du diese Nummer nie brauchst. Und zwar dann, wenn du keine Geschäfte mit Menschen im Ausland machst. Denn die Umsatzsteuer-Identnummer (wieder so ein schönes deutsches Wort) ist eine Art internationale Steuernummer, die dich als Unternehmen identifiziert. Kurz gesagt lässt sich mit der Erstattung der Umsatzsteuer bei internationalen Geschäften relativ einfach lukrativer Betrug begehen. Und diese eindeutige Nummer soll dabei helfen, diesen Betrug zu vermeiden oder wenigstens hinterher aufzuklären. Aber wie gesagt: Eigentlich brauchst du die USt.-Id.Nr. (sogar die Abkürzung ist uncool) nur, wenn du nach der Yoga-Weltherrschaft greifst oder mal ein Retreat auf Malle anbietest.

3.ANTRAG AUF FESTSTELLUNG DES SOZIALVERSICHERUNGSRECHTLICHEN STATUS

In Deutschland auch bekannt als „Formular V0027“. Studiobetreiber kennen und fürchten es, weil es im Grunde über Schein- und echte Selbstständigkeit von Yogalehrer:innen entscheidet (siehe Kapitel „Scheinselbstständigkeit“). Dazu gibt es noch eine Anlage (Formular C0031, das ebenfalls wenig Freude bereitet). Du hast keine automatische Verpflichtung, das Formular auszufüllen, es kann aber sein, dass ein Yogastudio dich darum bittet, um Missverständnisse zu vermeiden. Das Formular sollte natürlich nach bestem Wissen und Gewissen ausgefüllt werden, im Normalfall kannst du aber die Antworten übernehmen, die du hier findest:

Der finale Schritt lässt sich leicht und ganz ohne Formular erledigen:

DIE ANMELDUNG ALS FREIBERUFLER BEI DEINEM ZUSTÄNDIGEN FINANZAMT.

Dafür kannst du einfach diesen Text als Brief an dein zuständiges Finanzamt schicken (Adresse steht u.a. auf deinem letzten Steuerbescheid):

„Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit zeige ich Ihnen an, dass ich ab (DATUM) eine freiberufliche Tätigkeit als Yogalehrer:in aufnehmen werde/aufgenommen habe und bitte um Erteilung einer Steuernummer. Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mit allen erforderlichen Anlagen habe ich bereits per ELSTER übermittelt.

Mit freundlichen Grüßen,

Dein Name“

KARMA-CONTENT
Zeitmanagement

TIMING IST ALLES: DEIN PERSÖNLICHER STUNDENPLAN

Es gibt einen Grund, warum die meisten Menschen maximal 40 Stunden pro Woche arbeiten. Der Grund heißt „Burnout“. Es wäre besonders ironisch, wenn ausgerechnet Yogalehrer:innen wegen Überarbeitung krank würden. Bevor du dich also Hals über Kopf ins Yogalehrer:innen-Dasein stürzt (oder wenn du das bereits getan hast), solltest du dein Zeitmanagement prüfen. Trage hier deine (geplanten) Arbeitszeiten inklusive Anfahrt, Vorbereitung, Buchhaltung und mindestens einer Yogaklasse, an der du selbst teilnimmst, ein (letzteres ist wirklich wichtig und gehört zu deiner Arbeitszeit!). Zähle dann nach, wie viele Arbeitsstunden deine Woche umfasst.

Wenn du auf mehr als 40 Arbeitsstunden wöchentlich kommst, solltest du dir Gedanken über eine Work-Life-Balance machen.

Auf www.yogabu.ch findest du für deinen Wochenplan eine kostenlose Vorlage, die du ausschneiden und an den Kühlschrank hängen kannst.

CHECKLISTE

Von Anfang an alles richtig machen

Freiberufliche Tätigkeit beim Finanzamt angemeldet

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt & abgeschickt

Antragstellung der Umsatzsteuer-Identnummer erledigt

ggf. Antrag auf Feststellung des sozialversicherungsrechtlichen Status ausgefüllt & abgeschickt

ggf. Geschäftskonto bei der Bank eröffnet

Businessplan erstellt

Finanzplan erstellt

Buchhaltungssoftware eingerichtet bzw. Steuerberater:in beauftragt

Mindestens drei Yogastudios besucht und persönlich (!) beworben

PRACTICE WHAT YOU PREACH.

Wer Entspannungstechniken unterrichtet, verliert durch einen Burnout seine Glaubwürdigkeit.

TEIL 2

BUCHHALTUNGS-BASICS
SOLL UND HABEN

DAS KAPITEL IN DREI SÄTZEN

•Grundsätzlich ist die Buchhaltung eine einfache Sache: Es gibt Ein- und Ausgaben und alles muss ordentlich erfasst werden.

