Читать книгу: «Für immer aufgeräumt – auch digital», страница 2
Auswertung
Hinweise auf Potenziale
Dieser Selbsttest gibt Ihnen einen ersten Hinweis auf die Frage, wo Sie stehen. Durch die jeweiligen Antworten haben Sie zugleich markiert, wo sich Ihre Verbesserungspotenziale befinden: Überall, wo Sie „Nein“ angekreuzt haben, wartet eine Chance auf Sie.
Wie oft haben Sie „Ja“ angekreuzt?
28-mal
Sie haben sich verzählt :-)
27- bis 22-mal
Glückwunsch! Sie sind bereits sehr gut organisiert und wissen, auf welche Techniken es ankommt. Mit Ihnen zu arbeiten, ist ein Privileg! Trotzdem sind wir uns sicher, dass auch Sie einige Tipps finden, die Ihnen das Arbeiten noch weiter vereinfachen.
21- bis 15-mal
Glückwunsch! Sie wissen bereits einiges darüber, wie man den Computer und die Arbeit im Büro organisiert. Wenn Sie dieses Buch aufmerksam durcharbeiten, werden Sie eine Reihe von Anregungen erhalten, die Sie spürbar voranbringen.
14- bis 8-mal
Bei Ihnen gibt es – wie bei vielen Menschen und in vielen Büros – verschiedene Themen, mit denen Sie sich eingehender befassen sollten. Sie werden dabei sehen, dass es noch eine ganze Reihe von Möglichkeiten gibt, die Sie ausschöpfen können. Dieses Buch wird Ihnen dabei helfen, einen deutlichen Zuwachs an Effizienz und Arbeitsfreude zu erleben. Glückwunsch!
7- bis 1-mal
Glückwunsch! Sie haben das meiste Potenzial! Befassen Sie sich mit den Ideen in diesem Buch und setzen Sie die Ratschläge mit wachen Sinnen um. Sie werden darüber erstaunt sein, welche positiven Veränderungen in Ihrem Arbeitsleben möglich sind. Viel Erfolg!
Woran erkennt man,
dass man
unwichtig ist?
Man bekommt nicht
einmal Spam-Mails.
Unbekannt
1
Meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt
Wie viele E-Mails sind in Ihrem Posteingang?
Hand aufs Herz: Wie viele E-Mails haben Sie gerade in Ihrem Posteingang? Wenn es weniger als sieben sind, können Sie dieses Kapitel überspringen. Ansonsten lesen Sie gern weiter.
Vorteile von E-Mails
E-Mails sind eine großartige Sache. Sie eignen sich vor allem für:
schnelle Mitteilungen an einen oder mehrere Adressaten,
Informationen, die dem Empfänger auch in seiner Abwesenheit übermittelt werden können,
Dateien, die vom Empfänger weiterbearbeitet werden,
Informationen, die dem Empfänger zugestellt werden sollen, ohne seinen Arbeitsablauf zu unterbrechen.
Stressige Räuber
E-Mails sind inzwischen jedoch für viele zu stressigen Zeit- und Motivationsräubern geworden. Es ist freilich nicht das Medium E-Mails selbst, das Schaden anrichtet. Entscheidend ist allein die Frage, wie wir E-Mails benutzen.
Ein Negativbeispiel
Bei einer meiner Umsetzungsberatungen wurde mir von einem Fall erzählt, bei dem ein Mitarbeiter sein gebrauchtes Fahrrad über das unternehmensinterne E-Mail-Netzwerk verkauft hat. Die Nachricht hat Tausende Mitarbeiter am Standort erreicht. Es wurde berechnet, dass die Lesezeit ein Vielfaches des Wertes ausgemacht hat, den das Fahrrad kosten sollte. Das nervt.
Aufwand minimal halten
Die Tipps auf den folgenden Seiten helfen, den Aufwand für E-Mails minimal zu halten und sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Sie werden keine wichtige Anfrage oder Information mehr im Chaos überfüllter Posteingänge übersehen.
| Service: Vor einiger Zeit gab ich einer österreichischen Ärzte-Zeitung ein Interview zum Thema E-Mail-Flut. Sie finden es gratis unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/buch. |  |
1.1 Reduzieren Sie die Zahl Ihrer Posteingänge
Jeder Kanal kostet Zeit
Heutzutage gibt es viele Möglichkeiten, Nachrichten zu senden und zu empfangen: Nachrichten in Online-Netzwerken wie Face-book, XING und LinkedIn oder Direktnachrichten an Twitter-Follower sind nur einige Beispiele. Jeder zusätzliche Kanal kostet aber Zeit und Aufmerksamkeit.
