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Sinergias para la promoción

Es práctica habitual en el mercado, que las empresas, como acto promocional, incluyan sus productos editoriales como campaña publicitaria para darlos a conocer o para potenciar sus ventas en nuevas zonas, sectores o vías de mercado.

Ejemplo de campaña de difusión en España del prestigioso Profesor Vaughan a través de la línea editorial del periódico El Mundo.

3.5.Área Logística: transporte, almacenaje, valor del producto transportado

Finalmente, en el momento de la entrega del producto, bien sea en el cliente final o en el comercio minorista, esto acarrea una serie de gastos que habrán de ser contemplados en esta parte del presupuesto.

Transporte

La empresa, como ocurre en las fases anteriormente mencionadas, puede optar por varias vías para llevar a cabo la entrega de sus productos:

Acometer el transporte en su propio nombre y cuenta: es decir, hacer la entrega de sus productos con sus propios recursos. En este caso formarían parte del presupuesto los siguientes conceptos:

Combustible	Es el coste variable sujeto a la entrega de pedidos realizada por la empresa.
Amortización Elemento de transporte	Teniendo en cuenta que la propiedad del elemento es de la empresa, que posee una vida útil, y que al final de esa vida útil deberá ser reemplazado por otro. Se asocia ese coste de uso a cada periodo de vida útil.
Costes mano de obra	Se incluyen aquí los gastos asociados a sueldos y salarios relativos a la persona que se encarga de ejecutar los envíos a través de los elementos de transporte de la empresa.
Mantenimiento	El funcionamiento de un elemento de transporte conlleva el deterioro paulatino de elementos que requieren cambios puntuales (engrases, ruedas, filtros, etc.).
Provisión para riesgos y gastos	El riesgo asumido por la puesta en circulación de un vehículo, lleva consigo la realización de unas medidas preventivas, por parte de la empresa, para dar solución a posibles problemas que puedan surgir.
Seguros	La legislación vigente en materia de seguros de vehículos hace obligatoria la posesión de un seguro básico para hacer frente a posibles percances surgidos en la circulación.
Tasas	Al igual que el caso anterior, el marco legal de nuestro país exige una serie de impuestos y certificaciones para la correcta circulación de vehículos (ITV, Impuesto de circulación, etc.).

Subcontratar el transporte a empresas especializadas: este es el caso en el que la empresa considera más rentable pagar un envío a un tercero que realizarlo por su propia cuenta y riesgo.

En este caso, el único coste que formaría parte de este campo del presupuesto sería “Coste de Transporte”. Si bien es cierto, el dinamismo promocional de las empresas de transportes, ofrece amplias variedades en la subcontratación del servicio, estas se resumen en el siguiente cuadro.

Pago por envío	La empresa contratante paga a la empresa de transporte una cantidad concreta y variable por cada envío, que será más costosa cuanto mayor sea la distancia. Este se considera un coste variable de transporte dentro del presupuesto, ya que va en función del número de envíos que realice la empresa, por lo tanto presenta una gran dificultad en su estimación total y una alta probabilidad de error.
Pago por periodo de tiempo	Se trata de pagar una cantidad determinada asociada a un periodo determinado (mensual, trimestral, semestral, anual) independientemente del número de envíos. Este caso suele ser aconsejable para empresas que realizan un volumen alto de envíos. A su vez, esta modalidad, supone un coste fijo en el presupuesto editorial y por lo tanto, fácilmente estimable.
Pago por número de envíos	Otra de las modalidades más habituales. Se da cuando la empresa paga una cantidad por un número determinado de envíos, la idea es obtener mejor precio por envío al contratar un mayor volumen de envíos. El coste sigue siendo variable porque depende del número de envíos.

Aplicación práctica

Periódicos MARTA SHOP decide replantear su coste de transporte ya que actualmente le supone un alto coste. Es un periódico de ámbito reducido que ha de ser repartido todos los días por toda la provincia de Almería.

Actualmente lo llevan a cabo ellos mismos, y presentan la siguiente estructura de costes mensuales:

Partida presupuestaria	Importe (€)
Combustible	850
Amortización Elemento de transporte	300
Costes mano de obra	1.900
Mantenimiento	250
Provisión para riesgos y gastos	100
Seguros	50
Tasas	30

Ante esto, tiene una oferta de Rapaz Transportes que le ofrece las siguientes posibilidades:

Reparto anual	6.000 €
Reparto semestral	4.000 €
Reparto trimestral	2.500 €
Reparto mensual	1.000 €

A la vista de las alternativas expuestas, ¿le conviene hacer el reparto directamente o le interesa más subcontratarlo?

