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2 Vertriebsprozesse in SAP S/4HANA

Der Vertriebsprozess beginnt mit der Anlage des Kundenauftrags. Hier werden alle relevanten Informationen erfasst, die für die weitere Abwicklung wichtig sind. Dabei greifen Sie auf die zuvor angelegten Stammdaten und Steuerungsparameter zurück. Ist die Ware verfügbar, starten Sie den Versandprozess durch Anlegen der Lieferung. Diese unterstützt Versandfunktionen wie z.B. Kommissionierung, Verpackung und Buchung des Warenausgangs. Am Ende des Vertriebsprozesses wird die Faktura angelegt.

2.1 Aufbau der Auftragserfassungsmaske

Die Auftragserfassungsmaske in SAP ist in drei Ansichten unterteilt: die Übersichtsmaske, die Kopfdaten und die Positionsdaten. Für eine schnelle Erfassung genügt die Übersichtsmaske, da Sie hier den Auftraggeber, die Materialnummer und die Auftragsmenge eintragen und anschließend den Auftrag sichern können. Möchten Sie detaillierte Angaben für den gesamten Beleg erfassen oder nur ansehen, springen Sie in die Kopfdaten. Für genauere Angaben zu einer Position können Sie in die Positionsübersicht und von jeder Position wiederum in die Einteilungen wechseln.

Abbildung 2.1: Aufbau Verkaufsbeleg

Jeder Verkaufsbeleg ist in drei Ebenen gegliedert (siehe Abbildung 2.1):

 Auftragskopf – enthält Daten, die für den gesamten Beleg gelten, z.B. die Kunden- oder Bestellnummer.

 Verkaufsbelegpositionen – enthält Daten wie z.B. Materialnummer, Menge oder Preis. In jedem Verkaufsbeleg kann es mehrere Positionen geben, die unterschiedlich ausgeprägt sind.

 Positionseinteilungen – enthält Liefermengen und -termine. Jede Position muss über mindestens eine Einteilung verfügen. Mehrere Einteilungen werden benötigt, wenn es z.B. diverse Teillieferungen zu einer Position geben soll.

Die Daten der drei Ebenen werden zur besseren Übersicht in verschiedenen Sichten angezeigt und können dort auch geändert werden. Bei der Erfassung und beim späteren Aufruf eines Auftrags gelangen Sie immer zuerst auf das Übersichtsbild. Hier werden die wichtigsten und die am häufigsten verwendeten Daten aus Kopf- und Positionsebene zusammengefasst abgebildet.

2.2 Kundenauftrag erfassen

Für die Erfassung eines Kundenauftrags rufen Sie die Transaktion VA01 oder im Fiori Launchpad die App »Kundenaufträge anlegen« auf. Letztere ist eine transaktionale App und dementsprechend mit der genannten Transaktion vergleichbar.

In der Einstiegsmaske (siehe Abbildung 2.2) müssen Sie zunächst eine Auftragsart eintragen . Diese kann bei Bedarf auch über den Suchbutton ausgewählt werden.

Abbildung 2.2: Einstiegsmaske für die Auftragserfassung

Definition: Auftragsart

Die Auftragsart ist ein zentrales Objekt in der Vertriebsabwicklung und wird im Customizing definiert. Mögliche vor- oder nachgelagerte Vorgänge sowie ein Nummernkreis für die interne oder externe Nummernvergabe werden hier zugeordnet. Bei der internen Nummernvergabe vergibt das SAP-Programm während des Speicherns automatisch eine Auftragsnummer.

Die Auftragsart ist somit ein Mittel, um beim Abbilden Ihrer Vertriebsprozesse den Vorgang in eine bestimmte Richtung zu lenken. Wir werden in anderen Kapiteln Vorgänge erfassen, die genau an dieser Stelle beginnen, aber einer anderen Auftragsart zugeordnet sind und somit einen anderen Prozess beschreiben. Die Auftragsart KA (Terminauftrag) soll hier einen normalen Kundenauftrag darstellen.

Im Bereich der Organisationsdaten können Sie den Vertriebsbereich erfassen.

Definition: Vertriebsbereich

Der Vertriebsbereich ist eine Kombination aus Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und Sparte. Er ist die zentrale Organisationseinheit im Vertrieb. Alle Verkaufsbelege werden innerhalb eines Vertriebsbereichs erfasst.

