Читать книгу: «Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo. ADGD0308», страница 3

Unidad de Aprendizaje 2

Almacenamiento y recuperación de un libro

Contenido

1. Introducción

2. Cerrar y crear nuevos libros de trabajo

3. Abrir un libro ya existente

4. Guardado de los cambios realizados en un libro y duplicado de este

5. Resumen

Objetivos

El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:

 Utilizar hojas de cálculo con habilidad utilizando las funciones habituales en todas aquellas actividades que requieran tabulación y tratamiento aritmético-lógico y/o estadístico de datos e información, así como su presentación en gráficos.

1. Introducción

Una vez hemos visto los conceptos generales y características fundamentales de la aplicación de hoja de cálculo, llega el momento de comenzar nuestro trabajo, aprender y familiarizarnos con la aplicación para poder desarrollar nuestras propias hojas y/o libros de datos.

En esta unidad de aprendizaje principalmente aprenderás a realizar una serie de operaciones básicas como serán abrir, cerrar o guardar hojas y/o libros de datos.

Para el desarrollo del contenido, nos basaremos en el caso de Julio, profesor del curso online Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo: Microsoft Excel, que pondrá en conocimiento de su grupo de alumnos/as, las principales operaciones con la herramienta de hojas de cálculo.

2. Cerrar y crear nuevos libros de trabajo

HILO CONDUCTOR

Julio comenzará explicando los conceptos generales, características fundamentales y operaciones básicas en el manejo de la aplicación, entre ellas, cómo crear y cerrar nuevos libros de trabajo; de esta forma, irá familiarizando al alumnado con dichas operaciones.

Las operaciones más comunes con Excel, que en general se pueden extraer a cualquier programa de Office, son Cerrar y Crear libros de trabajo, en este caso. Son varios los caminos por los que puedes realizar estas operaciones. Una vez que estas dentro de Excel, si deseas abandonar el libro actual sin salir del programa, puedes cerrarlo. Para ello, basta con seleccionar la opción Salir de la ficha Archivo.

También puedes cerrar el libro de trabajo actual más rápidamente haciendo clic en el botón Cerrar Ventana, de la barra de título de la ventana del libro de trabajo, o bien, pulsando la combinación de teclas [Ctrl + F4].

Si la hoja u hojas de cálculo con las que estás trabajando han sido modificadas, Excel preguntará si deseas guardar los cambios realizados en el libro de trabajo. Para ello, Excel abrirá el siguiente cuadro de diálogo con las siguientes opciones:

Mensaje para guardar el libro

Una vez que sabes cómo cerrar libros de trabajo, para poder seguir trabajando, el siguiente paso es crear un nuevo libro de trabajo vacío. Esta función se puede realizar mediante los siguientes caminos: pulsar la combinación de teclas [Ctrl + U], o bien, seleccionar la opción Nuevo de la ficha Archivo y, en las opciones que aparecen de Plantillas disponibles, seleccionar Libro en blanco.

Crear nuevo libro en blanco desde la ficha Archivo

También se puede añadir la opción Nuevo a la barra de herramientas de acceso rápido.

Crear nuevo libro en blanco desde la barra de herramientas de acceso rápido

Estos caminos no permiten especificar el tipo de libro de trabajo que se va a crear, ya que solo crean un libro estándar vacío. En caso de necesitar un libro de trabajo con formato específico, puedes seleccionar una plantilla de las que aparecen en la opción Nuevo de la ficha Archivo. Aquí también podrás realizar una búsqueda de plantillas en línea.

Plantillas personales de Excel

PRACTICA

Ahora que sabes cómo crear y cerrar nuevos libros de trabajo, realiza la siguiente práctica.

https://redirectoronline.com/uf03210201

3. Abrir un libro ya existente

HILO CONDUCTOR

Una vez creado el libro de trabajo con sus hojas de cálculo, podrás volverlo a abrir cada vez que sea necesario. A continuación se explican las posibilidades con las que cuenta.

Con la opción abrir un libro de trabajo, se completa el grupo de acciones básicas a realizar con los archivos en los que se guardan los libros de trabajo. Para abrir un libro de trabajo desde Excel puedes realizarlo de las siguientes formas: pulsar las teclas [Ctrl + A], seleccionar la opción Abrir de la ficha Archivo o hacer clic en el botón Abrir de la barra de herramientas de acceso rápido, en el caso de no estar disponible, activar el botón mediante el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.

Abrir libro ya existente

Cuadro de diálogo Abrir

La diferencia que existe entre el cuadro de diálogo Abrir y el de Guardar como se encuentra en que el botón Abrir ofrece la posibilidad de ser desplegado, donde aparecen las siguientes opciones:

1 Abrir: abre el libro de trabajo seleccionado.

2 Abrir como de sólo lectura: abre el libro de trabajo aunque no permite grabar los cambios que se hagan en él.

3 Abrir como copia: hace una copia del libro de trabajo y la abre pudiendo modificar su contenido sin variar el documento original.

