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Lección 14. Tipos de datos

Los datos que pueden introducirse en una celda de Excel pueden ser fórmulas o de tipo valor fijo. Los valores fijos se dividen a su vez en tipo texto, numéricos o de fecha. Por la configuración preestablecida por el programa, cuando se introduce una cadena de texto en una celda, éste se alinea automáticamente por la izquierda. Por el contrario, un valor numérico lo hace por la derecha. Cualquier dato precedido de un apóstrofe es considerado como un texto, ya sea un valor numérico o una fórmula matemática. El formato de fecha establece el número uno al 1 de enero del año 1900. Gracias a esta convención, el programa puede operar con fechas y calcular días transcurridos o pendientes.

1 Para conocer los tipos de datos que puede introducirse en Excel, utilizaremos el archivo Precios.xlsx que creamos y guardamos en una lección anterior. Si todavía tiene abierto el libro Festival.xlsx, ciérrelo pulsando el botón de aspa situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones. (1)

2 Pulse la combinación de teclas Ctrl.+A para acceder al cuadro Abrir, localice y seleccione el libro Precios.xlsx (si no tiene guardado este libro en su carpeta Documentos, podrá descargarlo desde nuestra página Web) y pulse el botón Abrir. (2)

3 Este libro ya contiene en la celda A1 un dato de tipo textual, REFERENCIA. Vamos a insertar otro para comprobar que las cadenas de texto se alinean por defecto a la izquierda de las celdas. Haga clic en la celda B1, escriba en mayúsculas la palabra PRODUCTO y pulse la tecla Retorno. (3)

4 Escribiremos ahora un valor numérico para comprobar cómo se alinea por defecto. Haga clic en la celda A4, escriba la combinación 110001 y pulse la tecla Retorno para confirmar la entrada. (4)

5 La cadena numérica se alinea por la derecha. Sitúese una celda hacia arriba pulsando la tecla de desplazamiento hacia arriba de su teclado.

6 Para editar la celda A4, pulse delante del número en la Barra de fórmulas, introduzca un apóstrofe desde su teclado usando la tecla situada a continuación del cero, y pulse Retorno. (5)

Por defecto, al pulsar la tecla Retorno la selección se mueve hacia abajo. Puede cambiar esta particularidad en la categoría Avanzadas del cuadro Opciones de Excel.

7 El dato es considerado como texto y no pueden establecerse cálculos numéricos. En la esquina superior izquierda de la celda, aparece un triángulo verde. Seleccione la celda A4 y pulse sobre la etiqueta con un símbolo de exclamación encargada de la comprobación de errores en los datos introducidos en las celdas.

8 Como ve, esta etiqueta nos indica que el número se ha almacenado como texto y nos permite convertirlo automáticamente en número, obtener ayuda sobre este error u omitirlo, modificar el contenido de la celda en la Barra de fórmulas y acceder al cuadro de opciones de la función de comprobación de errores. Pulse en la opción Convertir en número. (6)

El comando Opciones de comprobación de errores abre la sección Fórmulas del cuadro Opciones de Excel, en la que puede deshabilitar la comprobación de errores.

9 El contenido de la celda pasa a ser numérico y se alinea a la derecha. Veamos a continuación cómo actúa el programa en referencia a los datos de tipo fecha. Pulse en la celda G1 e introduzca, por ejemplo, la cifra 25.

10 Lógicamente, los valores que proponemos en estos ejercicios son orientativos. Le animamos a que los personalice según sean sus necesidades. Para confirmar la entrada de datos en las celdas puede pulsar la tecla Retorno, como hemos visto hasta ahora, o bien usar el icono Introducir de la Barra de fórmulas. Pulse ese icono, que muestra un signo de verificación. (7)

11 Como ve, al usar este icono la selección de celda no se mueve. Observe que en el grupo de herramientas Número de la ficha Inicio se muestra seleccionado el formato de celda General. Para cambiarlo, puede elegir uno de los valores que aparecen en el menú de esa opción o bien acceder a la ficha Número del cuadro Formato de celdas. Pulse en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo de herramientas Número. (8)

12 Se abre así el cuadro Formato de celdas mostrando activa la ficha Número, desde la que podemos modificar el formato de la celda seleccionada. Pulse en la opción Fecha de la lista de categorías.

