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1.4 Grundstruktur

Wie oben bereits erwähnt, stellen die SAP-Geschäftspartner übergeordnete Objekte dar – ein Geschäftspartner kann eine Person, eine Organisation oder eine Gruppe sein.

Der Geschäftspartner kann dabei über folgende Grundstruktur charakterisiert werden (siehe Abbildung 1.8):

 Typ des Geschäftspartners,

 Gruppierung des Geschäftspartners,

 Geschäftspartnerrolle.

Abbildung 1.8: Grundstruktur des SAP-Geschäftspartners

1.4.1 Geschäftspartnertyp

Der Typ des Geschäftspartners entscheidet, welche Daten für einen bestimmten Geschäftsvorgang genutzt werden können. Über ihn werden die allgemeinen Attribute wie z.B. Name und Adresse definiert. Ein Geschäftspartner ist immer genau einem Geschäftspartnertyp (Person, Organisation, Gruppe) zugeordnet. Weder kann diese Zuweisung zukünftig geändert werden, noch lassen sich die von der SAP vorgegebenen Geschäftspartnertypen erweitern.

Folgende Typen stehen zur Verfügung:

 Person = natürliche Person, Privatperson,

 Organisation = juristische Person oder Teil einer juristischen Person, z.B. Firma, Abteilung in einer Firma, Verein, Verband,

 Gruppe = z.B. Ehepaar, Wohngemeinschaft.

Direkt beim Anlegen eines Geschäftspartners mit der Transaktion BP muss als Erstes der Geschäftspartnertyp ausgewählt werden (siehe Abbildung 1.9). Daraufhin wird Ihnen nur die jeweils für diesen Typ bestimmte Auswahl von Feldern zur Datenerfassung zur Verfügung gestellt.

Abbildung 1.9: Geschäftspartnertypen der SAP

Beispielsweise wird die Auswahl der verfügbaren Namensfelder durch den Geschäftspartnertyp direkt bestimmt.

Organisation: Anrede, Name, Rechtsform, Branche, Rechtsträger.

Person: Anrede, Vor- und Nachname, weitere Namensbestandteile (wie Namensvor- und -zusätze sowie akademische Titel), Geschlecht.

Gruppen: Anrede, zwei Namen, Partnergruppenart (Ehe, Wohngemeinschaft).

Nachdem der Geschäftspartner über die Transaktion BP angelegt wurde, können Sie die verschiedenen Geschäftspartnertypen im Stammsatz bei der erneuten Bearbeitung an den unterschiedlichen Symbolen erkennen. Der Geschäftspartnertyp »Person« wird durch einen stilisierten »Kopf« dargestellt (Abbildung 1.10).

Abbildung 1.10: Kennzeichen für GP-Typ »Person«

Eine »Fabrik« weist auf den Geschäftspartnertyp »Organisation« hin (Abbildung 1.11).

Abbildung 1.11: Kennzeichen für GP-Typ »Organisation«

Der Geschäftspartnertyp »Gruppe« wird durch zwei stilisierte »Köpfe« symbolisiert (Abbildung 1.12).

Abbildung 1.12: Kennzeichen für GP-Typ »Gruppe«

Geschäftspartnertyp ausblenden

Wenn Sie einen Geschäftspartnertyp überhaupt nicht benötigen, so können Sie ihn im SAP-Standard über das BAdI BUPA_PARTNER_CATEGORY ausblenden.

1.4.2 Gruppierung

Ein Geschäftspartner wird außerdem direkt beim Anlegen immer genau einer Gruppierung zugeordnet (siehe Abbildung 1.13). Diese entscheidet über den Nummernkreis (extern/intern), der ebenfalls fest und im Nachhinein nicht änderbar ist, anders als wir es von den Kontengruppen bei Debitoren/Kreditoren kennen.

Abbildung 1.13: Gruppierung des Geschäftspartners

Nummernkreise für externe GP

Für Geschäftspartner, die aus externen Systemen mit gleicher Nummer übernommen werden, sollten Sie Nummernkreise mit externer Nummernvergabe definieren.

