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5.3. Formularios

Un formulario no es más que una forma de enmascarar los datos de una o varias tablas para que se vean en una ventana.

Desde estas vistas tenemos acceso directo a las tablas por lo que debemos tener mucho cuidado ya que si modificamos el contenido de un campo o un registro lo estaremos haciendo sobre la propia tabla. También podemos generar nuevos registros pudiendo realizar un mantenimiento sobre la tabla de la que proceda el formulario.

Formulario

5.4. Informes

Normalmente la obtención de información se realiza a través de consultas que se pueden imprimir directamente. Pero si deseamos un aspecto más sofisticado podemos recurrir a la opción Informes.

Como dijimos anteriormente debemos obtener los datos previamente a través de una/s consulta/s o tabla/s y sobre ellos elegir las opciones que para ello tienen los informes, pudiendo seleccionar sobre el asistente para informes, etiquetas o también podemos recurrir a combinar con documentos de Word. También se puede recurrir a diseñar desde la vista de Diseño.

Informe

5.5. Ayuda

La opción de Ayuda es básica en cualquier programa ya que puede sacar de más de un apuro. En Access podemos activar la ayuda con la tecla [F1] o escribiendo en el cuadro a la derecha de la bombillita. En el cuadro Buscar podemos escribir la opción a buscar, o hacerlo abriendo por el contenido si no sabemos por qué término buscar.

Ayuda

6. Trabajo con base de datos

hilo conductor

Seguidamente Julio explicará cuáles son las formas a tener en cuenta a la hora de crear una base de datos. Para ello deberá centrarse en explicarle al grupo cuáles son los pasos para crear, abrir, guardar, cerrar, hacer copias de seguridad y recuperar estas.

A la hora de trabajar con una base de datos es necesario considerar los diferentes pasos a dar para la creación y tratamiento de los datos, ya que en cada uno de ellos serán diversos los aspectos a tener en cuenta.

Para abrir una base de datos se seleccionará la opción Abrir del menú Archivo o bien se hará clic sobre el botón correspondiente de la barra de herramientas.

6.1. Creación de una base de datos

Ya creamos una base de datos anteriormente, el proceso es el mismo. Si abrimos Access desde el Escritorio o desde el botón de Inicio, nos preguntará qué hacer y nos permite crear una nueva base de datos.

También podemos recurrir a la opción Nuevo desde la ficha Archivo, en ese caso nos volverá a mostrar las opciones al crear una base de datos. Estas son:

1 Crear una base de datos en blanco.

2 Crear una base de datos a partir de una plantilla de ejemplo, del usuario o basadas en plantillas de Office.com.

Creación de base de datos con plantilla

En cualquiera de los casos deberemos escribir un Nombre para la base de datos, localizar la carpeta donde queremos dejarlo con el botón de Ubicación (la carpeta amarilla), y una vez seleccionado el lugar pulsar el botón de Crear.

Tras esto nos mostrará el diseño de la primera tabla para trabajar sobre él.

Primera tabla a diseñar

6.2. Apertura de una base de datos

Para abrir una base de datos simplemente hay que hacer un doble clic sobre el archivo desde el Explorador de Windows.

Si tenemos el programa abierto también podemos recurrir a la ficha Archivo y en ella:

1 Usar Recientes, si hace poco que se trabajó con ella.

2 Usar la opción OneDrive que permite abrir la carpeta de su cuenta OneDrive de Microsoft en la nube y abrir una base de datos almacenada en ella.

3 Usar la opción Este PC, que muestra las bases de datos en la carpeta de documentos del usuario.

4 Usar la opción Examinar, lo que abre una ventana del Explorador para localizar el archivo en el equipo manualmente.

Opciones de Archivo para recuperar archivos abiertos anteriormente

6.3. Guardado de una base de datos

Access va guardando cada ventana que se cierra, por lo que al cerrar no suele preguntar si deseas guardar. Aun así, no conviene cerrar el programa directamente por lo que deberemos ir cerrando cada ventana, esto nos permitirá decidir si los cambios se realizarán o no.

Se deben tener copias de las bases de datos y no trabajar sobre el original a la hora de hacer reemplazos masivos o consultas de eliminación, hasta que no se haya depurado.

Para guardar podemos usar la opción Guardar como de la ficha Archivo:

1 Usar la opción Guardar objeto como, si lo que queremos es sacar alguna copia de una tabla para hacer pruebas con ellas antes de trabajar con la tabla definitiva.

