Читать книгу: «Текст по полочкам. Краткое пособие по деловой переписке», страница 3

Длинный текст делить на разделы

Если в письме или на слайде пять абзацев или больше, пора делить текст на разделы. Они помогут читателю выбрать ту часть текста, которая ему важнее всего, а остальное отложить или проигнорировать.

Чтобы получился раздел, часть текста нужно отделить подзаголовком: он может стоять на отдельной строке или прямо в начале абзаца. Обычно подзаголовки выделяют жирным.

Допустим, вы пишете отчет об инциденте. Вам помогут такие разделы: «Суть инцидента», «Причины», «Последствия», «Устранение», «Финансовый результат», «Дальнейшие шаги». В зависимости от задачи ваш руководитель может прочитать только «Дальнейшие шаги» или только «Причины». Или понять, что в документе всё разложено по полочкам и ему стоит изучить весь отчет.

Вы пишете стратегию или миссию компании. Выделите в ней разделы вроде таких: «Глобальная цель», «Наши действия», «Чем мы пожертвуем» и «Как это касается вас». Большая часть людей начнет чтение с последнего раздела и, осознав важность документа, вернется в начало.

Для письма с постановкой задачи подойдут такие разделы: «Ситуация», «Задача», «Результат», «Срок», «Что дальше» и «Материалы».

Коммерческое предложение (при правильном контексте) можно разбить на такие разделы: «Суть предложения», «Сфера применения», «Возможная выгода», «Дальнейшие шаги».

Если вы презентуете проект, можно использовать разделы вроде «Суть», «Цель», «Ожидаемый результат», «Стоимость» и «Риски».

Понятно, что это лишь примеры, а конкретный перечень разделов зависит от ситуации и содержания письма. Вам виднее, какие разделы нужны в вашей презентации или отчете.

Нет: к такому письму трудно подступиться, потому что его придется читать целиком, чтобы понять суть.

Да: здесь автор побеспокоился об удобстве читателя и выделил суть в отдельный раздел, подробности огородил, а главные детали подсветил.

Да: даже если документ на несколько страниц, у читателя должна быть возможность выбрать, что здесь читать в первую очередь. В этом ему помогут разделы и подзаголовки.

Сначала написать, потом разделить. К написанию длинного текста можно подойти двумя способами. Первый – сначала изложить мысли как есть, а потом разрезать текст на разделы и навести порядок.

Например, вы готовите письменное обоснование проекта: нужно привести аргументы за и против, показать экономические выкладки, описать общую картину и углубиться в детали. Сначала вы просто выкладываете весь этот материал в документ: все цифры, факты, таблицы, объяснения.

Теперь добавляйте разделы, которые соответствуют тому, что вы выложили: «Общая картина», «Экономика», «Риски» и т. д. Разделы будут отражать ваш материал.

Важно, чтобы, например, в «Экономике» было всё про экономику и ничего про риски или общую картину. А в «Общей картине», соответственно, только общее, без деталей – потому что им отведено отдельное место. Каждый раздел должен быть герметичным по смыслу: про риски всё должно быть в разделе «Риски» и больше нигде.

Последним этапом вы проверяете, каких разделов не хватает, а также определяете, с чего разумнее начать. Обычно начинают с «Общей картины», потом добавляют подробностей в любом порядке. Смотрите по задаче.

Сначала разделы, потом наполнение. Другой подход похож на то, как мы в университете писали курсовые работы: сначала придумываем план, а потом его наполняем.

Возьмем то же обоснование проекта. Вы как профессионал знаете, что в вашем случае нужно показать общую картину, детализацию, экономику, сравнение с конкурентами, потом риски и возможности. И в конце – рекомендации от вас как от специалиста. Вот вам и разделы: «Общая картина», «Реализация», «Экономика», «Конкуренты», «Риски», «Возможности», «Рекомендация». Выписываете эти слова в столбик.

Теперь в порядке убывания важности расписываете каждый раздел, подбирая нужную информацию. Если вам нужно расписать проект на страницу, вы будете видеть: «Ага, я написал общую картину и уже занял полстраницы. Явно тут слишком детально». И балансируете объем текста, чтобы всё важное умещалось. Или понимаете, что на одну страницу вы все семь разделов не уместите, – тогда берете либо больше страниц, либо меньше разделов.

Главный риск такого подхода в том, что у вас может не быть материала к какому-то из разделов, придется его добывать. Но, вероятно, раз вам нужен этот раздел по смыслу, то вам в любом случае придется достать для него информацию.

