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3 Überblick Hauptbuchhaltung und Nebenbücher

Nach einem Überblick über die Komponente Hauptbuchhaltung (FI-GL) und die damit verknüpften Nebenbücher zeigen wir Ihnen anhand der »Fair Trade Coffee GmbH« unseren ersten einfachen Geschäftsprozess: die Verbuchung der Einzahlung des Stammkapitals auf das Bankkonto unserer Beispielfirma.

Das Kernmodul der Finanzbuchhaltung stellt die Hauptbuchhaltung dar, deren zentrale Aufgabe darin besteht, die laufenden Geschäftsvorfälle zu dokumentieren und am Jahresende die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen.

Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchhaltung sind Nebenbuchhaltungen zur Hauptbuchhaltung und werden über Abstimmkonten mit dem Hauptbuch verbucht.

Die Buchhaltungsmodule sind aber nicht nur untereinander (siehe dazu auch Abschnitt 2.2.1), sondern auch mit anderen Modulen wie beispielsweise mit der Logistik, dem Vertrieb sowie mit dem Controlling integriert.

Abbildung 3.1: Komponenten FI und deren Integration

In Abbildung 3.1 stellen wir Ihnen diese Integration anhand von vier Prozessen (vereinfacht ohne Steuer) dar:

Kauf von zwei Notebooks:

 Ausweis im Nebenbuch der Anlagenbuchhaltung (FI-AA) mit 500 EUR und 600 EUR sowie

 im Hauptbuch (FI-GL) unter Aktiva auf dem Konto Anlagen mit 1.100 EUR.

Kauf von Waren zu 1.000 EUR sowie Kauf von Dienstleistungen zu 1.500 EUR über die Materialwirtschaft (MM):

 Darstellung im Nebenbuch der Kreditorenbuchhaltung (FI-AP) auf den Kreditoren mit 1.000 EUR und 1.500 EUR sowie

 im Hauptbuch (FI-GL) unter Passiva auf dem Konto Verbindlichkeiten mit 2.500 EUR.

 Der Kauf von Waren wird in der Hauptbuchhaltung (FI-GL) mit 1.000 EUR auf der Aktivseite unter Vorräte, der Kauf der Dienstleistung hingegen wird in der Gewinn- und Verlustrechnung als Aufwand und im Controlling (CO) als Kosten mit 1.500 EUR ausgewiesen.

Die Banksalden von 2.000 EUR und 3.000 EUR in der Bankbuchhaltung (FI-BL) werden in der Hauptbuchhaltung (FI-GL) je Bankkonto unter den Aktiva in der Bilanz dargestellt.

Fakturierung von Waren zu 2.000 EUR und 2.500 EUR über den Vertrieb (SD):

 Darstellung in der Debitorenbuchhaltung (FI-AP) mit 2.000 EUR und 2.500 EUR und in der Hauptbuchhaltung (FI-GL) unter Forderungen mit 4.500 EUR sowie

 den gleichen Betrag von 4.500 EUR als Ertrag in der Gewinn- und Verlustrechnung und als Erlös im Controlling (CO).

3.1 Buchungen auf Sachkonten

Zu den wichtigsten Aufgaben des Buchhalters zählt eine lückenlose, zeitlich und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge (= Buchungen) anhand von Belegen. Der Beleg ist sowohl die Basis jeder Buchung in der Finanzbuchhaltung (manueller Beleg) als auch das Ergebnis der erfolgten Buchung in SAP S/4HANA (gebuchter EDV-Beleg).

Jeder in SAP gebuchte Beleg kann durch eine eindeutige Belegnummer (je Buchungskreis und Jahr) identifiziert werden. Die Belegnummer wird normalerweise vom System durch die Zuweisung der nächsten freien Nummer innerhalb eines Belegnummernkreises vergeben.

Im Allgemeinen besteht ein Buchhaltungsbeleg aus dem Belegkopf und den dazugehörigen Belegpositionen (siehe Abbildung 3.2).

Abbildung 3.2: Originalbeleg und SAP-Beleg

Der Belegkopf umfasst all jene Informationen, die für den ganzen Beleg gültig sind.

Um die diversen Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung unterscheiden zu können, werden in SAP S/4HANA verschiedene Belegarten verwendet. Zudem steuert die Belegart auf Belegkopfebene, welche Kontenarten (S für Sachkonten, K für Kreditoren, D für Debitoren bzw. A für Anlagen) bebucht werden können. Über die Zuordnung eines Belegnummernkreises wird zusätzlich auch die Vergabe der Belegnummer gesteuert. Die von der SAP im Standard ausgelieferten Belegarten können firmenspezifisch angepasst werden. Die gebräuchlichsten Belegarten sind in Tabelle 3.1 dargestellt. Solche, die primär für den Kreditorenbuchhalter Relevanz haben, sind in Fettdruck hervorgehoben.

Tabelle 3.1: Belegarten in SAP

Eigene Belegarten für Buchungen aus anderen Modulen

Verwenden Sie beispielsweise für Rechnungen, die im Modul Finanzwesen (FI) gebucht werden, die Belegarten KR oder KN und in der Materialwirtschaft (MM) die Belegarten RE oder RN.

