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Capítulo 1

Proceso de compras en la logística interna

1. Introducción

Actualmente, el sistema productivo de las empresas ha cambiado sustancialmente. La globalización de la economía, la apertura de nuevos mercados, deslocalizaciones, privatizaciones, la incorporación de las nuevas tecnologías, internet, etc., han provocado que los plazos de producción de los bienes y servicios sean cada vez más ajustados en tiempo, lo que ha llevado a estas empresas a repensar el modelo de aprovisionamiento de materias primas, bienes y servicios necesarios para la producción de sus productos finales y la venta de estos a sus clientes, en tiempo y forma pactados con ellos.

En realidad, esto es básicamente fruto de la gran competencia existente, ya que hoy en día gracias a internet, las diferencias espaciales no son un inconveniente para ser un competidor potencial en más de medio mundo. Es por ello que una pequeña diferenciación en los bienes y servicios con los del resto de la competencia, hace que estos tenga un posicionamiento más elevado respecto del resto y esto se consigue desde el comienzo del sistema productivo, desde la propia selección de los proveedores que van a suministrar las materias primas, bienes y servicios necesarios para la obtención del producto final.

Todo este sistema es similar a un engranaje de una maquinaria de reloj que ha de estar perfectamente engrasada y puesta a punto para que el cumplimiento de las condiciones y plazos pactados de proveedores y acreedores sea el adecuado, con el único objetivo de satisfacer las necesidades de los clientes y así cumplir con las obligaciones pactadas con los consumidores finales.

2. Importancia de la función de compras en la logística interna de la empresa

Actualmente las empresas se mueven a diario en un mercado global donde la rapidez de reacción, la flexibilidad, las capacidades de negociación, el número de competidores, etc., son las variables que rigen el éxito o fracaso de las mismas. Todas las empresas necesitan a su vez de otras para que las suministren de todas aquellas materias primas, servicios o bienes que les son necesarios para obtener el producto final que venden a sus clientes. Ninguna realiza todo el sistema productivo de forma autosuficiente, ya que en el resultado final no sería el adecuado bien en términos de calidad-precio o en términos de tiempo de realización o entrega.

Es por ello que el proceso logístico es tan importante para ellas; todas las materias primas, bienes y servicios de los que han de ser suministrados, se han de tener en forma y plazos preestablecidos para el correcto funcionamiento de su sistema productivo.

Sabía que...

La logística es básicamente un término militar que se ocupa del movimiento de los ejércitos, del transporte de estos así como de su mantenimiento.

Cuando se habla de proceso logístico generalmente se piensa en el transporte y distribución de los productos terminados al cliente final. En sí esta apreciación es correcta pero no resulta ser una definición completa ya que supone una parte de lo que realmente significa.

Definición

Logística comercial

Conjunto de conocimientos, técnicas, métodos y procedimientos que pretenden dar respuesta a todos los problemas que se plantean por el manejo de los flujos reales de la empresa, desde las materias primas o inputs hasta los productos terminados u outputs.

Por tanto, todas las actividades de la empresa que involucran el movimiento de materias primas, bienes o servicios necesarios para la obtención de producto o servicio final destinado al consumidor, van a formar parte de este proceso logístico. Pero es más, si se piensa que para la obtención del producto o servicio final son necesarias otras actividades o servicios como son el almacenamiento, la administración, la seguridad, etc., estos también formarán parte de ese gran engranaje que es el proceso logístico de la empresa. Todas estas actividades, materias primas y servicios deberán de estar sincronizados para lograr que todo el sistema productivo obtenga la mayor eficiencia posible, de esta forma se podrá dar respuesta de la manera más satisfactoria a las necesidades de los clientes.

3. Plan de compras y programa de necesidades

Dado que el proceso logístico en la empresa engloba desde la recepción de las materias primas, bienes o servicios necesarios para la obtención del producto final hasta que este es recibido por el cliente, prácticamente todos los departamentos que conforman la empresa van a tener relación o van a participar de dicho proceso logístico, de lo contrario el engranaje o cadena que forma este proceso se detendrá o romperá en algún momento, haciendo inviable la máxima de obtener la mayor eficiencia en el sistema productivo.

3.1. Interacción entre los departamentos de la empresa

Sin lugar a dudas, el proceso logístico tiene su razón de ser en el departamento de compras de la empresa que a su vez tendrán relaciones con el resto de departamentos que conforman la empresa. El origen de todo, la gestión de las compras de materias primas, bienes y servicios para la obtención del producto o servicio final, por tanto, será responsabilidad de este departamento la buena organización de todas aquellas actividades de compra con el objetivo de que, todos los bienes o servicios se encuentren con el tiempo suficiente para su utilización el proceso productivo.

Las funciones de todo departamento de compras serán:

1 El aprovisionamiento de las materias primas, bienes y servicios.

2 La evaluación de los precios de las compras realizadas.

3 Evaluación de los proveedores/acreedores a los que se les realiza las compras.

4 La realización de todo el trabajo administrativo y contable relacionado con la compra a proveedores y acreedores.

5 Todas aquellas funciones que la organización y política de la empresa le encomiende.

Hay que tener en cuenta que el proceso productivo no debe detenerse en ningún momento, por lo que la estrategia de este departamento será fundamental ya que ante posibles interrupciones del suministro de materias primas, bienes y servicios, el departamento de compras deberá de buscar soluciones alternativas para continuar con el proceso productivo igualando o minimizando los costes.

