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1.3 Automatische Buchungen

Im Customizing-Menüpunkt Automatische Buchungen verknüpfen Sie schließlich Vorgangsschlüssel und Kontomodifikationen mit Sachkonten.

Dazu gehen Sie im Customizing über den Menüpfad Materialwirtschaft • Bewertung und Kontierung • Kontenfindung • Kontenfindung ohne Assistent • Automatische Buchungen einstellen (Transaktion OBYC). Sie müssen dann auf den Button Kontierung klicken, um zur Übersicht der Vorgangsschlüssel zu gelangen, wie sie in Abbildung 1.8 dargestellt ist.

Abbildung 1.8: Automatische Buchungen einstellen

Wir wollen nun nachvollziehen, wie die Kontenfindung in unserem Beispiel zustande gekommen ist, und drücken daher auf den Vorgang GBB. Daraufhin erscheint ein Pop-up, das uns zur Eingabe eines Kontenplans auffordert (siehe Abbildung 1.9).

Abbildung 1.9: Eingabe des Kontenplans

Demnach ist also die Zuordnung von Sachkonten zu Vorgangsschlüsseln vom Kontenplan abhängig. Somit sind Eintragungen, die Sie zu den automatischen Buchungen vornehmen, für alle Buchungskreise gültig, die dem entsprechenden Kontenplan zugeordnet sind.

Mehrere Kontenpläne

Falls Sie mehrere Kontenpläne in Ihrem System nutzen, folgt daraus, dass Sie die MM-Kontenfindung mehrfach pflegen müssen. Dies ist ein beträchtlicher Mehraufwand – sofern es noch nicht zu spät ist, sollten Sie unbedingt dafür sorgen, nur einen einzigen Kontenplan zu verwenden!

Nachdem wir den Kontenplan ausgewählt haben, gelangen wir zu dem in Abbildung 1.10 gezeigten Bildschirm und stellen fest, dass die Zuordnung der Sachkonten zum Vorgangsschlüssel von vier Einflussgrößen abhängig ist:

 der Bewertungsmodifikationskonstante (Spalte Bewertungsmodif),

 der Kontomodifikation (Spalte All. Modifik...),

 der Bewertungsklasse sowie

 der Unterscheidung in Soll- und Haben-Buchungen.

Abbildung 1.10: Sachkonten zuordnen

1.4 Bewertungsmodifikationskonstanten

Die Kontomodifikation haben Sie schon kennengelernt; sie dient dazu, den Vorgangsschlüssel weiter zu detaillieren. Was aber verbirgt sich hinter dem ähnlich klingenden, jedoch extrem sperrigen Begriff der Bewertungsmodifikationskonstante?

Wie bereits erwähnt, ist die Kontenfindung vom Kontenplan abhängig – und wenn alle Ihre Buchungskreise denselben Kontenplan nutzen, dann ist Ihre MM-Kontenfindung in Ihrem System global gültig. Nun kann es immer vorkommen, dass Sie in einem oder mehreren Buchungskreisen eine abweichende Kontenfindung hinterlegen müssen, weil es z.B. in bestimmten Ländern entsprechende gesetzliche Anforderungen gibt. In diesem Fall hilft Ihnen die Bewertungsmodifikationskonstante, denn sie erlaubt Ihnen, Bewertungskreise zu gruppieren und je Gruppe ggf. eine abweichende Kontenfindung zu hinterlegen. Um dieses Konzept nutzen zu können, müssen Sie zunächst im Customizing unter Materialwirtschaft • Bewertung und Kontierung • Kontenfindung • Kontenfindung ohne Assistent • Bewertungssteuerung festlegen (Transaktion OMWM) die Bewertungsmodifikationskonstante aktiv setzen (siehe Abbildung 1.11).

Abbildung 1.11: Bewertungssteuerung

Als Nächstes ordnen Sie Ihren Bewertungskreisen unter Materialwirtschaft • Bewertung und Kontierung • Kontenfindung • Kontenfindung ohne Assistent • Bewertungskreise gruppieren (Transaktion OMWD) Bewertungsmodifikationskonstanten zu (siehe Abbildung 1.12). Sie können hier beliebig viele Konstanten verwenden – jeder Bewertungskreis kann seine eigene bekommen, oder Sie fassen mehrere Bewertungskreise zusammen.

