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Capítulo 1

Organización y gestión del equipo humano del almacén

1. Introducción

A efectos prácticos, frente al cumplimiento de las políticas generales de las empresas, la organización del equipo humano ha sido considerada como algo secundario en la gestión de los almacenes. Sin embargo, esa tendencia ha ido disminuyendo con el tiempo, tanto que la gestión eficaz del personal se ha convertido en la actualidad en uno de los principales objetivos de los almacenes y centros de distribución.

Entendiendo, por tanto, al equipo humano como el activo más valioso para las compañías, los almacenes han comprendido que cuanto mejor sea la organización del servicio que ofrecen, mejor será la logística en la gestión de los mismos, logrando así una mayor repercusión en la mejora de su rendimiento.

Para ello, las empresas del sector han tenido que replantearse sus estrategias internas y formas de trabajo, dando una respuesta inmediata a cuestiones fundamentales como los incentivos y necesidades de los trabajadores, las condiciones físicas y el ambiente humano del trabajo en equipo o la propia coordinación del grupo, entre otras.

2. Organización del trabajo en el almacén

A la hora de adoptar un modelo basado en aspectos como el fomento del trabajo en equipo o la descentralización de las funciones de mando, los almacenes deben apoyarse en el aprendizaje y la participación como factores clave para la organización del trabajo. Asimismo, la aplicación de este modelo hace necesario que los almacenes lleven a cabo actuaciones sobre los métodos de gestión del personal o las formas de comunicación dentro de la empresa, lo cual repercutirá directamente en la obtención o no de mejoras competitivas.

La estructura resultante de este proceso se caracterizará por poseer un elevado nivel de motivación y transparencia, una implicación directa en las tareas y un nivel jerárquico donde los roles no están fuertemente establecidos y los trabajadores asumen funciones transversales. Dentro de esta estructura, la organización del trabajo propiamente dicha correrá a cargo de la figura del responsable o jefe de almacén.

2.1. Asignación de funciones, medios para su ejecución y atribución de responsabilidades

La figura del responsable o jefe de almacén resulta clave dentro del esquema general de organización interna de cualquier almacén, sobre todo en lo que a la asignación de funciones se refiere; sin embargo, para gestionar correctamente las competencias requeridas por cada uno de los procesos, el responsable debe proporcionar los medios necesarios para que las tareas puedan ejecutarse (instrucciones para la aplicación de los procedimientos, especificaciones para la disposición física del almacén, órdenes para el almacenaje, etc.).

No obstante, conviene señalar que, pese a que las funciones propias de cada puesto varían según el tipo de almacén, hay perfiles dentro del organigrama que presentan una serie de competencias comunes:

1 Responsable de almacén:Organiza y coordina las actividades del almacén.Coordina el envío y la recepción de los pedidos.Evalúa el desempeño del personal a su cargo.Distribuye el espacio físico del almacén.

2 Responsable de recepción:Identifica y mantiene las mercancías hasta que son trasladadas a la zona de almacenamiento.

3 Responsable de expedición:Verifica que los movimientos internos y externos de mercancías se realizan en base a los procedimientos establecidos.

4 Responsable de almacenamiento:Garantiza que las mercancías se encuentran en las condiciones adecuadas de conservación.

5 Responsable de administración:Mecaniza las entradas y salidas de pedidos.Reclama las mercancías pendientes de entrega.Genera, imprime y cierra los albaranes de salida.

6 Auxiliar de almacén:Recepciona y clasifica artículos y materiales.Elabora paquetes para la salida de inventario.

2.2. Definición de puestos de trabajo

La descripción del puesto de trabajo se define como un documento en el que se identifican no solo la tarea a realizar por el empleado, sino también las responsabilidades que conlleva dicho puesto, delimitando así su ámbito de actuación. Este documento recoge, además, las relaciones existentes entre los distintos puestos de trabajo del almacén o centro de distribución y los requisitos de desempeño asociados a cada uno de ellos; de esta forma, los métodos de trabajo, las pautas de actuación o el modo en que se relacionan unas funciones con otras o las habilidades que debe reunir el trabajador para desempeñarlas adecuadamente son algunos de los aspectos que debe incluir la descripción del puesto.

