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2.3. Factura

La factura es el documento que justifica legalmente la compraventa de un producto o la prestación de servicios.

La factura debe incluir los siguientes elementos:

 Número y serie.

 Fecha de expedición.

 Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura (vendedor) como del destinatario de las operaciones (comprador).

 NIF y domicilio, tanto del vendedor como del comprador.

 Descripción de las operaciones y cantidades, precios unitarios, descuentos e importes parciales y totales.

 El tipo impositivo del IVA (4, 10 o 21 %) y el recargo de equivalencia (5,2, 1,4 o 0,5 %) aplicado en la factura.

 La cuota tributaria, tanto de IVA como de recargo de equivalencia, que se consignará por separado.

 Fecha en la que se hayan efectuado las operaciones que se documentan, siempre que sea distinta a la de expedición de la factura.

 Importe total de factura.

Además de lo referido anteriormente, una factura también puede contener información relativa a:

El número o referencia de pedido.

El número o referencia de albarán.

La forma de pago.

Los gastos de la operación (suplidos).

Cualquier otra que sea relevante para la correcta gestión de la operación comercial.

NOTA

El contenido mínimo de la factura es el regulado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, siendo tarea de la empresa la elección del modelo y diseño que mejor se adapte a sus necesidades.

Un modelo de factura puede ser el mostrado en la siguiente imagen:

Ejemplo de factura

Como has visto, la empresa podrá elegir el modelo y diseño de factura que mejor se adapte a sus necesidades, siempre y cuando cumpla las condiciones mínimas exigidas legalmente.

EJEMPLO

Siguiendo con el ejemplo anterior y ocupando ahora el papel del responsable de facturación de la empresa B&B Suministros, la factura correspondiente al pedido solicitado será la siguiente:

ACTIVIDAD 1

Inma, trabajadora del Departamento de Administración de la empresa CCompany, recibe indicaciones de su responsable para que compruebe los siguientes documentos comerciales correspondientes a una operación realizada.

Pedido		Albarán
https://redirectoronline.com/mf13280102		https://redirectoronline.com/mf13280103

	Factura
	https://redirectoronline.com/mf13280104

1 ¿Cuál de los documentos comprobados por Inma no está correcto?PedidoAlbaránFactura

2 Comprobando el documento adecuado, ¿cuál sería el importe correcto de la factura n.º 235303/F/15?347.572,5 €353.472,5 €290.400 €283.200 €

3. Operativa de las órdenes de trabajo y movimiento: eficiencia y eficacia

HILO CONDUCTOR

Gracias al tesón mostrado por Francisco en la gestión de la operativa, el área de logística se ha convertido en el punto de referencia de las demás áreas funcionales de la compañía. Tanto es así que los responsables de cada una de ellas han optado por seguir los pasos de Francisco, con el objetivo de que los principios de eficacia y eficiencia administrativa sean los que regulen la actividad global de la empresa.

Ofrecer servicios de calidad supone una continua inversión económica, ya que hay que introducir los cambios necesarios en los procesos de trabajo, siendo esencial el nivel de eficiencia y eficacia durante el proceso.

Los servicios de calidad ponen en práctica nuevas herramientas de gestión destinadas a conseguir el éxito frente a la competencia:

Todo ello permitirá una efectiva toma de decisiones, hecho esencial en la estrategia destinada a la competitividad, siempre teniendo en cuenta la necesidad de mejora continua.

En muchas ocasiones, suelen confundirse los términos eficiencia y eficacia, creyendo que son el mismo concepto.

El significado de cada uno de ellos es bien distinto. Mientras que la eficiencia hace alusión a los recursos utilizados para alcanzar unos objetivos, la eficacia está relacionada con la capacidad para conseguir dichos objetivos.

Para clarificar aún más, se puede afirmar que la eficiencia se basa en la mejor utilización de los recursos, mientras que la eficacia es la capacidad de alcance de los objetivos aunque no se hayan aprovechado mejor los recursos.

3.1. Órdenes de trabajo y movimiento

La denominada orden de trabajo y/o movimiento, en realidad orden de realización de las tareas, es una simple técnica que surgió ante la necesidad de racionalización, es decir, organizar las tareas para que estas aumentasen reduciendo los costos. Dicha orden se materializa a través de un documento como el siguiente:

Ejemplo de orden de trabajo

IMPORTANTE

Entre los principales pilares de la racionalización se encuentran la eficiencia y la eficacia.

