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1.1.1 APORTACIONES DE HENRY FAYOL
Henry Fayol, un hombre eminentemente práctico, fue el precursor de la Teoría de la Administración Moderna31 y encontró que todas las actividades de una institución podían ser divididas en seis categorías:
1 Técnicas: producir o fabricar productos mediante la infraestructura y los conocimientos adecuados.
2 Comerciales: compra de materias primas y venta de productos.
3 Financieras: adquisición y uso de los capitales necesarios.
4 Seguridad: protección de los empleados y la propiedad.
5 Contables: registro y análisis de costos, utilidades, balances, estadísticas y archivos.
6 Administrativas: planear, organizar, dirigir y controlar.32
Según Fayol, el atributo más importante que debía poseer el trabajador es la habilidad técnica para realizar una determinada función correctamente. También decía que en la medida que el trabajador asciende en la jerarquía de la institución, es mayor su habilidad de dirección. Estaba convencido también de que las habilidades de dirección podían ser adquiridas mediante la educación, aunada a una experiencia práctica.33
Otro de los aspectos que Fayol consideró importantes fueron las cualidades que debía reunir una persona para ser director. Entre éstas se encuentran:
Físicas: salud, vigor, destreza.
Mentales: capacidad para entender y aprender, juicio, vigor mental y adaptabilidad.
Morales: energía, firmeza, buena voluntad para asumir responsabilidades, iniciativa, tacto, lealtad y dignidad.
Educativas: conocimientos adquiridos, cultura, saber histórico y experiencia.34
Fayol identificó catorce principios de la administración y sostenía que pueden ser flexibles, que no son únicos y que deben ser utilizables independientemente de que las condiciones sean especiales o cambiantes.35 Dichos principios pueden resumirse de la siguiente manera:
1 División del trabajo: las personas deben especializarse según sus habilidades innatas para desempeñar con mayor eficiencia su oficio. La división implica segmentar las actividades con características similares en grupos efectivos de trabajo. Así, existirá un mejor control de cada persona por el hecho de que sus tareas serán más limitadas. En una biblioteca, señala Evans, la división puede ser por tipo de servicio o colección.36
2 Autoridad: es el derecho de mandar que debe de estar paralelo a la responsabilidad. El liderazgo, uno de los paradigmas representativos de las instituciones modernas, tiene que ser una característica inherente a este principio, tema imprescindible que se tratará más adelante.
3 Disciplina: la gente debe asumir una conducta laboral acorde al conjunto de reglas y políticas de la institución, así como a los convenios sobre derechos y obligaciones.
4 Unidad de mando: las órdenes deben provenir de un solo supervisor, pues se entiende que si se viola este principio se puede crear confusión en el trabajo y otros factores que retrasan el cumplimiento de los objetivos establecidos.
5 Unidad de dirección: las operaciones y los planes tienen que ser dirigidos por una sola persona. Aunque los nuevos paradigmas apuestan por la dirección en línea;37 es decir, trabajar en equipo bajo los mismos objetivos, visión y misión institucional.
6 Subordinación de los intereses individuales a los generales: Siempre predominan las decisiones en grupo sobre las individuales, aunque se considera que es responsabilidad de la dirección mantener un equilibrio entre las necesidades globales y particulares.
7 Remuneración: el pago debe ser justo y adecuado, de tal forma que satisfaga ambas partes (trabajadores y patrones). La institución, al tener reguladas las normas de contratación y ascensos, debería otorgar los pagos con base en las tareas y responsabilidades. No obstante, los nuevos paradigmas están fundamentados en remuneraciones e incentivos con base a las competencias y los rendimientos de las personas, así como en su capacidad para la solución de problemas. De igual forma, crece el interés por las partes empleadoras en justificar y recuperar las inversiones en salarios mediante estudios de costo-beneficio.38
8 Centralización: Fayol sostenía que es conveniente la concentración de autoridad para lograr un control general. Tanto la formulación de las políticas como la generación de reglas básicas son procedimientos que deberían estar centralizados. Afirmaba que se pueden tomar decisiones en niveles más bajos, pero siempre dentro del marco establecido por la autoridad central.39 Sin embargo, este modelo está quedando obsoleto, pues ahora se habla de la descentralización o flexibilidad para lograr decisiones más efectivas, entre otros factores.40 Dicho punto se bordará con mayor detalle en el siguiente apartado.