So gehen Sie vor
Arbeiten Sie wenn möglich mit nur einem Kanal, nämlich mit E-Mails. Dort landet Ihre gesamte digitale Kommunikation.
Was der Tipp bewirkt
Das Bündeln auf einen Kanal hat viele Vorteile:
Alles an einem Ort
Alle Nachrichten finden Sie übersichtlich an einem einzigen Ort und können von dort auch beantwortet werden. Das Einloggen in die unterschiedlichen Netzwerke entfällt – auch die damit verbundenen Ablenkungen fallen weg.
Gut durchsuchbar
Ihre gesamte Kommunikation ist problemlos durchsuchbar. Sie müssen nicht mehr überlegen, in welchem Netzwerk die Korrespondenz geführt wurde.
Herr über die Daten
Sie sind Herr über die Daten. Wenn eines der von Ihnen genutzten Netzwerke einmal schließen sollte, ist auch die dort gespeicherte Kommunikation weg. E-Mails auf Ihrem Computer bzw. Server mit den darin enthaltenen Daten und Informationen kann Ihnen keiner nehmen.
Darauf kommt es an
Per E-Mail antworten
Schreibt Ihnen jemand auf einem anderen Kanal, antworten Sie wenn möglich per E-Mail, inklusive einer Zeile zur Erklärung.
Extra-Tipp
Auch Faxe und Sprachnachrichten
Selbst Faxe und Nachrichten auf dem Anrufbeantworter können Sie zum Beispiel in Ihren E-Mail-Posteingang lenken lassen. Sie können sie dann auch von unterwegs lesen bzw. abhören.
| Service: Tipps für das Einrichten von Anrufbeantworter und Fax finden Sie gratis unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/buch. |  |
1.2 Optimieren Sie die Einstellungen Ihres E-Mail-Programms
Ablenkungen durch Mails
E-Mail-Programme sind oft so eingestellt, dass Ablenkungen entstehen. Dies bestätigt die große Arbeitseffizienz-Studie, die ich gemeinsam mit der AKAD Hochschule Leipzig durchgeführt habe: 42 Prozent der Befragten fühlen sich belastet, weil sie durch E-Mails von ihrer Arbeit abgelenkt werden. Durch gezielte Einstellungen des E-Mail-Programms können Sie Ablenkungen vermeiden.
So gehen Sie vor
Stellen Sie das E-Mail-Programm so ein, dass es ein konzentriertes Arbeiten unterstützt. Diese Tipps haben sich bewährt:
Signale ausschalten
Deaktivieren Sie akustische und optische Signale, die Ihnen den Eingang einer neuen E-Mail anzeigen.
Unwichtiges ausblenden
Blenden Sie alle Informationen aus, die für Sie unwichtig sind, etwa Header-Details, E-Mail-Größe oder -Prioritäten.
Neue Mails bewusst holen
Wenn Sie eine neue E-Mail senden, werden dabei meist neue E-Mails abgeholt. Doch neue Mails bedeuten neue Ablenkungen. Stellen Sie das Programm so ein, dass neue E-Mails nur dann abgeholt werden, wenn Sie dies auch tatsächlich wollen.
Was der Tipp bewirkt
Proaktiv arbeiten
Sie können proaktiv arbeiten und sich besser auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren. Zudem können Sie den Posteingang komplett leerräumen, ohne Gefahr zu laufen, durch neue Mails abgelenkt zu werden. Proaktives Arbeiten setzt Kräfte frei; wer immer nur reagiert, kann im schlimmsten Falle krank werden.
Extra-Tipp
Smartphone und Tablet
Falls vorhanden, denken Sie auch an Ihr Smartphone und Ihr Tablet. Hier können diese Einstellungen ebenfalls sinnvoll sein.
| Service: Wie Sie den Empfang neuer E-Mails beim Senden einer E-Mail abschalten, zeige ich Ihnen gratis bei www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/buch. Dort finden Sie auch die erwähnte Studie. | |
1.3 Räumen Sie Ihren Posteingang frei
Zu viele alte Nachrichten
Der Posteingang ist oft sehr voll mit unbearbeiteten Nachrichten. Das kann lähmend wirken und das Einüben nützlicher Gewohnheiten im Umgang mit E-Mails erschweren.
So gehen Sie vor
Erstellen Sie ein Postfach „Von früher“. Verschieben Sie die E-Mails aus dem Posteingang in diesen Ordner. Jetzt haben Sie einen leeren Posteingang, den Sie mit den Gewohnheiten, die Sie im weiteren Verlauf des Kapitels kennenlernen, auch leer halten können.
