Читать книгу: «(Не)женские деньги. Начни зарабатывать «по-мужски»», страница 4

Глава 2
Организация

«Визуальный беспорядок отвлекает нас от истинного источника беспорядка в нашей жизни».

Мари Кондо

ПРИВЕДИТЕ СВОЮ ОТЧЕТНОСТЬ В ПОРЯДОК

Прежде чем вы составите генеральный финансовый план – нужно навести порядок в своих делах. Организация средств будет способствовать достижению финансового успеха, ведь наличие плана позволяет быстрее добиться желаемого. Вы должны разбираться в текущем положении дел и иметь под рукой всю необходимую информацию. Как минимум, вы сможете легко находить нужные данные и будете в курсе всех пробелов, которые необходимо заполнить, и проблем, которые необходимо устранить в финансовой отчетности. Вам нужно организовать свои банковские счета, финансовые, страховые и другие соответствующие документы. Рассмотрим все аспекты подробнее.

БАНКОВСКИЕ СЧЕТА

С помощью банковских счетов вы совершаете большинство ежедневных финансовых операций, а также занимаетесь инвестициями и сбережениями, поэтому важно, чтобы ваши счета соответствовали вашим нуждам. Вот несколько типов счетов, которые помогут упорядочить денежные средства:

• счет для повседневных расходов, оплаты коммунальных услуг и погашения долгов;

• сберегательный счет для экстренных ситуаций;

• краткосрочный или среднесрочный сберегательный счет (предназначен для таких целей, как покупка дома или автомобиля, или откладывания средств на отпуск);

• другие инвестиционные счета (на них можно хранить накопления для обучения вашего ребенка в вузе или для достижения других долгосрочных целей);

• разделите бизнес-счет и счета для накоплений (если вы являетесь предпринимателем).

Лично у меня есть счета для оплаты коммунальных услуг, несколько краткосрочных сберегательных; инвестиционные счета для обучения детей в колледже, а также сберегательный счет предприятия.

Количество счетов зависит только от вас. Вы должны уметь следить за местонахождением ваших денег и знать, для чего они предназначены. Если у вас не очень много направлений жизни (например, нет детей или бизнеса), вы можете использовать меньшее количество счетов и отслеживать передвижение средств отдельно. На самом деле все сводится к личным предпочтениям относительно количества счетов и ваших методов управления деньгами. Вы должны знать, где ваши средства, куда они должны идти и на что вы уже их направили.

ФИНАНСОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Мы живем в эпоху, когда нарушения безопасности и хищение личных данных, к сожалению, становятся слишком распространенными явлениями, поэтому ваша документация (бумажная или электронная) и реквизиты каждого документа (номера счетов, информация о получателе, конкретные контактные данные) должны храниться в безопасном месте, например, в домашнем сейфе, зашифрованной папке на компьютере или зашифрованной учетной записи облачного хранилища. Там следует хранить следующие документы:

• договоры страхования;

• гарантийные обязательства;

• инвестиционные документы;

• налоговые декларации;

• кредитные документы;

• завещания;

• нефинансовые документы (дипломы, паспорта).

Важно, чтобы вы следили за свои документами, знали, где они находятся, и могли получить к ним доступ при необходимости. Вы также можете сообщить данные из документов своему партнеру, близкому родственнику или адвокату, и они предоставят их вам, когда у вас не будет возможности получить их самостоятельно.

СТРАХОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Страховка служит вспомогательным средством в случае возникновения серьезной ситуации. Вам не придется расстраивать свои финансовые планы, если произойдет что-то ужасное. Приводя в порядок этот аспект, вам следует просмотреть свои страховые полисы, чтобы убедиться в наличии правильного покрытия на случай неожиданного жизненного сценария. И вы обязаны знать, где находится вся нужная информация. Как минимум, ваша страховая защита должна включать:

• автострахование;

• медицинское страхование;

• страхование жилища или арендуемого имущества;

• страхование жизни (если у вас есть дети или другие люди, зависящие от вашего дохода);

• страхование на случай потери трудоспособности.

Возможно, в настоящий момент у вас нет всех перечисленных страховых полисов, да это и не обязательно. Просто важно знать, что у вас есть, что вам нужно и где находятся ваши документы. К тому же необходимо пересмотреть данные о получателях и выяснить, нужна ли вам дополнительная страховка.

Как долго я должна хранить документы?