1.4.3 Geschäftspartnerrollen

Das dritte Element in der Grundstruktur des Geschäftspartners ist die sogenannte Geschäftspartnerrolle. Diese dient der betriebswirtschaftlichen Klassifizierung eines Geschäftspartners. Die Ausprägungen und Attribute innerhalb der Geschäftspartnerrolle ergeben sich aus den Anforderungen, die das jeweilige betriebswirtschaftliche Verhältnis an die Verbindung zwischen Geschäftspartnerrolle und Unternehmen stellt. Die Verbindung kann durch mehrere Rollen geprägt sein. Jede dieser unterschiedlichen Rollen definiert eine ganz bestimmte Art der Geschäftsbeziehung, wie etwa:

 Kunde,

 Lieferant,

 Auftraggeber,

 Warenempfänger,

 Warenlieferant,

 Rechnungsempfänger,

 Rechnungssteller,

 Regulierer,

 abweichender Zahlungsempfänger.

Betrachten wir z.B. den Vorgang der Bearbeitung einer Debitorenrechnung: Hier benötigt man eine Rolle, in der Angaben zu der Zahlungsbedingung hinterlegt werden können. Dies wäre dann beispielsweise die Rolle »FI-Debitor«.

Ist der Geschäftspartner gleichzeitig Lieferant, so werden lieferantenbezogene Daten wie die Lieferadresse benötigt. Diese Daten würde man entsprechend in der Rolle »MM-Lieferant« hinterlegen.

Doppelrolle »Lieferant« und »Kunde«

Ist ein Geschäftspartner gleichzeitig Kunde (er kauft Ware bei Ihnen) und Lieferant (er liefert Ihnen auch Ware), so werden für diese betriebswirtschaftlichen Beziehungen der Kundenstammsatz in der Rolle »Kunde (SD)« und der Lieferantenstammsatz in der Rolle »Lieferant (MM)« hinterlegt. Die Verbindung zwischen den beiden Rollen (Stammsätzen) wird, wie im SAP ERP, dadurch definiert, dass im Kundenstammsatz die Nummer des Lieferanten und im Lieferantenstammsatz die Nummer des Kunden erfasst wird.

Neben den rollenspezifischen Angaben, wie den genannten Zahlungsbedingungen oder der Lieferadresse, charakterisieren einen Geschäftspartner aber auch noch zentrale Daten wie Name, Adresse oder Bankverbindung. Da diese rollenübergreifend genutzt werden, werden sie, wie bereits erwähnt, nur einmal im sogenannten allgemeinen Teil des Geschäftspartners hinterlegt.

Lebensdauer von Rollen

Rollen können nur hinzugefügt und nicht entfernt werden. Eine begrenzte Wirksamkeit kann durch ein Arbeiten mit Gültigkeitszeiträumen erreicht werden (siehe Abschnitt 1.5.3).

1.5 Konfiguration des SAP-Geschäftspartners

Da der Geschäftspartner in unterschiedlichen Modulen bzw. Anwendungen im SAP zum Einsatz kommt, gibt es im Customizing mehrere Stellen, an denen die Einstellungen zum Geschäftspartner vorgenommen werden können. Nachfolgend sind die wichtigsten Menüpfade aufgeführt.

1.5.1 Menüpfade

Um die Funktionalität des SAP-Geschäftspartners einzurichten, können Sie im Customizing, d.h. im Menü der Transaktion SPRO, folgende Customizingpfade verwenden:

SAP-Geschäftspartner allgemein:

Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Geschäftspartner • Grundeinstellungen.

SAP-Geschäftspartner im Treasury and Risk Management:

Financial Supply Chain Management • Treasury and Risk Management • Grundfunktionen • SAP-Geschäftspartner für Financial Services • Geschäftspartner • Grundeinstellungen.

1.5.2 Geokodierung

Eine besondere Funktionalität im Umfeld des Geschäftspartners in SAP ist die Nutzung der sogenannten Geokodierung. Hierbei werden zu den Adressaten die zugehörigen geografischen Längen- und Breitengrade bestimmt. Eine mögliche Anwendung wäre die Entfernungsermittlung zwischen zwei Geschäftspartnern, um diese Daten dann z.B. bei der Tourenplanung zu verwenden. Im Rahmen des SAP-Auslieferungsumfangs ist der Genauigkeitsgrad der Geokodierung auf die Ebenen »Land« und »Region« begrenzt. Wird eine weitere Detaillierung gewünscht, z.B. bis auf Adressebene (Straße/Hausnummer), so müssen Geokodierungsprogramme von Drittanbietern eingesetzt werden.

Im Bereich des Customizings unter SAP NetWeaver • Allgemeine Einstellungen • Geokodierung einstellen • Geographische Daten von Ländern und Regionen bearbeiten können Sie die Adressfelder für die Geokodierung bearbeiten bzw. die geografischen Daten von Ländern und Regionen hinterlegen (siehe Abbildung 1.14).