La orden de trabajo y/o movimiento debe considerarse dentro de la planificación general de la empresa para conseguir los objetivos marcados, pudiendo coexistir con otros documentos: órdenes de pedido, planos, hojas de ruta, vales, etc.

Pero cualquiera que sea la sistemática en la que se basa la orden, esta siempre buscará la organización de los procesos para que abastecimiento, preparación y distribución comercial de los pedidos se den óptimamente.

También hay que comentar que la orden de trabajo y/o movimiento debe reflejarse en un documento escrito para que la planificación ideada sea un hecho. En este documento se reflejarán los artículos a entregar y secundariamente:

El diseño de la orden de trabajo puede ser muy variado, apareciendo en el más básico, aspectos como:

 Referencias y códigos de la orden.

 Sección referente a las máquinas.

 Sección referente a la mano de obra.

 Sección referente a los materiales.

 Sección referente a esquemas.

 Sección referente a planos.

Tras comprobar que toda orden de trabajo y movimiento se basa en la planificación, hay que hacer mención a la importancia de la eficiencia y eficacia de los trabajadores y del sistema general de la empresa.

IMPORTANTE

La ausencia de organización y control de los medios materiales y humanos disponibles y necesarios dará lugar a un sistema desorganizado y anárquico.

Ya has visto que en muchas ocasiones, suelen confundirse los términos eficiencia y eficacia, creyendo que son el mismo concepto. Pero el significado de cada uno de ellos es diferente:

Eficacia		Eficiencia
Capacidad para lograr el objetivo propuesto, siendo mayor la eficacia cuanto más capaz se sea.		Relación entre los recursos utilizados y los objetivos a lograr, siendo mayor la eficiencia cuanto menos recursos se requieran para un mismo objetivo.

Para clarificar aún más, se puede afirmar que la eficiencia se basa en la mejor utilización de los recursos, mientras que la eficacia es la capacidad de alcance de los objetivos aunque no se hayan aprovechado mejor los recursos. Aunque se puede ser eficiente sin ser eficaz y viceversa, lo ideal sería conseguir ambas capacidades.

APLICACIÓN PRÁCTICA

Patricia Michalska es una inmigrante polaca asentada en España que regenta una empresa de fabricación de acuarios a medida. Uno de sus clientes le ha pedido un acuario de 1.500 litros para instalarlo en su domicilio, aunque el plazo de entrega es de solo 4 días.

Para cumplir con el plazo pactado, Patricia ha aumentado los gastos del proyecto en un 20 %, gastos que no ha podido repercutir sobre el precio pactado con el cliente. ¿Crees que Patricia ha actuado bien en términos de eficacia y eficiencia?

Solución

Se podría decir que la actuación de la empresa en unos plazos de entrega más cortos de lo habitual es eficaz, ya que han alcanzado el objetivo planteado. Por otro lado, para alcanzar ese objetivo han tenido que invertir más recursos de los habituales para un proyecto de las mismas características, de modo que la realización del proyecto no se ha llevado a cabo de forma eficiente.

Una empresa dedicada a la preparación y reparto de mercancías debe ofrecer un servicio de calidad a sus clientes mediante la optimización de su sistema, siendo básico para ello la consecución de eficiencia y eficacia. De esta manera, el servicio será rápido, fiable y de calidad.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

1. Imagina que estás al frente del almacén de Sevilla de una empresa de suministros de tuberías. Es lunes y para el próximo viernes ha entrado un pedido de 2.000 tubos para una obra que se está realizando en el término municipal de Antequera (Málaga).

En el almacén hay 10 trabajadores a tu disposición más 8 camioneros de reparto, pero no todos ellos se pueden dedicar por completo a este pedido, ya que hay otras empresas a las que suministrar material. ¿Cómo harás llegar el pedido aunando eficacia y eficiencia?

TAREA 2

Innovación y creación es una empresa dedicada a la fabricación de bombas hidráulicas para motores de competición. Es una empresa líder en su sector gracias a la gran apuesta que esta ha hecho en estos años en I+D.

A principios de año han implementado un nuevo sistema de seguimiento de pedidos con el fin de que se eviten errores. Están seleccionando personal para llevar a cabo la tarea de control de trabajo. El perfil que buscan es el de una persona dinámica, resolutiva y con capacidad para coordinar y trabajar en equipo.