Abbildung 1.12: Bewertungskreise gruppieren

Was war noch einmal ein Bewertungskreis? Dieser kann entweder ein Buchungskreis oder ein Werk sein, abhängig davon, wie Sie Ihre Bewertungssteuerung festgelegt haben. Die Einstellung dazu nehmen Sie im Customizing über Unternehmensstruktur • Definition • Logistik Allgemein • Bewertungsebene festlegen (Transaktion OX14) vor (siehe Abbildung 1.13). Die Wahl der Bewertungsebene ist dann relevant, wenn mindestens einer Ihrer Buchungskreise mit mehr als einem Werk verknüpft ist. Sie bewirken mit dieser Einstellung, dass Materialien, die in mehreren Werken vorgehalten werden, entweder je Buchungskreis in allen Werken mit demselben Wert geführt (Bewertungsebene »Buchungskreis«) oder je Werk unterschiedlich bewertet werden (Bewertungsebene »Werk«). Ihre Bewertungskreise entsprechen dann entweder Ihren Werken oder Ihren Buchungskreisen, je nachdem, auf welcher Ebene Sie bewerten.

Abbildung 1.13: Bewertungsebene festlegen

1.5 Bewertungsklassen

Kommen wir zurück zur Kontenfindung, die je Vorgang von der Bewertungsmodifikationskonstante, der Kontomodifikation und der Bewertungsklasse abhängig ist. Die ersten beiden Begriffe sind nun geklärt; bleibt noch zu erläutern, was sich hinter der Bewertungsklasse verbirgt.

Eine Bewertungsklasse dient der Gliederung der Materialien im Bestand beispielsweise in Rohstoffe, Handelsware oder Fertigprodukte. Neben dieser Einordnung, die der Gesetzgeber in der Regel verlangt, können Sie hier nach Bedarf weitere Unterscheidungen hinterlegen. So können Sie beispielsweise Ihre Hilfs- und Betriebsstoffe in Ersatzteile, Arbeitskleidung und Verbrauchsstoffe unterteilen.

Schauen wir einmal nach, welcher Bewertungsklasse das Material P-100 zugeordnet ist, das wir in unserer Beispielbuchung verbraucht haben. Dazu lassen wir uns mithilfe der Transaktion MM03 den zugehörigen Materialstamm im Werk 1000 anzeigen (dem Werk, in dem wir die Verbrauchsbuchung erzeugt haben). Dort verzweigen wir in die Sicht Buchhaltung 1 und finden die Bewertungsklasse im Bereich Aktuelle Bewertung (siehe Abbildung 1.14).

Abbildung 1.14: Bewertungsklasse im Materialstamm

Das Material ist also der Bewertungsklasse 7920 zugeordnet. Indem wir die Eingabehilfe F4 für dieses Feld öffnen, erfahren wir, dass die Bewertungsklasse für Fertigerzeugnisse vorgesehen ist. Den Begriff »Fertigerzeugnis« finden wir auch ganz oben in der Bildschirmüberschrift: »Material P-100 anzeigen (Fertigerzeugnis)«. An dieser Stelle ist das jedoch kein Hinweis auf die Bewertungsklasse, sondern auf die Materialart.

Bewertungsklassen vs. Materialarten

Bewertungsklasse und Materialart haben oft gleiche oder ähnliche Ausprägungen, dienen aber unterschiedlichen Zwecken. Über die Materialart steuert das System, welche Sichten im Materialstamm zugelassen sind; die Bewertungsklasse steuert hingegen die Kontenfindung.

Um an dieser Stelle Anwendungsfehler zu verhindern (z.B. ein Material der Materialart »Rohstoff« mit der Bewertungsklasse »Fertigprodukt« zu versehen), können Sie im System festlegen, welche Bewertungsklassen mit welchen Materialarten verknüpft werden dürfen. Um diese Einstellung vorzunehmen, wählen Sie im Customizing den Menüpfad Materialwirtschaft • Bewertung und Kontierung • Kontenfindung • Kontenfindung ohne Assistent • Bewertungsklassen festlegen (Transaktion OMSK). Hier führen Sie die folgenden drei Schritte durch:

1. Definieren Sie zunächst Kontoklassenreferenzen (KRef, siehe Abbildung 1.15). Diese dienen der Gruppierung von Bewertungsklassen. Sie müssen lediglich einen vierstelligen Schlüssel und eine Bezeichnung hinterlegen. Für Fertigprodukte wie das Material P-100 aus unserem Beispiel wurde hier u.a. die Referenz 0009 (Referenz für Fertigartikel) angelegt.

Abbildung 1.15: Kontoklassenreferenzen

2. Im nächsten Schritt verknüpfen Sie Ihre Bewertungsklassen mit den Kontoklassenreferenzen, um die erwähnte Gruppierung vorzunehmen. In Abbildung 1.16 sehen Sie, dass die Bewertungsklasse 7920, die dem verwendeten Material P-100 zugeordnet ist, mit der Kontoklassenreferenz 0009 verknüpft wurde.

