Читать книгу: «Lineamientos generales para la gestión del área de Recursos Humanos en organismos públicos»

ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

El área de administración de personal posee la función “hard” o dura del organismo, ya que se ocupa de llevar adelante los diversos trámites jurídicos y administrativos que competen al personal de la organización. Algunas de las responsabilidades del área son las siguientes:

• Mantiene los legajos del personal actualizados y debe tener un respaldo informático de dicha información.

• Puede ocuparse de llevar adelante la liquidación de sueldos del personal. En este punto en particular, existen organismos que delegan esta tarea a las áreas contables o financieras.

• Administra los diversos tipos de beneficios que perciben los trabajadores, ya sea que l os mismos sean por convenio colectivo de trabajo u otorgados por el organismo en particular.

• Efectúan el registro de los trabajadores ante los organismos oficiales, como por ejemplo en el ámbito de la Administración Pública Nacional, ante la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) y la Administración Nacional de la Seguridad Social (ANSES).

• Inicia todo tipo de actuaciones jurídico-administrativas relacionadas con el personal, como el otorgamiento de licencias, renuncias, nuevos ingresos, transferencias, adscripciones, movimientos de personal, entre muchas otras.

• Puede prestar asesoramiento especializado en la selección de nuevo personal para la organización y los trámites relativos a su ingreso. Asimismo, presta asesoramiento en lo relativo a las bajas del personal, ya sea por jubilación, renuncia, etc.

• Se relaciona de manera constante con las organizaciones sindicales de los trabajadores.

• Puede prestar asesoramiento o administrar (de acuerdo a las características de cada jurisdicción) unidades específicas que se ocupen de atender situaciones de violencia laboral, género y todo tipo de discriminación hacia los integrantes del organismo.

• Controla la asistencia del personal de la organización.

• Atiende los requerimientos y reclamos particulares de los trabajadores.

• Se ocupa de las gestiones vinculadas con las aseguradoras de riesgos de trabajo (entrega de credenciales, declaración de riesgos del trabajo, denuncia de enfermedades profesionales o accidentes de trabajo “in itinere”) y las obras sociales del personal (altas, bajas, modificaciones, incorporación del grupo familiar, trámites de unificación de aportes y cambios de obra social).

Organización administrativa de la documentación

A la hora de llevar adelante la gestión de la documentación administrativa del área de recursos humanos, uno de los principales instrumentos popularmente conocidos son los legajos del personal. Los legajos son carpetas que se encuentran individualizadas de acuerdo al apellido, el nombre de la persona y suele poseer un número para lograr una mejor identificación. En los legajos se encuentran todos los documentos de la persona desde su ingreso a la entidad hasta el egreso de la misma.

En términos generales y a modo ilustrativo, al producirse el ingreso de una persona en el organismo, cada legajo debe tener:

• Fotografía de la persona en conjunto con su currículum vitae, la fotocopia de su Documento Nacional de Identidad, Constancia de CUIL obtenida a través del ANSES y una declaración jurada en donde consten sus datos personales y los de su grupo familiar.

• Debe constar la realización del examen médico preocupacional, en donde se certifique que la persona se encuentra apta para la realización de la actividad laboral. El examen debe conservarse en un sobre cerrado, respetando la privacidad de su información.

• El Certificado de Antecedentes Penales y, de poseer, referencias laborales de trabajos anteriores.

• Formularios de ANSES y AFIP relativos a las asignaciones familiares, impuesto a las ganancias, apertura de cuenta bancaria para percibir sus haberes, etc.

• Su contrato de trabajo (en caso de que la persona ingrese mediante esta modalidad contractual) y su acto administrativo de designación en el puesto.

• Su notificación de conformidad con los reglamentos internos del organismo (si existiesen) y/o códigos de ética y otros de similares características.

• Certificados de finalización de estudios secundarios, universitarios y de posgrado. En el caso de cursos y actividades de capacitación previas, debe archivarse los que tengan que ver con las misiones y funciones que lleva adelante la organización.