2 Usar Guardar base de datos como, si lo que queremos es una copia de ella o para hacer plantilla, guardar con otro formato para que sea compatible con versiones anteriores, copias de seguridad de la base de datos, etc.

Opciones de Guardar como

Las bases de datos dependen de las extensiones que tengan los archivos:

1 Hasta Access 2003 se usaba MDB.

2 Desde Access 2007 se usa ACCDB.

3 Desde Access 2007: ACCDE, para bases de datos ejecutables.

4 Desde Access 2007: ACCDT, para plantillas.

5 Desde Access 2007: ACCDR, para base de datos en modo de solo lectura, donde no se podrán editar los datos.

La compatibilidad de un programa superior a un fichero inferior es posible, pero no al contrario.

Ejemplo

Con Access se podrán abrir archivos de Access realizados con las versiones anteriores. Pero una base de datos realizada con el nuevo formato Access no se podrá abrir con Access 2003 o anterior.

Si deseamos que sea posible que se abra un archivo con versiones anteriores de Access, iremos a la opción Guardar como y así lo estableceremos.

6.4. Cierre de una base de datos

Para cerrar una base de datos iremos a la ficha Archivo y en ella seleccionamos Cerrar base de datos. Si está todo guardado dejará la ventana para crear una base de datos nueva, si no preguntará si deseamos guardar los cambios y tras esto, mostrará la misma opción.

Los archivos de bases de datos almacenan datos en formato estructurado, organizados en tablas y campos que permiten su localización y acceso más rápido. Estos archivos, además, se guardan bajo una serie de extensiones.

6.5. Copia de seguridad de la base de datos

Como hemos dicho anteriormente lo más importante en una base de datos son los propios datos, por lo que debemos garantizar su seguridad.

Para ello, se suelen hacer copias de seguridad para evitar que se pierdan los datos. En esta versión para hacer una copia de seguridad iremos a la ficha Archivo, opción Guardar base de datos como y marcamos en Avanzadas → Realizar copia de seguridad de la base de datos y pulsamos Guardar como.

Copia de seguridad

Aparecerá una ventana del Explorador de Windows para elegir la ubicación sobre la que dejar la copia de la base de datos. Como nombre suele poner el mismo que tuviese la base de datos con la fecha del día que se hace.

Ubicación y nombre de la copia de seguridad

6.6. Herramientas de recuperación y mantenimiento de la base de datos

Access va produciendo muchos espacios en los ficheros al eliminar registros, tablas y demás. Esto hace que ese espacio que se produce ralentice el acceso a la información y minimice el espacio en disco, por ello es conveniente compactar la información de la base de datos de vez en cuando. Para ello, iremos a la ficha Herramientas de base de datos y haremos clic en el botón Compactar y reparar base de datos.

Para evitar dañar una base de datos puedes seguir una serie de pautas:

Cuando se realiza esta tarea hay que tener en cuenta que el tiempo que emplean estos procesos puede variar dependiendo del tamaño de la base de datos y de la fragmentación y cantidad de daños de esta.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

1. Busca información sobre las razones por las cuales es necesario compactar y reparar las bases de datos Access.

TAREA 1

El director de administración quiere saber cómo se manejan las bases de datos.

Describe el procedimiento a seguir para la creación por medio de asistentes o plantillas, y guardado de una base de datos relacional con cualquiera de los programas descritos anteriormente.

7. Resumen

Para la creación y edición de datos relacionales se hace necesario conocer en primer lugar aspectos generales de la aplicación con la que vamos a trabajar. Se ha presentado la ventana del programa y cómo crear, guardar y cerrar la base de datos. También hemos visto los principales elementos que componen la base de datos, estos son:

Tabla

Contendrán los datos.

Consultas

Preguntas que se hacen sobre las tablas.

Formularios

Ventanas que muestran los datos contenidos en las tablas.

Informes

Salidas impresas con los datos.

Otras funciones que hemos visto son la posibilidad de hacer copias de seguridad de los datos y herramientas para la recuperación de los datos en caso de que los datos tengan problemas o se corrompan.

