Читать книгу: «Excel 2007. Компьютерная шпаргалка», страница 2

Как работать с файлами в Excel

Рабочая книга в редакторе Excel представляет собой один файл со стандартным расширением .xlsx или .xls (если книга сохранена в режиме совместимости с предыдущими версиями Excel). Команды, при помощи которых осуществляется управление файлами, находятся в меню кнопки Office.

Создаем рабочую книгу

Для создания книги нужно воспользоваться кнопкой

Создать на панели быстрого доступа или же комбинацией клавиш Ctrl+N. В результате будет создана новая рабочая книга со стандартным названием Книга1. Следующая новая книга в том же сеансе работы в Excel будет открыта под именем Книга2 и т.д.

Открываем рабочую книгу

Чтобы открыть документ, следует при помощи команды Открыть из меню кнопки Office вызвать окно Открытие документа, в котором выбрать название нужного файла, затем нажать кнопку Открыть.

Для открытия файла можно также воспользоваться кнопкой

Открыть, которая находится на панели быстрого доступа. При этом появится то же самое диалоговое окно.

Еще одним способом вызова этого диалогового окна является нажатие сочетания клавиш Ctrl+O.

Как сохранить рабочую книгу

Чтобы сохранить файл, можно воспользоваться командой Office \ Сохранить, либо кнопкой

Сохранить на панели быстрого доступа, либо комбинацией клавиш Ctrl+S. Если сохранение выполняется первый раз, появится окно Сохранить как, где нужно указать имя файла и папку, в которой будет сохранен текущий документ.

При необходимости сохранения существующего файла в другом месте (папке) или под другим именем следует воспользоваться командой Сохранить как из меню кнопки Office или нажать клавишу F12.

Глава 2
Создание и редактирование таблиц Excel

Как ввести данные в таблицу Excel

Для удобства дальнейшего изложения дадим определение ячейки. Ячейкой называется прямоугольная область таблицы заданной ширины и высоты, предназначенная для размещения данных.

Ячейка характеризуется выравниванием, цветом фона и рамкой (наличием/ отсутствием границ и цветом/толщиной границ). Высота и/или ширина ячейки может быть как фиксированной, так и заданной вами вручную.

В ячейки можно вводить данные двух типов: формулы и константы (числа, текст или значения дат и времени). Прежде чем вводить данные, следует продумать, как их лучше разместить на листе. Удобно сначала составить шапку таблицы:, заполнив названия ее строк и столбцов. Тогда при внесении данных легко будет ориентироваться в таблице. Если вы забудете включить в таблицу какой-либо столбец или строку, их можно будет вставить позже, не теряя уже введенной информации.

Имя ячейки (адрес ячейки) в Excel формируется по аналогии с именованием клеток на шахматной доске: по имени столбца и строки, на которых расположена ячейка. Так, ячейка С3 находится на пересечении столбца С и 3-й строки.

Для примера создадим небольшую таблицу (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Пример таблицы

При создании нового документа ячейка А1 автоматически становится активной. Признаки активной ячейки:

• черная рамка вокруг содержимого ячейки;

• подсветка названий строки и столбца.

Примечание. Если выделено несколько ячеек, активная ячейка будет выделена цветом фона, тогда как остальные ячейки будут выделены другим цветом.

Если сразу же начать вводить текст, он отобразится в этой ячейке. Чтобы ввести текст в другую ячейку, например А2, необходимо ее активировать, т.е. щелкнуть мышью по этой ячейке либо установить в нее курсор, произведя двойной щелчок (ссылка на активную ячейку отображается в поле имени). В примере таблица располагается, начиная с ячейки А2. Следовательно, создав новый документ, нужно перейти на ячейку А2 и ввести №. Завершить ввод содержимого ячейки А2 можно нажатием клавиши Tab, в результате чего курсор переходит на соседнюю ячейку справа – В2, в которую нужно ввести Наименование товара и снова нажать клавишу Tab и т.д.