Was der Tipp bewirkt
Neu beginnen
Für den Start ist es besser, neu zu beginnen und alles zu verarbeiten, was Sie neu hereinbekommen. Sonst leben Sie zu sehr im Gestern. Ein leerer Posteingang kann einem zudem ein gutes Gefühl geben, ähnlich wie ein leerer Schreibtisch.
Darauf kommt es an
Widmen Sie sich bevorzugt den neu eintreffenden E-Mails – von nun an zeitnah und zuverlässig. Die alten E-Mails können Sie zügig durchgehen und sich dafür täglich kurze Blöcke von 10 bis 15 Minuten nehmen. So haben Sie die Sicherheit, nichts zu übersehen – und zugleich ist das alte E-Mail-Chaos außer Sichtweite. Manche können es sich sogar leisten, die alten E-Mails gar nicht zu bearbeiten. Wer etwas wirklich Wichtiges möchte, wird sich wieder melden. Vielleicht ist das ja bei Ihnen auch so.
1.4 Missbrauchen Sie Ihren Posteingang nicht als To-do-Liste
Wichtige E-Mails verschwinden
In meinen Umsetzungsberatungen erleben ich es immer wieder, dass der Posteingang als To-do-Liste benutzt wird nach dem Motto: „Oh, da muss ich nochmal nachhaken. Ich lasse die E-Mail im Posteingang, damit ich es auch nicht vergesse.“ Irgendwann kommt man nicht mehr nach, und so bläht sich der gerade erst geleerte Posteingang wieder auf und die Gefahr ist groß, dass in der Fülle auch E-Mails verschwinden, obwohl sie wichtig sind.
So gehen Sie vor
Nutzen Sie eine separate To-do-Liste. Eine einfache Textdatei reicht oft schon aus. Oder nutzen Sie eine Aufgabenverwaltung wie beispielsweise die in Microsoft Outlook (s. auch Kapitel 7). Übertragen Sie die Aufgaben, indem Sie die relevanten Passagen kopieren und einfügen.
Was der Tipp bewirkt
Wenn Sie mit einer To-do-Liste oder einer Aufgabenverwaltung arbeiten, hat dies viele Vorteile:
Neue Betreffzeilen
Sie können die Betreffzeilen ändern. Das ist nötig, wenn die Angaben im Betreff der E-Mail gar nichts mit dem To-do-Punkt zu tun haben, der für Sie wichtig ist.
Ein To-do-Punkt pro Aufgabe
Möglicherweise enthält eine E-Mail mehrere To-do-Punkte. Was ist, wenn Sie einige schon abgearbeitet und andere noch zu erledigen haben? Erstellen Sie deshalb für jede Aufgabe einen separaten To-do-Punkt. Dann müssen Sie nicht jedes Mal mehr Text lesen und durchdenken, als nötig ist.
Anders als E-Mails können Sie Ihre Aufgaben neu anordnen. So können Sie die To-do-Punkte zum Beispiel nach Fristen sortieren.
Freier Posteingang
Ihr Posteingang bleibt frei. Das verschafft ein gutes Gefühl.
Darauf kommt es an
Betreff gut formulieren
Bezeichnen Sie die Aufgaben so klar, dass Sie später gleich wissen, was zu tun ist. Es bewährt sich, den nächsten Schritt zu benennen; statt „Vertragsentwurf“ also „Vertrag mit Anwalt beraten.“
1.5 Geben Sie Ihren E-Mails eine Heimat
Beispiel für eine stark strukturierte Ablage
Häufig sind E-Mails völlig chaotisch oder aber zu fein strukturiert abgelegt.
So gehen Sie vor
Erledigt-Ordner
Erstellen Sie eine Ordnerstruktur, die zu Ihrer Arbeit passt. Dazu reichen wenige Ordner völlig aus. Einige Anregungen:
Der Erledigt-Ordner: Hier kommen alle E-Mails hinein, die Sie verarbeitet haben. Sollten Sie sie später benötigen, finden Sie sie über die Suchfunktion ruckzuck wieder.
Warten-Ordner
Der Warten-Ordner: Hier legen Sie E-Mails zu Aufgaben ab, bei denen Sie erst weiter kommen, wenn jemand anderes seinen Teil erledigt hat. Ein Klick in den Ordner zeigt, was alles offen ist und wo Sie ggf. nachhaken sollten. Ist eine Sache erledigt, können Sie die betroffene E-Mail in den Erledigt-Ordner verschieben. Passen Sie bitte auf, dass dieser Ordner nicht zum Grab wird. Er funktioniert nur, wenn er „lebt“.