Честно говоря, это один из самых распространенных вопросов, которые мне задают при начале организации своей деятельности. Зная сроки хранения своих документов, вы будете иметь под рукой все необходимое в нужный момент, а также сможете максимально упростить для себя ведение учета. Таким образом, вы не будете сортировать данные, которые вам больше не нужны, и при этом не избавитесь от того, что, вероятно, понадобится в будущем.

Ниже – краткий обзор сроков хранения различных финансовых документов:

• страховые документы;

• контракты;

• документы об учете капитала/акций;

• документы, оформляемые при ремонте дома;

• документы о налогах на имущество;

• справки о текущей выплате долгов;

• документы на товары с действующим гарантийным сроком;

• документы на товары, срок возврата которых не истек.

Документы для постоянного хранения:

• свидетельства о рождении или документы об усыновлении;

• свидетельства о смерти;

• свидетельства о браке;

• завещания;

• документы по ипотечным кредитам, которые вы выплачивали за жилье, землю и другое имущество.

Документы, которые хранятся как минимум год:

• оплаченные чеки;

• зарплатные документы;

• квитанции об оплате счетов;

• выписки с банковских счетов.

Задания

Организуйте свою финансовую документацию:

1. Составьте список всех своих финансовых документов (это может занять некоторое время, поэтому не спешите).

2. Найдите налоговые декларации и все выписки по повторяющимся платежам, которые вы получаете по обычной/электронной почте (выписки по коммунальным или ипотечным платежам).

3. Выделите важную информацию из этих документов, а именно: номера счетов, контактных телефонов и адреса, процентные ставки и т. д.

4. Организуйте эту информацию в приложении с возможностью шифрования, электронной таблице или обычной (бумажной или пластиковой) папке, которая хранится в надежном месте.

В зависимости от количества данных, выполнение этого задания может занять некоторое время, но ничего страшного! Наведя порядок в документах, вы будете очень рады, что сделали это. Вы получите лучшее представление о вашем финансовом положении в целом и сможете принимать дальнейшие решения.

Богатым вас делает не зарплата, а отсутствие расточительности.

Отслеживайте свои расходы

Вам когда-нибудь казалось, что каждая полученная зарплата ускользает из рук с необычайной легкостью? Жуть как раздражает, правда? Если не нужно оплатить счет, то покупаешь какой-то подарок или что-нибудь для своего ребенка. Или же хочется устроить импровизированную вечеринку для друзей, взять новое платье… В общем, просто ужас. Раскрою вам один секрет – если вы не скажете своим деньгам, что им делать, эти негодяи сами решат свою судьбу, и это факт.

Попробую объяснить. Представьте, что банкноты – это сотрудники компании под названием «вы». Как генеральный директор, вы закрепляете за ними различные должностные обязанности. Заставляете их заниматься выплатой долгов, созданием фонда непредвиденных расходов, организацией оплаты обучения, а также прочими действиями, необходимыми для построения вашей империи. Наличие продуманной бизнес-стратегии будет иметь отношение к уровню успешности вашей компании. В этом случае ваша бизнес-стратегия называется – барабанная дробь – бюджет. Запретите всем сотрудникам бить баклуши и заставляйте делать хоть что-нибудь для увеличения вашей прибыли, иначе они с большой долей вероятности пропадут без вести, и вскоре вы начнете спрашивать себя, куда они подевались. Приходя на свою работу, вы замечали таких сотрудников, которые как будто не выходят из комнаты отдыха? Думаю, вам не хочется, чтобы подобное происходило в компании под названием «вы».

Если вы хотите правильно распоряжаться своими деньгами, нужно тщательно отслеживать их путь. Для этого есть несколько способов. Вы можете осуществлять контроль с помощью приложения, показывающего расходы; электронной таблицы или ручки и блокнота. Какой бы способ вы ни выбрали, сверяться с данными нужно часто и последовательно. Вы будете точно знать, что происходит с деньгами.

Изучая движение финансов, вы будете иметь более четкое представление о своих расходах, а также сможете определить покупательские привычки и те аспекты, которые нуждаются в улучшении. Мониторинг расходов может быть невероятно полезным упражнением, если выполнять его систематически.

ПЕРВЫЕ ДЕЙСТВИЯ

Как минимум в течение первых двух недель, я настоятельно рекомендую использовать ручку и блокнот (журнал расходов), которые можно носить с собой. Позже вы можете перейти к приложению или даже к простой электронной таблице. Почему?

Когда вы начинаете заниматься учетом расходов с простых записей ручкой на бумаге и видите свой почерк, это очень помогает с точки зрения перспективы. Психология, магия, называйте, как хотите, но этот метод работает!