Según el tipo de negocio, ¿qué opción de subcontratación le interesa más?

SOLUCIÓN

En términos cuantitativos, teniendo en cuenta los importes mensuales, le interesa mucho más la subcontratación, ya que supone un coste máximo mensual de 1.000 €, mientras que hacer la distribución le supone unos costes mínimos de 3.480 €. Luego la opción, en términos económicos, es clara: la subcontratación.

Al ser un reparto continuo, dentro de la subcontratación, la opción que más interesa es la de contrato anual, puesto que el coste mensual se reduce al máximo, 500 € [(6.000 €/año)/12 meses]

Almacenaje

Otro de los gastos fundamentales que componen el presupuesto de un proyecto editorial, en su apartado referente a la logística, es el coste de almacén. Entendiéndose este como aquel conjunto de gastos asociados a la custodia y mantenimiento de los productos editoriales terminados, así como aquellos elementos que, aun sin ser sometidos al proceso de fabricación, van a formar parte del mismo, tales como papel, tintas, plásticos y otros materiales.

Para su mayor comprensión, se dividirán los costes de almacenamiento en dos tipos según su destino:

1.Costes de posesión de almacén: son los costes derivados de la utilización de un espacio destinado a la custodia de estos productos. Tienen un carácter más estable, ya que se asocian a la estructura empresarial, independientemente del volumen de producción. Los principales costes asociados a esta tipología son:

Alquiler del local	Se trata del pago mensual asociado al uso de un espacio físico, cuya propiedad no es de la empresa.
Amortización de instalaciones	Es el caso inverso al anterior, es decir, el coste del almacén cuando su propiedad es de la empresa. Solo se amortiza la parte relativa a la construcción, en ningún caso al terreno sobre el que se sitúa.
Provisiones para riesgos	Son las provisiones destinadas a la previsión de posibles inconvenientes o problemas que pueda presentar el edificio destinado al almacenaje de los productos editoriales.
Seguros	Relacionados con la cobertura de las instalaciones. Las pólizas de seguro suelen determinar esta parte como “continente”.
Tributos	En este apartado se incluyen tasas como Impuesto de Bienes Inmuebles y otras relacionadas con la ubicación y tenencia del edificio.
Otros gastos asociados	Se incluyen en este apartado otros gastos tales como: basura, comunidad, teléfono, etc.

2.Costes de mantenimiento de almacén: en este apartado se incluyen aquellos aspectos relacionados con el mantenimiento de las materias en almacén, de manera que, conserven su estado y composición original. Tienen un carácter más variable y complejo, por estar asociadas al tipo y volumen de producción. Entre los más habituales destacan:

Asociados a Temperatura	Se incluyen en este apartado aquellos gastos necesarios para el mantenimiento de unas condiciones de temperatura y humedad que eviten el deterioro de los productos editoriales. Por ejemplo, aire acondicionado, des humificador, calefacción, etc.
Seguros	Son la parte de cobertura que las empresas aseguradoras externas realizan sobre los materiales que hay dentro del almacén y a los que denominan contenido.
Mano de obra	El presupuesto de mantenimiento de almacén, también ha de contemplar los costes salariales asociados a los trabajadores que realizan la supervisión y control del estado y mantenimiento de los productos en almacén.
Provisiones para riesgos de gestión corriente	Esta partida presupuestaria contempla el riesgo asociado a la tenencia de estos productos editoriales y que, por cualquier razón, puedan sufrir daños irreparables.
Otros gastos	Se han de incluir en este apartado aquellos gastos menores relacionados con el mantenimiento del almacén tales como, por ejemplo, combustible de maquinarias para su movimiento, etc.

Actividades

11.Indique la utilidad principal de una provisión para riesgos y gastos.

12.¿En qué se diferencian los costes de posesión de almacén de los de mantenimiento del mismo?

Preparación y empaquetado

Para el caso de productos editoriales que, bien por su propia definición o por un carácter meramente promocional, requieran del montaje de packs para su venta, por ejemplo, sobre una plantilla de cartón se ha de pegar una revista, un anuario y un pequeño obsequio, para estos casos, se habrán de considerar los costes relativos a esta actividad gestionada por el departamento de logística; estos gastos pueden ser:

Mano de Obra	Coste de sueldos y salarios de la persona o personas encargadas de realizar labores de empaquetado.
Maquinaria	En el caso de que para esta actividad se use maquinaria, se ha de introducir en el presupuesto, los gastos asociados a dicha maquinaria (energía, amortización, mantenimiento...).
Envases Embalajes	Los costes asociados a este apartado son los referidos a los elementos y materiales que componen el propio envase, tales como cartón, plásticos, cintas, etc.
Otros gastos	Relacionados directamente con esta actividad y que no se hayan incluido en ningún otro apartado.