Подзаголовки должны быть похожими. Если читатель может одним взглядом охватить все наши подзаголовки, имеет смысл сделать их однотипными – чтобы не было ощущения хаоса. Как именно будут выполнены сами подзаголовки – не так важно. Вот несколько вариантов:

Все три стиля подзаголовков можно использовать. Главное – чтобы при беглом просмотре было ощущение порядка: будто кто-то специально сделал заголовки похожими. Именно это подкупает в тексте: намеренная, иногда даже нарочитая упорядоченность. Она дает приятное ощущение «по полочкам».

И наоборот: если подзаголовки написаны вразнобой, появляется ощущение неряшливости.

Избегайте длинных подзаголовков. Подзаголовок должен создавать впечатление простоты. Для этого он должен занимать не более двух третей строки. Если подзаголовок занимает целую строку или даже полторы, читатель может ощутить раздражение. Сокращайте подзаголовки:

 Предпосылки для исключения программы «…»

из бюджета на 2022 финансовый год

Основные задачи департамента коммуникаций на III–IV кварталы 2022 г. в связи с ухудшающейся эпидемиологической…

 Предпосылки для исключения из бюджета

Задачи департамента коммуникаций (III–IV кв.)

Сокращать нужно не в ущерб смыслу: читатель всё же должен понимать, о чем будет этот раздел.

Где ставить подзаголовки и как их выделять. Подзаголовок может как стоять на отдельной строке, так и внутри строки (тогда он называется «подзаголовком в подбор»). На отдельной строке подзаголовки обычно ставят в статьях, пресс-релизах, многостраничных отчетах и в соцсетях. Если пишете письмо или коммерческое предложение, «в подбор» будет привычнее.

Выделять подзаголовки принято жирным начертанием шрифта. Если это нехарактерно для вашего стиля, можно подчеркивать – например, если это нужно по ГОСТу.

Выделение жирным – только в начале абзаца. Часто встречается такая ошибка: автор текста начинает выделять ключевые мысли, но не в начале абзаца (на правах подзаголовков), а в середине абзаца. Мотив понятен: «Выделю главное, чтобы читателю было легче».

Но в реальности любое выделение в середине абзаца не дает возможности сразу понять смысл. Например, чтобы понять смысл предыдущего предложения, вам придется сначала прочитать выделенное «не дает». Но что не дает? Кому? Зачем? Из жирного фрагмента это непонятно. Придется перечитывать всё предложение, то есть потратить дополнительное время.

Выделение в середине предложения не упрощает, а усложняет чтение, создает хаос и ощущение неряшливости. Если вам захотелось что-то выделить – вынесите это в начало абзаца.

Не выделяйте жирным в середине абзаца – только в начале и только ключевую мысль, на правах подзаголовка.

Подзаголовки всё прощают. Даже если документ написан сложно, деление на разделы уже повышает читаемость. Это полезно использовать, если вы работаете в бюрократических компаниях или вам некогда доводить текст до совершенства. Руководство вам не подпишет текст, написанный простым языком. Но текст, разделенный подзаголовками, ни у кого не вызовет вопросов.

Возьмем пример. Читать его целиком необязательно, просто проникнитесь духом:

Анна Сергеевна, добрый день! Просим Вашего содействия в разрешении сложившейся ситуации.

Дело в том, что поставщиком «…» не была осуществлена поставка товара по договору №… В поставке мы ожидали оборудование для проекта «…», в частности суммирующий микшер Rupert Neve 5057 Orbit и аксессуары. В качестве причины задержки поставщик называет логистический сбой, связанный с затором в Суэцком канале.

Отделом логистики был проведен анализ причин, и было выявлено, что поставка по указанному договору не проводилась по маршрутам, связанным с Суэцким каналом. Однако поставщик в переписке ссылается на признанный на отрезке «…» режим форс-мажора, что повлияло на логистические операции в регионе в целом.

В данный момент с нашей стороны необходимо принять решение о запуске претензионного порядка разрешения спора (или отсутствия претензий в связи с форс-мажором). Просим Вас принять решение, по результатам которого юридический департамент подготовит необходимые документы.

С уважением….

Мы могли бы заставить автора довести текст до идеала в духе книги «Пиши, сокращай». Но человек без редакторской подготовки потратит на это несколько часов, если не дней. А результат еще и могут не подписать – например, если руководитель привык к такому стилю текста.

Но если мы этот же самый текст разобьем на разделы с подзаголовками, он мгновенно станет намного более читаемым.

Анна Сергеевна, добрый день! Просим Вашего содействия в разрешении сложившейся ситуации.