Importante

Una vez definidos los puestos de trabajo, el responsable o jefe de almacén podrá plantearse la optimización de los flujos de trabajo establecidos, orientando y motivando al personal que tiene a su cargo.

En cuanto a su tipología, las descripciones de los puestos de trabajo pueden elaborarse de manera genérica, proporcionando una visión global de los puestos que abarcan una categoría (planificación organizacional, formulación de las pautas de desempeño, etc.), o específica, en la que se recogen las relaciones existentes entre los puestos de trabajo dentro de las unidades más pequeñas del almacén. Tanto en un caso como en otro, ambas descripciones contendrán los datos de identificación del puesto, su finalidad o razón de ser dentro del almacén, las funciones que se le atribuyen, los condicionantes que lo rodean, sus dimensiones y el perfil que debe cumplir el trabajador encargado de su desempeño.

Actividades

1. Ponga un ejemplo de la descripción de puestos de trabajo de un almacén, atendiendo a los siguientes criterios: sector, medios de producción y ubicación geográfica.

3. Niveles de dirección

Al igual que sucede en otros sectores, la eficiencia en el desarrollo de los procesos y el cumplimiento de los objetivos fijados por los almacenes dependen, en gran medida, de los niveles de planificación de su sistema logístico y funcionamiento interno. Es decir, el almacén debe constituir en sí mismo un espacio planificado para garantizar la gestión rápida y eficaz de la red logística (análisis de las necesidades de stock, selección de los métodos de trabajo y de los equipos de almacenaje, determinación de las necesidades de personal y equipos, etc.). Ahora bien, las decisiones que se tomen en torno a la gestión del almacén se harán siempre en función de distintos niveles de planificación, que permitirán organizar y gestionar los recursos en base a las necesidades existentes en cada momento.

Nota

En función del horizonte de temporalidad en el que se tomen las decisiones, la gestión de la red de equipos de trabajo podrá llevarse a cabo en tres niveles diferentes: estratégico, táctico y operativo.

3.1. Estratégico (alta dirección)

El nivel de dirección estratégico se basa en el establecimiento y el desarrollo de programas detallados acerca de sus objetivos, con el fin de poner en práctica las estrategias básicas necesarias para lograrlos. Estos programas incluyen planes tácticos a largo plazo en las principales áreas funcionales del almacén, que se deberán interrelacionar con los planes operacionales a corto plazo. Por lo general, tomando como referencia un marco de tiempo de varios años, la dirección del almacén revisará sus estrategias, seleccionando oportunidades, localizando posibles amenazas y analizando los recursos de los que dispone para identificar sus puntos fuertes y débiles.

El nivel de dirección estratégico presenta una serie de características que lo diferencian de los demás niveles:

1 Debe intervenir la dirección superior del almacén, ya que es la que cuenta con la información que se requiere para considerar todos los aspectos.

2 Se ocupa de cuestiones básicas, ofreciendo respuestas a preguntas fundamentales, tales como en qué posición se encuentra el almacén en estos momentos y en qué posición pretende estar.

3 Permite una planificación detallada y facilita la toma de decisiones cotidianas.

4 Se trata de una planificación a largo alcance.

5 Analiza tanto el ambiente interno como externo del centro de almacenaje o distribución.

Estas peculiaridades pueden ser clasificadas, a su vez, en base a los siguientes aspectos:

1 Entorno externo. Se hace necesario un análisis del medio externo de la organización para aprovechar oportunidades y prevenir amenazas.

2 Entorno interno. A la hora de observar tanto las fortalezas como las debilidades.

3 Situación a largo plazo. Aunque el período de planificación va variando según la casuística de cada centro, es posible contemplarlo a largo plazo.

4 Ejecución. Aunque este nivel requiere de la responsabilidad de la dirección superior, muestra una perspectiva útil en los niveles medio y bajo.

A pesar de que este nivel se circunscribe a la responsabilidad de la dirección superior, permite la planificación y organización de todos los niveles dentro del almacén, tanto por departamentos como por empleados.

Actividades

2. Explique el motivo por el que el nivel de dirección estratégica de los almacenes se intensifica notablemente en los procesos de expansión de productos y mercados.