Для успешной проверки расходов в течение первых двух недель вам необходимо записывать все финансовые операции, которые вы совершаете каждый день. Купили пачку жевательной резинки, кофе или обед – отметьте это в блокноте, и неважно, использовали ли вы платежную карту или наличные. Каждая операция должна быть отражена в журнале расходов. Вы можете записывать их по мере совершения или сверяться с квитанциями и вносить нужные данные в блокнот в конце каждого дня.

Большее количество подробностей позволит вам тщательнее проверять свои расходы в конце недели. Чтобы не забывать, на что вы потратили деньги, следует записывать следующее:

• дату;

• название (или описание) товара;

• потраченную сумму;

• цель приобретения и свое отношение к покупке.

Вы также можете сделать шаг вперед и проверить выписки по кредитной карте и банковских счетах за последние три месяца, чтобы увидеть историю затрат. Это наверняка поможет приступить к составлению схемы расходов и обеспечит основу для анализа. Проводя его, отмечайте категории с наибольшими расходами, чтобы определить самую затратную сферу жизни и отыскать возможности для сокращения используемого бюджета. Некоторые приложения могут сделать это автоматически, но для начала вполне можно отмечать важную информацию маркером в журнале расходов. Старайтесь использовать результаты анализа при дальнейшем отслеживании затрат.

ПРОСМАТРИВАЙТЕ СВОЙ ЖУРНАЛ РАСХОДОВ

Отслеживая расходы, не забывайте пересматривать записи как минимум один раз в неделю, чтобы узнать текущий расклад дел. Помните, цель этой деятельности – помочь вам понять характер расходов, поэтому не судите себя слишком строго. Вместо этого придумайте план или шаги, которые позволят скорректировать структуру затрат или покупательские привычки. Затем начните вносить изменения в свой бюджет.

В процессе отслеживания вы начнете понимать, что приобрели гораздо лучшее представление о своих покупательских привычках, и даже начнете принимать более обоснованные решения в отношении личных финансов. Ведь теперь вы будете тщательно обдумывать свои действия и не станете тратить деньги бездумно. Вы также можете обнаружить, что начали тратить меньше, а это даст прекрасную возможность использовать оставшиеся средства для погашения долга или накопления сбережений. Отслеживание расходов – определенно стоящее занятие, согласны?

Задания

Просматривайте записи и отслеживайте свои расходы:

1. Определите, как именно вы планируете их отслеживать – с помощью ручки и блокнота (я настоятельно рекомендую применять этот метод в течение первых двух недель), электронной таблицы или приложения с автоматизированным процессом отслеживания.

2. Найдите выписки из своих банковских счетов и кредитной карты за последние три месяца и просмотрите историю расходов, чтобы начать определять свои покупательские привычки. Основываясь на полученной информации, разделите свои расходы на категории, посмотрите, сколько и на что вы потратили, и определите, где и насколько затраты можно сократить.

3. Создайте напоминание на телефоне, чтобы не забывать просматривать свои расходы в течение пяти минут каждый день. (Если в определенный день вы не потратили ни копейки, отпразднуйте это танцем!).

4. Создайте еженедельное напоминание, чтобы более подробно анализировать текущее положение в течение 15–30 минут в конце каждой недели.

Определите свои плохие финансовые привычки

У всех нас есть те или иные плохие привычки. Кто-то проводит кучу времени в социальных сетях вместо того, чтобы работать; некоторые слишком часто смотрят реалити-шоу, а другие тратят деньги на ненужные вещи.

Одна из моих дурных привычек – постоянно проверять телефон (спасибо социальным сетям). Однако я серьезно работаю над этим недостатком, и, хотя справиться с желанием покопаться в смартфоне иногда бывает очень сложно, я знаю, что, разобравшись с данной проблемой, я смогу меньше отвлекаться от работы и семейных дел. От подобной зависимости стоит избавиться. Да, привычки имеют разную степень вредности, но худшие из них касаются денег и расходов и непосредственно влияют на вашу жизнь.

Проблема в том, что избавляться от привычек невероятно трудно. Часто ваши пристрастия (к примеру, склонность к мотовству) развиваются медленно, и вы даже не осознаете происходящее. Затем проходит несколько месяцев, и вы сталкиваетесь с превышением бюджета. Вы пытаетесь прекратить тратить деньги, но эта привычка стала частью вашей рутины, и избавиться от нее ой как не просто. Приведу простой, но распространенный пример.