Auf der Belegpositionsebene steuert der Buchungsschlüssel, ob Sie ein Sachkonto, einen Kreditor, einen Debitor oder eine Anlage im Soll bzw. im Haben bebuchen wollen.

Tabelle 3.2 zeigt die wichtigsten Buchungsschlüssel:

Tabelle 3.2: Buchungsschlüssel in SAP

Die primär für den Kreditorenbuchhalter relevanten Buchungsschlüssel haben wir wieder hervorgehoben. Bei den neuen Fiori-Apps sind diese Buchungsschlüssel bereits fest mit der Anwendung verknüpft und müssen nicht mehr eingegeben werden.

Die geforderte chronologische Darstellung aller Geschäftsvorfälle erreichen Sie über verschiedene Datumsfelder:

 Das Belegdatum ist der Tag, an dem der Originalbeleg erstellt wurde. Dieses Datum wird in der Regel vom Belegersteller auf dem Originalbeleg vermerkt. So ist beispielsweise auf Eingangsrechnungen neben der Rechnungsnummer meist das Rechnungsdatum (= Belegdatum) ausgewiesen.

 Das Buchungsdatum weist den Tag aus, dem der Beleg in der Buchhaltung wirtschaftlich zuzuordnen ist. Auf Basis des Buchungsdatums wird automatisch die Buchungsperiode abgeleitet. Die SAP-Hauptbuchhaltung kennt nicht nur zwölf Buchungsperioden für die zwölf Monate, sondern auch bis zu vier Sonderperioden: Jahresabschlussbuchungen per 31.12. können in eine Sonderperiode (13 bis 16) gebucht werden. Für den Kreditorenbuchhalter sind die Sonderperioden allerdings meist nicht relevant.

 Das Erfassungsdatum stellt den Tag der Eingabe im System dar. Es ist nicht manuell eintragbar, sondern wird vom System automatisch bei jeder Buchung vergeben.

 Zusätzlich kann auf Buchungskreisebene ein für die Steuermeldung relevantes Steuermeldedatum aktiviert werden.

Daneben existieren noch mehrere andere Datumsfelder auf Belegpositionsebene, beispielsweise das Valutadatum für das Cash-Management oder das Bezugsdatum für die Anlagenbuchhaltung.

Rechnungsdatum = Belegdatum = Buchungsdatum

Wir empfehlen Ihnen, bei der Verbuchung von Rechnungen das Rechnungsdatum als Belegdatum UND Buchungsdatum zu verwenden. So ist der Beleg stets der richtigen Buchungsperiode zugeordnet. Sollte die Buchungsperiode aufgrund des späten Eintreffens einer Rechnung bereits geschlossen sein, dann müssen Sie ein Buchungsdatum der offenen Periode wählen.

Einfache Sachkontenbuchung auf Bilanzkonten

Die wichtigste Aufgabe jedes Buchhalters ist die Verbuchung der im Unternehmen stattfindenden Geschäftsvorfälle.

Damit kommen wir zum ersten der angekündigten Buchungsbeispiele. In »Szenario 1« unserer Firma »Fair Trade Coffee GmbH« wird nach der Firmengründung das Stammkapital eingezahlt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die dafür notwendige Buchung durchführen.

Abbildung 3.3: »Szenario 1« – Buchung im Hauptbuch

Für die Erfassung einer Buchung im Hauptbuch rufen Sie die App »Hauptbuchbelege buchen« auf (siehe Abbildung 3.4).

Abbildung 3.4: App »Hauptbuchbelege buchen«

Um die Eingabe auf Positionsebene zu erleichtern, stehen unterschiedliche Erfassungsvarianten zur Verfügung (siehe Abbildung 3.5).

Abbildung 3.5: Auswahl Erfassungsvariante

In unserem Fall verwenden wir die Erfassungsvariante Standard 2. Bei dieser stehen Ihnen die wichtigsten Eingabefelder auf Positionsebene zur Verfügung, weshalb sie auch von vielen Buchhaltern häufig genutzt wird. Wenn Sie keine passende Erfassungsvariante auswählen, werden Ihnen zu viele nicht benötigte Eingabefelder angeboten.

Anlage von eigenen Erfassungsvarianten

Überlegen Sie sich, welche Eingabefelder Sie und Ihre Kollegen beim Buchen oft benötigen, und lassen Sie sich von der IT eine oder mehrere kundenspezifische Erfassungsvarianten anlegen. Damit können Sie sich die Arbeit sehr erleichtern.

In Abbildung 3.6 sehen Sie die wichtigsten Felder für die Buchung der Einlage des Stammkapitals in der Eingabemaske hervorgehoben.

Abbildung 3.6: Buchung der Kapitaleinlage

Im Belegkopf erfassen Sie zunächst das Buchungsbelegdatum und das Buchungsdatum . Die Periode (Buchungsperiode) wird automatisch vom Buchungsdatum abgeleitet und muss nur dann manuell gepflegt werden, wenn Jahresabschlussbuchungen in die Sonderperioden 13 bis 16 gebucht werden sollen. Die Belegart , der Buchungskreis , die Währung und die Ledger-Gruppe sind in der Regel ebenfalls bereits vorbelegt.

