Читать книгу: «12 секретов продуктивности. Как управлять временем и достигать результатов»

© Светлана Каменских, 2023

ISBN 978-5-0060-7478-1

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Введение. Почему мы так сильно гонимся за продуктивностью и как это нас истощает

Дорогой друг!

Ты наверняка не раз ловил себя на мысли – как же сложно справиться со всеми делами и обязанностями, когда кажется, что времени катастрофически не хватает. Бегаешь как белка в колесе, а результата все равно нет. Знакомо?

Я тоже сталкивалась с этой проблемой. Как учитель с большим стажем, мне приходилось совмещать работу в нескольких школах и вузах, вести огромное количество уроков, проверять тетради и готовиться к занятиям. Казалось, суток не хватает на все дела! Я часто приходила домой вымотанная, а уроки все равно оставались непроверенными.

И тогда я поняла – нужно кардинально менять подход к тайм-менеджменту. Я стала экспериментировать, пробовать разные методики, анализировать свой опыт. И знаешь, что я выяснила? Оказывается, есть простые, но очень действенные способы оптимизировать свое время и повысить продуктивность. И я решила поделиться ими с тобой!

В этой книге ты найдешь 12 ключевых секретов, которые коренным образом изменили мой подход к планированию. Я расскажу, как перестать суетиться по пустякам и сосредоточиться на главном, как избавиться от ненужных дел и научиться говорить «нет», как следовать своему биоритму и ценить мелочи жизни. Эти простые, но мощные инструменты помогут тебе значительно повысить личную эффективность.

Готовься – эта книга перевернет твои представления о том, как правильно распоряжаться временем. Я от души желаю, чтобы мой опыт помог тебе обрести внутреннюю гармонию и научиться по-настоящему ценить каждое мгновение. Вперед, за продуктивностью!

Секрет 1. Планируйте только самое важное

Начну с истории, случившейся со мной и моей подругой Наташей.

Как-то раз мы с ней договорились встретиться в кафе, чтобы обсудить подготовку к предстоящей конференции. За день до встречи я тщательно спланировала все свои дела, чтобы успеть к назначенному времени. Распланировала час за часом – утренний заряд бодрости, проверку тетрадей, уроки в школе, обед, прогулку с собакой Мусей, и только потом – встречу с Наташей.

Однако утром в день встречи мне вдруг позвонили из поликлиники и перенесли мою запись к врачу на более раннее время, совпадающее как раз с прогулкой с Мусей. Я в спешке переделала весь график, чтобы успеть и туда, и туда. Но тут мама попросила срочно забрать из ремонта ее любимое кресло. Расстроенная, я опять лихорадочно перестраивала план. И так до самого вечера – то одно нагрянет, то другое. В итоге я, конечно же, опоздала на встречу с Наташей. А она тем временем давно обсудила все вопросы с другим коллегой и ушла по своим делам.

Я тогда осознала, что пыталась впихнуть в свой график слишком много задач, в том числе и несрочных. Из-за этого пришлось постоянно перестраивать весь план, а в итоге я не успела к самому важному – встрече с подругой.

Многие из нас сталкиваются с похожей ситуацией. Мы запланировали массу задач на день, а потом удивляемся, почему ничего не успеваем. Ключевой секрет – научиться планировать только самое важное и отсеивать все лишнее.

К примеру, моя знакомая Лена каждое утро составляла подробнейший план из десятков пунктов. Там были и рабочие моменты, вроде отчета для начальника, и личные дела типа похода в магазин или уборки на балконе. Конечно, успеть все было просто нереально. Но Лена упорно цеплялась за свой идеальный список, в итоге ничего так и не успевала, а вечером ложилась с чувством вины и усталости.

Я посоветовала ей сократить ежедневный план до 3—5 самых важных и неотложных задач. И знаете, что произошло? Лена стала намного больше успевать и меньше нервничать! Оказывается, ключ к продуктивности – в отказе от перфекционизма и фокусировке на главном.

Чтобы планировать по-новому, я рекомендую придерживаться нескольких правил:

 
1. Определяйте приоритеты. Какие 3—5 задач действительно критичны для достижения ваших важных целей?
2. Отсеивайте второстепенное. Необязательные дела откладывайте или делегируйте.
3. Фокусируйтесь на одной задаче за раз, не распыляйтесь.
4. Будьте гибки. Если пришлось изменить план – перенастройтесь, но не суетитесь.
5. Не ругайте себя за невыполненное. Главное – сделать самое важное.
6. Откажитесь от стремления всё успеть.
7. Сосредоточьтесь на главном, остальное отложите.
 

Я надеюсь, эти советы вдохновят вас пересмотреть свой подход к планированию. Поверьте, такая фокусировка на главном сэкономит массу нервов и сил!

Дерзайте!

Методика определения приоритета задач по принципу срочности и важности

Вот простая пошаговая инструкция для этого:

Возьмите лист бумаги и разделите его на 4 квадранта.

В правом верхнем квадранте запишите задачи, которые и срочные, и важные одновременно. Это приоритет #1.

В левом верхнем – то, что важно, но не срочно. Это долгосрочные цели и планы. Приоритет #2.

В правом нижнем – срочные, но не важные задачи. Старайтесь сократить их.

В левом нижнем – несрочное и неважное. Это хлам, от которого стоит избавиться.

Теперь выделите на данный момент 1—2 задачи из квадранта No1. И 1 задачу из квадранта No2. Сосредоточьтесь на них.

Регулярно повторяйте этот анализ, чтобы фокусироваться на главном и не увязнуть в срочном, но неважном.