3.2. Táctico (dirección a nivel medio)

El nivel de dirección táctico se basa en la formulación de planes a medio plazo que contemplen las operaciones actuales de las diversas áreas funcionales del almacén. Se trata del nivel en el que se definen los objetivos, los programas y las estrategias que serán llevados a cabo. Aunque en él se pueden distinguir dos partes claramente diferenciadas, ambas están relacionadas entre sí:

1 El pronóstico de las actividades actuales respecto al período de planificación.

2 La planificación y el desarrollo de nuevas operaciones y programas para el futuro.

Los niveles de dirección táctico y estratégico han de relacionarse estrechamente para alcanzar el éxito esperado. Así, la planificación táctica debe centrarse en el medio plazo, con la finalidad de apoyar la consecución de los objetivos a largo plazo que busca la planificación estratégica.

Sabía que...

El esfuerzo de la planificación estratégica no depende únicamente de sí mismo, por lo que es necesario el soporte del nivel táctico.

El nivel de dirección táctico presenta una serie de características que lo distinguen de otros tipos de planificación:

1 Identifica cuáles son los medios necesarios para alcanzar los objetivos propuestos.

2 La planificación se ajusta mucho más a valores objetivos que subjetivos.

3 La información precisa para llevarlo a cabo se configura de forma interna.

4 Se enfoca a medio plazo.

5 En este nivel, el margen de incertidumbre se reduce.

6 Promueve la evaluación de las actividades funcionales.

7 Usa como marco de referencia la planificación estratégica.

8 Identifica las principales actividades necesarias para lograr los objetivos de dicha planificación.

Respecto a los elementos que forman parte de este nivel de dirección cabe diferenciar entre:

1 Objetivos. Expresan de manera cualitativa o cuantitativa los resultados esperables a medio plazo.

2 Tácticas. Se definen como el conjunto de acciones previstas para alcanzar los objetivos funcionales establecidos.

3 Programas tácticos. Consisten en las actividades diseñadas y secuenciadas cronológicamente para lograr los objetivos definidos.

4 Presupuestos. Expresan mediante cantidades monetarias en qué forma y temporalidad se llevará a cabo la asignación de los recursos necesarios para alcanzar dichos objetivos.

En resumen, el nivel de dirección táctico identifica cuáles son las actividades que se requieren para lograr los objetivos estratégicos y, con ellos, alcanzar el nivel de dirección estratégico.

Actividades

3. Explique la siguiente frase: “La dirección táctica establece las medidas específicas necesarias para llevar a cabo la implantación del plan estratégico dentro del almacén, de ahí que se considere una extensión del mismo”.

3.3. Operativo (dirección básica)

Este nivel de dirección constituye la última fase de la planificación y consiste en poner en práctica los compromisos específicos que culminan en la consecución de los objetivos y líneas previamente diseñados. Es decir, permite afianzar los planes estratégicos y tácticos desarrollados.

El nivel de dirección operativo presenta un conjunto ordenado de funciones, flexible y adaptable, que facilita un clima de trabajo creativo entre el personal del centro de almacenamiento. Este nivel diseña sus objetivos y actividades a corto plazo. Para poder llevarlo a cabo es necesario definir los planes operativos en términos financieros, siempre que sea factible.

Las principales características del nivel de dirección operativo son las siguientes:

1 Su duración se enfoca a corto plazo.

2 Contempla actividades específicas de organización.

3 Fomenta la participación del equipo de trabajo mediante el establecimiento de metas.

4 Es posible calcular la rentabilidad de la implantación del plan.

5 Permite evaluar los resultados del almacén.

6 Constituye el soporte para la planificación táctica.

Son básicamente tres los elementos que forman parte de este nivel de dirección:

1 Objetivos. Se expresan de manera cualitativa o cuantitativa y se orientan a corto plazo.

2 Procedimientos. Es decir, las operaciones diseñadas en secuencia cronológica y el modo en que serán ejecutadas para lograr los fines determinados.

3 Programas operativos. Describen qué pasos se realizarán en cada una de las unidades del área funcional del centro de distribución.

Actividades

4. Busque información sobre la importancia de la dirección básica respecto a la maximización de la cuota de mercado y el desarrollo de proyecciones financieras por parte del almacén.