4 Abrir en el explorador: abre documentos HTML con el Internet Explorer.

5 Abrir en vista protegida: Excel deshabilita el contenido que puede ser peligroso o que pudiera causar un daño al ordenador, como por ejemplo un virus. Cuando se abre en pantalla aparece un mensaje con un fondo amarillo indicando que el archivo está protegido. No se puede realizar ninguna operación con él hasta que no se pulse el botón Habilitar edición.

Vista protegida del libro de trabajo

1 Abrir y reparar: con esta opción se intentará abrir un libro de trabajo que esté corrupto o defectuoso e intentará repararlo.

PRACTICA

Ahora que sabes cómo abrir un libro de trabajo ya existente, te proponemos que realices la siguiente práctica.

https://redirectoronline.com/uf03210202

Si quieres abrir un libro de trabajo con el que has trabajado recientemente, puedes acudir a la ficha Archivo, donde se ofrece en su parte derecha la opción Reciente que mostrará una lista con los últimos libros de trabajo que has abierto. Para abrir uno de los libros de trabajo de la lista, tan solo hay que hacer clic en él.

Abrir libro con el que has trabajado recientemente

APLICACIÓN PRÁCTICA

Un compañero le ha indicado a Ana que existe más de una forma para acceder a un libro de trabajo, ¿sabrías indicar cuáles son?

Solución

Accediendo a la ficha Archivo → Abrir, seguidamente buscar el fichero deseado en su correspondiente carpeta y una vez localizado realizar un doble clic sobre el mismo.

Pulsando la combinación de teclas [Ctrl + A], a continuación se buscará el fichero en su correspondiente carpeta y una vez localizado se realizará un doble clic sobre el mismo.

Accediendo a la ficha Archivo → Reciente y seguidamente se localizará el documento deseado y bastará con realizar un doble clic sobre el mismo para abrirlo.

4. Guardado de los cambios realizados en un libro y duplicado de este

HILO CONDUCTOR

Una vez que has creado un libro de trabajo y has empezado a trabajar con él, debes almacenarlo en un archivo. Guardar los libros y hojas de cálculo en un archivo es realmente fácil y hay varias posibilidades para hacerlo. De igual importancia es garantizar las normas de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos que se manejen.

Una vez que has introducido o modificado todos los datos en las hojas de cálculo con las que estás trabajando, está la posibilidad de almacenarlo en el disco duro del equipo o en alguna memoria extraíble, para que posteriormente puedas recuperar y/o modificar la información.

Para almacenar el libro de trabajo que esté abierto, puedes teclear la combinación [Ctrl + G] o pulsar la opción Guardar de la ficha Archivo, o bien, seleccionando la opción Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido. También puedes guardar los cambios de un libro de trabajo mediante la opción Guardar como de la ficha Archivo.

Guardar desde la barra de herramientas de acceso rápido

Según convenga se pueden elegir las siguientes opciones:

Guardar

 Esta opción almacena el libro de trabajo con el nombre que ya tuviese anteriormente. Si este no tiene un nombre asignado, tal y como ocurre cuando se crea un libro de trabajo vacío, Excel pedirá que se introduzca el nombre que se le desea dar, mostrando el cuadro de diálogo de la opción Guardar como.

Guardar como

 Esta opción es similar a la anterior, almacenará el libro de trabajo que esté en pantalla con la salvedad de que siempre abrirá el cuadro de diálogo, Guardar como, y preguntará el nombre que se le desea dar, incluso cuando ya tuviese uno anteriormente. Esta opción se utiliza cuando se quiere renombrar un libro de trabajo con las últimas modificaciones realizadas, o duplicar el mismo.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

2. Diferencia entre los comandos Guardar y Guardar como… Según tus conocimientos, ¿en qué se distinguen estas opciones? ¿Qué opción usas más?

A continuación podrás estudiar las distintas partes de las que se compone el cuadro de diálogo de la opción Guardar como:

1 1. Lo primero que debes hacer es buscar la ubicación en la que deseas guardar el libro. Esto se puede conseguir mediante el explorador que aparece en pantalla, que es exactamente igual que el de Windows.

Localizar la ubicación en la que se guardará el libro

1 2. Una vez localizada la carpeta donde se va almacenar el libro de trabajo, hay que asignarle un nombre. Para ello, selecciona cualquiera que se ofrece en la lista y haz clic en el botón Guardar, aunque en ese caso el contenido del libro de trabajo que se haya seleccionado se perderá, ya que será sustituido por el contenido del nuevo libro de trabajo que acabas de guardar.