9 Jerarquía de autoridad: se refiere a los flujos de autoridad, las responsabilidades y los cargos de la institución. Los modelos tradicionales ejercen la autoridad de arriba hacia abajo; no obstante, en la actualidad se gestiona en forma horizontal para lograr la participación de todos: clientes o usuarios, trabajadores y directivos.
10 Orden: la relación entre unidades o departamentos debe establecerse de manera lógica y racional, bajo un esquema sistemático. Por ejemplo, en el caso de las bibliotecas, el modelo tradicional de ordenar las áreas de selección y adquisición, procesos técnicos y servicios a usuarios ha funcionado por muchos años para solucionar necesidades de información y flujos de trabajo.
11 Equidad: Fayol escribió este principio once años antes de que Elton Mayo realizara sus investigaciones sobre relaciones humanas.41 La igualdad y la justicia, a lo que precisamente se refiere este punto, son valores imprescindibles en todas las instituciones.
12 Estabilidad en los cargos: Fayol decía que si se logra la permanencia de las actividades, funcionará eficientemente el trabajo. Esto puede operar en algunos sitios o puestos, pues evidentemente resultará bastante caro para la institución la inestabilidad de su gente. Pero si se cuenta con programas efectivos de desarrollo de carreras, de formación continua y rotación de puestos como lo hacen varias instituciones, se tendrán resultados benéficos. Consideremos también que actualmente una gran proporción de la fuerza laboral está compuesta por trabajos temporales que mantienen los costos a niveles mínimos para los empleadores, nuevo paradigma que rompe con este principio.42
13 Iniciativa: Se debe estimular la creatividad en todos los niveles, pues proponer ideas para mejorar continuamente es sin lugar a dudas algo vigente. Así, en un mundo cambiante, las bibliotecas y otras instituciones, habrán de trabajar en estimular la creatividad e innovación en productos, servicios, métodos, procesos, equipos y tecnologías, en la estructura organizacional y los cargos, y sobre todo, en el comportamiento y actitud de las personas.
14 Espíritu de grupo: Fayol pensaba que toda organización sobrevive con éxito cuando prevalece entre el grupo un sentido de unidad, y que en épocas de crisis las personas deben encarar sus problemas como un equipo.43 Un principio acertado sin objeción alguna, que también se tratará más adelante.
Como podemos apreciar, las ideas de Fayol se encuentran incluidas en todas las funciones de la administración o dirección, la cual está considerada como el arte de coordinar esfuerzos para lograr los objetivos planteados de una organización con la ayuda de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y económicos, así como un adecuado desempeño del proceso administrativo, que consiste en planear, coordinar, dirigir y controlar. Dicho proceso, también concebido por Fayol, es la base de todo sistema de dirección.44
Al respecto, se puede afirmar que la dirección de los recursos humanos ha integrado estos principios y procesos y, a su vez, ha ido cambiando con el tiempo para responder a los retos permanentes que plantean las sociedades contemporáneas. Es decir, son los cambios que se han producido en el entorno en el que se encuentran inmersas las instituciones los que han ido exigiendo sistemas cada vez más avanzados y la dirección de personal no ha sido la excepción. Todo esto se traduce en la aparición de distintos planteamientos sobre cómo dirigir instituciones en general y sus recursos humanos en particular.
Por su parte, las bibliotecas han evolucionado en su forma de dirigir recursos humanos casi paralelamente al desarrollo o evolución del pensamiento administrativo, y han logrado incorporar algunas técnicas para mejorar su operación. A pesar de esto, ahora, en plena era de la información y del conocimiento, se requiere agilidad, movilidad, innovación y adaptaciones a los cambios necesarios para aprovechar las oportunidades y enfrentar los nuevos retos. En este sentido, Kiernan nos recuerda que todas las instituciones entraron en un período de permanente volatilidad y turbulencia sin precedentes, debido al impacto de las mega tendencias45 globales que están rompiendo viejos paradigmas.46
1.1.2 LA FUERZA DEL TRABAJO
Peiró define trabajo como:
El conjunto de actividades humanas, retribuidas o no, de carácter productivo y creativo que mediante el uso de técnicas, instrumentos, materias o informaciones disponibles, permite obtener, producir o prestar ciertos bienes, productos o servicios. En dicha actividad la persona aporta energía, habilidades, conocimientos y otros elementos.47
Para Bayón Mariné, el trabajo constituye hoy, como lo ha hecho a lo largo de la Historia, el motor más poderoso de desarrollo y progreso de los pueblos.48 Es un fenómeno de importancia incuestionable en la vida de las personas y en el progreso de las sociedades, pues mediante esta actividad se ha facilitado la supervivencia de los individuos y los grupos humanos, y ha contribuido a la construcción y transformación del mundo en el que vive el hombre. El trabajo favorece el desarrollo de los individuos hasta el punto de convertirse en un elemento vital de su existencia en cuatro ámbitos diferentes:
La esfera humana que conduce a las relaciones familiares.
