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| 012 | Guardar como página web |
LOS ARCHIVOS GUARDADOS COMO PAGINA WEB son totalmente funcionales en Internet. De este modo, guardar un documento como página web permite que estos archivos adopten la misma interactividad y las mismas propiedades que una página de Internet. Un documento guardado como página web adopta el formato HTML y, por tanto, la extensión .htm.
IMPORTANTE
La ventana Guardar como no sólo permite almacenar los documentos con el nombre que más nos convenga y en el lugar que más nos interese, sino que también nos ofrece la posibilidad de guardarlos como otro tipo de archivo distinto al establecido por defecto por el programa, es decir, como Documento de Word (*.docx).
1 En este ejercicio aprenderemos a guardar un documento de Word como página Web para poder visualizarlo con un navegador. Para empezar, haga clic en el botón de Office y seleccione la opción Guardar como.
El nombre que escriba como título aparecerá en la Barra de título del navegador una vez abra el archivo a través de la red.
2 En la ventana Guardar como, haga clic en el botón de punta de flecha del campo Tipo y seleccione la opción Página Web.
3 Observe que el nombre propuesto por Word es el mismo que el del archivo original y que la ubicación tampoco ha variado. De momento sólo añadiremos un título a la página. Pulse el botón Cambiar título.
4 En el campo Título de la página del cuadro Establecer título de la página, escriba como ejemplo la palabra muestra y pulse el botón Aceptar.
5 Pulse el botón Guardar para finalizar la tarea.
6 Por último, comprobaremos el correcto funcionamiento de esta nueva página. Para ello, la abriremos desde la ubicación en que se ha almacenado con el navegador Internet Explorer. En la Barra de tareas, pulse sobre el botón Iniciar.
7 En el menú de inicio, pulse sobre la opción Documentos.
Además de la extensión .htm, otro detalle que distingue un documento .docx de uno con formato html es el icono que acompaña al documento.
8 Se abre de este modo la carpeta Documentos, donde se ha almacenado el nuevo documento con formato .htm. Haga doble clic sobre el último documento de la lista, de tipo HTML para abrirlo en el navegador.
9 ¡Correcto! Internet Explorer se abre mostrando la página titulada muestra. Una vez realizada la comprobación, ya podemos cerrar el navegador. Pulse sobre el botón de aspa situado en el extremo derecho de la Barra de título de Internet Explorer.
10 Y para acabar este ejercicio en el que hemos aprendido a guardar un documento como página Web, cierre también el cuadro Documentos pulsando el botón de aspa de su Barra de título.
IMPORTANTE
Para comprobar que un documento se encuentra en formato HTML y que su extensión es .htm, puede acceder a la ventana de propiedades generales del mismo. Para ello, con el documento abierto en pantalla, haga clic en el botón de Office, pulse sobre la opción Preparar y seleccione el comando Propiedades. En la pestaña General del cuadro podrá comprobar las mencionadas propiedades.
| 013 | Guardar con formato de Word 97-2003 |
EL CAMBIO DE FORMATO NO IMPIDE que un documento creado en versiones anteriores a la 2007 pueda ser abierto en esta versión del programa y viceversa, ni que un documento creado con Word 2007 pueda ser almacenado con el formato de las versiones anteriores para que los usuarios que no disponen de la última versión del programa puedan abrirlo.
IMPORTANTE
El habitual formato de documentos .doc de las versiones anteriores a la que nos ocupa ha sido sustituido por la nueva extensión .docx, mientras que el formato de plantillas .dot ha pasado a ser .dotx.
1 En el sencillo ejercicio que proponemos a continuación, aprenderemos a guardar de dos maneras diferentes un documento creado en Word 2007 con el formato correspondiente a las versiones anteriores de la aplicación, con el fin de que los usuarios que no disponen de la última versión del procesador de textos puedan igualmente abrirlo. Para empezar, haga clic en el botón de Office y pulse sobre la opción Guardar como.
2 Se abre de este modo el cuadro de diálogo Guardar como, con el que hemos practicado ya en ejercicios anteriores. Haga clic en el botón de punta de flecha del campo Tipo y seleccione la opción Documento de Word 97-2003.
3 Pulse el botón Guardar.
4 El documento ya se ha almacenado con el formato antiguo de Word y en la Barra de título, aparece el término Modo de compatibilidad para indicarlo. Otra manera de guardar un documento con formato .doc, quizás más directa que la que acabamos de ver, es utilizar el comando Documento de Word 97-2003 incluido en la opción Guardar como. Pulse nuevamente el botón de Office.
5 Observe que al guardar un documento en formato de Word 97-2003 aparece una nueva opción en este menú, Convertir, que nos permite cambiar nuevamente este documento para convertirlo al formato de Word 2007. Trabajaremos con esa opción más adelante. Haga clic en el botón de punta de flecha de la opción Guardar como.