13 Excel ofrece varios formatos de fecha en la sección Tipo. Seleccione el último de los formatos que se ven ahora en esa sección (9) y pulse el botón Aceptar.

14 Vea la diferencia entre el contenido de la celda seleccionada y el valor que se muestra en la Barra de fórmulas y observe también que se ha activado la opción Fecha en el campo Formato de número del grupo Número. Pulse el botón de punta de flecha de ese campo y, de la lista de formatos, elija Fecha larga.

15 La anchura de la columna se ajusta al nuevo contenido de la celda. Para acabar este ejercicio en el que hemos tenido un primer contacto con los diferentes tipos de datos que admite Excel, guardaremos los cambios realizados en nuestro libro Precios. Pulse el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.

RECUERDE

Además del formato de fecha, los datos numéricos también pueden tener formato de porcentaje, de moneda, de millares, de fracción, de contabilidadEn función del tipo de documento que vaya a crear, deberá elegir el formato adecua do para sus celdas con contenido numérico.

Lección 15. Insertar datos

Si se selecciona con el ratón una celda con datos y se escribe nuevamente con el teclado, los nuevos datos se superponen a los anteriores sustituyéndolos. Para añadir texto a una celda que ya contiene datos de este tipo sin eliminar los existentes, hay que editarla. Para editar una celda o abrirla para modificar su contenido sin sustituirlo, se puede proceder de diferentes modos: haciendo doble clic sobre la celda que se desea modificar o cuyos datos se quiere ampliar o seleccionándola y pulsando en la Barra de fórmulas en el punto del texto donde quiere escribirse.

1 En este ejercicio seguiremos insertando datos, tanto de tipo textual como de tipo numérico, en el libro de ejemplo Precios.xlsx. Para empezar, escribiremos las palabras que actuarán como cabeceras de la lista de precios que estamos creando. Haga clic en la celda C1, escriba el término PRECIO (1) y pulse la tecla Retorno para confirmar la entrada.

2 Para efectuar modificaciones sobre el contenido de una celda sin eliminarlo, hay que abrir o editar la celda. Haga doble clic en la celda C1.

3 El cursor de edición se sitúa al final del texto que hemos insertado en esta celda, que ahora se comporta como un cuadro de texto. Añada un espacio, escriba la palabra COSTE (2) y pulse Retorno para confirmar la entrada.

4 Sepa que la tecla de función F2 edita también la celda y sitúa el cursor de edición al final del texto. Observe que el término que acabamos de introducir no cabe entero en la celda. Más adelante veremos cómo ajustar las dimensiones de las celdas a su contenido. Ahora sigamos introduciendo datos. Haga clic en la celda D1, escriba el término PVP SIN IVA y pase a la celda E1 pulsando sobre ella.

5 Escriba en esa celda el término PVP CON IVA y pulse la tecla Retorno. (3)

6 Como ve, la inserción de datos en las celdas no reviste dificultad alguna. Sólo tiene que seleccionarlas y escribir directamente. Añadiremos por último el nombre de un producto y su correspondiente precio de coste. Haga clic en la celda B4 y escriba, a modo de ejemplo, el término Bolígrafo PIC Azul Punta Fina. (4)

Puede escribir datos en una nueva línea dentro de una celda, insertando un salto de línea mediante la combinación de teclas Alt+Retorno.

7 Para situarse en la celda C4, pulse la tecla de desplazamiento hacia la derecha de su teclado (éste es otro modo de moverse por las celdas) y después escriba en ella el valor 0,20, utilizando la coma como separador de decimales.

8 Confirme esta última entrada pulsando esta vez el icono Introducir de la Barra de fórmulas. (Recuerde, el que muestra un signo de verificación). (5)

9 Puesto que, como vimos en el ejercicio anterior, los números se insertan por defecto en las celdas con el formato General, desaparece el segundo decimal de nuestro precio. Para que se muestre, debemos activar el formato Número desde la lista de formatos del grupo de herramientas Número o desde la ficha Número del cuadro Formato de celda. Pulse el botón de punta de flecha del campo Formato de número y elija la opción Número. (6)

10 Puede cambiar el número de posiciones decimales que mostrará un número en la ficha Número del cuadro Formato de celda. (7) Como ve, ese número está establecido por defecto en dos. Para acabar este sencillo ejercicio, guarde los cambios realizados en el libro Precios.xlsx pulsando el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. (8)

También puede guardar los cambios pulsando Ctrl.+G.