Ситуация. Поставщиком «…» не была осуществлена поставка товара по договору №… В поставке мы ожидали оборудование для проекта «…», в частности суммирующий микшер Rupert Neve 5057 Orbit и аксессуары. В качестве причины задержки поставщик называет логистический сбой, связанный с затором в Суэцком канале.

Причина. Отделом логистики был проведен анализ причин, и было выявлено, что поставка по указанному договору не проводилась по маршрутам, связанным с Суэцким каналом. Однако поставщик в переписке ссылается на признанный на отрезке «…» режим форс-мажора, что повлияло на логистические операции в регионе в целом.

Решение, которое нужно принять. В данный момент с нашей стороны необходимо принять решение о запуске претензионного порядка разрешения спора (или отсутствия претензий в связи с форс-мажором)…

А теперь можно и сократить без потери смысла:

Анна Сергеевна, добрый день! Просим о помощи.

Ситуация. Поставщик «…» не поставил товар по договору №…: суммирующий микшер Rupert Neve 5057 Orbit и аксессуары.

Причина. Поставщик утверждает, что причина задержки – затор в Суэцком канале. Ссылается на введенный на отрезке «…» режим форс-мажора. Наш отдел логистики убежден, что затор не повлиял на эту поставку.

Нужно решение. Стоит ли нам готовить досудебную претензию или эту задержку мы можем «простить»?

С уважением….

Ключевое – в перечень

Если в тексте есть то, на что вы хотите обратить особое внимание, полезно выделить это в перечень (еще его называют списком). Перечень сообщает читателю: здесь однородная информация, кто-то ее «причесал».

Например, вы пишете план развития отдела на следующий год. Читатели – ваши сотрудники. Вы считаете, что главное для них – программа поощрения: за что будут выдаваться премии. Тогда упакуйте условия премирования в перечень.

Или вы пишете тот же план развития отдела, но ваш читатель – руководитель. Что ему важно? Например, ваш отдел зарабатывает деньги, поэтому руководителю будут важны коммерческие результаты. Заворачиваем их в перечень и выносим в специально отведенный для этого раздел.

А что, если отдел не зарабатывает, а тратит деньги? Тогда нужно подумать, о чем руководителю полезнее всего знать в нашем плане развития. Ключевые проекты, которые мы запустим? Главные проблемы, которые решим в компании? Может быть, ему просто нужно увидеть бюджет? Вот это, ключевое, выносим в перечень.

Пишем отчет об аварии на производстве. Что главное для читателя? Может быть, он хочет понять, какой был нанесен ущерб. Может быть, главное – причины. Вероятно, сейчас главный вопрос в том, что мы сделаем дальше, чтобы авария не повторилась. То главное, ради чего пишется отчет, выносим в перечень.

Как узнать, чего именно читатель ожидает от нас в документе? Можно поинтересоваться у читателя. Прямо задать вопрос: «Иван Иванович, на чем сделать акцент?». Сложно представить человека, который не захочет помочь вам сделать ему удобнее.

Еще есть здравый смысл и опыт. Мы понимаем, что президенту компании интересно одно, сотрудникам – другое, клиентам – третье.

Терпимо: текст разбит на разделы, но внешне они все имеют одинаковую важность. Непонятно, на что обратить внимание, если у меня мало времени.

Да: очевидно, что второй раздел содержит структурированную информацию, на которую мы обратим внимание в первую очередь.

Может быть: в каждом разделе что-то вынесено в перечни. Вероятно, там будут ключевые выводы по каждому разделу. Начнем читать с них, а потом решим, куда углубиться.

Чтобы перечень было легко читать, соблюдайте пять правил:

1. Элементы читаются отдельно от основного текста.

2. Элементы устроены одинаково.

3. Смысл вынесен в начало.

4. Перечень дружит с подзаголовком.

5. Никаких вложенных перечней.

Элементы читаются отдельно от текста – то есть не слишком зависят от обобщающего слова или предложения.

Перед перечнем обычно будет обобщающее слово или целое предложение. Например, если вы пишете о проблемах, логичным будет написать: «Мы столкнулись с проблемами». И далее в перечне перечислить эти проблемы.

И тут нужно проверить, чтобы формулировка элементов перечня была понятна, даже если читатель проскочит это обобщающее предложение.

Например, вы говорите о распространенных ошибках. Посмотрите на обобщающее предложение и элементы перечня:

 Основные задачи. При переносе данных важно избежать:

– задвоения записей в базе заказов;

– создания конфликтующих версий заказов;

– автоматического удаления неподтвержденных заказов.