6 El programa muestra varias opciones que permiten guardar el documento con formatos distintos al original. Pulse sobre la opción Documento de Word 97-2003.
7 Automáticamente se abre de nuevo el cuadro Guardar como, mostrando ya seleccionada la opción adecuada en el campo Tipo. Puesto que ya hemos guardado este mismo documento, no hace falta que repitamos la operación. Pulse el botón Cancelar de este cuadro.
IMPORTANTE
Tenga en cuenta que al guardar el documento con este formato dispondrá de dos archivos con el mismo nombre, uno con extensión .doc y otro con extensión .docx.
| 014 | Publicar como PDF o XPS |
INCLUIDA DENTRO DEL COMANDO GUARDAR COMO del botón de Office, se encuentra la nueva opción PDF o XPS, con la que es posible convertir de manera rápida y sencilla un documento de Word en un documento con uno de esos formatos, para facilitar así su publicación electrónica con el aspecto que tendrá al imprimirlo.
IMPORTANTE
El formato de documento portátil (PDF) fue creado por Adobe Systems con la intención de poder obtener, visualizar y compartir información desde cualquier aplicación y en cualquier sistema informático, mientras que el formato XPS (XML Paper Specification) es el nuevo formato propuesto por Microsoft para el intercambio de documentos sin pérdida de datos.
1 Imaginemos que tenemos que enviar a varias personas un mismo documento para que lo corrijan y añadan comentarios. Haga clic en el botón de Office, pulse sobre el botón de punta de flecha del comando Guardar como y haga clic sobre la opción PDF o XPS.
2 En el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS debemos indicar el nombre del archivo, su ubicación en el equipo y el formato al que lo queremos convertir. Haga clic sobre el botón Opciones de este cuadro.
3 Como puede ver, en el cuadro Opciones podemos especificar el intervalo de páginas así como indicar si queremos publicar el documento entero o sólo el documento con marcas y el tipo de información no imprimible que queremos incluir, entre otras opciones. Pulse el botón Aceptar de este cuadro.
4 En primer lugar, convertiremos el documento en un archivo PDF, opción seleccionada por defecto, manteniendo el nombre y la ubicación que aparecen por defecto en este cuadro. Haga clic en el botón Publicar.
5 En pocos segundos se crea el documento PDF y se abre el programa Adobe Acrobat Professional o Adobe Reader, según la aplicación que tenga instalada en su equipo, para mostrar el resultado de la operación. Cierre dicho programa pulsando el botón de aspa de su Barra de título.
6 Disponemos ya de una copia de nuestro documento en formato PDF lista para ser enviada o compartida con otros usuarios. El procedimiento que debemos seguir para publicar el mismo documento en formato XPS es prácticamente idéntico al que acabamos de llevar a cabo. Haga clic en el botón de Office, pulse sobre el botón de punta de flecha del comando Guardar como y elija la opción PDF o XPS.
7 De nuevo en el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, haga clic en el botón de punta de flecha del campo Tipo, seleccione la opción Documento XPS y pulse el botón Publicar.
8 Como ve, el archivo con extensión .xps que se ha creado se abre en pantalla con Internet Explorer. Cierre el navegador pulsando el botón de aspa de su Barra de título.
IMPORTANTE
El formato XPS (XML Paper Specification) es la alternativa de Microsoft al formato PDF, usa la tecnología XML y facilita también el intercambio de documentos.
| 015 | Abrir desde Word |
SI EL DOCUMENTO QUE BUSCA está efectivamente cerrado, debe utilizar la función Abrir del botón de Office, la combinación de teclas Ctrl.+A o bien el icono Abrir de la Barra de herramientas de acceso rápido para acceder al cuadro de diálogo Abrir y localizar y seleccionar en él el documento.
IMPORTANTE
El cuadro de diálogo Abrir muestra, de forma predeterminada, únicamente aquellos archivos con formato .docx, .doc, .dotx y .dot. Si desea que muestre todos los tipos de archivos disponibles, deberá elegir la opción Todos los archivos del desplegable situado junto al campo Nombre de archivo.
1 En este ejercicio abriremos documentos desde Word, utilizando tanto el cuadro de dialogo Abrir como el apartado Documentos recientes del botón de Office. Para empezar, vamos a abrir algunos de los documentos de que disponga en la carpeta Documentos del equipo. Pulse sobre el botón de Office y seleccione la opción Abrir.
2 Si necesita situarse en una ubicación distinta a la predeterminada, Word incorpora unos botones estilo web situados a la izquierda de la ventana que conducen directamente a la citada carpeta. Haga clic sobre el documento que desee y luego pulse el botón Abrir.