Temporäre Ordner
Temporäre Ordner, etwa für Online-Workshops: Hierhin kommen alle E-Mails, die mit dem Workshop zu tun haben. Nach Kursende verschieben Sie den kompletten Ordner in „Erledigt“.
Extra-Tipp
Eigene Reihenfolge
Sie wollen die Reihenfolge Ihrer Ordner selbst bestimmen, Ihr E-Mail-Programm sortiert die Ordner aber alphabetisch? Dann stellen Sie Zahlen vor den Namen des Ordners:
01 Erledigt
02 Warten
03 „Aufgeräumter Schreibtisch“ – www.workshops365.de
Darauf kommt es an
Lieber einer zu wenig als einer zu viel
Nutzen Sie eher einen Ordner zu wenig als einen zu viel. Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit, ob Sie die Ordner auch nutzen. Falls nicht, verschieben Sie ungenutzte Ordner einfach in Erledigt.
Was der Tipp bewirkt
Mehr Effizienz
Sie verlieren keine Zeit mehr mit der Überlegung, in welchem Ordner eine verarbeitete E-Mail abgelegt werden muss. Auch das Wiederfinden alter E-Mails geht schneller. Dies ist inzwischen auch durch eine Studie belegt.
| Service: Weitere Informationen zur erwähnten Studie finden Sie gratis unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/buch. | |
1.6 Verarbeiten Sie Ihre E-Mails, statt sie nur zu sichten
Stress durch „Verstopfung“
Wenn eine E-Mail nur gesichtet wird, statt sie zu verarbeiten, bleibt sie im Posteingang. Die Folge: Der Posteingang „verstopft“. Der spätere Blick auf E-Mails im Posteingang, die schon geöffnet, aber noch nicht verarbeitet wurden, kann Stress erzeugen.
Den ganzen Tag nur E-Mails?
Bei unseren Büro-Kaizen-Umsetzungsberatungen treffen wir in Unternehmen immer wieder auf Menschen, die uns berichten, sie könnten den ganzen Tag mit der Bearbeitung von E-Mails zubringen. Wenn jemand im Support arbeitet, ist dies ja noch zu verstehen. In den meisten anderen Fällen jedoch liegt die Ursache für das Phänomen darin, dass ein wirksamer Weg für den Umgang mit E-Mails nicht bekannt ist. Dabei ist das Verarbeiten eine Strategie, mit der ein Posteingang dauerhaft schlank oder auch leer gehalten werden kann.
So gehen Sie vor
Verarbeiten Sie Ihre E-Mails, statt sie nur zu sichten. Gehen Sie dabei die folgenden fünf Schritte:
Löschen
1. Löschen
Alles, was für Sie nicht relevant ist und es auch nicht werden wird, löschen Sie sofort.
Weiterleiten
2. Weiterleiten (Delegieren)
E-Mails, die von jemand anderem zu bearbeiten sind, leiten Sie direkt weiter.
Ablegen
3. Archivieren
Sie müssen bei einer E-Mail nichts tun, außer sie zur Kenntnis zu nehmen? Dann tun Sie dies jetzt und legen Sie sie anschließend im Erledigt-Ordner ab.
Erledigen
4. Bearbeiten
Wenn sich in der E-Mail eine Aufgabe verbirgt und Sie diese Aufgabe innerhalb von fünf Minuten erledigen können, tun Sie es sofort. Dieser Rat wird auch als 5-Minuten-Regel bezeichnet. Mithilfe dieses Schrittes schonen Sie Ihre To-do-Liste und vergeuden keine Zeit. Warum fünf Minuten? Das Anlegen eines neuen To-do-Punktes kostet ebenso Zeit wie das erneute Hineindenken in die Frage, was eigentlich zu tun ist. Daher ist es sinnvoll, neue Aufgaben nur dann anzulegen, wenn sich dieser Aufwand auch wirklich lohnt. Freilich steht es Ihnen frei, statt der fünf Minuten auch nur zwei zu nehmen. Probieren Sie aus, welche Grenze für Sie sinnvoll ist.
Termin eintragen
5. Terminieren
Manche E-Mails können nicht sofort erledigt werden oder Sie brauchen mehr als fünf Minuten, um sie zu bearbeiten. Falls es sich um einen Termin handelt (fester Zeitpunkt, Beispiel: „30. April, 9 Uhr“), tragen Sie diesen jetzt in Ihrem Kalender ein (ggf. mit Verknüpfung zur E-Mail – ein Klick im Kalender öffnet dann die zugehörige E-Mail).
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