•Die beiden größten Herausforderungen liegen in der Ordnung und der zeitnahen Erfassung der Buchungen.

•Mit ein paar Tricks und etwas Disziplin lässt sich ein kleines Yogabusiness aber durchaus selbst buchhalterisch verwalten.

THEORIE VS. PRAXIS

Eigentlich ist das mit der Buchhaltung eine einfache Sache: Man erstellt pro Monat eine Liste mit den Einnahmen und eine Auflistung der Ausgaben. Addiert man die Differenz der beiden Summen mit dem Konto-Endstand des Vormonats, sollte sich der Betrag mit dem aktuellen Kontostand decken. Und mit etwas Glück ist das sogar ein positiver Betrag. Soweit die Theorie. In der Praxis klingt dann alles etwas furchteinflößender: Belegerfassung, Rechnungsstellung, Monatsabschluss, Umsatzsteuervoranmeldung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und, und, und. Schnappatmung?

LANGSAM – SO SCHLIMM IST ES GAR NICHT

Wenn man die einzelnen Elemente einer ordentlichen Buchhaltung anschaut, sind diese weniger furchteinflößend als eine durchschnittliche Armbalance-Haltung (wie zum Beispiel der Handstand). Im Wesentlichen geht es um folgende Tätigkeiten:

1.RECHNUNGEN SCHREIBEN

Der schönste Teil der Buchhaltung. Weil das bedeutet, dass du Yoga unterrichten durftest und dafür entlohnt wirst. Alles zur korrekten Rechnungsstellung erfährst du.

MÖGE DAS GUTE IM UNIVERSUM SEINEN WEG ZU MIR FINDEN.

MÖGE ICH DAS GUTE IM UNIVERSUM ANNEHMEN UND MEHREN.

ZU MEINEM GUTEN UND ZUM GUTEN ANDERER.

2.AUSGABEN ERFASSEN

Der vielleicht nervigste Teil der Buchhaltung. Jede geschäftliche Ausgabe braucht einen korrekten Beleg als „Beweis“ fürs Finanzamt. Darauf sollte neben dem Rechnungsbetrag und dem Datum ggf. die separat aufgelistete Umsatzsteuer stehen. Und natürlich auch, wofür der Beleg eigentlich ist.

PROFI-TIPP

Wenn du ausnahmsweise mal keinen Beleg bekommst oder ihn verloren hast, kannst du einen sogenannten Eigenbeleg schreiben. Dieser enthält im Prinzip alles, was ein „normaler“ Beleg auch enthält:

•Zahlungsempfänger

•Gegenstand der Rechnung

•Datum

•Einzelbeträge/Summe

•und deine eigenhändige Unterschrift

Außerdem musst du noch vermerken, aus welchem Grund du einen Eigenbeleg erstellst, zum Beispiel „Beleg versehentlich mit in die Waschmaschine gesteckt.“. Beispiel für einen Eigenbeleg:

3.ZAHLUNGSEIN- UND -AUSGÄNGE BUCHEN

Es ist natürlich toll, Rechnungen zu schreiben und Belege zu sammeln. Aber es sollte schon auch etwas Geld fließen, damit daraus ein steuerlich relevanter Vorgang wird. Deshalb musst du in deiner Buchhaltung irgendwo auch notieren, wann welcher Betrag an wen bezahlt wurde. Am besten nutzt du dafür ein Buchhaltungsprogramm (siehe Kapitel „Buchhaltungssoftware“). Dort kannst du deine Belege digital speichern und auch erfassen, wann sie bezahlt wurden.

4.BERICHTE ANS FINANZAMT

Eigentlich ist es ja schon schrecklich genug, dass man am Ende des Jahres mindestens eine Steuerklärung machen muss. Aber unter Umständen wollen die Herrschaften vom Amt jedes Quartal oder eventuell sogar jeden Monat eine Art Update von dir in Sachen Umsatzsteuer. In der Umsatzsteuervoranmeldung gibst du deinen Gewinn oder Verlust der jeweiligen Periode (Monat/Quartal) an. Aber nur, wenn du überhaupt Umsatzsteuer abführen und Voranmeldungen machen musst (mehr dazu im Kapitel „Umsatzsteuer).

Vorteil fürs Finanzamt: Es kommt schneller an dein Geld.

Vorteil für dich: Du musst nicht alles am Jahresende auf einmal bezahlen.

