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Читать книгу: «Ratgeber Ordnung»
Hans-Peter Wolff
Ratgeber Ordnung
mehr Lebensqualität
Dieses eBook wurde erstellt bei
Inhaltsverzeichnis
Titel
Haftungsausschluss
Einleitung
Büro
Privat
Aufschieberitis
Schlussbemerkungen
Quellen:
Impressum
Haftungsausschluss
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Einleitung
Warum dieser Ratgeber?
Sie fühlen sich nicht wirklich wohl im „kreativen Chaos“, sonst hätten Sie diesen Ratgeber nicht gekauft. ;-) Effektives Arbeiten ist nur mit Ordnung möglich. Sie sparen sich viel Zeit, weil Sie alles auf Anhieb finden. Sie haben Raum für Neues. Keiner hat Zeit zum Aufräumen – aber jeder hat die Zeit zum Suchen!
Wie angenehm wäre es, in ein aufgeräumtes Büro oder Wohnung zu kommen, wo alles an seinem Platz ist.
Im ersten Teil beschäftigt sich dieser Ratgeber mit dem Büro. Er ist auch anwendbar auf das häusliche Arbeitszimmer. Im zweiten Teil kümmert sich dieses E-Book um den Privathaushalt. Sie sind interessiert, warum Sie sich nicht sofort um Ordnung kümmern? Dafür ist das Kapital Aufschieberitis zuständig.
Viel Erfolg und Spaß beim Umsetzen wünscht Ihnen
Hans-Peter Wolff
Büro
Effektiver Umgang mit Papier
Unterscheiden Sie zwischen Aktion und Dokumentation. Es gibt Dokumente,
die eine Aktion erfordern und solchen,
die nur als Referenzmaterial dienen.
Legen Sie das Referenzmaterial direkt ab, mindestens aber in die Vorablage. Dann ist der größte Teil schon verarbeitet!
Als Vorablage eignen sich:
Rollwagen mit Hängemappen
Box mit Einstellmappen, z.B. von Classei oder Mappei
Register-Pultmappe
Ist das Ablegen bei Ihnen einfach möglich? Sind die Büromöbel in einem guten Zustand? Nicht so voll?
Legen Sie regelmäßig ab!
Im Idealfall sollte jedes Stück Papier, das auf den Tisch kommt, nur einmal angefasst werden. Mindestens aber ein Bearbeitungsschritt weiter befördert werden.
Maserntest: In der nächsten Woche sollten sie jedes Mal, wenn sie ein Stück Papier in die Hand nehmen, um sich damit zu befassen, einen roten Marker nehmen und das Blatt mit einem roten Punkt markieren.
Ein fehlendes System für den Umgang mit der Eingangspost führt, wenn es noch mit einer natürlichen Neigung zu Unentschlossenheit zusammenfällt, zu Stapeln unerledigten Papiers, das sich auf dem Schreibtisch türmt. Arbeiten Sie mit der TSW-Methode auf der nachfolgenden Seite.
TSW-Methode
- Bei Dokumenten mit Tageswert müssen Sie nicht mit einer Aktion reagieren. Wenn Sie nicht aufbewahrt werden müssen, direkt vernichten.
- Alle Dokumente, die Sie sofort erledigen können bzw. müssen.
- Aufgaben, die wegen Rückfragen nicht sofort erledigt werden können, erhalten eine Wiedervorlage. Kann dieser Vorgang delegiert werden?
Dokumente ohne Wert wie Werbebriefe und Prospekte direkt vernichten.
Einladungen und Zeitungen nach Kenntnisnahme und Eintrag in Terminkalender vernichten.
Dokumente mit Prüfwert wie eigene und fremde Angebote, Mahnungen, Bewerbungsunterlagen und Preislisten kommen in die Ablage, werden vernichtet oder zurück gesandt. Dauert die Bearbeitung nicht mehr als drei Minuten, dann sofort erledigen.
Unterlagen mit steuerrechtlichen Wert wie Verträge, Handelsbriefe und Rechnungen werden für 6 – 10 Jahre abgelegt
Patentschriften und Gesellschaftsverträge kommen dauerhaft ins Archiv.
Legen Sie für jeden Vorgang eine Klarsichthülle an. Weitere Informationen zu diesem Vorgang kommen in die Klarsichthülle. Ist alles bearbeitet, archivieren Sie diesen Vorgang. Die Stapelablage ist nicht so günstig. Besser wäre es in Hängemappen.
Dickere Unterlagen sind in einer Stehablage besser aufgehoben.
Versehen Sie Ordner mit einem Vernichtungsdatum.
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