Ejercicios de autoevaluación Unidad de Aprendizaje 1

1. ¿Cuál de las siguientes no es el nombre de una pestaña de Access?

a. Fuente

b. Crear

c. Inicio

d. Datos externos

2. Escribe los seis objetivos principales que persigue todo software Sistema Gestor de Bases de Datos:

3. La Barra de Título contiene botones de acceso rápido como Guardar, Imprimir o Deshacer.

1 Verdadero

2 Falso

4. La parte derecha de la ventana de Access, donde se editan los documentos, se denomina…

a. … barra de título.

b. … cinta de opciones

c. … área de documentos.

d. … panel de navegación.

5. Indica cuál de las siguientes pautas evita el daño en una base de datos.

a. Compactar los archivos de la base de datos con regularidad.

b. Salir del gestor sin guardar previamente.

c. Trabajar en bases de datos compartidas y con problemas en internet.

d. Realizar impresiones regulares de la base de datos.

6. ¿Cómo se entra a Access?

7. Relaciona los siguientes elementos.

a. Tabla

b. Consulta

c. Formulario

1 Conjunto de datos distribuidos en filas y columnas.

2 Pregunta que se hace a la base de datos.

3 Método de enmascarar los datos para que se vean en una ventana.

Unidad de Aprendizaje 2

Creación e inserción de datos en tablas

Contenido

1. Introducción

2. Concepto de registros y campos

3. Distintas formas de creación de tablas

4. Introducción de datos en la tabla

5. Movimientos por los campos y registros de una tabla

6. Eliminación de registros de una tabla

7. Modificación de registros de una tabla

8. Copiado y movimiento de datos

9. Búsqueda y reemplazo de datos

10. Creación de filtros

11. Ordenación alfabética de campos

12. Formatos de una tabla

13. Creación de índices en campos

14. Resumen

Objetivos

El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:

 Utilizar las funciones de las aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales que permitan presentar y extraer la información.

1. Introducción

El elemento básico de cualquier base de datos es la tabla. A partir de ella surgen el resto de elementos.

En esta unidad de aprendizaje aprenderemos a trabajar con ellas desde su diseño, paso fundamental y crucial a la hora de abordar el diseño de la base de datos, ya que si esta no está bien configurada trabajar con ellas puede ser inviable; a tareas como su creación, introducción de datos, eliminación de registros, modificación del formato, entre otras opciones.

Para el desarrollo del contenido nos basaremos en el caso de Julio, profesor del curso online Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo: Microsoft Access, que pondrá en conocimiento de su grupo de alumnos/as, las principales operaciones en la creación e inserción de datos en tablas.

2. Concepto de registros y campos

hilo conductor

Antes de entrar de lleno en la aplicación informática es fundamental conocer la terminología propia de las bases de datos, conceptos como registro y campo nos ocuparán a continuación en el siguiente apartado.

Como explicamos en la anterior unidad de aprendizaje, cada tabla se compone de una serie de registros, que son las ocurrencias de las que se recoge información. Por ejemplo, si suponemos una tabla con los datos de una agenda, un registro sería la información que se recoge de cada una de las personas.

DEFINICIÓN

Registro

Es el conjunto de datos que pertenecen a la misma entidad.

Campo

Es cada uno de los datos que se recogen de la entidad. En nuestro ejemplo de la agenda un campo sería la edad, otro el nombre, etc.

De todos los campos que forman una tabla puede ocurrir que sea único en cada registro, por ejemplo el DNI, un código de cliente, etc., en la tabla de clientes. Este campo recibirá el nombre de clave principal o primaria. Este campo no siempre será clave en todas las tablas, por ejemplo en la tabla de facturas no podrá serlo ya que en ese caso no podremos vender más de una vez a cada cliente. Las claves dependen de la información de la tabla.

Tabla

Registro 1º

Campo: Nombre

Un dato

TAREA 2

Describe los conceptos de campo y registro en las tablas de las bases de datos relacionales, y explica su funcionalidad y uso.

3. Distintas formas de creación de tablas

hilo conductor

Una vez que sabemos distinguir los conceptos básicos en el manejo de datos, vamos a ver las diferentes formas con las que contamos para la creación de tablas, conoceremos también sus principales elementos, así como las propiedades de los campos que la componen.

Se puede crear una tabla a través del asistente, eligiendo de unas plantillas rápidas. Para ello, desde la ficha Crear botón Elementos de aplicación en Inicio rápido se elige el tipo que más se parece a la que buscamos:

El asistente nos crea la tabla y algunos objetos para su tratamiento como formularios e informes.