• Partidas de nacimiento y/o sentencia de adopción de los hijos, matrimonio, unión civil o concubinato (si corresponde en cada caso).

• Documentación personal del grupo familiar primario (si corresponde en cada caso).

• Declaraciones Juradas relativas al cumplimiento de la normativa laboral del sector público en cuanto a la incompatibilidad en el ejercicio de otros cargos, sobre eventuales conflictos de interés y otras que correspondan según la jurisdicción que se trate.

• Documentación relativa a la afiliación en la obra social, aseguradora de riesgos de trabajo, seguro de vida colectivo y eventuales afiliaciones a asociaciones sindicales (si la persona opta por afiliarse en su ingreso).

Durante el transcurso de la relación laboral, el legajo irá acumulando nueva documentación, como ser:

• La actualización de datos personales (como el domicilio, su estado civil, etc.).

• Evaluaciones de desempeño que se efectúen.

• Certificados médicos (en el caso de que no exista un servicio médico laboral que los administre. Los mismos deben guardarse en sobre cerrado, respetando la confidencialidad de la persona).

• Cambios de sector dentro de la organización con su correspondiente acto administrativo.

• Actualización en materia de obras sociales, seguros, ART, afiliación sindical y progreso en su carrera administrativa (en este último caso, acompañando los actos administrativos que correspondan en cada caso y ante cada uno de los cambios).

• Constancias de presentación de Declaraciones Juradas Patrimoniales (en caso de que la persona sea sujeto obligado para presentarla), con sus correspondientes actos administrativos de designación, modificación y baja en el cargo.

• Todo otro acto administrativo que modifique la situación laboral de la persona durante el transcurso de su relación (como por ejemplo, el otorgamiento de una licencia sin goce de haberes, la designación en un cargo jerárquico o político, etc.).

Al finalizar la relación laboral, debe constar en cada legajo la liquidación de los conceptos pendientes de cobro, los trámites de baja ante la AFIP, su certificación de servicios, la efectiva obtención del beneficio jubilatorio (en caso de que la persona finalice su relación por este motivo) y todo acto administrativo o documentación que implique o instruya la finalización de la relación laboral de la persona con el organismo o entidad.

De más está decir que es sumamente importante que los legajos se mantengan actualizados, y los trabajadores deben ser conscientes de ello. En ese sentido, es recomendable que el área de recursos humanos lleve adelante campañas de comunicación con cierta asiduidad hacia las personas que integran el organismo con el fin de mantener actualizados sus datos, cursos realizados, títulos obtenidos, etc. Pueden efectuarse campañas de difusión mediante correos electrónicos institucionales, recordatorios en carteleras de información u otras vías que se estime conveniente.

A la hora de confeccionar los legajos, debe existir una metodología prefijada, la cual puede estar reflejada en la confección de manuales de procedimientos para el área de recursos humanos. En estos manuales no sólo debe figurar cómo confeccionar un legajo, sino que los mismos deben versar sobre el manejo integral de toda la documentación que circule por el área, con el objetivo de establecer una metodología única de trabajo y disminuir posibles errores involuntarios. Para confeccionar dicho manual resulta trascendental que el mismo se elabore de manera conjunta entre las autoridades del área y el personal a cargo, valorando especialmente a las personas que poseen más experiencia en el área, sin descuidar también a las personas que poseen más conocimientos en materia informática por la importancia que reviste la digitalización de la información.

Una de las actividades que puede ayudar a reducir las inconsistencias en la organización y falta de información en los legajos personales y en toda la documentación que circule por el área de recursos humanos es la realización de auditorías. Las mismas pueden llevarse a cabo en forma anual con el objetivo de detectar y corregir posibles errores involuntarios. Durante el proceso de control, es recomendable llevar un registro de las inconsistencias detectadas y las acciones que se tomaron al respecto. Si estos errores no se pueden corregir en forma inmediata, se debe dejar constancia del hallazgo y deben tomarse las medidas para corregirlo con la mayor celeridad posible, para que, en la próxima auditoría estas inconsistencias queden subsanadas. Un parámetro útil es establecer una fecha prefijada para la ejecución del próximo proceso de control, de manera de poder planificar los tiempos para corregir los problemas detectados.