Предположим, вы однажды заехали в кофейню и попробовали такой невероятный кофе, что начали посещать ее каждый день, и внезапно она становится вашим любимым заведением. Каждое утро, словно на автопилоте, вы непременно заходите туда, чтобы выпить чашечку эспрессо или насладиться вкусной выпечкой. Но однажды вы решаете прекратить это, потому что хотите откладывать деньги. И в следующий раз, проезжая мимо своей любимой кофейни, вы, скорее всего, останетесь при своем мнении. Но когда вы проедете мимо нее еще несколько раз, в голове наверняка начнется мысленная битва. Вы будете искать оправдания, говорить себе, что кофе бодрит, а на работе наливают какую-то бурду, а здесь так изумительно пахнет… а затем, возможно, вы начнете торги с самой собой и скажете: «Только сегодня» или «Буду заходить в кофейню через день». Может быть, вы даже убедите себя, что: «У меня была очень напряженная неделя, поэтому перестану ходить сюда со следующей». Или уже в следующем месяце. Понимаете, к чему я веду, говоря, что от привычек сложно избавиться?

«Цепи привычки порой слишком легки, чтобы их можно было почувствовать, а в какой-то момент они уже так тяжелы, что и не разорвешь».

Уоррен Баффет

Разумеется, я не хочу сказать, что вы не можете пить дорогой кофе. На самом деле вы должны иметь возможность тратить деньги на маленькие радости жизни, но важно помнить одну вещь – это может легко превратиться в пристрастие, от которого трудно избавиться. Не думаю, что кому-нибудь из вас хочется, чтобы дурная привычка разрушала потенциальный финансовый успех.

Я не говорю, что покупка кофе может уничтожить ваше благосостояние. Это могло бы случиться, если бы вы скупали все стаканы в магазине каждый день и… Но, кажется, я отклонилась от темы. Мне хочется донести основную мысль, что все вредные привычки развиваются именно так – одна-две необдуманные покупки превращаются в ежедневное или еженедельное транжирство. Сопоставьте любую плохую денежную привычку с приведенным выше примером, и вы обнаружите, что ситуация аналогична.

Вот некоторые из наиболее распространенных вредных пристрастий, связанных с деньгами:

• чрезмерные расходы;

• отсутствие ежемесячного бюджета;

• несвоевременная оплата счетов;

• наличие задолженности по кредитной карте, которую вы не погашаете полностью каждый месяц, даже если у вас есть наличные;

• использование фонда непредвиденных расходов для покупки вещей, которые не являются жизненно необходимыми (да-да, в кофе и маникюре нет такой уж крайней нужды);

• отсутствие сбережений по причине якобы небольшой зарплаты;

• отсутствие инвестиций;

• оплата услуг по подписке, которыми вы никогда не пользуетесь.

Вам знакомо что-нибудь из вышеперечисленного? Можете ли вы назвать себя тем человеком, в котором то и дело проявляются эти плохие привычки? Развиваются они довольно легко, а вот избавиться от них очень сложно. Как однажды сказал великий Уоррен Баффет: «Цепи привычки порой слишком легки, чтобы их можно было почувствовать, а в какой-то момент они уже так тяжелы, что и не разорвешь».

По данным исследователей, на избавление от вредной привычки требуется в среднем 66 дней⁵. Кроме того, гораздо сложнее отказаться от чего-либо, если вы не меняете свое поведение. Поэтому, если вы пытаетесь избавиться от одной-двух плохих денежных привычек, достичь своей цели будет намного проще, если вы:

1. Для начала определите все плохие денежные привычки, а также области их проявления и чувства, которые их вызывают.

2. Будете заранее планировать, какие меры можно предпринять, чтобы заменить привычку или действия, которые ее порождают. На примере кофе вы можете:

• добираться на работу по другому маршруту, дабы не вызывать лишних напоминаний;

• варить кофе дома, чтобы у вас не было повода его купить;

• не брать с собой кредитную карту;

• оставлять наличные дома или в банке, чтобы не иметь возможности поддаться искушению.

Хорошая новость в том, что благодаря целенаправленным усилиям и стойкости, избавляться от плохих привычек со временем становится легче. При этом важно определять свои текущие пагубные пристрастия, чтобы понимать, на каких конкретных аспектах вам нужно сосредоточиться. Таким образом, вы можете превратиться из своего злейшего финансового врага в лучшего защитника финансового успеха.