Una de las pruebas que hacen durante la entrevista es la de interpretar órdenes de trabajo. Imagina que te presentas a dicha entrevista y te proporcionan las siguientes órdenes de trabajo:

https://redirectoronline.com/mf13280105

A partir de distintas órdenes de trabajo mostradas, interpreta la información referente tanto al proveedor como al cliente que adquiere la mercancía en cada caso.

4. Movimientos dentro y fuera de la superficie comercial

HILO CONDUCTOR

A diferencia de otras compañías del sector, el grupo GLM siempre ha apostado por mantener un equilibrio entre los recursos disponibles y la demanda de los clientes, asegurando un nivel de servicio que puede calificarse como óptimo. Para ello, el jefe de Logística no ha cesado en su intento de planificar sistemáticamente actividades que permitan ordenar los materiales y los flujos de información generados tanto dentro como fuera de las instalaciones.

Como se ha señalado con anterioridad, para que todo el proceso comercial obtenga resultados satisfactorios debe entrar en juego la logística, es decir, el conjunto de medios y métodos destinados a administrar de manera estratégica el almacenaje y movimiento de las cargas y/o artículos, desde el proveedor hasta que llega al cliente.

Los diferentes medios de transporte permiten a la logística dar respuesta a los movimientos que se producen fuera y dentro de la superficie comercial.

SABÍAS QUE…

Social y económicamente, la logística es muy importante ya que mejora el servicio al cliente, es decir, que este sea lo más barato posible, llegue rápidamente y en buenas condiciones.

4.1. Movimientos dentro de la superficie comercial

Los movimientos dentro de la superficie comercial pueden ser considerados como flujo interno de cargas y servicios. Además de la logística interna, en este punto se analizarán el almacenamiento y los medios de transporte internos.

Logística interna

El flujo interno también debe basarse en un sistema logístico para que el movimiento de los productos, gestionado inteligentemente, logre el objetivo de agilizar el proceso comercial en general.

Esta logística interna reúne todas aquellas actividades que ordenan los materiales y los flujos de información, siempre coordinando recursos y demanda y así asegurar un nivel determinado de servicio. Cuanto más eficientes sean estos flujos, más eficiente es la empresa y menores serán los costes.

Si la logística interna de una empresa funciona bien puede considerarse como una actividad de valor, pudiéndose definir esta como cada actividad que desempeña una empresa y que aporta valor a los clientes. En la mayoría de los casos, los clientes están dispuestos a pagar por las actividades de valor.

IMPORTANTE

Si la logística interna funciona bien, se convertirá en un ingrediente de valor para los clientes.

Se puede afirmar que la logística forma parte de las actividades operativas de la empresa, lo que conlleva a formar parte de la cadena de valor. Una empresa obtendrá grandes ventajas competitivas siempre que mejore las actividades de logística interna. Esta mejora se obtendrá cuando se encuentre la fórmula para reducir los fallos y defectos, obtención de los productos a tiempo, etc. Todo ello generará menores costes administrativos, de almacenamiento y transporte.

EJEMPLO

El ahorro de costes en la logística es tan trascendental para la empresa que se han generado nuevos modelos de negocio que eliminan completamente los costes de inventario, encargándose de la logística una empresa externa, como ejemplo de ello se puede citar el drop shipping.

Aspectos mínimos para la elaboración de un plan logístico

Para elaborar un plan logístico hay que basarse principalmente en la información, en las diferentes situaciones que pueden darse, etc. Todo ello surge ante la necesidad de adelantarse a los hechos y dar respuesta a las situaciones imprevistas. En este aspecto adquiere gran importancia la experiencia y los conocimientos de los trabajadores.

De la totalidad de la información obtenida hay que extraer aquello que se considere relevante, lo cual se traduce en una alta garantía de éxito. Entre las principales características o factores a tener en cuenta a la hora de elaborar el plan logístico destacan:

 Definir las previsiones.

 Decidir los métodos que han de utilizarse.

 Determinar la organización.

 Seleccionar las tareas.

 Estimar el tiempo necesario.

 Anticiparse a posibles problemas.

Diferentes funciones dentro del Departamento de Logística

Para que el plan logístico llegue a tener éxito hay que tener en cuenta que se debe cumplir con una serie de funciones:

Gestión del tráfico y transportes

 Se ocupa del movimiento en sí de los materiales.

Gestión del inventario

 Se ocupa de la cantidad y variedad de materiales que se deben disponer para cubrir las necesidades de producción y demanda de los clientes.