2 3. Si no utilizas ningún archivo de la lista, debes asignar un nombre en la lista desplegable, Nombre de archivo. Para obtener una relación con los últimos nombres archivados, hacer clic en la lista y seleccionar un nombre para almacenar el libro de trabajo.

3 4. Para indicar el formato en el que se almacenará el libro de trabajo, debes utilizar la lista Tipo, donde se elige el formato deseado. Normalmente, los archivos de Excel se suelen almacenar con extensión .xlsx, para ello se selecciona la opción Libro de Excel. Aunque también puedes guardarlo con otro formato como por ejemplo, con el formato de una página Web, o simplemente guardarlo para que se pueda utilizar en versiones anteriores de Excel. Las versiones anteriores a Excel 2007 tienen una extensión .xls.

Opciones de formato para guardar el libro de trabajo

En la parte inferior de esta ventana hay un botón desplegable llamado Herramientas. Este botón tiene las siguientes opciones:

Conectar a unidad de red

 Permite conectarse a una unidad de la red, ofreciendo en la lista su contenido. Esto te permite abrir documentos que se encuentran en otros terminales de la red.

Opciones Web

 Muestra las distintas opciones de configuración de internet.

Comprimir imágenes

 Reduce el tamaño del archivo de una carpeta.

Opciones generales

 Con esta opción puedes ajustar, hasta cierto punto, las funciones que Excel posee para el almacenamiento en el disco de un libro de trabajo.

PRACTICA

Ahora que sabes cómo guardar un libro de trabajo, te proponemos realizar la siguiente práctica.

https://redirectoronline.com/uf03210203

Al pulsar la opción Opciones generales, se abre un cuadro de diálogo con las siguientes opciones:

1 1. Crear siempre una copia de seguridad: si activas esta casilla, cuando se almacene un libro de trabajo, la versión anterior de este se conserva en el disco con el mismo nombre y la extensión BAK.

2 2. Contraseña de apertura: protege el archivo con una contraseña para que los usuarios que la desconozcan no puedan acceder a él. La contraseña debe tener una longitud máxima de 15 caracteres, entre los que se pueden incluir letras, números, signos de puntuación, símbolos, etc.

3 3. Contraseña de escritura: es similar a la anterior, pero en este caso, Excel no pedirá la contraseña al abrir el libro, sino al intentar almacenarlo en el disco.

4 4. Se recomienda solo lectura: con esta opción podrá solicitar a cualquier usuario que abra el libro en modo lectura.

Opciones generales a configurar

TAREA 3

Abre un nuevo libro de trabajo e introduce los siguientes datos:

A continuación, guárdalo con el nombre Pedidos y la extensión .xls.

Vuelve a abrir el documento Pedidos.xls, ya que deberás modificar, el autor de “La casa de los espíritus” hay un dato erróneo, deberás corregir el nombre del autor Isabl, por Isabel.

Posteriormente, con el objetivo de mantener la seguridad, integridad y confidencialidad de los datos, establece una contraseña de apertura y escritura. La contraseña será: 2015.

5. Resumen

Durante esta unidad de aprendizaje se ha profundizado en aspectos más concretos que te van ayudar en la tarea de almacenamiento y recuperación de un libro de datos, mediante el uso de la aplicación informática de hojas de cálculo.

Una vez creado y editado, es importante darle una ubicación concreta, con el fin de poder volverlo a abrir, editarlo y guardarlo, bien en el mismo lugar, o en diferente, así como duplicar el mismo.

Así, se ha visto en qué consisten las diferentes opciones de abrir:

Al igual que las opciones de cómo guardar un archivo:

1 Guardar

2 Guardar como

Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 2

1. Indica si la siguiente afirmación es verdadera o falsa.

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo de Excel.

1 Verdadero

2 Falso

2. El formato por defecto en que Microsoft Office Excel almacena los libros es:

a. “.xls”.

b. “.xlsx”.

c. “.doc”.

d. “.docx”.

3. Si al cerrar un documento, Excel muestra un cuadro de diálogo y se pulsa en el botón Cancelar…

a. … no se cerrará el libro de trabajo.

b. … el libro se cerrará sin guardar los cambios.

c. … el libro se cerrará con los cambios guardados.

4. Identifica cuál de las siguientes combinaciones de teclas abre un libro de trabajo.

a. [Ctrl + A]

b. [Ctrl + B]

c. [Ctrl + F]

d. [Ctrl + U]

5. Determina cuál de las siguientes opciones permite abrir un libro de trabajo pero no permite guardar los cambios que se hagan en él.

a. Abrir

b. Abrir como copia

c. Abrir como de sólo lectura

d. Abrir en el explorador

6. ¿Qué opción escogerías para duplicar un libro de trabajo abierto?

a. Guardar

b. Copiar y pegar en otro directorio

c. Renombrar libro de trabajo actual

d. Guardar como…