Если пропустить слово «избежать» в обобщающем предложении, то сложится впечатление, будто наши задачи – задвоить, создать конфликты и автоматически удалить. Чтобы не путать читателя, нужно переформулировать обобщающее предложение и элементы перечня:

 Основные задачи. При переносе данных мы должны:

– избежать задвоения записей в базе заказов;

– синхронизировать конфликтующие версии заказов;

– сохранить неподтвержденные заказы.

Теперь очевидно, что основные задачи – избежать, синхронизировать и сохранить. Даже если читатель пробежит по этим пунк-там по диагонали, он не перепутает, что к чему.

Поэтому просто проверяйте: если пропустить обобщающее слово – смысл сохранится?

Элементы устроены одинаково – то есть каждый элемент перечня похож на другой по общему устройству. Например, все элементы перечня начинаются с глаголов в неопределенной форме: «запустить», «создать», «проанализировать». Или вы решили, что будут не глаголы, а существительные: «запуск», «создание», «анализ». Может быть, в каждом элементе будет два предложения: сначала главное, потом детали. Может быть, каждый элемент – это небольшое доказательство «так как… следовательно». Главное, чтобы одна и та же структура повторялась во всех элементах одного перечня.

Например, мы пишем инструкцию. Внутри – перечень, который описывает действия в какой-то ситуации. Здесь каждый элемент устроен по-своему: где-то глагол в начале, где-то – в конце; все элементы разной длины; в третьем элементе несколько действий. Читать по диагонали тяжело:

 В случае аварии:

– нажмите кнопку «Стоп»;

– дежурного инженера оповестите устно или по рации;

– если вы можете самостоятельно или с помощью ваших коллег устранить причину аварии, включив систему видеофиксации, примите меры для устранения.

Вот как будет выглядеть переделанный вариант:

 В случае аварии:

1. Нажать кнопку «Стоп».

2. Оповестить дежурного инженера устно или по рации.

3. Оценить возможность устранить аварию самостоятельно.

4. Включить видеорегистратор.

5. Постараться устранить причину самостоятельно или при помощи коллег.

Элементы всё еще не идеально одинаковые, но читать их уже намного легче. И нам пришлось разрезать последний пункт на три, чтобы в каждом было по одному действию.

Также нам пришлось убрать условие: «Если можете устранить – устраняйте, а если нет – не устраняйте». Предполагаем, что читатель сам догадается не лезть, если он не может ничем помочь.

Смысл вынесен в начало. Логично, если главные слова в каж-дом элементе перечня не спрятаны где-то в середине, а стоят в самом начале элемента. Сравните:

 Риски реализации проекта:

– В случае невозможности в короткий срок получить подтверждение от исполнителя существует риск задержки поставки на срок до 2 месяцев.

– Без должной подготовки персонала велика вероятность жалоб со стороны клиентов в социальных сетях.

 Риски реализации проекта:

– Задержка поставки до 2 месяцев, если мы не сможем получить подтверждение от исполнителя до конца месяца.

– Жалобы клиентов в соцсетях, если мы не успеем подготовить персонал.

Можно делать так: сначала ты пишешь элементы перечня, как получится, а потом начинаешь их «причесывать» – выносить главное в начало, упорядочивать структуру, проверять на независимость. Это нормально. Главное – выделить время на это «причесывание».

Перечень дружит с подзаголовком. Если где-то рядом с перечнем стоит подзаголовок, проверьте, не противоречат ли они друг другу. В идеале они должны друг друга дополнять.

Например, если стоит подзаголовок «Проблемы», то в перечне должны быть перечислены проблемы, а не решения. Также не стоит выносить в перечень компоненты какой-то одной проблемы. Здесь мы перечисляем все проблемы кратко.

Если стоит подзаголовок «Задачи», то в перечне не должны перечисляться проблемы, связанные с одной из задач. Читатель должен прыгнуть взглядом от заголовка к перечню и увидеть: «Ага, в заголовке задачи, в перечне задачи, всё сошлось».

Если в перечне перечислены инструменты повышения заработка, то нужен подзаголовок «Способы повышения заработка». Заголовок «Сколько вы будете зарабатывать» не подойдет.

Распространенная ошибка – использовать перечни вместо любого перечисления, даже если это перечисление не слишком важно для понимания текста.

Например, пиарщик пишет отчет о работе компании на выставке. По тексту ему нужно перечислить сотрудников, которые помогали в организации. «Это же много людей, нужно вынести их в перечень», – думает пиарщик. Выносит.