Lección 16. Borrar datos

La eliminación de datos insertados en una celda es igual de sencilla que la propia inserción. Basta con seleccionar la celda y pulsar la tecla Suprimir o bien utilizar la opción Borrar contenido de su menú contextual, que se despliega al pulsar con el botón derecho del ratón sobre ella. Además, si desea borrar parte del contenido de una celda, deberá editarla haciendo doble clic sobre ella, pulsando sobre el texto en la Barra de fórmulas o en la propia celda y utilizando las teclas Retroceso o Suprimir de su teclado.

1 Seguimos trabajando con nuestro libro Precios.xlsx. Ahora veremos cómo borrar datos de las celdas. Para empezar, eliminaremos el contenido de la celda G1, donde en su momento insertamos una fecha. Seleccione esa celda y pulse sobre ella con el botón derecho del ratón.

2 En el menú contextual de la celda se encuentran, entre otras, las opciones Eliminar y Borrar contenido. Con la primera, que elimina la celda completa y no sólo su contenido, practicaremos más adelante. Pulse en la opción Borrar contenido. (1)

También puede encontrar la función Borrar contenido en el icono Borrar del grupo de herramientas Modificar de la ficha Inicio.

3 La fecha desaparece. Vamos a deshacer esta acción para ver otro modo de borrar el contenido de una celda. Pulse el icono Deshacer, que muestra una flecha curvada que señala hacia la izquierda en la Barra de herramientas de acceso rápido. (2)

4 Pulse la tecla Suprimir y vea cómo nuevamente desaparece el contenido de la celda seleccionada.

5 Ahora suponga que el precio del artículo que hemos insertado en un ejercicio anterior no es 0,20 euros sino 0,25. Puede borrar ese valor de la celda C4 y sustituirlo por el otro o bien borrar únicamente el segundo decimal para cambiarlo por 5. Para poner la celda C4 en modo de edición, haga doble clic sobre ella. (3)

6 En la Barra de fórmulas, haga clic al final del valor que aparece, escriba el número 5 (4) y pulse la tecla Retorno para confirmar la entrada.

7 Y para acabar este ejercicio en el que ha aprendido a borrar datos, pulse en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Guardar para almacenar los cambios realizados en el libro. (5)

Lección 17. Introducir fórmulas

Las fórmulas son uno de los elementos esenciales de una hoja de cálculo. Introduciendo estos elementos en las celdas, convertimos la hoja en una calculadora que actualiza las operaciones cada vez que se modifica una variable. Una fórmula puede consistir en una operación con constantes o puede hacer referencia a otras celdas. Un ejemplo del primer caso sería la expresión =2+2, que da siempre el mismo resultado. En cambio, una fórmula del segundo tipo, como =C5-20, devolverá un resultado diferente en la celda que la contiene cada vez que el contenido de la celda C5 varíe. Una fórmula puede contener funciones, referencias, operadores y constantes y puede escribirse directamente en las celdas o bien a través de la Barra de fórmulas, que es la forma más correcta. Toda fórmula debe ir precedida del signo igual (=) que la identifica como tal.

1 Desde Excel 2007, la escritura de fórmulas es más sencilla debido a una serie de mejoras como son la Barra de fórmulas redimensionable, que cambia de tamaño automáticamente para poder albergar fórmulas largas y complejas, y la función Autocompletar, a la que dedicaremos más adelante un ejercicio entero. En éste, introduciremos un par de fórmulas que nos servirán para calcular el precio de venta al público sin IVA y con IVA de los productos de nuestro libro Precios.xlsx. Para empezar, seleccione la celda D4.

2 El precio de venta al público sin IVA será de un 60% más que el precio de coste, que se muestra en la celda C4. Escriba la fórmula =C4+(C4*60/100). (No olvide escribir siempre el signo = antes de cualquier fórmula.) (1)

Sepa que también puede hacer referencia a una celda pulsando sobre ella mientras inserta la fórmula en lugar de escribiendo su nombre.