Base de datos tras usar el asistente

Otra forma de crear una tabla en Access es ir a la ficha Crear botón Tabla.

Creación de tabla en Microsoft Access

Abre la Vista Hoja de datos para la creación de una tabla. Mediante esta vista se definirá primero el tipo de datos de cada campo y luego se introducirán directamente los datos en la tabla. Los nombres de los campos hay que ir escribiéndolos en el cuadro naranja, tras su definición.

También se puede crear una tabla en Access desde la ficha Crear botón Diseño de tabla. En cuyo caso abrirá la vista Diseño de Tabla.

Creación de tabla desde

3.1. Elementos de una tabla

Los elementos de una tabla son los campos, es por ello que debemos tener claro qué son y qué información requieren.

Como se vio anteriormente los datos que vamos a necesitar conocer de cada campo son: Nombre, Tipo de datos y Descripción.

Los nombres deben cumplir una serie de normas para que sean válidos: como máximo pueden contener 64 caracteres, no pueden incluir corchetes, puntos, exclamación, ni acentos, ni comillas dobles, ni * o ?, ni comenzar por espacio.

Los tipos de datos son:

1 Texto, permite hasta 255 caracteres.

2 Memo, longitud máxima de 65.536 caracteres.

3 Número, campo numérico.

4 Fecha/Hora, para registrar fecha u hora.

5 Moneda, campo numérico pero con símbolo de moneda.

6 Autonumérico, no se rellena, se genera automáticamente con el número siguiente.

7 Sí/No, activo o no activo.

8 Objeto OLE, archivos de imágenes, sonidos y vídeos.

9 Hipervínculo, direcciones de internet o de correo electrónico.

10 Datos adjuntos, archivos adjuntos.

11 Calculado, carga el generador de expresiones para indicar la operación a realizar.

12 Asistente para búsquedas, permite crear una pequeña tabla de valores para elegir uno.

La descripción no es más que un comentario del campo, para qué se usa, qué valores toma, etc.

Diseño de tabla

3.2. Propiedades de los campos

En función del tipo de dato que asignemos al campo, las propiedades de este cambiarán, entre ellas podemos destacar las siguientes:

Tamaño del campo

Si el campo es texto es el número de caracteres que soporta. Si es número puede ser:

Byte

 Entre 0 y 255.

Entero

 Entre -32.768 y 32.767.

Entero largo

 Entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

Simple

 Entre -3,402823e38 y -1,401298e-45 para valores negativos, y entre 1,401298e-45 y 3,402823e38 para valores positivos.

Doble

 Entre -1,79769313486231e308 y -4,94065645841247e-324.

Id. De réplica

 Para claves autonuméricas.

Decimal

 Entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb).

Lugares decimales

Para el tipo número o moneda: automático o un número en concreto.

NOTA

Los números enteros no tienen decimales aunque se los activemos.

Formato

El formato será distinto en función de:

Moneda o número

General, moneda, euro, porcentaje, etc.

Fecha/hora

Según sea con fecha corta, larga, mediana, igual para hora.

Sí/No

Verdadero/falsoSí/NoActivado/Desactivado.

Título

En caso de rellenarlo se usará este nombre para el campo en lugar del nombre del campo para los formularios.

Valor predeterminado

Por si se quiere cargar un valor en el campo por defecto.

Requerido

Obliga o no a rellenar dicho campo.

Nota

En los campos tipo Texto, se usa en combinación con Permitir longitud cero.

Indexado

Hacemos que las búsquedas por dicho campo sean más rápidas. Si definimos clave en algún campo lo activa automáticamente.

Sus posibilidades son:

No, es clave.

Sí con duplicados, el campo se indexará pero va a permitir que el valor del campo se repita en la tabla.

Sí sin duplicados, el campo es clave única en la tabla. No se permitirá que el valor se repita en este campo de la tabla.

Alineación del texto

Alineación del texto en el campo.

PRACTICA

Ahora que sabes cómo crear una tabla y conoces sus principales elementos y propiedades, te proponemos la siguiente práctica.

https://redirectoronline.com/uf03220201

TAREA 3

A partir de los datos incluidos en la siguiente tabla:

Diseña la tabla con cada campo indicando qué tipo de datos tendría y sus propiedades, así como sus distintas opciones tanto generales como de búsqueda.