Это позволит вам жить осознанно и добиваться реальных целей, а не суетиться по мелочам! Рекомендую освоить эту практику. Успехов!

Секрет 2. Научитесь говорить «нет»

Расскажу поучительную историю, случившуюся с моей знакомой Катей.

Однажды она решила организовать празднование дня рождения своего сына Андрея. Заранее спланировала всё: пригласила гостей, заказала именной торт в виде футбольного мяча (ведь Андрей увлекается футболом), купила угощения и заказала подарок – новенький современный гаджет, о котором Андрюша давно мечтал.

Накануне мероприятия ей позвонила подруга Ира и сказала, что не сможет прийти, потому что сильно заболела. Она еще попросила Катю срочно заскочить к ней домой и принести лекарства и продукты, чтобы Ире не пришлось выходить из дома на улицу. Катя очень расстроилась, что подруга пропустит праздник сына, и, конечно же, тут же согласилась помочь, хотя это сильно нарушало её планы.

Затем позвонила свекровь Кати и объявила, что решила приготовить фирменный оливье для гостей Андрея. Но у неё дома не оказалось половины нужных ингредиентов. И она стала просить купить все необходимое по списку и привезти к ней, чтобы успеть к празднику. Растерянная Катя опять не смогла отказать, ведь ей было неловко перечить пожилой свекрови.

А дальше Кате позвонили из школы, где она работала учителем начальных классов. Оказалось, что её коллега заболела гриппом, и попросили Катю экстренно подменить её завтра на уроках. Катя стала отнекиваться, говорить, что у неё важное семейное мероприятие. Но директор школы стал настаивать, уверяя, что больше некому выручить, а детей одних оставлять нельзя. И Катя, как обычно, не смогла твёрдо отказать.

В итоге на долгожданный праздник сына она пришла абсолютно вымотанной, с пустыми руками и без праздничного настроения. Катя так устала после всех поездок по городу, что даже забыла забрать заказанный для сына. А про торт и угощения пришлось звонить гостям и просить их самим всё взять по дороге.

Получился не самый лучший день рождения для Андрея, а Катя чувствовала себя опустошённой и виноватой перед сыном.

Почему же так вышло? Потому что Катя не умела твёрдо отказывать людям и говорить решительное «Нет!». Она всем старалась угодить, брала на себя лишние обязанности, чтобы не подвести близких. И в итоге подвела самого дорогого человека – сына.

А ведь Катя могла спокойно объяснить Ире и свекрови, что очень занята подготовкой к празднику сына. И предложить вызвать им службу доставки или попросить помощи у других знакомых. Точно так же она имела полное право твёрдо отказаться подменять заболевшую коллегу, сославшись на важное семейное событие. Но излишняя доброта и желание угодить окружающим заставили Катю в очередной раз не найти в себе сил отказать.

А ведь многие из нас страдают от этой же проблемы! Мы берёмся за лишние дела, чтобы угодить друзьям, родным, коллегам. А потом удивляемся, почему так устаём, распыляемся и ничего не успеваем вовремя.

Ключ к решению – научиться твёрдо и уверенно говорить «Нет!». Вот несколько советов, которые помогут это сделать:

 
· Внимательно проанализируйте свои приоритеты и определите чёткие границы. Что для вас действительно важно и неприкосновенно? Какие ситуации или просьбы вызывают сильный стресс и перегрузку?
· Поймите глубоко: вы не обязаны выполнять любые чужие просьбы, только потому, что вас попросили. Это не ваши обязанности. Сосредоточьтесь на своих важных целях.
· Избавьтесь от иррационального страха показаться эгоистом если откажете. Поймите, что забота о себе и своих интересах – это не эгоизм, а уважение и любовь к себе.
· Обязательно объясняйте причину отказа простыми словами: «К сожалению, я сейчас очень занята этим важным проектом и не смогу вам помочь».
· Старайтесь предложить альтернативные варианты решения проблемы: «Я не могу вам помочь, но вот Иван Иванович точно справится с этой задачей».
 

Давайте я приведу пример из своего опыта. Ко мне как-то обратилась соседка с просьбой посидеть в выходные с её тремя маленькими детьми весь день. А у меня как раз были запланированы эти выходные для отдыха и моего любимого хобби – вышивания.

Я понимала, что если соглашусь, то не смогу заняться своим важным делом. Поэтому я твёрдо и вежливо ответила соседке: «Прости, Анна, но в эти выходные у меня уже есть важные личные планы, которые я не могу отменить. Давай я посоветую тебе другие варианты, кто может присмотреть за детьми». Такой подход позволил мне не терять лицо и не обидеть человека.

Вот ещё несколько конкретных ситуаций, когда полезно уметь говорить «нет»:

· Друг просит одолжить большую сумму денег в долг перед зарплатой.

· Родственник зовёт в неудобное время помочь с ремонтом.

· Начальник просит задержаться после работы, но вам нужно бежать по своим планам.

· Знакомый приглашает на мероприятие, которое вам неинтересно.

· Коллега просит подменить его на работе в выходной.

Во всех подобных случаях важно твёрдо и вежливо отказывать, не чувствуя неловкости или вины. Ваши планы и границы тоже имеют значение!

Итак, вот 5 ключевых идей этой главы:

 
1. Научитесь уверенно и спокойно говорить «нет», если чья-то просьба вам сейчас не подходит.
2. Не чувствуйте вину или неловкость при отказе. Вы имеете право на свои границы.
3. Кратко объясняйте причину отказа простыми словами без извинений.
4. Предлагайте альтернативные способы решить проблему вместо вас.