Die Ledger-Gruppe 0L ist mit dem Ledger »0L« verknüpft, welches als führendes Ledger und führende Rechnungslegungsvorschrift definiert ist. Üblicherweise lassen Sie das Feld Ledger-Gruppe leer; dadurch wird der Beleg in alle Standard-Ledger gebucht. Für den Fall, dass Sie eine Buchung nur in einem Ledger vornehmen wollen, müssen Sie im entsprechenden Feld die zugehörige Ledger-Gruppe erfassen.

Abschließend können Sie noch einen Belegkopftext erfassen.

Ledger: Bedeutung und Verwendung

Der Begriff Ledger kommt aus dem Angloamerikanischen und bedeutet »Buch«. Erstellt Ihr Unternehmen die Bilanz nur nach einer Rechnungslegungsvorschrift, so ist für Sie immer nur das Ledger »0L« relevant. Erstellen Sie die Bilanz zusätzlich nach einer zweiten Rechnungslegungsvorschrift, brauchen Sie ein zweites Ledger und Sie müssen sich entscheiden, welche Rechnungslegungsvorschrift und welches Ledger führend sein soll. In unserem Beispiel verwenden wir das Ledger »0L« für »IFRS (international GAAP)« und »2L« für »HGB (Local GAAP)«.

Kontierungsrichtlinien

Erstellen Sie eine Kontierungsrichtlinie, in der Sie nicht nur vorgeben, welcher Sachverhalt mit welchem Sachkonto gebucht wird, sondern legen Sie auch fest, welche Felder mit welchen Informationen gefüllt werden sollen. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, die Rechnungsnummer in das Feld Referenz und die nähere Darstellung des Sachverhalts in den Positionstext zu schreiben.

Zudem sollten Sie vorab bestimmen, ob die Angabe »Kapitalerhöhung« genügt oder ob eine ausführlichere Variante wie »Kapitalerhöhung gemäß Beschluss Aufsichtsrat vom 02.05.2020« einzugeben ist. Eine genauere Beschreibung ist meist nur mit einem geringen Mehraufwand verbunden, bietet aber den Vorteil, die gebuchten Geschäftsvorfälle genauer zu dokumentieren und Ihnen eine spätere Suche und Analyse zu erleichtern.

Nachdem Sie die Daten im Belegkopf erfasst haben, ergänzen Sie jene für die Belegpositionen. In unserem ersten einfachen Beispiel wollen wir die Einzahlung des Stammkapitals auf dem Bankkonto verbuchen. Dazu erfassen wir für die erste Position das Sachkonto der Commerzbank und den Betrag unter Soll sowie für die zweite Position als Gegenkonto das Sachkonto für das Stammkapital und den Betrag unter Haben . Sie können jede Belegposition auch aufklappen und weitere Informationen wie beispielsweise einen erläuternden Text ergänzen. Sobald Sie die Buchung vollständig erfasst haben, können Sie den Buchungsbeleg über den Button Buchen sofort buchen.

Verwendung der Hilfefunktion

Wenn Sie mit der Bedienung einer App nicht so vertraut sind, können Sie jederzeit die Hilfefunktion aufrufen. Dazu drücken Sie rechts oben auf das Fragezeichen (siehe Abbildung 3.7). Im gezeigten Beispiel werden u.a. die Felder Buchungsbelegart und Transaktionswährung erklärt.

Abbildung 3.7: Hilfefunktion zur App »Hauptbuchbelege buchen«

Wenn Sie nicht sicher sind, wie die Buchung anhand Ihrer Eingaben aussehen wird, empfehlen wir Ihnen, diese zunächst zu simulieren (Button Simulation in Abbildung 3.6) und die einzelnen Belegpositionen genau zu überprüfen (siehe Abbildung 3.8). Hier können Sie über das linke Symbol die gewünschten Felder einblenden oder über das rechte Symbol die Buchung in Excel herunterladen. Für den Fall, dass die Buchung fehlerhaft ist, etwa weil Sie sich bei der Eingabe der Kontonummer oder des Betrags vertippt haben, können Sie die Buchung noch anpassen. Ist die simulierte Buchung in Ordnung, klicken Sie auf den Buchen-Button .

Abbildung 3.8: Simulation der Buchung

Unten links im Bildschirm erscheint die Meldung »Beleg xx erfolgreich gebucht«, und der gebuchte Beleg wird mit Klick auf diese Meldung angezeigt (siehe Abbildung 3.9).

Abbildung 3.9: Anzeige des gebuchten Belegs

Jeder Buchhalter hat einmal die Darstellung von Buchungen in Form von T-Konten gelernt. SAP S/4HANA bietet Ihnen drei verschiedene Optionen, einen gebuchten Beleg in dieser Form anzuzeigen, und zwar über:

 den Button T-Konto-Sicht (siehe Abbildung 3.10),

 die Fiori-App »Buchungsbelege anzeigen in T-Konto-Sicht« oder

 die Fiori-App »Buchungsbelege verwalten«.

Abbildung 3.10: Anzeige Stammeinlage in T-Konto-Sicht