Erfassen des Vertriebsbereichs

Der Vertriebsbereich muss in der Einstiegsmaske nicht zwingend erfasst werden. Spätestens im nächsten Schritt, nachdem Sie im Auftrag die Kundennummer eingetragen und mit Enter bestätigt haben, wird der Vertriebsbereich automatisch aus dem Kundenstamm gezogen. Sind Daten zum Kunden in verschiedenen Vertriebsbereichen angelegt, können Sie diese Bereiche aus einer Tabelle wählen, die Ihnen bei der Erfassung der Auftraggeber angezeigt wird.

Das Verkaufsbüro und die Verkäufergruppe (siehe in Abbildung 2.2) sind interne Organisationsstrukturen. Werden diese in Ihrem Unternehmen nicht verwendet, müssen die entsprechenden Felder nicht ausgefüllt werden.

Klicken Sie auf Enter oder auf den Weiter-Button. Sie gelangen in die Maske Terminauftrag anlegen: Übersicht . In Abbildung 2.3 können Sie dazu einen Ausschnitt sehen.

Abbildung 2.3: Auftragserfassung, Übersichtsbild (Teil 1)

Zunächst erfassen Sie die Kundennummer, hier im Feld Auftraggeber , sowie die Kundenreferenz und das Kundenreferenzdatum (Kundenref.datum) . Erst nachdem Sie diese Eintragungen vorgenommen haben, sollten Sie mit Enter bestätigen, da die Felder zur Kundenreferenz oft als Pflichtfelder eingestellt sind und Sie dadurch unnötige Fehlermeldungen vermeiden.

Kundenreferenz

Das Feld Kundenreferenz ist für die Bestellnummer des Kunden vorgesehen. Das Feld Kundenref.datum wird für das Bestelldatum des Kunden verwendet.

Das Wunschlieferdatum (WunschliefDatum) ist das Datum, an dem der Kunde die Ware erhalten möchte. Dieses ist häufig systemseitig voreingestellt. Es sollte auf jeden Fall geprüft und dem Kundenwunsch angepasst werden. Möchte der Kunde die Ware so schnell wie möglich erhalten, können Sie das aktuelle Datum eintragen. Das System ermittelt das früheste Lieferdatum automatisch anhand eines Abgleichs mit Verfügbarkeiten und Lieferzeit.

Im unteren Teil der Übersichtsmaske finden Sie die Tabelle für die Erfassung der Positionen, siehe Abbildung 2.4.

Abbildung 2.4: Auftragserfassung, Übersichtsbild (Teil 2)

In der Spalte Material geben Sie in der ersten Zeile die Materialnummer und in der Spalte Auftragsmenge die gewünschte Bestellmenge ein. In der Spalte 1.Datum wird Ihnen das Wunschlieferdatum vorgeschlagen. Falls Ihnen die Materialnummer nicht vorliegt, können Sie nach ihr mithilfe des Buttons suchen .

Erst wenn Sie die Materialnummer und die Menge erfasst haben, sollten Sie Ihre Eingaben mit Enter bestätigen. Damit werden im Hintergrund alle relevanten Stammdaten geprüft und die für den gesamten Vertriebsprozess benötigten Daten ermittelt. Ebenso findet die Verfügbarkeitsprüfung statt, bei der kontrolliert wird, ob das Wunschlieferdatum eingehalten werden kann.

Nun werden Ihnen die Bezeichnungen der Materialien (Positionsbezeichnung) sowie über die Spalte Versand-/… die ermittelte Versandstelle im Werk angezeigt (siehe Abbildung 2.5).

Abbildung 2.5: Auftragserfassung, Übersichtsbild (Teil 3)

Um weitere Informationen zu der erfassten Position sehen zu können, wie z.B. den Preis, schieben Sie die Bildlaufleiste nach rechts.

Spaltendarstellung in der Positionsübersicht

In Abbildung 2.5 sehen Sie die Versandstelle in der Spalte Versand-/…; um den gesamten Spaltennamen lesen zu können, müssen Sie die Spalten mit der linken Maustaste verkleinern oder vergrößern, wie Sie es beispielsweise von Excel kennen.

Klicken Sie auf den Button Sichern. Sie erhalten die Meldung, dass Ihr Terminauftrag gesichert wurde:

Die vergebene Nummer resultiert aus dem zur Auftragsart zugeordneten Nummernkreis. Erfassen Sie später Aufträge mit anderen Auftragsarten, werden Sie durchaus Nummern aus anderen Nummernkreisen erhalten. Dies ist auch aus praktischen Gründen sinnvoll, da Sie anhand der Nummer erkennen können, um welche Art Vorgang es sich handelt.