Cada una de las líneas anteriores suponen guías generales de imputación de costes presupuestarios, la empresa editorial, en base a su dimensión podrá desglosarlas en otras para obtener un mayor grado de detalle. Si bien es cierto, cuanto mayor detalle exista, mayores facilidades de análisis y control del presupuesto.

Actividades

13.¿Qué supone para la empresa el pago del suelo del encargado de conducir la carretilla elevadora del almacén?

14.¿Dónde se incluirían los consumos de combustible realizados por esa carretilla elevadora?

Valor del producto transportado

Todas estas acciones descritas en este apartado, tienen como fin, el mantenimiento de valor del producto editorial, en el sentido del mantenimiento de sus condiciones originales.

Para ello, además de los aspectos señalados, la empresa editorial, ha de preocuparse por disponer de unos envases y embalajes que preserven estas condiciones y consigan hacer llegar el producto en perfectas condiciones al consumidor final.

Los envases y embalajes de los productos editoriales, deben responder a los siguientes requisitos esenciales:

Seguridad: donde se proteja la estructura del producto editorial, de manera que se eviten daños en su manipulación.

Facilidad de apertura: a su vez, estos embalajes han de ser fáciles de abrir para obtener el producto editorial, en el sentido, que en numerables ocasiones, el intento forzoso de apertura del envase, puede dañar el producto.

Economicidad: aun sabiendo su importancia, no se ha de cesar en la búsqueda de envases y embalajes económicamente competitivos.

Respeto por el medio ambiente: la búsqueda de la mayor protección del producto, lleva a que muchas veces los embalajes supongan grandes cantidades, a veces innecesarias, de derivados del papel: cartón, plástico etc.

Sabía que...

Son muchas las publicaciones en formato revista, que están reduciendo el número de cartones y plásticos en sus embalajes para contribuir a la protección del medio ambiente, y a su vez están usando materiales más resistentes y menos contaminantes. Esto unido a una mayor preocupación por la separación de residuos para su reciclaje, es una gran ayuda al mantenimiento del medio físico.

4.Planificación de tareas

Una vez definidos los objetivos y estrategias del proyecto editorial, es el momento de llevar a cabo la sucesión de actividades que van a conformar el proceso de preparación, elaboración, comercialización y distribución, detallando procedimientos, procesos y actividades de cada una de estas etapas.

La planificación se basa en los objetivos generales de la organización y los propios de cada departamento que, evidentemente, deben estar en consonancia. Para ello, se usa una serie de Recursos Humanos y de Recursos Técnicos:

Recursos Humanos: relacionados con el número de horas de mano de obra de que dispone la editorial, definidas a partir de su competencia, es decir, las actividades que sabe hacer cada trabajador.

Recursos Técnicos: que engloban todo aquel componente material e inmaterial que va a contribuir en la elaboración del producto editorial. Ejemplo de ello serían las maquinarias, materiales, patentes, etc.

A la hora de planificar estos recursos, se han de tener en cuenta los importes tanto de tiempo como de recursos económicos que se le van a atribuir a cada uno de ellos, de manera que se logre un informe de detalle en la planificación de los mismos para posteriormente distribuir entre ellos los recursos financieros y temporales que dispone la empresa editorial.

Para un mayor entendimiento de su función como estructura de la planificación, se van a tratar de manera detallada, en función de su participación en el proyecto editorial.

4.1.Recursos Humanos

Dentro de la planificación de actividades del proyecto, y en base a su inyección a presupuesto, se van a tener en cuenta dos tipos de recursos humanos:

1.Los recursos humanos directos: que son aquellos que con su trabajo contribuyen directamente a la fabricación del producto comercial, y pueden ser:

a.Creativos: donde surge la idea, formato y temáticas de los productos editoriales a realizar.

b.Redactores: encargados de dar forma textual a la obra editorial.

c.Revisores: son los expertos encargados de auditar el contenido y la redacción del producto editorial.

d.Editores: una vez elaborado el contenido y revisado, es el momento de realizar los ajustes necesarios en la edición, de manera que el producto sea más atractivo para su compra.

e.Impresores: son los encargados de dar forma física al producto a través de la impresión y presentación del mismo, ya sea a efectos de copia, encuadernación, etc.

