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Unidad de Aprendizaje 1

Introducción y conceptos generales de la aplicación de base de datos

Contenido

1. Introducción

2. ¿Qué es una base de datos?

3. Entrada y salida del programa

4. La ventana de la aplicación de base de datos

5. Elementos básicos de la base de datos: Tabla, Consultas, Formularios, Informes y Ayuda

6. Trabajo con base de datos

7. Resumen

Objetivos

El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:

 Utilizar las funciones de las aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales que permitan presentar y extraer la información.

1. Introducción

Partiendo de las tareas y actividades administrativas en relación con el cliente, es fundamental el manejo y uso de aplicaciones informáticas para el tratamiento de la información, que en estas se genera.

En este caso, nos centraremos en las aplicaciones informáticas para el tratamiento de base de datos relacionales.

Dichas bases de datos son herramientas muy implantadas en empresas y ordenadores domésticos, con el objetivo crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser gestionadas sencillamente por una interfaz gráfica clara. Es capaz de llevar a cabo la manipulación de los datos en forma de tablas, la creación de relaciones entre estas, la creación de consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.

De todas las bases de datos existentes, es Microsoft Access una de las más populares, por sus excelentes prestaciones y sencillez de manejo, a continuación estudiaremos las características y funciones más importantes de la misma.

Para el desarrollo del contenido nos vamos a basar en el caso de Julio, profesor del curso online Aplicaciones informáticas de base de datos relacionales: Microsoft Access, dirigido a los técnicos/as administrativos/as, de la franquicia central Blasoptical y demás delegaciones.

Blasoptical, con motivo de su política de reciclaje en materia formativa, quiere poner en conocimiento de estos empleados, el uso de esta aplicación, mediante la plataforma de formación online.

2. ¿Qué es una base de datos?

HILO CONDUCTOR

Julio es el profesor encargado de impartir el curso de Aplicaciones informáticas de base de datos relacionales: Microsoft Access a través de la plataforma de formación de Blasoptical. El primer día de clase se presenta a su grupo de alum nos/as y les facilita un cuestionario que deben rellenar y enviar posteriormente para que Julio pueda valorar el conocimiento del grupo sobre dicha aplicación.

Aunque la mayoría de los alumnos conoce o ha oído hablar de la aplicación, lo cierto es que son pocos los que realmente han practicado con ella, por lo que Julio toma la decisión de comenzar explicando los conceptos generales y las características fundamentales de la aplicación para familiarizarlos a todos con dichos aspectos.

Por lo general, la base de datos puede definirse como un conjunto de datos relacionados entre sí, cuyo tratamiento a partir de un lenguaje adecuado permite obtener consultas, informes, etc., haciendo más sencillo su manejo. A estos lenguajes se les conoce bajo la denominación de sistemas de gestión de base datos y tienen unos objetivos que resultan comunes a todos, tal y como se mostramos a continuación:

Abstracción de la información, ya que ahorran detalles acerca del almacenamiento físico de los datos.

Independencia, ya que el esquema de una base de datos puede ser modificado sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.

Consistencia, referente sobre todo a la eliminación o tratamiento correcto de datos redundados.

Seguridad, a fin de garantizar la información almacenada.

Manejo de transacciones. En este sentido los SGBD proveen mecanismos para programar las modificaciones de los datos de una forma mucho más simple que si no se dispusiera de ellos.

Tiempo de respuesta, con el fin de minimizarlo.

3. Entrada y salida del programa

hilo conductor

Entre los conceptos generales, características fundamentales y operaciones básicas propias del manejo de la aplicación es fundamental saber cómo ejecutarla y salir de la misma; de esta forma, el alumnado empezará a familiarizarse con dichos aspectos.

Para la entrada al programa se hará como con cualquier otro programa del equipo. Si hay un acceso directo en el Escritorio de Windows haremos doble clic sobre él o si no buscaremos su icono correspondiente a través del Menú de Inicio.

Acceso a Microsoft Access

En este momento es donde se puede crear nuestra base de datos y ponerle un nombre, ya que en cualquier otro momento se trabajará directamente sobre ella, no pudiendo copiarla a otro lugar hasta que no se cierre.