Abbildung 1.14: Geokoordinierungsdaten hinterlegen

1.5.3 Zeitabhängigkeit/Aktivierung von Funktionen

Bevor Sie mit dem SAP-Geschäftspartner arbeiten, sollten Sie sich überlegen, welche Funktionalitäten zukünftig genutzt werden sollen. Eine interessante Funktion ist die Zeitabhängigkeit von zentralen Daten, Adressen, Bankdaten und Rollen. Hierdurch können Sie Daten, die sich im Zeitverlauf ändern können, zeitraumabhängig pflegen und später die Historie nachvollziehen. Dies kann z.B. bei wechselnden Ansprechpartnern, Adressen oder Bankverbindungen genutzt werden (siehe Abbildung 1.15). Sie können die Zeitabhängigkeit über folgenden Menüpfad aktivieren:

Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Aktivierungsschalter für Funktionen.

Abbildung 1.15: Zeitabhängigkeit von Funktionen

1.6 Grundeinstellungen zum SAP-Geschäftspartner
1.6.1 Geschäftspartnertyp

Wie in Abschnitt 1.4.1 bereits ausgeführt, unterscheidet SAP zwischen den drei Geschäftspartnertypen

 Personen (auch als »Typ 1« bezeichnet),

 Organisationen (auch als »Typ 2« bezeichnet),

 Gruppen (auch als »Typ 3« bezeichnet).

Personen

Die Einstellungen zum Typ »Person« werden unter folgendem Menüpfad durchgeführt: Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Geschäftspartner • Personen.

Hier lassen sich Einträge für Namensbestandteile wie akademische Titel, Namenszu- und -vorsätze sowie Berufe pflegen. Zusätzlich können Sie hier, wie Abbildung 1.16 zeigt, im Reiter Identifikation Informationen zu Geschlecht, Familienstand und Nationalität hinterlegen.

Abbildung 1.16: Charakterisierung einer Person

Organisation

Unter Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Geschäftspartner • Organisationen hinterlegen Sie Branchensysteme und Branchen sowie den rechtlichen Rahmen. So können beispielsweise die Rechtsform, der Rechtsträger oder auch ein Gründungsdatum im Reiter Identifikation gepflegt werden (siehe Abbildung 1.17).

Abbildung 1.17: Charakterisierung einer Organisation

Gruppe

Unter Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Geschäftspartner • Gruppen lassen sich unterschiedliche Gruppenarten definieren, wie in Abbildung 1.18 exemplarisch dargestellt ist.

Abbildung 1.18: Gruppenarten

Diese Gruppenart lässt sich im Reiter Steuerung als Partnergruppenart hinterlegen und zur Kategorisierung von Gruppen gemäß Abbildung 1.19 genutzt werden. Hier können dann beispielsweise Geschäftspartner unterschiedlichen Einkaufsverbänden zugeordnet werden.

Abbildung 1.19: Partnergruppenart

1.6.2 Gruppierung und Nummernkreise

Wie in Abschnitt 1.4.2 aufgeführt, wird jedem Geschäftspartner direkt beim Anlegen eine Gruppierung und damit ein Nummernkreis zugeordnet, der nachträglich nicht mehr geändert werden kann.

Unter Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Geschäftspartner • Grundeinstellungen • Nummernkreis und Gruppierung • Nummernkreise definieren können sowohl externe (mit einem Haken in der entsprechenden Spalte rechts zu kennzeichnen) als auch interne Nummernkreise hinterlegt werden (siehe Abbildung 1.20). Die Geschäftspartnernummer kann nur alphanumerisch und maximal zehnstellig vergeben werden.

Abbildung 1.20: Nummernkreise für GP-Gruppierungen

Neue Nummernkreise richten Sie in der gleichen Bildschirmmaske über Mehr • Einfügen Zeile ein, wie in Abbildung 1.21 gezeigt.

Abbildung 1.21: Einfügen neuer Nummernkreise

Nummernkreis

Nummernkreise der Geschäftspartner sind mandantenweit gültig.

Diese Nummernkreise werden anschließend den Gruppierungen zugeordnet. Die Gruppierungen können unter Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Geschäftspartner • Grundeinstellungen • Nummernkreis und Gruppierung • Gruppierungen definieren und Nummernkreisen zuordnen gepflegt und zugeordnet werden. Wie in Abbildung 1.22 zu sehen, können Sie neben den von der SAP ausgelieferten auch kundenindividuelle Gruppierungen hinterlegen, die Sie beispielsweise im »Z-Namensraum« definieren.