Definition: Werk

Als Werk wird im SAP-Programm eine Produktionsstätte, Niederlassung oder Filiale abgebildet. Im Vertrieb wird es für den Versandprozess benötigt. Hier wird es als Auslieferungswerk bezeichnet. Ein Werk ist immer genau einem Buchungskreis zugeordnet. Einem Buchungskreis können mehrere Werke zugeordnet sein.

Definition: Versandstelle

Die Versandstelle ist eine eigenständige organisatorische Einheit, in der die Einplanung, Bearbeitung und Überwachung von Lieferungen an den Kunden erfolgt. Typische Versandaktivitäten sind daher:

 Kommissionierung

 Verpacken

 Verladen

 Transportieren

 Disposition

Jede Lieferung wird von genau einer Versandstelle bearbeitet. Das System führt im Hintergrund eine Versandstellenfindung durch. Dabei werden verschiedene Abhängigkeiten, die Versandbedingungen aus dem Debitorenstammsatz, die Ladegruppe aus dem Materialstammsatz sowie das Auslieferungswerk geprüft. Sie können die vorgeschlagene Versandstelle in vorgegebenen Grenzen ändern.

2.3 Kundenaufträge bearbeiten

Erfasste Kundenaufträge müssen unter Umständen vom Sachbearbeiter erneut aufgerufen werden, um Änderungen zu erfassen oder Informationen herauszusuchen. Vom System wird in Anzeige- und Änderungsmodus unterschieden. Das Aufrufen des entsprechenden Modus ist dabei von den zugeordneten Berechtigungen abhängig. In S/4HANA gibt es im Fiori Launchpad eine spezielle App zum Suchen der Kundenaufträge. Wir betrachten daher zunächst das Handling des Fiori Launchpad und anschließend die Handhabung in der SAP GUI.

2.3.1 Kundenaufträge suchen im Fiori Launchpad

Für das Fiori Launchpad wurde die App Kundenaufträge verwalten entwickelt (Abbildung 2.6).

Abbildung 2.6: App »Kundenaufträge verwalten«

Die auf der Kachel angegebene Zahl bedeutet, dass hier in etwa 32.000 Kundenaufträge aufrufbar sind. Dies ist eine technische Einstellung, die sich in der hinterlegten App verbirgt. Anwender haben meist keine Berechtigung, eigene Einstellungen zur Darstellung der App zu hinterlegen.

Rufen Sie diese App mit einem Klick auf. Im oberen Bereich des sich öffnenden Screens haben Sie nun die Möglichkeit, abhängig von bereits vorliegenden Informationen nach unterschiedlichen Kriterien zu suchen (siehe Abbildung 2.7).

Abbildung 2.7: App »Kundenaufträge verwalten«, Suche

Bei dem in der Abbildung gezeigten Vorgehen wurde nach der Kundenreferenz gesucht, also der Bestellnummer des Kunden. Haben Sie diese eingetragen, klicken Sie auf den Button Start . Mit dem Button Filter anpassen können Sie individuell Felder zum Suchen ein- oder ausblenden. Haben Sie sich vertippt oder nur Teile der Auftragsnummer oder eines Begriffs eingetragen, greift die Technik der Fuzzy-Suche.

Fuzzy-Suche

Die Fuzzy-Suche ist eine schnelle und fehlertolerante Suchfunktion. Sie gibt auch Ergebnisse aus, wenn der Suchbegriff zusätzliche bzw. fehlende Zeichen oder andere Arten von Tippfehlern enthält.

Das Feld Suchen können Sie für die verschiedensten Suchkriterien (Kundennummer, Materialnummer, Auftragserfasser usw.) verwenden. Im unteren Bereich wird Ihnen das Ergebnis Ihrer Suche angezeigt .

2.3.2 Kundenaufträge im Fiori Launchpad bearbeiten

In diesem Abschnitt soll gezeigt werden, wo Änderungen im Kundenauftrag mittels der App »Kundenaufträge verwalten« möglich sind. Für den angelegten Auftrag aus Abschnitt 2.2 sind hier keine Änderungen vorgenommen worden.

Haben Sie Ihren Auftrag gefunden, steht Ihnen eine Reihe von Funktionen zur Verfügung. Wie in Abbildung 2.8 zu sehen, können Sie in der gewünschten Zeile die Auftragsnummer anklicken. Es öffnet sich eine Maske, die der Transaktion VA03 (Auftrag anzeigen) aus der SAP GUI entspricht.

Abbildung 2.8: Auftragsbearbeitung Fiori Launchpad (1)

Andere Bearbeitungsmöglichkeiten bieten sich aber auch in der Maske direkt an (Abbildung 2.9). Dabei sollte zuerst immer der entsprechende Vorgang markiert werden .