3 El asterisco es el signo utilizado para expresar el producto y la barra inclinada se utiliza para la división. Observe que al escribir la referencia de la celda C4, Excel marca en color azul sus bordes. Además, aparece a modo de ayuda una lista de las funciones disponibles en Excel que empiezan por la letra C. (2) Pulse el botón Introducir situado en la Barra de fórmulas y representado por un signo de verificación para confirmar la entrada. (3)

Esta lista de ayuda se denomina función Autocompletar.

4 El programa muestra en la celda el resultado de la operación, pero en la Barra de fórmulas podemos ver el contenido real de la celda D4. Ésta es una fórmula que hace referencia a una celda, por lo que, al cambiar el valor de esa celda, también se modificará el resultado. Insertaremos ahora una segunda fórmula en la celda E4 con la que indicaremos que el precio de venta al público con IVA será el de la celda D4 más un 16%. Haga clic en la celda E4.

5 Escriba la fórmula =D4+(D4*16/100) y pulse la tecla Retorno para confirmar la entrada. (4)

6 Puesto que las celdas tiene por defecto el formato de número General, cambiaremos el de las dos últimas modificadas por el de Número. Haga clic sobre la celda D4 y, manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, pulse sobre la celda E4.

RECUERDE

Los operadores especifican el tipo de cálculo que se va a ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado para realizar los cálculos (que sigue las reglas matemáticas generales), pero puede modificarlo usando paréntesis.

7 De este modo quedan seleccionadas las dos celdas. (5) Tenga en cuenta que si desea seleccionar a la vez varias celdas que no sean adyacentes deberá mantener pulsada la tecla Control en vez de la tecla Mayúsculas. Haga clic en el botón de punta de flecha del campo Formato de número del grupo de herramientas Número y elija la opción Número. (6)

Recuerde que también puede cambiar el formato numérico de una celda desde la ficha Número del cuadro Formato de celda.

8 Observe que en la Cinta de opciones disponemos de la ficha Fórmulas, donde se incluyen todas las herramientas de introducción y edición de fórmulas. Haga clic en su pestaña.

9 En esta ficha encontramos un asistente para la introducción de funciones, una biblioteca de funciones de todos los tipos, etc. Para mostrar las fórmulas en las celdas en lugar de los resultados, pulse el icono situado a la derecha de la herramienta Rastrear precedentes, en el grupo Auditoría de fórmulas. (7)

10 De este modo podemos ver las fórmulas completas en las celdas y, señaladas, las celdas a las que hacen referencia. (8) Vuelva a pulsar el icono Mostrar fórmulas para desactivar esta opción.

11 Por último, comprobaremos que el contenido de las celdas con fórmulas cambia al modificar el de las celdas a las que hacen referencia dichas fórmulas. Haga clic en la celda C4, escriba el valor 0,20 y pulse la tecla Retorno para confirmar la entrada.

12 Efectivamente, puede ver que las celdas D4 y E4 también se han modificado automáticamente, ajustándose al nuevo valor de la celda C4. (9) Para acabar este sencillo ejercicio, guarde los cambios realizados en el libro pulsando el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.

Lección 18. Introducir fórmulas

Excel 2010 permite rellenar automáticamente celdas con series de datos (días, meses, números progresivos, etc.). Basta con introducir el primer elemento de la serie de una celda y arrastrar el pequeño cuadro negro que aparece en el extremo inferior derecho de la celda por el intervalo que se desea rellenar. (Es posible rellenar celdas en todas las direcciones). En función del tipo de serie que se desea crear (numérica o textual), el programa se comportará de diferentes maneras. Desde Excel 2007, al utilizar la función de autorrelleno de celdas, se muestra una etiqueta inteligente con distintas opciones de autorrelleno que permiten escoger el modo que más interese y se adapte a las necesidades del usuario.

