Читать книгу: «Praxishandbuch SAP S/4HANA Controlling», страница 3

3 Ein starkes Fundament – Stammdaten in SAP S/4HANA

In diesem Kapitel erläutere ich Ihnen die wichtigsten Änderungen der Stammdaten im SAP Controlling mit S/4HANA auf möglichst einfache und anschauliche Weise. Ich gehe dabei einerseits auf technische Veränderungen (Einfluss des Universal Journals), andererseits auf Neuerungen für die Anwenderseite und in den Applikationen selbst ein.

3.1 Kostenarten

Mit der Einführung des Universal Journals wird in SAP nicht mehr wie bisher zwischen Sachkonten und Kostenarten unterschieden. Es gibt nur noch Sachkonten im Sinne eines Einkreissystems. Diese Sachkonten erhalten für das Controlling zusätzlich Eigenschaften einer Kostenart.

Ab sofort existieren also sogenannte Master-Stammdaten für Konten und Kostenarten. Es gibt zudem ein neues Feld zur Differenzierung der verschiedenen Kontoarten (GLACCOUNT_TYPE). Inhaltliche Unterscheidungen in den Einstellungen der verschiedenen Sachkontenstammdaten im Sinne der bereits bekannten Kostenarten sind nach wie vor möglich.

Die Stammdaten der Konten werden mit der App »Sachkontenstammdaten verwalten« angelegt:

Abbildung 3.1 zeigt einen Ausschnitt des Einstiegsbildschirms der App mit der Menüsteuerung. Sie können innerhalb der App sowohl Stammdatenlisten aufrufen als auch Sachkontenstammdaten anlegen und bearbeiten. Sie selektieren die Werte anhand von Eingaben in den Selektionsfeldern und anschließendem Klick auf den Button .

Abbildung 3.1: Sachkontenstammdaten verwalten – Menü und Funktionen

Wählen Sie zur Datenselektion beispielsweise Ihren Kontenplan aus. Unter Anzeigen haben Sie die Wahl zwischen drei Ansichten: die hier gezeigte Kontenplansicht, Buchungskreissicht und Kostenrechnungskreissicht.

3.1.1 Die Kontenplansicht

Die Kontenplansicht zeigt die generellen Einstellungen zur Sachkontoart in Listform (siehe Abbildung 3.2).

Abbildung 3.2: Sachkontenstammdaten verwalten – Kontenplansicht

Als Sachkontoart stehen in S/4HANA folgende Kontoarten zur Auswahl:

 Bestandskonto

 Nicht betriebliche Aufwendungen und Erträge

 Primärkosten oder Erlöse

 Sekundärkosten

Die Funktionalitäten des Zweikreissystems wurden in S/4HANA in die Sachkontenstammdatenpflege übernommen, indem die ehemaligen Kostenarten weiterhin als Primärkosten/Erlöse bzw. Sekundärkosten im System geführt werden. Mit Zweikreissystem meine ich die klare Trennung der Module FI und CO mit eigenen Stammdatentabellen und Pflegetransaktionen.

3.1.2 Die Buchungskreissicht

Wenn Sie zusätzlich zu den Kontenplandaten den Buchungskreis selektieren, können Sie mit der App sämtliche Konten eines Buchungskreises in Listform aufrufen (siehe Abbildung 3.3).

Abbildung 3.3: Sachkontenstammdaten verwalten – Buchungskreissicht

Über das Icon können Sie weitere Felder für die Liste als Spalten auswählen. Die Buchungskreissicht beinhaltet Informationen zur Verwaltung offener Posten (OP-Verwaltung) und zur Buchungssperre.

Mit Klick auf den Button (siehe in Abbildung 3.3) öffnet sich ein Fenster, in dem Sie über die Option Weitere Filter Ihre Selektionsfelder anpassen können.

Abbildung 3.4: Sachkontenstammdaten verwalten – Filter auswählen

Wählen Sie die gewünschten Felder durch Anklicken des jeweiligen Kästchens aus und bestätigen Sie mit OK (siehe auch Abbildung 3.4). In unserem Beispiel habe ich Angelegt von, Angelegt am und Kontengruppe selektiert. Dann speichern Sie Ihre Einstellungen mit dem Button . Im Anschluss müssen Sie die Auswahl noch einmal mit dem Button bestätigen. Nun werden in der Filteransicht die zusätzlich selektierten Felder angezeigt (siehe Abbildung 3.5). Das Ergebnis wurde als Ansicht bzw. Variante NV (siehe oben links) gespeichert.