Abbildung 1.16: Zuordnung der Bewertungsklassen zu Kontoklassenreferenzen

3. Schließlich ordnen Sie jeder Materialart eine Kontoklassenreferenz zu (siehe Abbildung 1.17). Für die hier verwendete Materialart FERT (Fertigerzeugnis) wurde die Kontoklassenreferenz 0009 eingetragen. Damit haben Sie festgelegt, welche Bewertungsklassen je Materialart verwendet werden dürfen – für Fertigprodukte z.B. die Bewertungsklasse 7920.

Abbildung 1.17: Verknüpfung der Kontoklassenreferenzen mit den Materialarten

Sie haben nun anhand eines Beispiels die wesentlichen Einflussgrößen der Kontenfindung in SAP MM kennengelernt.

2 Konfiguration der automatischen Buchungen

In diesem Kapitel befassen wir uns näher mit dem Herzstück der MM-Kontenfindung: den automatischen Buchungen. Ich erläutere Ihnen, wie Sie sie einstellen und was Sie dabei beachten sollten.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Konfiguration der automatischen Buchungen aufzurufen: Zum einen, wie bereits im vorherigen Kapitel beschrieben, über den Customizing-Menüpfad Materialwirtschaft • Bewertung und Kontierung • Kontenfindung. Hier finden Sie den Menüpunkt Kontenfindungsassistent, der Sie durch alle zur Konfiguration der Kontenfindung notwendigen Schritte führt.

In diesem Kapitel möchte ich mich ausschließlich der Kontenfindung ohne diese Unterstützung zuwenden, daher wählen wir die zweite Option zur Konfiguration: den Aufruf über Kontenfindung ohne Assistent • Automatische Buchungen einstellen (Transaktion OBYC). Für den Fall, dass die Kontenfindung in Ihrem System einen Fehler aufweist (in der Regel eine fehlende Zuordnung), öffnet sich möglicherweise ein Pop-up ähnlich Abbildung 2.1, das Sie darauf hinweist. Diese Meldung muss nicht unbedingt ein Problem darstellen, da sie auch einen Kontenplan betreffen kann, den Sie gar nicht verwenden, oder auf eine Zuordnung, die Sie im System absichtlich nicht zulassen wollen. Drücken Sie auf Abbrechen, um diese Meldung auszublenden.

Abbildung 2.1: Fehlermeldung beim Einstieg in die automatischen Buchungen

Sie gelangen zur Übersicht der automatischen Kontenfindung (siehe Abbildung 2.2), in der Sie auswählen, ob Sie einzelne Kontierungen einstellen, die Einstellungen simulieren oder sich einen Überblick über die je Buchungskreis verwendeten Sachkonten verschaffen wollen.

Abbildung 2.2: Einstieg in die automatische Kontenfindung in MM

2.1 Kontierung

Über den Button Kontierung gelangen Sie zur Übersicht über die einzelnen Vorgänge, die Sie bereits in Abbildung 1.8 gesehen haben. In der Spalte Kontenfindung können Sie anhand des Häkchens erkennen, ob für den entsprechenden Vorgang bereits eine Kontenfindung festgelegt ist oder nicht.

Schauen wir uns nun die Einstellungen für den Vorgang GBB im Detail an, indem wir auf diesen doppelklicken. Falls Sie die Transaktion gerade neu aufgerufen haben, fordert das System Sie als Erstes auf, den Kontenplan auszuwählen, für den Sie die Einstellungen vornehmen wollen.

Kontenplanwechsel

Möchten Sie in einen anderen Kontenplan wechseln, so ist dies in der Vorgangsübersicht über den Menüpfad Bearbeiten • Kontenplanwechsel möglich.

In Abbildung 2.3 sehen Sie, dass Sie die Kontenfindung in Abhängigkeit von verschiedenen Parametern einstellen können – in diesem Beispiel mit Bezug zur Bewertungsmodifikationskonstante, Kontomodifikation, Bewertungsklasse sowie zu der Tatsache, ob es sich um eine Soll- oder Haben-Buchung handelt.

Abbildung 2.3: Detailsicht für den Vorgang GBB

2.1.1 Regeln

Indem Sie auf den Button Regeln drücken, können Sie vorgeben, welche Abhängigkeiten Sie für die Kontenfindung wünschen (siehe Abbildung 2.4).

Abbildung 2.4: Regeln für automatische Buchungen

Wenn Sie beispielsweise keine Bewertungsmodifikationskonstanten einsetzen, weil alle Ihre Bewertungskreise dieselbe Kontenfindungslogik verwenden sollen, dann können Sie in dieser Einstellung den entsprechenden Haken entfernen. Die Spalte für diesen Parameter verschwindet daraufhin in der Kontenzuordnung.