Un aspecto básico a considerar para lograr disminuir las inconsistencias es darle vital importancia al orden físico de la documentación, es decir, que la misma debe archivarse de manera ordenada, adecuadamente identificada por temas y con un minucioso proceso de limpieza y cuidado para evitar accidentes y el deterioro material de la información. Continuando con la temática, otro de los aspectos trascendentales que debe ejecutarse para preservar la información es su digitalización a través de instrumentos de escaneo. Dicha información debe almacenarse en servidores de red seguros y adecuadamente mantenidos por el área de tecnología de la información del organismo o entidad, y al igual que la documentación en papel, debe archivarse de manera ordenada y por temática. La digitalización de la información resulta fundamental ante cualquier tipo de siniestros que podrían ocurrir, de manera de preservar la información que eventualmente podría perderse. Además, éste proceso ahorra tiempo a la hora de buscar información específica sobre una persona y permite que la documentación se conserve mucho mejor que en formato papel.

Es menester recordar que cada área de recursos humanos posee características y metodologías propias de trabajo de acuerdo al organismo y la jurisdicción que se trate, y que las indicaciones presentadas deberían ser adaptadas a las características particulares de cada área, es por ello que estas indicaciones revisten un carácter general y tienen un ánimo contributivo que busca incrementar la eficiencia en la realización de las tareas diarias.

Gestión de beneficios al personal

Los organismos suelen otorgar diversos tipos de beneficios a su personal. Generalmente estos surgen a partir de acuerdos convencionales, negociaciones paritarias o actos administrativos emitidos por las autoridades superiores. Entre los más destacados se encuentran los beneficios económicos por guardería, actividad física (gimnasios), cobertura de costos por comedores escolares, provisión de útiles escolares, entre muchos otros. En lo que compete al área de recursos humanos, resulta fundamental mantener una adecuada organización de la documentación que versa sobre estos beneficios, siendo fundamental tener respaldo físico y digital de la misma, una organización cronológica adecuada (organizar la documentación por tipo, mes, año y de acuerdo a la persona que percibe el beneficio) e incluir a esta actividad, al igual que a toda documentación administrativa del área, dentro del manual de procedimientos del área de recursos humanos.

Paralelamente, es importante mantener una actualización constante de la normativa vigente en materia de beneficios, conservando las actuaciones antiguas por un lado y las nuevas por otro, de manera de lograr una organización adecuada y de conservar a su vez antecedentes que podrían ser de utilidad.

Las organizaciones sindicales actuantes en el organismo deben ser un importante aliado a la hora de comunicar los diversos beneficios que el personal tiene a su alcance. Es así que a la hora de difundir actualizaciones en las prestaciones, se debe llevar adelante un trabajo conjunto con estas organizaciones para mejorar la transmisión de la información y evitar posibles malentendidos. Para fortalecer esto, es ampliamente conocido que los gremios poseen beneficios particulares que son otorgados a sus afiliados, y esta instancia comunicativa debe ser aprovechada para transmitir al personal los diversos beneficios que pueden obtener por parte del organismo y de la o las asociaciones sindicales a la vez.

Por último, la realización de auditorías con fechas prefijadas, la detección y consignación de evidencias y el establecimiento de acciones correctivas de los errores involuntarios hallados, forma parte de la auditoría general que debe llevarse adelante junto con todo el resto de la documentación del área.

Sistematización de la información

Uno de los aspectos centrales para fortalecer la eficiencia del área de recursos humanos es la adecuada sistematización de toda la información de las personas que integran la organización. Para lograrlo resulta central desarrollar en conjunto con el área de tecnología de la información del organismo un “Sistema Integrado de Recursos Humanos” (SIRRHH). Este sistema debería contener mínimamente la siguiente información:

• Datos personales del agente (como su domicilio, medios de comunicación con el mismo, DNI, CUIL y correo electrónico institucional).