La esfera social que representa su estatus.
La esfera personal que le eleva hasta su yo.
La esfera laboral que le proporciona un puesto de trabajo.49
Cualquier actividad en estos escenarios conlleva necesidades económicas que tan sólo la esfera laboral aporta, salvo en excepciones como las fortunas, las herencias, etcétera.
El trabajo también permite la satisfacción de necesidades psicosociales como la autoestima, el prestigio, los contactos sociales, el desarrollo personal, etcétera. La relevancia del trabajo radica en que es una parte inherente del humano que lo dignifica y mantiene en constante crecimiento, además de que esta importancia se observa por los efectos negativos que se derivan de la privación de “contar con un trabajo”, pues dan como resultado malas experiencias para las personas.
Así, además de las valiosas aportaciones que brinda esta actividad al desarrollo constante del individuo, consideremos ante todo que el trabajo no es una realidad estática, fija e inamovible. Se trata, por el contrario, de una realidad histórica50 y en gran medida cambiante con importantes transformaciones debidas a una serie de factores entre los que cabe mencionar los económicos, demográficos, tecnológicos, políticos, culturales, sociales y legales.
En este sentido, el mundo laboral ha experimentado cambios importantes a lo largo de la historia y algunos especialmente acelerados durante las últimas décadas, sobre todo a partir de lo que se ha denominado Revolución o Era de la Información.51 El mundo de las instituciones y los recursos humanos en que nos movemos ahora es completamente diferente al que existía hace relativamente poco tiempo, puesto que la situación que vivimos en la actualidad presenta una serie de aspectos muy particulares como los que se encuentran en las bibliotecas, donde debido a la creciente utilización de tecnologías en materia de información y telecomunicaciones, las actividades relacionadas con servicios de información han experimentado una notable transformación a nivel mundial.
Estos cambios están dando lugar a otro tipo de expectativas y demandas laborales por parte de los profesionales relacionados con la información, y ante tal panorama las personas que trabajan en estas entidades tendrán que adaptarse a un entorno competitivo y tecnológicamente cambiante con persistentes modificaciones en el desempeño de sus funciones.52
1.1.3 ACTUALIDAD Y TENDENCIAS EN LA DIRECCIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
Vivimos una era completamente distinta a la que existía hace algunos años. Hasta hace poco, el cambio se consideraba una amenaza y ahora se ha convertido en parte de nuestras vidas. El mundo de la dirección de los recursos humanos también se encuentra bajo la misma situación de cambio continuo. Como consecuencia, las instituciones están ampliando su visión y actuación estratégica para poder subsistir y prosperar, por lo que muchas se han planteado la necesidad de contar con recursos humanos flexibles y adaptables con una alta dosis de formación por las nuevas maneras de trabajar que presentan en gran medida las tecnologías de la información, así como las nuevas estructuras económicas, políticas y sociales.
También, es debido a la conocida era de la información y del conocimiento en la que estamos inmersos, que las instituciones requieren más que nunca de agilidad, movilidad, innovación y cambios necesarios para enfrentar los nuevos retos y aprovechar las oportunidades en un ambiente de intensa transformación y competencia, pues entre otras cosas, los procesos informativos se han vuelto más importantes que las áreas (departamentos o divisiones) que interrelacionan en la institución. Dichas áreas ya no son definitivas sino transitorias, y los cargos o las funciones han pasado a definirse y redefinirse en razón de los cambios que se producen en el ambiente, la tecnología y en los productos y servicios que se están adaptando de manera continua a las exigencias y necesidades de los clientes o usuarios.
Así, en organizaciones muy expuestas a los cambios, la estructura operativa ha abandonado los órganos fijos y estables para apoyarse en equipos multifuncionales de trabajo que realizan actividades orientadas a misiones específicas y que tienen objetivos ya definidos. También, ha surgido la institución virtual, que funciona sin límites espaciales ni temporales y usa de un modo totalmente diferente el espacio físico. Muchas áreas cerradas de las oficinas han dado paso a sitios colectivos de trabajo que se rigen por una institución vinculada electrónicamente sin papeleos, en la cual se necesitará trabajar mejor, con más inteligencia y estando más cerca del cliente o usuario.53
Es por estos motivos y otros más, que las personas junto con sus conocimientos y habilidades intelectuales se han convertido en la base principal de las instituciones actuales, en las que el aprendizaje continuo (que a su vez facilitará la innovación) y la adaptación al cambio resultarán armas estratégicas, al igual que el liderazgo, el empowerment,54 la creatividad y la actitud proactiva y emprendedora.