BELEGABLAGE LEICHT GEMACHT

Du kannst deine Belege digital oder analog (also auf Papier) sammeln. Die Papierbelege sammelst du am besten in einer Mappe oder einem Umschlag. Schaue am Monatsende unbedingt nochmal dein Portemonnaie durch, ob sich nicht doch noch ein kleiner Kassenzettel irgendwo versteckt hat. Digitale Belege (viele Rechnungen bekommt man ja ohnehin als PDF per Mail) kannst du in einem kleinen Ordnersystem ablegen. So vermeidest du auch, zu viel zu vergessen und irgendwann nachreichen zu müssen. Deine Papierbelege kannst du übrigens ganz einfach mit einer kostenlosen Smartphone-App (zum Beispiel von Google) einscannen, dann hast du alles an einem Ort gespeichert. Oder aber du druckst die digitalen Belege aus und legst sie in deine Mappe oder deinen Ordner.

Deine digitale Belegablage könnte zum Beispiel so aussehen:

RECHNUNGEN SCHREIBEN
EIN WUNDERBARES RITUAL

DAS KAPITEL IN DREI SÄTZEN

•Das Erstellen von Rechnungen ist eine schöne Sache – weil es bedeutet, dass du etwas geleistet hast und dafür entlohnt wirst.

•Es gibt einige Pflichtangaben, die auf keiner Rechnung fehlen dürfen.

•Nimm dir Zeit für das Schreiben deiner Rechnungen und mache vielleicht sogar ein kleines Ritual daraus.

AUSNAHMSLOS GUT UND SCHÖN

Es gibt eine Sache an der Selbstständigkeit, die ist so schön und gut, dass kein Schatten sie für dich trüben kann. Etwas, das ohne Ausnahme positive Emotionen in dir auslösen muss. Ein Ritual, dass du regelmäßig praktizieren und auf das du dich jedes Mal von Neuem freuen solltest: Das Erstellen von Rechnungen.

Mit jeder Rechnung, die du schreibst, belohnst du dich für etwas, das du vorher geleistet hast. Ein ganzer Monat Yogaunterricht, zum Beispiel. Oder ein abgeschlossener Workshop oder vielleicht auch nur eine einzelne Vertretungsstunde. Und ganz gleich, wie hoch die Zahl ist, die ganz unten auf deiner Rechnung steht: Sie hilft dir dabei, dein Leben zu finanzieren und deinen Traum zu leben. Außerdem hilft dieser Betrag auch denen, die deine Yogaklassen besuchen und so ihr eigenes Leben verbessern. Du solltest dich also nicht im Geringsten schlecht dabei fühlen, wenn du jemandem eine Rechnung schreibst. Du hast dir das Geld verdient, weil du dafür gearbeitet hast. Und jetzt ist dein Auftraggeber an der Reihe, dich dafür zu entlohnen.

Dafür braucht er oder sie eine korrekt erstellte Rechnung von dir. Diese muss einige Pflichtelemente enthalten:

1.Dein vollständiger Name und deine vollständige Adresse

2.Name und Adresse des Rechnungsempfängers (zum Beispiel „Yogastudio XY“), ggf. inklusive Firmenzusatz (GmbH oder ähnliches)

3.Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikatiosnummer (falls du umsatzsteuerpflichtig bist – siehe Kapitel „Umsatzsteuer“)

4.Rechnungsdatum (Tag der Rechnungsstellung)

5.Fortlaufende Rechnungsnummer (jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden!)

6.Leistungsbeschreibung (zum Beispiel „Vinyasa-Yogaunterricht“); manche Yogastudios wollen eine genaue Auflistung der unterrichteten Klassen inklusive derTeilnehmerzahlen

7.Leistungszeitraum (zum Beispiel 1.-30.06.2021)

8.Einzelpreise und Summe (zum Beispiel 5 Stunden à X € = Y €)

9.ggf. Rabatte oder Abzüge

10.ggf. Umsatzsteuer oder

alternativ: Hinweis auf Steuerbefreiung: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ oder ähnlich (der Paragraph ist wichtig und muss genannt werden!)

11.Gesamtbetrag der Rechnung

12.Zahlungsziel (die gesetzliche Zahlungsfrist liegt in Deutschland laut § 286 BGB aktuell bei 30 Tagen)

13.Nice to have: Deine Bankverbindung auf jeder Rechnung (nur zur Sicherheit)

Achtung, Sonderfall: Bei der so genannten Kleinbetragsrechnung (Gesamtbetrag unter 250 Euro) kannst du einige der oben genannten Elemente weglassen. Der Einfachheit halber ist es aber besser, deine Rechnungen alle einheitlich zu erstellen. Am besten machst du das mit einem Buchhaltungsprogramm (siehe Kapitel „Buchhaltungssoftware“) – damit kannst du dann auch ganz leicht prüfen und dokumentieren, ob der jeweilige Rechnungsbetrag schon bezahlt wurde. Außerdem musst du die meisten Angaben aus der Liste oben auch nicht jedes Mal neu eintragen. Das spart Zeit (und damit Geld) und schont vor allem deine Nerven.