Abbildung 2.9: Auftragsbearbeitung Fiori Launchpad (2)

Anschließend stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

 Alle Positionen absagen – Damit werden sämtliche zuvor markierten Positionen storniert. Zusätzlich müssen Sie einen Absagegrund auswählen, der dann in allen markierten Positionen gesetzt wird.

 Liefersperre setzen – Der Kundenauftrag wird für den Versand gesperrt. Ein Liefersperrgrund muss hier zusätzlich ausgewählt werden. Soll die Liefersperre wieder aufgehoben werden, wählen Sie Liefersperre aufheben.

 Fakturasperre setzen – Der Kundenauftrag wird für die Fakturierung gesperrt. Auch hier ist die Auswahl eines Sperrgrundes erforderlich.

Werden nicht alle Bearbeitungsoptionen angezeigt, müssen Sie über den Button unter ggf. die gewünschten Funktionen aufrufen.

Bearbeitung mehrerer Aufträge

Sie können bis zu 25 Vorgänge (Aufträge) gleichzeitig bearbeiten. Markieren Sie die benötigten Aufträge und setzen Sie beispielsweise für alle eine Fakturasperre .

Der Gesamtstatus zeigt den Fortschritt der Abwicklung Ihres Auftrags an. Gleichzeitig verbirgt sich hinter dem Statusfeld ein Link (per Klick auf den Status offen) zum Prozessablauf. Sie erhalten eine schematische Darstellung zum Belegfluss, siehe Abbildung 2.10.

Abbildung 2.10: Darstellung zu Prozessablauf nach Auftragserfassung

Der abgebildete Prozessablauf bietet Ihnen eine Übersicht zu den bis zu diesem Zeitpunkt absolvierten und noch anstehenden Verkaufsphasen. Gleichzeitig werden Ihnen mögliche Probleme dargestellt und Sie haben die Möglichkeit, diese aus dieser Maske heraus zu klären (siehe Abbildung 2.11), indem Sie z.B. direkt in den Auftrag springen.

Abbildung 2.11: Absprung in Auftragsdetails

Klicken Sie hierfür auf das Feld Terminauftrag . Es werden Ihnen folgende Bearbeitungsmöglichkeiten angeboten:

 Absprung in den Auftrag – So können Sie Änderungen direkt vornehmen.

 Weitere Links – Mit Klick auf diesen Button öffnet sich ein Menü, welches eine Fülle von Bearbeitungsmöglichkeiten zum Vorgang oder zu den Stammdaten bietet.

Klicken Sie dort auf OK, um zurück in die Maske Kundenaufträge verwalten zu gelangen. Die Vorgehensweise des Absprungs in die weitere Bearbeitung von Aufträgen wiederholt sich an vielen Stellen. So können Sie aus der Ergebnisliste der App »Kundenaufträge verwalten« direkt auf die Auftragsnummer klicken und in den gewünschten Auftrag abspringen (siehe Abbildung 2.12).

Abbildung 2.12: Absprung in Auftrag aus Ergebnisliste

Klicken Sie nun auf Weitere Links . Sie erhalten erneut eine Liste mit möglichen Verlinkungen (Abbildung 2.13). In dieser Abbildung ist der Link Kundenaufträge – Istdaten bereits markiert.

Abbildung 2.13: Linkliste für Auftragsbearbeitung

Linkliste

In der Liste kommen einige Links doppelt vor (siehe Abbildung 2.13). Hierbei handelt es sich sowohl um transaktionale Masken (z.B. Kundenauftrag anzeigen – VA03, siehe Abschnitt 2.4.4) als auch um Apps, die es nur im Fiori Launchpad gibt (Kundenauftrag anzeigen).

Wenn Sie einen Link häufiger benötigen, können Sie ihn ebenfalls mit einem Haken markieren und anschließend mit Klick auf OK bestätigen .

Ihre neue Verlinkung wird nun sofort beim ersten Klick auf die Auftragsnummer sichtbar (siehe Abbildung 2.14).

Abbildung 2.14: Ergebnis nach Bearbeitung der Linkliste

Personalisierung

Die Einstellung zur Verlinkung ist userspezifisch.

Die Möglichkeiten zur Bearbeitung des Auftrags über Kundenauftrag ändern – VA02 beschreibe ich in Abschnitt 2.3.4.