• Sector del que depende, el puesto de trabajo que ocupa, antigüedad y su progreso en la carrera administrativa, con los correspondientes actos administrativos que sustentan dicha información, como por ejemplo el acceso a cada evaluación de desempeño que le fue realizada a la persona y la calificación obtenida.

• Estudios formales finalizados (secundario, de grado y posgrado según corresponda) y cursos de capacitación realizados que tengan vinculación con las misiones y funciones del organismo o entidad.

• Beneficios recibidos por la persona y su grupo familiar (jardines maternales, ayuda escolar, gimnasio y otros que pudieran corresponder).

• Cobertura de obra social, afiliación sindical (si corresponde al caso), seguro colectivo contratado, ART, entidad bancaria por la cual percibe sus haberes con su número de cuenta sueldo correspondiente y la constancia de pago de los aportes y contribuciones efectuados a los trabajadores.

• Recibos de sueldo disponibles en forma digital para la libre descarga por parte del trabajador, con el objetivo de que la persona no sólo pueda conservar sus recibos, sino también que pueda utilizarlos para la realización de cualquier tipo de trámite que la persona necesite realizar.

• La sección destinada a las actividades formativas (capacitación), debe no sólo mostrar los cursos ejecutados y el cumplimiento de los requisitos para su eventual promoción de categoría o nivel según corresponda en forma clara y entendible, sino que también debería exhibir los diversos cursos de capacitación disponibles para su inscripción teniendo en cuenta la eventual falta de puntos o créditos para su próxima promoción, sugiriendo los cursos disponibles que ayudarían a la persona a lograr crecer en su carrea administrativa. En este mismo sentido, el sistema debería emitir alertas automáticas a cada persona enviadas a su correo electrónico institucional sobre la existencia de actividades formativas que le permita crecer en su carrera y de los créditos o puntos que le falten cumplimentar para su promoción.

• Sección de incidentes en donde se visualice las licencias otorgadas, situaciones de ausentismo, días de licencias totales y disponibles para su utilización y toda otra información relacionada que pudiera corresponder. Todo sistema integrado debe ser capaz también de emitir partes diarios en materia de inasistencias, ya que esta información es crucial para la posterior liquidación de las remuneraciones.

• Debe existir una sección de seguimiento de expedientes administrativos para que el agente conozca el estado de los mismos.

• El sistema debe emitir un parte de novedades automático en forma mensual que nutra de la información necesaria para efectuar la liquidación de las remuneraciones del personal.

El SIRRHH debe integrar y relacionar toda la información de los agentes de la organización. Es así que no deben existir otros sistemas paralelos que complementen al mismo, sino que éste debe ser un sistema único. En él se cargará toda la información administrativa de los agentes: modificación de sus datos, progreso en su carrera administrativa, inasistencias, créditos de capacitación obtenidos, expedientes en trámite de la persona y aquellos que finalizaron, etc.

El sistema también debe ser capaz de efectuar todo tipo de cruce de información de los agentes para realizar informes específicos solicitados por autoridades superiores y para la confección del Plan Anual de Gestión de los Recursos Humanos del organismo o entidad. Es así que debe poder obtenerse información cruzada en materia de carrera administrativa, sectores, puestos de trabajo ocupados, índices de ausentismo y rotación de personal, vacaciones pendientes, incidentes, cumplimiento de créditos o puntos de capacitación necesarios para la promoción en la carrera, expedientes pendientes de resolución, situación de afiliación a obras sociales, asociaciones sindicales, ART, seguros, etc., con el objetivo de lograr la mayor eficiencia posible en la administración de la información.

El adecuado mantenimiento e innovación en su infraestructura es central para su buen funcionamiento, de allí que el trabajo conjunto con el área de tecnología de la información del organismo resultará fundamental.