Abbildung 1.22: Geschäftspartnergruppierungen

Geschäftspartnergruppierungen ausblenden

Sollen bei Auswahl der Gruppierung über die Transaktion BP nur kundenindividuelle und ausgewählte SAP-Standard-Geschäftspartnergruppierungen angezeigt werden, so können die nicht verwendeten im Customizing über die Spalte ganz rechts ausgeblendet werden (siehe Abbildung 1.22).

1.6.3 Geschäftspartnerrollen
Konzept

Grundsätzlich kann die Geschäftspartnerrolle als eine Art Funktion angesehen werden, die ein Geschäftspartner abhängig von einer betriebswirtschaftlichen Aktion übernimmt.

Die Geschäftspartnerrolle (siehe Abbildung 1.23) kann im Customizing unter Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Geschäftspartner • Grundeinstellungen • Geschäftspartnerrollen • GP-Rollen definieren – Sicht GP-Rollen bearbeitet werden.

Abbildung 1.23: GP-Rollen bearbeiten

Folgende Rollen werden von der SAP bereits im Standard ausgeliefert:

 000000 Geschäftspartner (allg.),

 BAM001 Ansprechpartner Bank,

 BBP000 Lieferant,

 BBP001 Bieter,

 BBP002 Portalanbieter,

 BBP003 Werk,

 BBP004 Einkaufende Firma,

 BBP005 Leistungserbringer,

 BBP006 Rechnungssteller,

 BBP010 Freiberufler,

 BKK010 Kontoinhaber,

 BKK020 Verfügungsberechtigter,

 BKK030 Korrespondenzempfänger,

 BKK200 Kontoführer,

 BUP001 Ansprechpartner,

 BUP002 Interessent,

 BUP003 Mitarbeiter,

 BUP004 Organisationseinheit,

 BUP005 Internetbenutzer,

 CACSA1 Provisionsvertragspartner,

 CACSA2 Provisionssachbearbeiter,

 CACSA3 Vermittler,

 CBIH10 Externe Person,

 CBIH20 Behörde,

 CLERK1 Erster Sachbearbeiter,

 CLERK2 Zweiter Sachbearbeiter,

 CMS001 Sicherheitenpartner,

 CRM000 Auftraggeber,

 CRM002 Warenempfänger,

 CRM003 Regulierer,

 CRM004 Rechnungsempfänger,

 CRM007 Marktplatzanbieter,

 FLCU00 Kunde (Finanzbuchhaltung),

 FLCU01 Kunde,

 FLVN00 Lieferant (Finanzbuchhalter),

 FLVN01 Lieferant,

 FS0000 Geschäftspartner FinServ,

 FS0003 GPartner Differenzierung,

 FS0KNE Kreditnehmereinheit,

 PSSP01 Förderer,

 RCFAGY Agentur,

 RCFBRA Branchen Rolle,

 RTP010 Beguenstigter,

 RTP050 Verst. Inhaber Pens.plan,

 TXS001 Investor,

 UDM000 Collections Management,

 UKM000 SAP Credit Management,

 VLC001 Endkunde.

Viele dieser Rollen sind als »Hüllen« ohne sogenannte Geschäftspartnersicht (siehe Abschnitt 5.2) eingerichtet und besitzen damit außer der namentlichen keine weitere wesentliche Abgrenzung zu ähnlichen Rollen. So sind z.B. die Rollen BBP001 – Bieter, BBP002 – Portalanbieter und BBP003 – Werk identisch ausgeprägt und unterscheiden sich nur in der Bezeichnung. Eine Übersicht der von der SAP im Standard ausgelieferten Rollen finden Sie im Anhang des Buches. Dort können Sie erkennen, welche Rollen mit eigenen Sichten ausgeprägt und welche Geschäftspartnertypen zugelassen sind.

Bei einigen Rollen wie »Verst. Inhaber Pens.plan« oder »GPartner Differenzierung« erschließt sich leider auch nicht gleich, welche konkrete betriebswirtschaftliche Funktion die SAP für diese Rolle vorgesehen hat. Zudem lässt die SAP eine genaue Beschreibung der Verwendung vermissen. Sollten Sie diese Rollen in Ihren Geschäftsprozessen ebenfalls nicht zuordnen können, empfehle ich, diese zu vernachlässigen.