Nota: Estos puestos descritos, dependiendo de la dimensión de la empresa editorial, pueden ser llevados de manera individualizada o también, un mismo trabajador o trabajadora puede abarcar varios de ellos, es decir, una misma persona se puede encargar de la revisión, edición e impresión del proyecto editorial.

2.Los recursos humanos indirectos: que son aquellos que participan en la realización del proyecto, pero sus funciones están enfocadas más a la empresa en su conjunto que a la elaboración de un producto editorial en concreto. Los más importantes son:

a.Administración: área responsable del seguimiento financiero, así como el tratamiento legal de los recursos y el cumplimiento fiscal establecido.

b.Responsables de Logística: donde se integran las funciones realizadas por trabajadores encargados de la custodia y mantenimiento de los productos editoriales y de las materias primas que forman parte de ellos.

c.Comerciales: trabajos realizados para la venta del producto a través de su posicionamiento en el mercado.

d.Dirección: parte fundamental en el desarrollo de los recursos humanos y materiales, puesto que es la encargada de organizarlos y coordinarlos en el seno de la estructura empresarial.

4.2.Recursos Técnicos

Aunque en algunos estudios se han considerado recursos materiales, en este desarrollo de contenidos van a ser tratados como Recursos Técnicos, puesto que van a englobar tanto recursos materiales como inmateriales que la empresa editorial tiene a su disposición para la realización del proyecto empresarial.

Los recursos técnicos pueden ser los siguientes:

1.Recursos técnicos materiales: los recursos técnicos materiales son aquellos que van a formar parte del producto editorial y poseen un carácter tangible, como:

a.Instalaciones: lugar donde se van a llevar a cabo las actividades de creación y edición del producto, así como su impresión y logística, ubicaciones que no siempre se dan en el mismo lugar.

b.Maquinaria: engloba aquellos aparatos mecánicos y eléctricos, de considerable dimensión, que van a formar parte en la elaboración del producto, por ejemplo, fotocopiadoras, impresoras, carretillas elevadoras, etc.

c.Equipos para el proceso de la información: que incluye los ordenadores, Pdas, Tablets y todos aquellos elementos relacionados con el tratamiento y edición digital de la información.

d.Herramientas y utillaje: son los pequeños utensilios que van a servir de ayuda en el desarrollo de la actividad editorial, por ejemplo, cizallas, tijeras, reglas, etc.

e.Mobiliario: son los enseres del entorno de trabajo que permiten el desarrollo del mismo en base a la función para la que han sido creados, este es el caso de los muebles y derivados de ellos tales como mesas, sillas y estanterías entre otros.

f.Material de oficina: relacionado con elementos consumibles en la edición de los productos, tales como papel, tinta, etc.

g.Envases y embalajes: se trata de los elementos destinados a dar cobertura y protección a los productos para la presentación y venta.

2.Recursos técnicos inmateriales: en contraposición a los anteriores, son aquellos recursos que aun suponiendo un gasto en su adquisición y un valor dentro del patrimonio empresarial de la editorial, no tienen carácter tangible. Los más destacados son:

a.Propiedad industrial: se da cuando la empresa editorial posee derechos de explotación sobre un determinado producto o parte del mismo, por ejemplo, diseños, emblemas, patentes, etc.

b.Propiedad intelectual: son los derechos de empresas editoriales sobre determinadas obras, escritos, imágenes, estudios, etc., que han sido creados en su seno y sobre los cuales se han registrado derechos de propiedad.

c.Derechos de autor: este es el caso de empresas editoriales que se encargan de la colaboración exclusiva con un determinado autor, y por lo tanto, les supone una inversión mayor de su presupuesto.

La valoración presupuestaria de estos recursos va a girar en torno a su coste anual, es decir, el desembolso que le suponga a la empresa su posesión, ya sea exclusiva o compartida; si bien es cierto, aquellos elementos de inmovilizado material que perduren en la empresa más de un año o ejercicio económico, serán imputados como gastos del presupuesto a través de las amortizaciones de los mismos.

Sabía que...

Una amortización es el concepto que se emplea para identificar la pérdida regular y prevista de los elementos patrimoniales (bienes y derechos) de la empresa que aun siendo comprados en un punto determinado, van a ser usados en un periodo de varios años denominado vida útil. Normalmente se calcula restando al valor de adquisición, el valor por el que se podría vender al final de su vida útil (valor residual) y se dividiría la cantidad resultante entre el número de años de vida útil.

El coste presupuestario de los recursos será más útil cuanto mayor sea el desglose de los mismos, ya que permite el estudio y análisis de los datos, de manera que facilite la evaluación de partidas y el control de errores sobre las mismas.