1 En este ejercicio practicaremos con la utilísima función de autorrelleno de celdas que ofrece Excel y que permite ahorrar tiempo y esfuerzo cuando se tienen que rellenar celdas con series de datos. De manera predeterminada, Excel 2010 incluye como series de datos textuales los meses del año y los días de la semana. Vamos a comprobarlo. Haga clic en la celda G4 y escriba la palabra lunes. (1)

2 Observe que en el extremo inferior derecho de la celda aparece un pequeño cuadro negro, denominado controlador de relleno. Al situar el puntero del ratón sobre ese cuadro, éste cambia a una cruz negra. Haga clic en el controlador de relleno de la celda G4 y, sin soltar el botón del ratón, arrastre hasta la celda G10.

3 Automáticamente el rango de celdas seleccionado se rellena con los días de la semana, a la vez que aparece la etiqueta inteligente Opciones de autorrelleno. Pulse sobre ella para ver las opciones que incluye. (2)

4 Las opciones de esta etiqueta varían en función del tipo de serie que se vaya a crear (numérica o textual.) Como ve, en el caso concreto de la serie de días de la semana podemos elegir entre copiar las celdas, rellenarlas con una serie, rellenarlas con formato o sin formato, rellenarlas con los días o rellenarlas con los días laborables. Pulse en la opción Copiar celdas (3) y vea el resultado.

5 Ahora todas las celdas muestran el contenido de la primera, lunes. Vamos a utilizar esta función de autorrelleno para rellenar varias celdas correspondientes a las referencias y a los precios de nuestros productos. Pulse la tecla Suprimir para eliminar el contenido de las celdas seleccionadas.

6 Haga clic en la celda A4, que contiene la referencia numérica 110001, haga clic en el controlador de relleno y arrástrelo hasta la celda A7. (4)

Cuando se vaya a rellenar una serie con una lista predeterminada de Excel, la opción seleccionada por defecto en la etiqueta Opciones de autorrelleno será Serie de relleno.

7 Como ve, en el caso de las series numéricas, Excel rellena de manera predeterminada las celdas con el mismo número. Haga clic en la etiqueta inteligente Opciones de autorrelleno.

8 En este caso, el programa nos permite copiar las celdas, rellenar la serie con números consecutivos, rellenar sólo con los formatos de celda o rellenar sin formato. Pulse en la opción Serie de relleno (5) y vea cómo se autorrellenan las celdas.

9 Puede imaginar el tiempo que se ahorrará gracias a esta función cuando tenga que crear listados extensos de datos. Ahora seguiremos completando nuestro listado de precios utilizando una combinación de teclado en lugar de la etiqueta de opciones de autorrelleno. Haga clic en la celda A8 y escriba el valor 110011.

10 Pulse la tecla Control de su teclado y, sin liberarla, arrastre el controlador de relleno hasta la celda A11. (6)

11 Puede ver que si arrastra mientras mantiene la tecla Control pulsada, la serie numérica se rellena automáticamente con números consecutivos, aunque sigue apareciendo la etiqueta inteligente que le permite elegir el modo en que se rellenarán las celdas. Supongamos ahora que el precio de coste para los 4 primeros artículos de nuestra lista es el mismo. Veamos una tercera manera de rellenar celdas con series. Haga clic en la celda C5 y, manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, pulse sobre la celda C7.

12 Ahora tenemos tres celdas seleccionadas y la primera de ellas se encuentra en modo de edición. Escriba el valor 0,20 y pulse la combinación de teclas Ctrl.+Retorno.

13 Automáticamente las tres celdas seleccionadas se rellenan con el valor especificado, aunque, como puede ver, el formato no es el que nos interesa. (7) Para que tengan el formato de número con dos decimales, utilizaremos nuevamente la etiqueta de opciones de relleno. Deshaga la operación pulsando el icono Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido. (8)

14 Seleccione la celda C4 y arrastre el controlador de relleno hasta la celda C7. (9)

15 De este modo se copian tanto el contenido como el formato de la celda. Para acabar este ejercicio, deseleccione el rango de celdas pulsando en cualquier celda y guarde los cambios realizados en el libro pulsando el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. (10)

Recuerde ir guardando a menudo los cambios que realice en sus libros para evitar pérdidas accidentales de datos.

RECUERDE

Si no desea que aparezca la etiqueta Opciones de autorrelleno al rellenar series de datos, desactive la opción Mostrar botón Opciones de pegado al pegar contenido en la ficha Avanzadas del cuadro Opciones de Excel.