Daneben stellt die SAP verschiedene Rollen zu bestimmten Komponenten zur Verfügung. Diese lassen sich am Rollenkürzel erkennen, wie z.B.:

 HExxxx Rollen aus dem Bereich »Health«,

 TRxxxx Rollen aus dem Bereich »Treasury«.

Auf die wesentlichen vorausgelieferten Rollen möchte ich im Folgenden noch kurz eingehen.

Einem Geschäftspartner können Sie mehrere Rollen zuweisen, je nach den betriebswirtschaftlichen Verbindungen, die er mit Ihrem Unternehmen eingeht. Als »unbestimmte« oder auch »Basis«-Rolle hat die SAP die Rolle »000000 Geschäftspartner (allg.)« ausgegeben.

Rolle »000000 Geschäftspartner (allg.)«

Unter den zur Verfügung stehenden Rollen nimmt »000000 Geschäftspartner (allg.)« eine besondere Stellung ein. Sie beinhaltet die übergeordneten Stammdaten (Adressdaten), die in jeder weiteren Rolle verwendet werden können. Daher wird empfohlen, diese Rolle als sogenannte »Basisrolle« als Erstes zuzuordnen (siehe Abbildung 1.24).

Abbildung 1.24: Rolle »Geschäftspartner allgemein«

Im Verlauf des Buches werden wir uns die folgenden zentralen Rollen aus dem Finanzbereich und der Logistik näher ansehen:

 FLCU00 Kunde (Finanzbuchhaltung),

 FLCU01 Kunde (Vertrieb),

 FLVN00 Lieferant (Finanzbuchhaltung),

 FLVN01 Lieferant (Einkauf).

Rolle »FLCU00 Kunde (Finanzbuchhaltung)«

Bei Verwendung der Rolle FLCU00 Kunde (Finanzbuchhaltung) wird der Menüpunkt Buchungskreis eingeblendet, unter dem die buchungskreisspezifischen Daten hinterlegt werden können (siehe Abbildung 1.25).

Abbildung 1.25: FLCU00 Kunde (Finanzbuchhaltung)

Rolle »FLCU01 Kunde (Vertrieb)«

Bei Verwendung der Rolle FLCU01 Kunde (Vertrieb) ist stattdessen Vertrieb eingeblendet, um entsprechend vertriebsspezifische Daten hinterlegen zu können (siehe Abbildung 1.26).

Abbildung 1.26: FLCU01 Kunde (Vertrieb)

Rolle »FLVN00 Lieferant (Finanzbuchhaltung)«

Auch beim Einsatz der Rolle FLVN00 Lieferant (Finanzbuchhaltung) sehen Sie oben rechts den Buchungskreis eingeblendet, über den sich wiederum die buchungskreisspezifischen Daten hinterlegen lassen (siehe Abbildung 1.27).

Abbildung 1.27: FLVN00 Lieferant (Finanzbuchhaltung)

Rolle »FLVN01 Lieferant (Einkauf)«

Zu guter Letzt erscheint bei der Rolle FLVN01 Lieferant (Einkauf) die Schaltfläche Einkauf für Ihre einkaufsspezifischen Daten (siehe Abbildung 1.28).

Abbildung 1.28: FLVN01 Lieferant (Einkauf)

Um die von SAP im Standard ausgelieferten Rollen im Weiteren besser auseinanderhalten zu können, habe ich sie wie folgt umbenannt:

 FLCU00 Kunde (Fibu) = Debitor (FI),

 FLCU01 Kunde (Vertrieb) = Kunde (SD),

 FLVN00 Lieferant (Fibu) = Kreditor (FI),

 FLVN01 Lieferant (Einkauf) = Lieferant (MM).

Durch Doppelklick auf die jeweilige Rolle lassen sich diese bearbeiten. Neue Rollen legen Sie über einen Klick auf die Schaltfläche Neue Einträge aus Abbildung 1.29 an.

Abbildung 1.29: GP-Rolle einrichten

Begriffspaare »Debitor/Kunde« und »Kreditor/Lieferant«

Die Begriffspaare »Debitor/Kunde« und »Kreditor/Lieferant« werden sowohl im Umfeld des SAP-Geschäftspartners als auch innerhalb der in Abschnitt 7.3.1 beschriebenen Stammdatensynchronisation und der CVI synonym verwendet. In den folgenden Kapiteln werde ich überwiegend die allgemein bekannteren Begriffe »Kunde« und »Lieferant« verwenden.