En este sentido, Besseyre des Horts55 señala que el enfoque actual de la dirección de recursos humanos necesariamente llevará implícito la revisión de papel estratégico de las personas en las instituciones. Así, el paradigma de la dirección de los recursos humanos ha pasado de concebir a la persona como un costo, a tratarla como un recurso estratégico y maximizar su potencial aprovechando las sinergias que se puedan alcanzar. Esta visión convierte a las personas en una fuente de ventaja competitiva lo que contribuye al éxito de la institución. Podemos apreciar esta forma de entender a las personas como se refleja en la figura 3:
| Figura 3. Dos concepciones contrapuestas del factor humano en la organización. | ||
| Personas= costos | Personas= recursos | |
| AmenazaMinimizarMediosCuantitativoInadaptableInflexible | OportunidadOptimizarResultadosCualitativoAdaptableFlexible | |
| Fuente: Cuadro de Besseyre des Horts, Charles Henry. Tomado de la obra Gestión estratégica de los recursos humanos. Bilbao: Deusto: Asociación Española de Dirección de Personal, 1989. p. 52. |
Sin embargo, hay fuerzas externas que influyen en los resultados de las instituciones y su gente conocidas como “exigencias del entorno”. Desde los años noventa, se ha venido hablando básicamente de ocho de estas: los cambios rápidos, la revolución de Internet, la diversidad de la fuerza laboral, la globalización y las nuevas economías, la legislación, la evolución del trabajo y de las funciones familiares, el crecimiento del sector de los servicios, la carencia de formación y, los desastres naturales.56
Como consecuencia de esto, también existen las “exigencias organizativas” que hacen referencia a los asuntos o problemas internos de una institución. Entre estas exigencias, se encuentran las siguientes: la búsqueda de una posición competitiva; los problemas relativos a la reducción de la plantilla de las organizaciones y a su reestructuración; la tendencia al trabajo en equipo; la creación de pequeñas empresas; la necesidad por desarrollar una potente cultura organizacional; la función de la tecnología, y la presencia de los sindicatos, entre otras.57
Pasaremos a describir estas exigencias que han sido planteadas desde la perspectiva de la dirección de los recursos humanos siguiendo el esquema que nos han aportado con sus diversas obras los profesores y especialistas Gómez-Mejía, Balkin y Cardy:
1.1.3.1 EXIGENCIAS DEL ENTORNO
Cambios constantes: para sobrevivir y prosperar en la actualidad, muchas instituciones tienen que adaptarse rápida y eficazmente. El valor de una respuesta rápida e inteligente cuando se suscita algún problema, ya sea por desajustes sociales, económicos, tecnológicos u otros factores externos, es imprescindible para evitar el estancamiento, rezago, los riesgos y la parálisis de la institución.
En relación a los cambios constantes, resulta imprescindible citar el libro La biblioteca del futuro de Estela Morales Campos que señala:
El presente ofrece cambios drásticos, el hoy es siempre nuevo, diferente de una hora a otra o de un día a otro; un presente que tiene intervalos muy breves entre pasado, presente y futuro. La velocidad del cambio es cada vez mayor, por lo que los conceptos de cambio y permanencia estarán marcados por la capacidad de innovación continua del ser humano.58
La revolución de Internet: el drástico crecimiento de Internet durante los últimos años probablemente sea la exigencia más importante que afecta a las instituciones y sus prácticas cotidianas. Internet ya tiene un impacto significativo en todas las funciones de los recursos humanos desde su planeación, reclutamiento, selección, remuneración y evaluación, hasta su dirección óptima y, por supuesto, en su formación. Sin embargo, algo que llama la atención es que además de las capacidades y habilidades que se requieren para el uso de la Red, actualmente muchas instituciones tienen la necesidad de contar con personas que sepan redactar, que tengan habilidades para la investigación, que generen y mantengan contenidos fiables, y que sepan comunicarlos de manera eficaz y oportuna.