Gestión de la estructura de la planta

 Se ocupa de planificar estratégicamente la ubicación, tipo, tamaño y número de instalaciones de distribución (almacén, centros de distribución, etc.).

Gestión del almacenamiento y manipulación de materiales

 Se ocupa de la utilización eficaz del terreno destinado a inventario y de los medios manuales, mecánicos y/o automatizados para la manipulación física de los materiales.

Gestión de las comunicaciones y de la información

 Se ocupa de la recopilación, análisis, almacenamiento y difusión de datos puntuales y precisos para que se tomen decisiones logísticas eficaces y eficientes.

Medios de transporte internos de mercancías

Los medios de transporte internos de mercancías son todos aquellos elementos mecánicos destinados al desplazamiento de la carga. Mediante estos medios de transporte se evita a los operarios el esfuerzo y posibles riegos que pueda suponer la manipulación manual de carga.

Cierto es que los medios mecánicos de transporte también suponen una fuente de riesgo para los trabajadores, incluso la gravedad de los daños ante un posible accidente es muy significativa: atropellos, caída de la carga, etc.

Los equipos de manutención de cargas eliminan o reducen los esfuerzos del operario en el transporte de materiales.

IMPORTANTE

Los medios mecánicos de transporte facilitan al operario el trabajo, liberándolo de grandes esfuerzos, aunque su utilización también entraña riesgos de accidente.

Los principales medios de transporte internos de mercancías son la carretilla manual, el transpalé, el apilador y la carretilla contrapesada. También destacan la cinta transportadora y el transportador por rodillos.

Carretilla manual

Aunque puede considerarse un sistema de manipulación manual de carga ya que requiere un esfuerzo físico por parte del trabajador, la carretilla manual no deja de ser un medio de transporte interno de carga.

Diseñada para la distribución del peso entre las ruedas y el operario, se utilizará exclusivamente para el transporte de la mercancía.

Transpaleta

Se trata de un aparato mecánico frecuentemente utilizado en almacenes para realizar las funciones propias del transporte de mercancías, es decir, carga, descarga y traslado.

Su mecanismo se basa en el accionamiento manual de una bomba hidráulica, elevando las horquillas del suelo, soportando la carga y haciendo que se deslice con poco esfuerzo. Para accionar la bomba el operario cogerá la empuñadura y realizará movimientos de vaivén (arriba-abajo) a la barra de tracción.

Apilador

Puede ser definido como un vehículo de carga y transporte basado en una estructura metálica y dos juegos de horquillas, uno inferior (fijo) y otro superior (móvil), que permite elevar la carga verticalmente a diferentes alturas.

Carretilla contrapesada

Medio de transporte de carga con motor movido por batería o combustión interna, en cuyo cuerpo se incluye el contrapeso.

El puesto de operador se encuentra en el interior del vehículo. La más común es la carretilla elevadora, medio de transporte con alta capacidad de carga sobre palés.

Cinta transportadora

Se trata de un sistema de transporte ininterrumpido cuyo elemento principal es una banda continua que se mueve entre dos tambores.

Se utilizan principalmente para el transporte horizontal de material a granel, pero no es extraño transportar cargas introducidas en cajas. No es un sistema recomendable para el transporte de mercancías voluminosas y/o pesadas.

Normalmente las cintas transportadoras son de emplazamiento fijo, pero hay algunos modelos provistos de ruedas u otros sistemas que facilitan el cambio de ubicación.

Los principales elementos de la cinta transportadora son:

Correa de transporte.

Estaciones portantes: rodillo de apoyo.

Estación de accionamiento: tambor motor.

Estación de retorno: tambor de retorno.

Transportador de rodillos

Máquina basada en un sistema de rodillos, generalmente metálicos, para transportar mercancías. Al contrario que la cinta transportadora, el transportador de rodillos es apto para cualquier tipo de mercancía excepto los productos a granel.

Existen distintos tipos de transportador de rodillos:

Transportador de rodillos por gravedad		Transportador de rodillos por banda		Transportador de rodillos por cadena
Maquinaria basada en un sistema que se apoya en la fuerza de la gravedad del objeto para que se deslice sobre los rodillos.		Tipo de transportador donde los rodillos son accionados por medio de una banda que lo motoriza.		Sistema transportador donde los rodillos son accionados por medio de una cadena, que transmite el movimiento de rodillo a rodillo. Se trata de un tipo de transporte ideal para objetos pesados.