Um den Auftrag im Fiori Launchpad zu ändern, klicken Sie auf die Auftragsnummer (Abbildung 2.14). Sie gelangen in den gewünschten Terminauftrag und sehen wesentliche Informationen für dessen Abwicklung (siehe Abbildung 2.15). Diese sind in verschiedene Abschnitte untergliedert, die Sie durch Scrollen oder direktes Anklicken aufrufen können – hier die Abschnitte Allgemeine Informationen und Positionen .

Abbildung 2.15: Kundenauftrag ändern

Über den Button Verwandte Apps öffnen Sie eine Auflistung mit Verlinkungen zu anderen Funktionen. Liegen entsprechende Berechtigungen vor, können Sie diese aufrufen. Für Änderungen am Kundenauftrag empfiehlt sich der Absprung in die App Kundenauftrag ändern – VA02 . Mit einem Klick auf den Pfeilbutton gelangen Sie später zurück in die Ausgangsansicht.

Wollen Sie in die Positionsebene wechseln, so klicken Sie in die gewünschte Position . Es öffnet sich eine Maske, die Details zur Kundenauftragsposition anzeigt (siehe Abbildung 2.16).

Abbildung 2.16: Kundenauftrag ändern, Positionsdetails

Auch auf der Positionsebene können Sie sich mit einem Klick den gewünschten Bereich anzeigen lassen oder über den Pfeilbutton wieder zurück in die Kundenauftragsmaske springen.

Fazit

Die Änderungsmöglichkeiten am Auftrag sind für den Anwender in der Fiori-Ansicht überschaubar. Lediglich der Informationscharakter und die Möglichkeit, in Sichten zu anderen Funktionalitäten zu wechseln, sind sehr vielseitig. In der Praxis bietet es sich an, Änderungen durch den Absprung in die Maske Kundenauftrag ändern – VA02 (siehe Abbildung 2.15) oder direkt in der SAP GUI mit der Transaktion VA02 vorzunehmen.

2.3.3 Kundenaufträge suchen mit SAP GUI

Rufen Sie in der SAP-GUI-Oberfläche die Transaktion VA02 auf. Haben Sie vorher einen Auftrag angelegt oder bearbeitet, so wird Ihnen die letzte Auftragsnummer angezeigt. Sie können dann mit Weiter oder Enter den Auftrag aufrufen. Bei einer Neuanmeldung am System ist das Feld Auftrag leer (siehe Abbildung 2.17). Liegt Ihnen die Auftragsnummer nicht vor oder wird Ihnen nicht die gewünschte Nummer vorgeschlagen, können Sie danach über den Button suchen.

Abbildung 2.17: Transaktion VA02, Einstieg für Auftragssuche

Eine zweite Suchoption bietet der Menüpfad Mehr • Aufträge . Diese Variante eröffnet Ihnen nicht nur mehr Suchmöglichkeiten, sondern ist zudem im Handling komfortabler. In Abbildung 2.18 ist ein Ausschnitt aus der sich daraufhin öffnenden Selektionsmaske dargestellt.

Abbildung 2.18: Suchoptionen für Kundenaufträge

Im Beispiel wurden die Auftragsart und die Kundennummer (Auftraggeber) als Suchkriterien eingetragen. Mithilfe der Buttons für die Mehrfachselektion können Sie in den entsprechenden Zeilen nach Einzelwerten, Bereichen (Intervallen) oder beiden Optionen suchen bzw. diese ausschließen (siehe Abbildung 2.19).

Abbildung 2.19: Mehrfachselektion

Wählen Sie den benötigten Reiter aus und erfassen Sie die erforderlichen Einzelwerte. Anschließend klicken Sie auf den Button zum Übernehmen .

Haben Sie alle Kriterien übernommen, können Sie die Suche starten. Klicken Sie dazu in der Selektionsmaske (Abbildung 2.18) auf Ausführen oder drücken Sie die Funktionstaste F8. Sie erhalten eine Ergebnisliste zu Ihren Suchkriterien (siehe Abbildung 2.20).

Abbildung 2.20: Ergebnisliste Kundenaufträge

Sollte das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entsprechen, kehren Sie mit dem Button Beenden zurück in die Selektionsmaske und korrigieren Ihre Suchkriterien.

In der Ergebnisliste wird jede Auftragsposition in einer Zeile angezeigt. Markieren Sie eine Position und klicken Sie anschließend auf das Lupensymbol . Alternativ ist ein Doppelklick in die gewünschte Position möglich.

Sie gelangen direkt in die Positionsübersicht des gewählten Auftrags, in der diese Position bereits markiert ist (einen Teil der Sicht zeigt Abbildung 2.21).

Abbildung 2.21: Positionsanzeige im Auftrag nach Suche