A su vez, este departamento deberá estar en comunicación directa con el resto de departamentos de la empresa; bajo ningún concepto deberá de ser parte aislada de la misma sino servir de amalgama para el resto, ya que sus decisiones afectarán directa o indirectamente al resto de departamentos:

1 Departamento de producción: existe una relación directa con este departamento ya que el aprovisionamiento de las materias primas dentro de las condiciones pactadas con los proveedores, es responsabilidad directa del Departamento de Compras.

2 Departamento de Marketing: es fundamental el estudio de las ventas y el gasto en cuanto a la adquisición de los materiales, bienes y servicios necesarios para el producto final.

3 Departamento Financiero: para la obtención de toda la información que este departamento necesita relativa a los resultados, en relación a costes, márgenes, beneficios, rentabilidad, etc.

4 Departamento de Ventas: decisiones sobre plazos de entrega a los clientes basados en plazos de finalización de los productos o servicios; departamento de igual importancia dentro del proceso logístico ya que dicho proceso, no acaba con la adquisición de las materias primas sino con la entrega del producto final al cliente o consumidor.

5 Departamento de Recursos Humanos: la elección del personal profesional adecuado que va a formar parte del Departamento de Compras, es fundamental para que se obtenga los objetivos marcados por la empresa.

Actividades

1. Elija una empresa de la economía real y determine el tipo de relaciones del Departamento de Compras con el resto de departamentos.

Aplicación práctica

Manuel D. M. es contratado por la empresa de nueva creación Impresiones 3D New Age, S. L., cuyo objeto es la creación de impresiones en 3D de piezas para la industria de la automoción. Le han encargado la misión de crear desde cero el departamento de compras.

Nadie en la empresa tiene conocimientos y experiencia previa en esta área a excepción de Manuel, siendo su tarea la de indicar a la dirección de la empresa, ¿cuáles serán las funciones de este nuevo departamento y las relaciones con el resto de departamento de la empresa (Dirección, Producción, Almacén, Financiero y Recursos Humanos)?

SOLUCIÓN

Manuel deberá de exponer a la dirección las siguientes funciones del nuevo departamento de compras:

1 Asegurar en primer lugar el flujo continuo de la producción de piezas en las impresoras.

2 Desarrollar e implementar fuentes principales y secundarias de suministro de materias primas.

3 Establecer relaciones con los distintos proveedores.

4 Reducir los costes de las materias adquiridas a los proveedores.

5 Indicar al Departamento de Recursos Humanos la formación adecuada del personal contratado en el Departamento de Compras o del tipo de perfil profesional necesario para las nuevas contrataciones.

6 Establecer una base de datos en constante actualización de los distintos proveedores a nivel nacional o internacional.

En cuanto a la relación que tendrá con el resto de departamentos, compras dependerá directamente de la dirección de la empresa, manteniéndose al mismo nivel con el resto de departamentos y teniendo con el departamento de producción, una relación más estrecha y en contacto permanente para cumplir con el objetivo de, asegurar el flujo continuo de la producción.

Por lo tanto, todas las decisiones que el departamento de compras toma son de vital importancia para el correcto funcionamiento de la empresa ya que dichas decisiones, de una forma u otra va a terminar repercutiendo en el producto final o servicio.

No obstante, encuadrar dentro del organigrama de una empresa la función logística no es sencillo, ya que si departamentos como administración o financiero, compras, recursos humanos, dirección, etc., tienen las funciones y su ubicación bastante definidas, el área de logística va a depender de factores como el tipo de empresa, la actividad a la que se dedica o la importancia que desde la dirección de la misma se conceda.

Aun así, existen una serie de posiciones frecuentes del departamento o área de logística en la mayoría de las empresas actuales:

1 Como un departamento de asesoramiento o staff para la dirección de la empresa, no asumiendo responsabilidades de manera directa en la toma de decisiones. Esta opción por norma general puede ser encontrada en la pequeña y mediana empresa.

2 Como departamento dependiente del comercial. Esta forma de ubicar el área logística se encuentra fundamentalmente en empresas eminentemente comerciales, ya que el peso del departamento comercial dentro de la estructura organizativa de la empresa es tan grande, que requiere de un área propia de logística en dependencia directa del comercial.

3 Como departamento o área propia al mismo nivel jerárquico que el resto de las principales áreas. Este tipo de organización es propio de empresas cuya actividad fundamental es la producción (industria), ya que se requiere de un nivel de coordinación entre fabricación y logística muy eficiente.

Aplicación práctica

Manuel D. M. ya ha expuesto a sus directivos las funciones del futuro departamento de compras, así como las relaciones con el resto de departamentos. No obstante, le ha sugerido que elabore un pequeño organigrama donde se aprecien, las relaciones entre los departamentos y los niveles de jerarquía de la empresa.

Ayude a Manuel a su elaboración teniendo en cuenta que el departamento de compras posee una relación estrecha y en permanente contacto con producción y que los distintos departamentos de la empresa son dirección, producción, almacén, financiero y recursos humanos.

SOLUCIÓN

Un posible organigrama que Manuel puede presentar a sus directivos sería el siguiente:

En este organigrama se aprecia que todos los departamentos se encuentran al mismo nivel jerárquico exceptuando a la dirección que se encuentra en el nivel superior y al almacén, que Manuel ha creído conveniente poner en dependencia del Departamento de Compras. También se aprecia la relación directa con producción para el aseguramiento de un flujo continuo de materias primas.

Actividades

2. Busque información en internet sobre los organigramas de las empresas y analice en tres de ellas, la situación del departamento de compras indicando las ventajas e inconvenientes de las mismas.