Abbildung 3.5: Angepasste Ansicht – Filterselektion

Mit dem Button können Sie die Filter in der App unsichtbar machen (siehe Abbildung 3.5).

Anlegen von Varianten

Über den Button haben Sie die Möglichkeit, Ihre eigenen Ansichten als Varianten zu konfigurieren und zu verwalten. Abbildung 3.6 und Abbildung 3.7 zeigen, wie Sie die Einstellungen vornehmen. Die Funktion der Variantenkonfiguration steht Ihnen in vielen Fiori-Apps zur Verfügung.

Abbildung 3.6: Button »Standard« – Meine Ansichten

Bei Selektion des Buttons Verwalten öffnet sich ein Untermenü zum Organisieren der Ansichten (siehe Abbildung 3.7).

Abbildung 3.7: Button »Standard« – Ansichten verwalten

3.1.3 Kostenrechnungskreissicht

Für diese Sicht ist in der Selektionsmaske der Kostenrechnungskreis auszuwählen. Die Daten werden dann wie in Abbildung 3.8 dargestellt.

Abbildung 3.8: Sachkontenstammdaten verwalten – Kostenrechnungskreissicht

Die Tabelle listet die Sachkonten auf. Das Feld Kostenartentyp gibt Ihnen in S/4HANA die Möglichkeit einer weiteren Untergliederung der Sachkonten.

Die Kostenartentypen selbst haben sich im Vergleich zu früher nicht weiter verändert. Nachfolgend finden Sie eine Auswahl der häufigsten Typen:

 01 – Primärkosten/kostenmindernde Erlöse

 11 – Erlöse

 12 – Erlösschmälerungen

 21 – Abrechnung intern

 22 – Abrechnung extern

 31 – Auftrags-/Projektabgrenzung

 41 – Gemeinkostenzuschläge

 42 – Umlage

 43 – Verrechnung Leistungen/Prozesse

Sekundärkostenartentypen (bzw. die entsprechenden Konten) werden (zumindest vorerst) weiterhin für interne CO-Verrechnungen genutzt.

Kostenartentyp 90

Seit einiger Zeit gibt es Kostenarten des Typs 90. Diese ermöglichen eine Integration des Controllings mit dem Anlagevermögen und die Kontrolle eines Auftrags- oder Projektbudgets (statistische Kontierung).

3.1.4 Beispiel für die Stammdatenpflege

Kostenarten und Konten werden mit Fiori zentral über die App »Sachkontenstammdaten verwalten« gepflegt. Zum Anlegen eines neuen Kontos oder einer Kostenart selektieren Sie den Button , den Sie in Abbildung 3.8 rechts von der sehen. Im Beispiel legen wir nun gemeinsam eine Sekundärkostenart für die Umlage von Kantinenkosten an.

Wie in Abbildung 3.9 dargestellt, befüllen Sie im ersten Schritt die allgemeinen Daten. Um zum nächsten Schritt zu gelangen, haben Sie nun zwei Möglichkeiten: Sie können entweder in Ihrem Browserfenster nach unten scrollen oder aber Sie selektieren die gewohnten Reiter zur Stammdatenpflege, die sich direkt neben den Kopfdaten befinden. Dadurch springen Sie automatisch zur gewünschten Stelle im Fenster.

Abbildung 3.9: Sachkontenstammdaten verwalten – Anlegen einer sekundären Kostenart

Zur Pflege der Buchungskreisdaten wählen Sie den Button und ergänzen anschließend die erforderlichen Daten (siehe Abbildung 3.10).

Abbildung 3.10: Sachkontenstammdaten verwalten – Buchungskreiszuordnung

Als letzter Schritt ist nun noch die jeweilige Einstellung im Kostenrechnungskreis vorzunehmen (siehe Abbildung 3.11). Wir wählen im Beispiel den Kostenartentyp 42 für die Umlage aus. Am Ende werden die Eingaben mit dem Button gespeichert.

Abbildung 3.11: Sachkontenstammdaten verwalten – Einstellungen im Kostenrechnungskreis

Neue Organisation der Buttons in S/4HANA

Sie finden den Button zum Speichern der Daten neuerdings oft unten rechts im Browserfenster. Dies ist auf den ersten Blick nicht gleich ersichtlich; jedoch gewöhnt man sich mit etwas Übung schnell daran.