Diversidad de la fuerza laboral: en determinados países, los movimientos migratorios acentúan la cantidad de personas de diferentes orígenes que laboran en contextos multiculturales. Se dice que en el siglo que transcurre, un tercio de la fuerza de trabajo de los Estados Unidos está compuesta de afronorteamericanos, norteamericanos de origen asiático, latinos y otras minorías.59
En el caso de España, por ejemplo, cada vez más latinoamericanos, africanos y personas procedentes de países de Europa del Este se incorporan al mundo laboral. México por su parte, concentra en su capital un considerable número de personas provenientes de otras ciudades o provincias del mismo país y otras naciones de Centro y Sudamérica. Sin duda la migración, junto con la mayor presencia de mujeres en las instituciones públicas y privadas, así como la composición de trabajadores de diferentes edades,60 constituye actualmente todo un reto para los directores de recursos humanos.61
Globalización y las nuevas economías: la globalización es un concepto inmerso en todos los campos que implica la interacción de personas, actividades y organizaciones en un espacio mundial sin fronteras ni distancia en donde la tecnología ha facilitado los procesos y las comunicaciones. Una importante consecuencia de la globalización es que en los procesos económicos ha incrementado la competitividad y la variabilidad de la demanda y oferta, lo que ha dado lugar a una modificación global de las funciones institucionales en diversos aspectos.
Por ejemplo, el comercio y la transacción de bienes y servicios ya se pueden llevar a cabo a través de las redes informáticas, lo que facilita el establecimiento, la extensión y la comunicación de empresas públicas o privadas en todas las latitudes del mundo. En este sentido, las alianzas globales, el mercado global y las oportunidades que se presentan para laborar y expandirse dentro del país o en el extranjero aumentarán para los que se encuentren mejor preparados en sus áreas.
La legislación: el éxito de una organización depende en gran medida de su capacidad para trabajar eficazmente con la normativa que aplique en materia de recursos humanos, por lo que actuar dentro del marco legal, requiere de un conocimiento actualizado del entorno jurídico externo y de las reglamentaciones internas (por ejemplo, el seguimiento de las normas obligatorias de seguridad e higiene) a fin de garantizar el cumplimiento de la ley y evitar demandas futuras.62
Evolución del trabajo y funciones familiares: hoy en día el trabajo ya no presenta la misma estabilidad que hace algunos años, se modifica y adapta constantemente a las exigencias del entorno. La flexibilidad laboral es una respuesta a dichas exigencia; por un lado, sirve para incrementar la productividad al dar a los trabajadores la libertad para que programen el horario que más les convenga y, por otro, para reducir costos en la organización al establecer horarios no convencionales, trabajos de media jornada y teletrabajo.
De la misma forma, han aumentado las organizaciones que proporcionan facilidades o servicios a sus trabajadores fundamentados en sus necesidades personales y familiares. Actualmente existen centros de lactancia o infantiles, así como asesoramiento laboral en muchísimas empresas e instituciones de los Estados Unidos.
Crecimiento en el sector de los servicios y carencia de formación: la expansión del empleo en el sector de los servicios se debe a una serie de factores, entre los que se pueden mencionar los cambios en los gustos y las preferencias de los consumidores; los cambios legales y normativos; los adelantos en ciencia y tecnología, y los cambios en la forma en que se administran muchas instituciones.
Desafortunadamente, una parte importante de los trabajadores disponibles carecen de calificación necesaria para cubrir esos puestos. Datos estadísticos indican que la mayoría de las instituciones mantienen la postura de que la formación universitaria básica es aún deficiente, pues muchas afirman que se debe formar o actualizar a los trabajadores para compensar las carencias del sistema de enseñanza pública. Al respecto, Donald Davis presidente de Stanley Works, añade que “los costos de la incompetencia en la industria de América es mucho mayor de lo que creemos. No se puede cuantificar, pero se ve en las oportunidades desaprovechadas, en las decisiones inadecuadas y en otras formas de actuar”.63 Para subsanar algunas de estas carencias, las universidades y otras organizaciones públicas y privadas están diseñando y actualizando continuamente sus estudios de posgrado (maestrías, especialidades y doctorados) con la finalidad de que sean acordes a la realidad del mercado laboral. La oferta y la demanda de estos estudios aumentan considerablemente año con año.
| Figura 4. Exigencias del entorno |
| Exigencias del entorno |
| Cambios constantes |
| La revolución de Internet |
| Diversidad de la fuerza laboral |
| Globalización |
| La legislación |
| Evolución del trabajo y funciones similares |
| Crecimiento en el sector de los servicios y carencia de formación |
| Fuente: Elaboración propia. |