Ändern der Kontenfindungsregeln

Wenn Sie bereits Kontenzuordnungen gepflegt haben und dann eine der Abhängigkeiten in den Regeln deaktivieren, werden alle zuvor erstellten Kontenzuordnungen gelöscht!

Allgemeine Modifikation

Beachten Sie, dass Sie diese Regeln je Vorgang festlegen. SAP hat das Regelwerk der Kontenfindung so programmiert, dass die allgemeine Modifikation beispielsweise für den Vorgang GBB Pflicht, für PRD optional und für andere Vorgänge wie DIF gar nicht verfügbar ist. Ebenso lässt sich die Abhängigkeit von der Bewertungsmodifikationskonstante nur für bestimmte Vorgänge einblenden und für den Rest nicht.

Teilaktivierung der Bewertungsmodifikationskonstante

Ein Unternehmen arbeitet mit einem globalen Kontenplan, d.h., alle Bewertungskreise verwenden dieselbe Kontenfindung. Für ein Werk in China, wo eine besondere Gesetzgebung herrscht, ist es jedoch notwendig, das Konto für den Wareneingang zu Fertigungsaufträgen abweichend von den anderen Bewertungskreisen zu hinterlegen.

Das Unternehmen aktiviert folglich die Abhängigkeit von der Bewertungsmodifikationskonstante für den Vorgang GBB (unter den der Wareneingang für Fertigungsaufträge fällt), um die Konten für das chinesische Werk anders als die übrigen Bewertungskreise zu hinterlegen. Für alle anderen Vorgänge hingegen deaktiviert dieses Unternehmen die Abhängigkeit von der Bewertungsmodifikationskonstante.

2.1.2 Buchungsschlüssel

Ausgehend von der Detailsicht für einen Vorgang, wie sie in Abbildung 2.3 dargestellt ist, können Sie außerdem vorgeben, mit welchen Buchungsschlüsseln Buchungen zu diesem Vorgang erfolgen sollen, indem Sie auf den Button Buchungsschlüssel drücken. Sie sehen dann einen Detailbildschirm gemäß Abbildung 2.5. Buchungsschlüssel werden in der Finanzbuchhaltung definiert und geben u.a. vor, welche Sachkontenfelder beim Buchen verwendet werden dürfen.

Abbildung 2.5: Einstellungen der Buchungsschlüssel

2.2 Simulation

Mithilfe der Simulation können Sie die eingestellten automatischen Buchungen testen, ohne die dazugehörigen logistischen Prozesse durchlaufen zu müssen. Anhand des Beispiels aus Kapitel 1 zeige ich Ihnen, wie Sie mit dieser Funktion die dort gefundenen Konten nachvollziehen. Geben Sie zunächst, wie in Abbildung 2.6 dargestellt, das Werk, das Material und die Bewegungsart ein. Da die Bewegungsart 201 weitere Optionen anbietet (Warenausgang für Kostenstelle, Kostenstelle aus Konsignation und Pipeline für Kostenstelle), doppelklicken Sie auf die zu simulierende – in diesem Fall Warenausgang (WA) für Kostenstelle.

Abbildung 2.6: Simulation, erster Schritt

Drücken Sie dann auf Kontierungen, um eine Übersicht darüber zu bekommen, welche Konten für die gewählte Kombination vom System ermittelt werden. Sie erhalten eine Darstellung der Sachkonten für alle möglichen Kombinationen aus Bewertungsmodifikationskonstante, Kontenmodifikation und Bewertungsklasse (siehe Abbildung 2.7).

Abbildung 2.7: Simulation von Kontierungen

Eine weitere wichtige Funktion der Simulation rufen Sie über den Button Bildaufbau prüfen auf. Diese überprüft, ob es für die gewählte Bewegungsart und die ermittelten Konten Bildauswahl-Konflikte zwischen der Bewegungsart und der Feldstatusgruppe des Sachkontos gibt. Die Bildauswahl steuert, welche Felder (wie z.B. Kostenstelle, Personalnummer, Auftrag) überhaupt angezeigt werden und welche davon Pflichtfelder sein sollen. In Abbildung 2.8 sehen Sie z.B. neben der Ziffer , dass in der Feldauswahl der Bewegungsart 201 die Kostenstelle ein Pflichtfeld ist (erkennbar am Pluszeichen), während sie in der Feldstatusgruppe des Sachkontos ausgeblendet ist (denn in der zugehörigen Spalte Kto steht ein Minuszeichen). Beim Versuch, einen entsprechenden Warenausgang zu buchen, würde das System eine Fehlermeldung ausgeben. Die graue Raute (z.B. in der Zeile Zuordnungsnummer) bedeutet, dass das Feld angezeigt wird, aber kein Pflichtfeld ist.

Abbildung 2.8: Feldauswahlabgleich zwischen Bewegungsart und Sachkonto