Kopierfunktion für Kostenarten

Sie können ein Konto bzw. eine Kostenart mit den jeweiligen Detaildaten aufrufen. Über den Button können die bestehenden Daten komplett kopiert, überarbeitet und anschließend als neues Konto gespeichert werden. Diese Funktion ist unabhängig von der jeweiligen Sicht verfügbar.

Berechtigungen für die Stammdatenpflege

Die Zusammenlegung von Sachkontenstammdaten und Kostenarten in S/4HANA macht es erforderlich, die Berechtigungen für die Stammdatenpflege anzupassen. Berechtigungen benötigen Sie für die Pflege von

 Primärkostenarten/Erlösen beim Anlegen dieser Stammdaten (neben den Berechtigungen für Sachkontenstammdaten),

 Sachkontenstammdaten beim Anlegen von Sekundärkostenarten.

Kostenartengruppen

Kostenarten können im SAP Controlling zu Gruppen zusammengefasst werden, um diese im Reporting und Informationssystem zu nutzen. Sie können auf diese Weise Zeilenstrukturen von Berichten definieren, etwa um einen Betriebsabrechnungsbogen (BAB) und die entsprechenden gewünschten Zeilen in SAP abzubilden. Eine Gliederung erfolgt hier typischerweise in die folgenden Hauptgruppen: Personalkosten, Hilfs- und Betriebsstoffe, Instandhaltungskosten, Sonstige Gemeinkosten.

Des Weiteren können Sie die Gruppen auch im Rahmen von Verrechnungen (z.B. Umlagen) einsetzen, für das Reporting und die Planung von Kosten, für die Abrechnung von Aufträgen oder für Zuordnungen im Customizing, beispielsweise im Abrechnungsschema.

Die folgenden Apps stehen für die Bearbeitung von Kostenartengruppen in Fiori zur Verfügung. Sie entsprechen den klassischen SAP-Transaktionen KAH1, KAH2 und KAH3:

 Kostenartengruppen anlegen

 Kostenartengruppen anzeigen

 Kostenartengruppen bearbeiten

Wenn Sie die App zum Anlegen der Kostenartengruppen öffnen, so ist von Ihnen direkt ein Name für die Gruppe zu vergeben. Idealerweise legen Sie für Ihr Berichtswesen eine Hauptgruppe an, die sämtliche Kostenarten enthält, die Sie in Ihrem Reporting nutzen wollen. In Abbildung 3.12 habe ich für unser Beispiel die Kostenartengruppe BAB (Betriebsabrechnungsbogen) genannt.

Abbildung 3.12: App »Kostenartengruppen anlegen« – Namen vergeben

Nach Bestätigung Ihrer Eingabe können Sie im nächsten Schritt die verschiedenen Ebenen Ihrer Gruppe bearbeiten. Das Menü der App entspricht in seiner Struktur der bisherigen Bearbeitung von Kostenartengruppen in SAP. Für die Zuordnung der Konten können Sie beispielsweise auch Intervalle hinterlegen. Einen Eindruck von der Bearbeitung der Strukturen erhalten Sie in Abbildung 3.13.

Abbildung 3.13: App »Kostenartengruppen anlegen« – Struktur anlegen

Wenn Sie Ebenen einer Kostenartengruppe löschen möchten, müssen Sie darauf achten, dass Sie im ersten Schritt die betreffenden Ebenen zunächst durch Markieren selektieren, bevor diese im zweiten Schritt entfernt werden können. Die Abbildung 3.14 zeigt ein markiertes Intervall, das in der Zuordnung entfernt werden soll.

Abbildung 3.14: App »Kostenartengruppen anlegen« – Inhalte löschen

Eine spannende Thematik ist die zukünftige Bedeutung der Kostenarten. Werden Sie bisher im Controlling für zahlreiche Transaktionen und Customizingeinstellungen benötigt, so könnten Sie schon bald teilweise durch Kontengruppen abgelöst werden. Die Bearbeitung verschiedener Gewinn-und-Verlustrechnung(GuV)-Strukturen könnte beispielsweise ein sinnvoller Ersatz für eine BAB-Struktur sein, die bisher mithilfe einer Kostenartengruppe abgebildet wurde. Bitte beachten Sie hierzu auch in Abschnitt 3.5.5 die Bearbeitung von flexiblen Hierarchien und das Semantic Tagging in Abschnitt 8.4.