3 Seguidamente, accederemos de nuevo a la ventana Abrir a través de otra vía. Pulse la combinación de teclas Ctrl.+A.
4 De nuevo aparece el cuadro Abrir. Seleccione con un clic un documento distinto y pulse el botón Abrir.
5 Otro modo de abrir un archivo es a través del listado de archivos usados frecuentemente, que encontramos, como ya sabe, en el menú del botón de Office y cuyo número de documentos recuerde que podemos modificar desde la ficha Avanzadas del cuadro Opciones de Word. Haga clic en el botón de Office.
6 La lista de archivos recientes puede incluir hasta nueve documentos. Pulse sobre el documento que desee abrir y que figure en la lista de documentos recientes.
La lista de documentos recientes incluida en el menú del botón de Office se va actualizando a medida que se va trabajando con el programa.
7 Hemos visto tres maneras de abrir un documento con el programa abierto, dos desde el cuadro de diálogo Abrir y una desde el listado de archivos recientes. Para acabar, cerraremos dos de los documentos abiertos usando también varios métodos diferentes. Haga clic en el botón de Office y pulse sobre la opción Cerrar para cerrar el documento situado en primer plano.
8 Y, para acabar este sencillo ejercicio, cierre también el documento siguiente pulsando el botón de aspa de su Barra de título.
IMPORTANTE
Debe saber que, por defecto, el icono de acceso directo al cuadro Abrir no se encuentra visible en la Barra de herramientas de acceso rápido, pero puede agregarlo a dicha barra siguiendo los pasos que vimos en el ejercicio 2.
Como sabe, que un documento de Word no sea visible en pantalla no significa forzosamente que esté cerrado, puesto que el programa permite mantener abiertos todos los documentos necesarios, aunque sólo uno de ellos sea visible.
| 016 | Buscar en un documento |
LA FUNCION BUSCAR Y SU COMPLEMENTARIA Reemplazar son especialmente útiles en aquellos documentos muy extensos con un gran número de páginas; la función Buscar se encuentra en la ficha Inicio de la Cinta de opciones y es también accesible mediante la combinación de teclas Ctrl+B.
IMPORTANTE
La función Reemplazar se halla en una ficha dentro del cuadro de la función Buscar y también se puede acceder a ella mediante la herramienta Reemplazar que encontramos en la ficha Inicio de la Cinta de opciones o mediante la combinación de teclas Ctrl. + L.
1 Supongamos que deseamos localizar todas las veces que aparece una palabra en concreto a lo largo de todo un documento. Después de abrir el documento en cuestión, haga clic sobre el botón del grupo de herramientas Edición, en la ficha Inicio de la Cinta de opciones.
2 Éstas son las herramientas que se incluyen en este grupo. Pulse sobre la herramienta Buscar.
3 Se abre el cuadro Buscar y reemplazar, mostrando activa la ficha Buscar. En el cuadro de texto Buscar escriba la palabra que desee localizar y pulse el botón Buscar siguiente.
4 El programa inicia la búsqueda de la primera coincidencia, la encuentra y la sombrea.
5 La última pulsación del botón Buscar siguiente nos ha conducido a una ventana informativa que nos indica que Word terminó la búsqueda y que ya nos ha mostrado todos los términos coincidentes con el introducido en el cuadro Buscar. Cierre la ventana informativa pulsando sobre el botón Aceptar.
6 Ahora imagine que, en el documento en el que estamos trabajando, nos interesaría reemplazar una palabra en concreto por un sinónimo. Active la pestaña Reemplazar del cuadro Buscar y reemplazar.
Con la función Reemplazar, puede detectarse un fragmento de texto en concreto y sustituirlo por otro establecido.Existen dos opciones para el reemplazo: reemplazar las palabras de una en una o bien primero buscarlas y luego decidir si deseamos reemplazarlas con el botón Reemplazar.
7 El cuadro de texto Buscar muestra la palabra seleccionada. Haga clic en el cuadro de texto Reemplazar con, escriba el sinónimo y pulse sobre el botón Reemplazar todos.
8 El programa nos informa acerca del número de reemplazos efectuados en todo el documento. Pulse el botón Aceptar de la ventana informativa.
9 Ahora cierre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar pulsando sobre el botón Cerrar.
IMPORTANTE
Para resaltar con un color las coincidencias, de manera que sea más rápido visualizarlas, disponemos del nuevo botón Resaltado de lectura, en el que se incluyen las opciones Resaltar todo y Borrar resaltado.
| 017 | Publicar en un blog |
UNA DE LAS NOVEDADES QUE OFRECE la nueva versión de Microsoft Word es la posibilidad de publicar directamente en un blog un documento creado con el programa. Un weblog, también conocido como blog o bitácora, es un sitio web que se actualiza periódicamente en el que se recopilan cronológicamente mensajes de uno o de varios autores y de las temáticas más diversas.