Crear base de datos Microsoft Access

Para salir del programa solo hay que ir al botón superior de Cerrar. Normalmente Access va guardando cada vez que cerramos una ventana, por lo que es difícil perder información, pero puede que en algún proceso se eliminen datos por lo que es conveniente hacer copias de seguridad de los datos antes de hacer algo de lo que no estemos seguros del resultado que vamos a obtener.

4. La ventana de la aplicación de base de datos

hilo conductor

A continuación, Julio explicará a los alumnos cuáles son las principales partes que componen la interfaz de la aplicación de base de datos, con el fin de que estos aprendan el manejo de los elementos que la componen.

Ahora tenemos una nueva forma de acceder al programa, que será haciendo doble clic sobre la base de datos que se creó anteriormente. Una vez dentro de la aplicación se muestra una ventana similar a la que mostramos a continuación:

1 La barra de título: con el nombre de la base de datos, los botones de Minimizar, Maximizar y Cerrar y la barra de acceso rápido de Access, configurable desde el botón de la derecha.

2 La cinta de opciones: que sustituye a la barra de menús de anteriores versiones. En ella se colocan los botones de la ficha seleccionada, separadas por grupos de opciones.

3 El área de documentos: es la parte derecha de la ventana donde se hace la edición y diseño de los elementos seleccionados.

4 El panel de navegación: que es la parte izquierda de la ventana en la que indica qué objetos se están mostrando en la parte derecha.

5 La barra de estado: es la última línea y nos informará de la situación en la que nos encontremos, vista del documento, bloqueo numérico, mayúsculas, etc.

4.1. La Cinta de Opciones

En función de la ficha activada aparecerán los botones con las opciones que permitirán acceder a las tareas más comunes relacionadas con la ficha. Estas pestañas no son fijas, irán apareciendo más en función al elemento con el que estemos trabajando. Las fichas disponibles inicialmente son:

1 Archivo: donde tendremos disponibles las opciones de Guardar, Abrir, Nuevo, Imprimir, Ayuda, la configuración en Opciones y Cerrar.

1 Inicio: con las opciones de Vistas, Portapapeles, Ordenar y filtrar, Registros, Buscar y Formato de texto.

1 Crear: para crear nuevas Plantillas, Tablas, Consultas, Formularios, Informes y Macros y código.

1 Datos externos: para importar o vincular datos de otras aplicaciones y también exportarlos.

1 Herramientas de base de datos: para hacer relaciones, macros, analizar, etc.

5. Elementos básicos de la base de datos: Tabla, Consultas, Formularios, Informes y Ayuda

hilo conductor

Una vez que el grupo conoce las principales partes que componen la interfaz, Julio expondrá los principales elementos básicos de la aplicación de base de datos, para que este se maneje con dichos conceptos y sepan qué contiene cada uno de ellos.

En una base de datos existen diferentes elementos básicos que almacenan distintas partes de la información, entre ellos destacan los siguientes.

5.1. Tabla

Una tabla es un conjunto de datos distribuidos en filas y columnas. En ella las columnas reciben el nombre de campos y es la mínima información de una base de datos. La combinación de campos en una fila recibe el nombre de registro y es una ocurrencia del elemento de la tabla.

Elementos de la tabla

Ejemplo

En nuestro caso los campos son los nombres sobre los que se guarda información: Nombre y Teléfono. Los registros son las personas de las que se guarda información: Luis, Felipe y Mario.

5.2. Consulta

Una consulta es una pregunta que se hace a la base de datos para obtener información de ella. Por ejemplo: ¿qué personas están realizando el curso de base de datos relacionales?

Para ello, previamente necesitamos los datos de los alumnos y qué curso están realizando. Como se ve, una consulta necesita que haya información previa, por lo que debemos hacer la consulta sobre los datos de alguna tabla o tablas, o sobre consultas realizadas anteriormente.

Existen distintos tipos de consultas según lo que deseemos realizar con los datos, las más usuales son:

Consultas de selección

 Obtendremos los registros que cumplan determinados criterios.

Consultas de creación de tablas

 Creará una tabla que contenga los registros que cumplan con las opciones requeridas.

Consultas de anexar

 Agrega registros a una tabla que ya existe.

Consultas de actualización

 Cambia los datos de una tabla masivamente.

Consultas de eliminación

 Son peligrosas ya que eliminan los registros de la tabla que cumplan la condición.