Nutzung der OKB9 für Default-Kontierungen

Die bisherige Möglichkeit von Default-Kontierungen in den Kostenartenstammdaten entfällt mit SAP S/4HANA. Sie können alternativ mit der Transaktion OKB9 die Verknüpfung von Konten und Kontierungsobjekten auf Buchungskreisebene in Ihrem SAP-System festlegen. Es stehen folgende Objekte zur Auswahl: Geschäftsbereich, Kostenstelle, Auftrag, Ergebnisobjekt, Profitcenter. Möchten Sie mit Substitutionen arbeiten, so steht die Transaktion OCK9 zur Verfügung.

3.2 Kostenstellenrechnung

Die Kostenstellenrechnung ist ein Teil des Gemeinkosten-Controllings in SAP, das auch unter dem englischen Begriff »Overhead Management« mit der entsprechenden Abkürzung CO-OM bekannt ist.

Abbildung 3.15 verdeutlicht die Zusammenhänge zwischen Controllingmodul und den übrigen SAP-Prozessen.

Abbildung 3.15: Das Haus des Controllings – Übersicht

Getragen von der integrativen Sicht der verschiedenen Module (Sales & Distribution (SD), Materials Management (MM), Human Capital Management/Resources (HR/HCM), Finance (FI) und Controlling (CO)) baut das Rentabilitätsmanagement eines Unternehmens seine Analysen und Strukturen auf drei wichtigen Säulen auf. Im übertragenen Sinn kann man auch vom »Haus des Controllings« sprechen:

Die linke Säule zeigt die Kosten- und Erlösarten.

Die mittlere Säule betrachtet die Gemeinkosten (CO-OM), insbesondere die Kostenstellenrechnung.

Die rechte Säule bildet das Produktkosten-Controlling bzw. die Kostenträgerrechnung mit ihren entsprechenden Einstellungen und Datenstrukturen ab.

Das Dach wird von den drei Säulen getragen und symbolisiert ein effizientes Reporting sowohl für die interne Sicht (Ebenen: Profitcenter, Segment) als auch für die externe Marktsicht (CO-PA).

Heutzutage sind Unternehmen, die SAP einsetzen, in der Regel nach Kostenstellen strukturiert. Kostenstellen ermöglichen die Darstellung der Verantwortlichkeiten innerhalb eines Unternehmens und stellen sicher, dass die einzelnen Kostenblöcke transparent beschrieben werden können. Letztere unterscheiden sich je nach Branche. So wird ein Energieunternehmen seine Up- und Downstreamprozesse ins System bringen, während ein Automobilzulieferer seine Produktionsstätten und Maschinen sowie die interne Administration mithilfe von Kostenstellen abbilden wird.

Die generelle Verwaltung ist in vielen Fällen durch Shared-Service-Strukturen aufgebaut. Diese administrativen Strukturen sind in der Regel branchenunabhängig und unterscheiden die innerbetrieblichen Funktionen wie Personalabteilung, Finanzen, Marketing, Service und IT. Für die Erfassung der Personalkosten sind die Kostenstellen von SAP Finance zumeist mit einem separaten HCM- oder Drittsystem für die Personalverwaltung verknüpft. Löhne und Gehälter werden mindestens einmal pro Monat anonymisiert ins (Finance-)System übergeleitet und können gesammelt auf Kostenstellen verbucht werden.

Empfehlung für die Struktur von Kostenstellen

Es empfiehlt sich, die Struktur der Kostenstellen so zu gestalten, dass mindestens drei bis vier Mitarbeiter mit ihren Löhnen und Gehältern gebündelt erfasst werden. Je mehr Personen Sie zusammenfassen können, desto intransparenter werden vertrauliche Daten der Gehaltsabrechnung.

Sie können auch Verrechnungen von Kosten zwischen Kostenstellen durchführen. Darauf gehe ich an späterer Stelle im Buch noch einmal im Detail ein (siehe Kapitel 6).

Kostenstellen können in S/4HANA inklusive Fiori-Frontend mithilfe der App »Kostenstellen verwalten« (bis Release 1809) oder deren Weiterentwicklung »Kostenstellen verwalten (neu)« (ab Release 1809) bearbeitet werden. Die neue App ermöglicht eine übersichtlichere Datenselektion sowie eine kombinierte Durchführung von Funktionalitäten, die vorher nur mit verschiedenen Transaktionen (z.B. mit den Transaktionen KS01, KS02, KS03) bzw. in Teilen mit Stammdatenreports aus dem Infosystem möglich waren. In neueren SAP-Releases heißt die App wieder »Kostenstellen verwalten«.

Die folgende Beschreibung anhand von Printscreens wurde mit der App »Kostenstellen verwalten (neu)« angefertigt.