IMPORTANTE
Para publicar blogs con Microsoft Word es necesario configurar previamente los datos del mismo en el programa. Los sistemas soportados son Windows Live Spaces, Blogger, SharePoint, Community Server y cualquiera que soporte el api metaweblog o ATOM. Después, en función de la operación que se quiera llevar a cabo, se seleccionará la opción Nueva entrada de blog del cuadro Nuevo documento o bien la opción Blog incluida en el comando Publicar del botón de Office.
1 En este ejercicio trabajaremos con una de las nuevas opciones de la versión 2007 de Word, la que permite publicar directamente un documento creado con el programa en nuestro blog. Supondremos que hemos creado previamente un espacio en Windows Live Spaces. Para empezar, haga clic en el botón de Office, pulse sobre el comando Publicar y haga clic sobre la opción Blog.
2 El siguiente paso consiste en registrar la cuenta de nuestro blog. Como los datos solicitados dependen del espacio que usted tenga reservado en Internet, dejaremos que sea usted quien lleve a cabo personalmente este registro. Una vez terminado, vamos a introducir un título para el mensaje. Haga clic sobre el texto Introducir aquí título de la entrada del blog
y escriba la palabra que usted desee.
3 El documento ya está listo para ser publicado. Haga clic en el botón Publicar de la Cinta de opciones.
4 Automáticamente aparece en la cabecera del documento un mensaje que nos informa de la fecha y la hora en que éste ha sido publicado en el blog. Para comprobarlo, podemos acceder al blog o bien abrir el cuadro en el que se listan todos los mensajes publicados en el blog que se seleccione. Haga clic en el botón Abrir Existente.
5 En el cuadro Abrir Existente aparece seleccionada por defecto la cuenta configurada y los mensajes que se han publicado en ella desde Word. Para abrir cualquiera de los mensajes existentes sólo hay que seleccionarlo y pulsar el botón Aceptar. Cierre este cuadro pulsando el botón Cancelar.
6 Para cerrar el documento que hemos publicado en el blog, pulse el botón de aspa de su Barra de título y, en el cuadro que aparece en pantalla, pulse el botón Sí.
7 Se abre el cuadro Guardar como, en el que mantendremos la ubicación que el programa asigna por defecto al documento y cambiaremos su nombre. En el campo Nombre de archivo escriba el término blog y pulse el botón Guardar para almacenar el documento en la carpeta Documentos.
IMPORTANTE
En el cuadro Nuevo documento aparece la opción Nueva entrada de blog, que nos permite crear directamente un nuevo documento de Word para publicarlo en nuestro blog. Al seleccionar esta opción, el programa mostrará la misma interfaz de post con la que hemos trabajado en este ejercicio.
| 018 | El modo de compatibilidad |
EL MODO DE COMPATIBILIDAD permite abrir, modificar y guardar documentos de Word 97-2003 pero no utilizar las nuevas funciones de la versión 2007. Con el modo de compatibilidad las herramientas nuevas o mejoradas no estarán disponibles, lo que asegura que los usuarios que utilicen versiones anteriores del programa podrán seguir editando el documento.
IMPORTANTE
El modo de compatibilidad permite abrir, modificar y guardar documentos de Word 97-2003 pero no utilizar las nuevas funciones de la versión 2007. Algunos de los elementos que se comportan de manera diferente al convertir un documento creado en versiones anteriores a la 2007 son los márgenes, la bibliografía, las citas y los colores, fuentes y efectos del tema.
1 Para llevar a cabo este ejercicio, le recomendamos que descargue de nuestra página web el documento denominado Metaformosis.doc, creado en una versión anterior a la que nos ocupa. Abra el documento en Word 2007 y observe la Barra de título de este documento: junto a su nombre aparece entre corchetes el término Modo de compatibilidad, lo que nos indica que se creó en Word 2003, Word 2002 o Word 2000.
2 Una de las características de Word 2007 que no se puede utilizar en el modo de compatibilidad es la posibilidad de insertar ecuaciones. Haga clic en el botón del grupo de herramientas Símbolos y, tras comprobar que la opción Ecuación no está activa,
3 Ahora veremos que, en el modo de compatibilidad, tampoco es posible cambiar automáticamente el estilo de un archivo utilizando temas. Haga clic en la pestaña Diseño de página de la Cinta de opciones.
4 Efectivamente, todas las opciones incluidas en el grupo de herramientas Temas se encuentran inactivas.
5 Pulse ahora el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido para guardar los posibles cambios realizados.
Hemos visto, pues, que en el modo de compatibilidad es posible abrir, modificar y guardar documentos de Word 97-2003, pero no utilizar ninguna de las nuevas funciones de Word 2007.
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